Factura recapitulativa: qué es, para qué sirve y cómo hacerla en 2024

Dentro de los distintos tipos de facturas que podemos emitir (o recibir) como pymes o autónomos/as se encuentran las facturas recapitulativas. En qué consisten, en qué casos pueden hacerse, qué beneficios comportan o cómo se deben contabilizar son algunas de las posibles dudas que pueden surgir; estas y otras muchas las vamos a despejar a lo largo de este artículo.

¿Qué es una factura recapitulativa y para qué sirve?

Una factura recapitulativa, también llamada factura agrupada, es una factura que agrupa distintas operaciones que se realizan a lo largo del mes con un mismo cliente. Es decir, reúne en un solo documento todas las compras o ventas realizadas con una misma persona o empresa dentro de un mismo mes.

¿Cuándo se debe emitir una factura recapitulativa?

Imaginemos, por ejemplo, que tenemos consulta semanal con una clínica de fisioterapia: en lugar de emitir cuatro facturas con las correspondientes cuatro sesiones, puede emitir una sola factura recapitulativa con todas las que se han realizado a lo largo de un mes natural.

Las facturas recapitulativas deben emitirse como máximo el último día del mes natural, o antes del día 16 del mes siguiente en el caso de que quien la recibe lo haga en calidad de profesional autónomo/a o empresa (es decir, que a su vez emplee esa factura en su contabilidad).

Importancia de las facturas recapitulativas

En el caso de que tengamos un negocio que nos hace emitir numerosas facturas a los mismos clientes (por ejemplo, una empresa de suministro de pan a una misma panadería), poder hacer una factura recapitulativa con el montante total del mes nos ahorrará 30 facturas, una por día.

Sirven, pues, para agilizar la contabilidad. Si tenemos un negocio que nos hace emitir un número voluminoso de facturas, emitir facturas recapitulativas a cada cliente nos ahorrará un tiempo considerable.

Ventajas de utilizar facturas recapitulativas

La primera, como ya hemos visto, es la mayor fluidez de nuestra contabilidad. En casos de clientes/as recurrentes con los que hacemos numerosas transacciones en un mismo mes, la factura recapitulativa nos ahorrará tiempo y, en el caso de que sea física, papel.

La segunda, reducirá posibles errores contables. Si dicho/a cliente genera numerosas transacciones, corremos el riesgo de que alguna de estas se traspapele. Reuniendo todas en un mismo documento podremos evitar problemas.

Y, por supuesto, también ahorrará tiempo al receptor o receptora de la misma: puesto que estas facturas inciden en su contabilidad, el tiempo empleado en revisarlas y computarlas será menor.

¿Qué requisitos se deben cumplir para emitir facturas recapitulativas?

Principalmente, dos: que las operaciones que se reflejan en una de estas facturas pertenezcan a un mismo cliente o se reciban de un/a mismo/a proveedor/a y que dichas operaciones sucedan dentro del mismo mes natural. No podemos agrupar operaciones de meses diferentes.

Normativas fiscales y tributarias que se aplican a estas facturas

A efectos fiscales y tributarios, si la factura está correctamente emitida (y ahora veremos cómo), no hay diferencias significativas con respecto a las facturas usuales.

¿Cómo se aplica el IVA en estas facturas?

Exactamente del mismo modo que si hubiéramos emitido una factura por operación: aplicando el tipo de IVA correspondiente (general, 21%; reducido, 10% y superreducido, 4%).

Reservaremos una columna para que se visualice el IVA de cada una de las operaciones.

Paso a paso para hacer una factura recapitulativa

¿Qué datos debe contener una factura recapitulativa?

Al igual que en el resto de las facturas, deberemos consignar el número de factura (correlativo), datos fiscales de persona o empresa emisora y receptora, fecha, base imponible, impuestos y retenciones, importe total… Pero hay elementos propios de estas facturas que no podemos olvidar:

• Bien visible, en el encabezado, la leyenda «factura recapitulativa».
• Una línea por cada una de las operaciones que se facturan, perfectamente detalladas, con el número de unidades y el precio por unidad si procede, el IVA aplicable a cada una y el importe total de cada una.
• En cada línea, la fecha de esa operación.

Errores comunes al rellenar facturas recapitulativas y cómo evitarlos

• No consignar el número de factura o no hacerla correlativa. Para solventarlo bastará con ver cuál fue la última factura emitida (recapitulativa o no).
• No detallar cada uno de los conceptos agrupados que, en teoría, deberían suponer facturas separadas. Evitaremos este problema creando un modelo de factura recapitulativa en el software con el que las elaboremos.
• No incorporar la fecha de cada operación.
• Calcular el IVA sobre la base imponible total si tenemos distintos tipos de IVA en nuestro negocio. Volviendo al ejemplo del pan, si también suministramos pasteles, tendremos tipos distintos de IVA que deberemos calcular y sumar por separado.

Ejemplo práctico de una factura recapitulativa

Para ver mejor cómo hacer facturas recapitulativas aquí va un ejemplo:

En la descripción deberemos explicar con el máximo detalle qué tipo de producto o servicio se está facturando. A lo largo de la fila se reflejarán fecha, precio por unidad, el IVA que se aplicará y el subtotal de cada producto.

¿Cómo automatizar el proceso de facturación con herramientas online?

Las facturas recapitulativas nos ahorran tiempo. Un software como el del programa de facturación de Holded responde a esa necesidad de agilizar los procesos. Automatizar la contabilidad es la manera óptima no solo de quitarnos horas de trabajo, sino, sobre todo, de evitar cometer errores en estas facturas y en otras.

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