¿Son lo mismo? ¿Funcionan por separado? ¿Cuál afecta a tu empresa? Aunque Verifactu y la factura electrónica comparten el objetivo de digitalizar la facturación y aumentar el control fiscal, existen varias diferencias que conviene conocer para poder cumplir con la normativa actual y evitar posibles sanciones.
En este artículo vamos a analizar en qué se diferencian Verifactu y la factura electrónica, explicando en qué consiste cada sistema, a quién afecta y cómo pueden convivir en tu empresa o negocio.
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Regístrate¿Qué es Verifactu y qué es factura electrónica?
Aunque a menudo se mencionan juntos, Verifactu y la factura electrónica son conceptos distintos y tienen finalidades complementarias dentro del marco legal de la digitalización fiscal
El Sistema Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que te permite enviar las facturas generadas por los sistemas de facturación directamente a Hacienda en el momento de su emisión.
Su objetivo principal es evitar posibles manipulaciones y asegurar la transparencia de los registros contables. No se trata solo de un formato de factura, sino de una funcionalidad adicional que los programas de facturación deben incorporar para cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude.
En nuestro artículo sobre Verifactu y el SII puedes obtener más información sobre cómo se relacionan Verifactu y el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII).
Por otra parte, la factura electrónica es simplemente una factura en formato digital, que sustituye al papel y debe cumplir ciertos requisitos legales como autenticidad de origen e integridad del contenido. A partir de la Ley Crea y Crece, su uso será obligatorio para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales.
La factura electrónica no implica necesariamente el uso de Verifactu, aunque ambos pueden coexistir en un mismo sistema de gestión si este se adapta correctamente a la normativa.
Características principales de Verifactu y la facturación electrónica
A pesar de que comparten objetivos comunes como la digitalización y el control fiscal, Verifactu y la factura electrónica cuentan con características distintas que es fundamental tener muy claras antes de adoptar cualquier sistema de facturación.
Por lo que respecta al sistema Verifactu:
- Por el momento, es voluntario, y su función es enviar automáticamente las facturas emitidas por un autónomo o una empresa a la Agencia Tributaria.
- Requiere que el software de facturación esté adaptado a los requisitos técnicos de la AEAT.
- Genera un registro de alta de factura que incluye un código identificativo único.
- Impide que las facturas sean modificadas una vez emitidas.
- Está pensado para evitar posibles manipulaciones y fomentar la trazabilidad de las operaciones.
- Tiene una estrecha relación con el sistema SII, aunque no es obligatorio para todos los contribuyentes.
Por su parte, la factura electrónica destaca por las siguientes características:
- Se trata de un documento digital, con la misma validez legal que una factura en papel.
- Es obligatoria para empresas y autónomos según lo establecido en la Ley Crea y Crece.
- Debe cumplir ciertos requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad.
- Puede emitirse en distintos formatos, como Facturae o XML.
- Permite automatizar procesos, reducir errores y optimizar la gestión contable.
Una vez que el sistema Verifactu esté en vigor, servirá para enviar directamente y de forma automática todas las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria.
Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica
Aunque, como hemos visto, ambos conceptos están relacionados con la digitalización de procesos fiscales, su enfoque, alcance y aplicación técnica son muy distintos. A continuación te contamos cuáles son las principales diferencias entre Verifactu y la factura electrónica.
Propósito de Verifactu y de la factura electrónica
El propósito de Verifactu es garantizar la transparencia y trazabilidad de las facturas enviándolas automáticamente a la Agencia Tributaria. En resumen, su función principal es el control fiscal y la prevención del fraude, en línea con los objetivos de la Ley Antifraude.
Por su parte, la factura electrónica tiene como objetivo sustituir la factura en papel, facilitando su emisión, recepción y almacenamiento en formato digital. Está más enfocada en la eficiencia administrativa y en la automatización de procesos dentro de las empresas que en el control de la trazabilidad de las facturas.
¿A quién afecta cada uno?
Verifactu está pensado para empresas que quieran optar por enviar sus facturas directamente a Hacienda, aunque no es obligatorio por el momento. Sin embargo, se prevé que en el futuro pueda convertirse en una exigencia generalizada para ciertos sectores o regímenes fiscales.
La factura electrónica, en cambio, ya tiene una implantación obligatoria en marcha: afectará a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, en función del calendario de implementación establecido por la Ley Crea y Crece.
Aspectos técnicos de cada uno
Hay ciertas diferencias a tener en cuenta entre Verifactu y la factura electrónica desde un punto de vista técnico. Por ejemplo, Verifactu requiere que el software de facturación esté preparado para generar y transmitir automáticamente un registro de factura con un identificador único, además de impedir la modificación de los documentos una vez emitidos.
Por su parte, la factura electrónica se basa en el uso de formatos digitales estructurados, como XML o Facturae. No necesita enviarse a la AEAT, salvo que coincida con Verifactu, y puede gestionarse a través de plataformas de facturación compatibles.
Ventajas y desventajas de Verifactu y la factura electrónica
Adoptar Verifactu o implementar la factura electrónica tiene implicaciones distintas para cada negocio. Por lo que vamos a ver las principales ventajas y desventajas que se presentan en cada sistema, para así ayudarte a tomar decisiones informadas en función de tus necesidades.
Por lo que respecta a Verifactu, algunas de sus ventajas más interesantes son que:
- Facilita el obligado cumplimiento fiscal, al enviar los datos directamente a la Agencia Tributaria.
- Ayuda a mejorar la trazabilidad y el control sobre las operaciones contables.
- Anticipar las futuras urgencias normativas.
- Reduce el riesgo de errores o fraudes en la facturación.
Por otro lado, ahora mismo el Sistema Verifactu no es obligatorio, por lo que implantarlo en una empresa puede implicar un sobreesfuerzo técnico innecesario a corto plazo. Además, este sistema requiere de una adaptación en el software de facturación, así como ciertos conocimientos técnicos adicionales, por lo que implementarlo en pequeñas empresas o autónomos que no cuenten con apoyo tecnológico puede suponer un reto adicional. Finalmente, Verifactu no permite modificar a posteriori una factura emitida, por lo que hay que tener especial atención ante posibles errores.
A diferencia de Verifactu, la factura electrónica sí es ya obligatoria para ciertas empresas y su obligatoriedad se extenderá en el futuro a la totalidad de operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Algunas de las ventajas de adoptarla ya son:
- Evitar sanciones futuras al acostumbrarse a su uso con anticipación.
- Mejora en la gestión documental, junto con ahorro de costes en papel y procesos administrativos.
- Facilidad en la automatización e integración con otras herramientas de contabilidad.
- Sencilla de implantar con un buen software
Algunos retos a la hora de generalizar su uso vienen dados por la necesidad de adaptar las facturas a formatos digitales estructurados como Facturae o XML, por lo que si nunca has utilizado este tipo de sistemas de facturación electrónicos vas a necesitar aprender a usarlos.
¿Cómo puedes cumplir con ambas normativas sin problemas?
Tanto Verifactu como la factura electrónica están marcando el futuro de la gestión fiscal y contable en España. Cumplir con ambas normativas no solo es una cuestión legal, sino también una oportunidad para modernizar los procesos internos de tu negocio y ganar una mejora en la eficiencia.
La forma más sencilla de adaptarse es optar por un software de facturación que incluya soporte para la factura electrónica y Verifactu, de forma integrada y automática. Este tipo de herramientas permiten:
- Generar y enviar facturas electrónicas válidas según los requisitos legales.
- Adaptarse al sistema Verifactu enviando los registros a Hacienda sin intervención manual.
- Automatizar la contabilidad, presentación de impuestos y control financiero.
- Tener todo centralizado en una única plataforma, evitando duplicidades y errores.
Con Holded no tendrás que preocuparte por aspectos técnicos ni por estar pendiente de los cambios normativos, ya que no solo cumple con todos los requisitos actuales, sino que el sistema se actualiza de forma automática ante posibles cambios en la legislación y te guía paso a paso.
