Descubre qué son las facturas recapitulativas y cómo hacerlas considerando todos sus elementos y características.
Dentro de los distintos tipos de facturas que podemos emitir (o recibir) como pymes o autónomos/as se encuentran las facturas recapitulativas.
En qué consisten, en qué casos pueden hacerse, qué beneficios comportan o cómo se deben contabilizar son algunas de las posibles dudas que pueden surgir; estas y otras muchas las vamos a despejar a lo largo de este artículo.
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Una factura recapitulativa, también llamada factura agrupada, es una factura que agrupa distintas operaciones que se realizan a lo largo del mes con un mismo cliente. Es decir, reúne en un solo documento todas las compras o ventas realizadas con una misma persona o empresa dentro de un mismo mes.
Imaginemos, por ejemplo, que tenemos consulta semanal con una clínica de fisioterapia: en lugar de emitir cuatro facturas con las correspondientes cuatro sesiones, puede emitir una sola factura recapitulativa con todas las que se han realizado a lo largo de un mes natural.
Las facturas recapitulativas deben emitirse como máximo el último día del mes natural, o antes del día 16 del mes siguiente en el caso de que quien la recibe lo haga en calidad de profesional autónomo/a o empresa (es decir, que a su vez emplee esa factura en su contabilidad).
En el caso de que tengamos un negocio que nos hace emitir numerosas facturas a los mismos clientes (por ejemplo, una empresa de suministro de pan a una misma panadería), poder hacer una factura recapitulativa con el montante total del mes nos ahorrará 30 facturas, una por día.
Sirven, pues, para agilizar la contabilidad. Si tenemos un negocio que nos hace emitir un número voluminoso de facturas, emitir facturas recapitulativas a cada cliente nos ahorrará un tiempo considerable.
La primera, como ya hemos visto, es la mayor fluidez de nuestra contabilidad. En casos de clientes/as recurrentes con los que hacemos numerosas transacciones en un mismo mes, la factura recapitulativa nos ahorrará tiempo y, en el caso de que sea física, papel.
La segunda, reducirá posibles errores contables. Si dicho/a cliente genera numerosas transacciones, corremos el riesgo de que alguna de estas se traspapele. Reuniendo todas en un mismo documento podremos evitar problemas.
Y, por supuesto, también ahorrará tiempo al receptor o receptora de la misma: puesto que estas facturas inciden en su contabilidad, el tiempo empleado en revisarlas y computarlas será menor.
Principalmente, dos: que las operaciones que se reflejan en una de estas facturas pertenezcan a un mismo cliente o se reciban de un/a mismo/a proveedor/a y que dichas operaciones sucedan dentro del mismo mes natural. No podemos agrupar operaciones de meses diferentes.
A efectos fiscales y tributarios, si la factura está correctamente emitida (y ahora veremos cómo), no hay diferencias significativas con respecto a las facturas usuales.
Exactamente del mismo modo que si hubiéramos emitido una factura por operación: aplicando el tipo de IVA correspondiente (general, 21%; reducido, 10% y superreducido, 4%).
Reservaremos una columna para que se visualice el IVA de cada una de las operaciones.
Al igual que en el resto de las facturas, deberemos consignar el número de factura (correlativo), datos fiscales de persona o empresa emisora y receptora, fecha, base imponible, impuestos y retenciones, importe total… Pero hay elementos propios de estas facturas que no podemos olvidar:
Para ver mejor cómo hacer facturas recapitulativas aquí va un ejemplo:
En la descripción deberemos explicar con el máximo detalle qué tipo de producto o servicio se está facturando. A lo largo de la fila se reflejarán fecha, precio por unidad, el IVA que se aplicará y el subtotal de cada producto.
Las facturas recapitulativas nos ahorran tiempo. Un software como el del programa de facturación de Holded responde a esa necesidad de agilizar los procesos. Automatizar la contabilidad es la manera óptima no solo de quitarnos horas de trabajo, sino, sobre todo, de evitar cometer errores en estas facturas y en otras.
Puede sustituir a las facturas emitidas en ese mes a ese cliente. Eso sí, siempre y cuando se anulen aquellas otras, ya que si no estaríamos duplicando esa facturación.En el caso de sustituir a otras ya emitidas, debemos señalarlo, anexar las anteriores a la rectificativa y guardarlas cinco años, ya que la Agencia Tributaria podría reclamarlas.
Del mismo modo que el resto de facturas y dependiendo de si es emitida o recibida. A todos los efectos, es una factura más.
Sí, exactamente igual que el resto.
Por supuesto. Al igual que en las facturas ordinarias, se pueden haber cometido errores, omitido algún dato, cambiado el domicilio fiscal… Así que sí, a todos los efectos son susceptibles de rectificación.
Exactamente igual que si se emite para un/a cliente/a de nuestro país, con las características específicas del país receptor.
