Una proforma es un documento informativo previo a la venta sin validez fiscal. Descubre para qué sirve, cómo hacerla paso a paso y cuándo debes utilizarla.
La factura proforma es un documento comercial previo a la operación de venta que detalla de forma provisional las condiciones de una transacción, como precio, descripción del bien o servicio, datos del comprador y el vendedor e impuestos estimados. No tiene validez fiscal ni contable, por lo que no genera obligaciones tributarias.
Si eres autónomo o gestionas una pyme, es probable que en algún momento hayas tenido que decidir entre emitir una proforma o un presupuesto, o que un cliente te haya pedido este documento antes de formalizar el pedido.
Por eso, aquí encontrarás toda la información que necesitas: qué es exactamente una factura proforma, cuándo utilizarla, cómo crearla paso a paso, en qué se diferencia de otros documentos comerciales y cómo funciona en contextos de exportación y trámites aduaneros.
Una factura proforma es un documento que adopta la estructura y el aspecto de una factura ordinaria pero sin tener su valor legal ni fiscal: no registra un ingreso, no genera obligación de pago y no debe incluirse en la contabilidad de la empresa.
Se trata de un documento informativo y provisional que recoge las condiciones estimadas de una transacción comercial antes de que esta se formalice. De forma similar a un presupuesto, sirve para que el comprador evalúe y acepte los términos antes de comprometerse, aunque su contenido es más detallado y suele estar más próximo al precio y condiciones definitivos.
La Agencia Tributaria no considera la proforma una factura a efectos legales, tal y como establece el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Sin embargo, sí tiene validez como prueba documental del acuerdo preliminar entre las partes si el comprador la acepta expresamente, y puede transformarse en una factura comercial definitiva una vez cerrada la operación.
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Las facturas proforma tienen una serie de particularidades que las diferencian del resto de facturas que puedes encontrar en tu contabilidad diaria:
La factura proforma incluye información sobre los productos o servicios, como su descripción, cantidad, precio unitario y total, así como cualquier impuesto, tarifa de envío u otros cargos asociados.
Aunque no tiene validez fiscal ni contable, una factura proforma puede servir como prueba de oferta o acuerdo preliminar si va acompañada de aceptación expresa por parte del comprador.
Sin embargo, no permite deducción de IVA, ni sirve como justificante de gasto/ingreso.
La primera función de una factura proforma es permitir al cliente evaluar y negociar los términos de la transacción con anterioridad al acuerdo. Además, puede servir para solicitar un adelanto, aunque hasta que no se emita la factura final no se podrá efectuar el pago total.
Algunas empresas pueden requerir una factura proforma como parte del proceso de solicitud de crédito o como parte de una solicitud de licencia de importación o exportación.
En operaciones internacionales, la factura proforma es un documento útil para declarar el valor de las mercancías, pero no sustituye al DUA ni a la factura comercial final exigida por aduanas.
La factura proforma tendrá que ser emitida por el proveedor o vendedor de bienes o servicios. Y en ella se detallarán todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la transacción de compra venta.
Su propósito es informar al cliente sobre los detalles y costes de un servicio y resulta de utilidad para solicitar un presupuesto más detallado, tramitar una licencia o permiso en operaciones internacionales.
Además, puede servir como prueba documental de las condiciones acordadas si hay disputa, especialmente si el cliente la ha aceptado expresamente.
Si el comprador acepta la oferta recogida en la proforma, el proveedor podrá emitir una factura comercial definitiva, con valor fiscal y con base en los términos acordados.
A primera vista, son fáciles de confundir, ya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manera, pero ambos documentos tienen sus diferencias.
La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partes, pero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivo, la proforma se puede modificar.
La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu cliente, por lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos.
En cuanto a aspecto, la factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles:
Estos documentos se pueden confundir, ya que tienen características similares:
Pero es ahí donde las similitudes terminan.
El presupuesto es un cálculo anticipado del precio total de un bien o servicio. Se entiende como una oferta y su función, normalmente, es la de iniciar una negociación. Si tu cliente lo rechaza, deberás crear uno nuevo o terminar la relación.
Dependiendo de las negociaciones, el coste total que aparece en el presupuesto puede variar mucho desde su primera versión a la factura final.
En cambio, la factura proforma tiende a ser un reflejo de la factura final y en este no puede haber otra cantidad o monto diferente al precio acordado. Normalmente:
Aunque ambos documentos tienen un uso previo a la venta, su aplicación responde a contextos distintos:
Usa un presupuesto cuando estés en la fase de negociación, el precio no está cerrado y el cliente aún no ha tomado una decisión. Es la herramienta adecuada para una primera propuesta.
Usa una factura proforma cuando el precio y las condiciones ya están acordados pero la operación aún no se ha realizado: por ejemplo, para solicitar un adelanto, tramitar una operación de importación o exportación, pedir financiación o cubrir un trámite aduanero.
El contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria. Si buscas modelos listos para usar, puedes consultar las plantillas de facturas proforma de Holded.
Si no utilizas ningún software de facturación, también es posible generar la proforma con Excel a partir de plantillas, aunque las herramientas especializadas automatizan el proceso y reducen el riesgo de errores.
Para crear una factura proforma, simplemente debes seguir pasos que te indicamos a continuación:
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Hay diferentes marcos legales que hacen necesario enviar un documento de facturación en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso en el que el destinatario de la proforma exija el documento en este idioma.
Por suerte, una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Solo se debe de tener en cuenta cómo se traducen los términos y cuáles son los impuestos internacionales.
Utilizar un software de facturación para PYMEs que genere proformas puede facilitar este proceso enormemente, Por ejemplo, si utilizas Holded puedes automatizar su creación al usar cualquiera de las plantillas prediseñadas que vienen por defecto.
Para empezar, solo tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’, hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. En este artículo de la Academy tienes todos los pasos para hacer una factura proforma en Holded.
Una vez que tu cliente haya aceptado las condiciones de la factura proforma y se haya entregado el bien o realizado el servicio, tendrás que pasar el contenido de esta a una factura comercial ordinaria, con la que cobrar el servicio y cumplir con la normativa fiscal. Hacer esto es tan sencillo como:
¿Utilizas Holded? Podrás transformar tus facturas proforma en facturas definitivas con solo un gesto.
La factura proforma no tiene validez fiscal ni contable: no puede usarse para deducir IVA, ni como justificante de gasto o ingreso ante la Agencia Tributaria. Sin embargo, sí tiene validez jurídica como prueba del acuerdo preliminar entre las partes si el comprador la ha aceptado expresamente, lo que puede ser relevante en caso de disputa comercial.
La factura proforma no genera obligación de declarar ni repercutir el IVA. Aunque puede incluir el impuesto con carácter informativo, dicha cantidad no debe declararse hasta que se emita la factura definitiva. Esto permite al autónomo solicitar adelantos sin asumir el coste fiscal del IVA sobre ingresos todavía no percibidos.
No. La factura proforma no es obligatoria desde el punto de vista legal. Se trata de un documento opcional que el proveedor puede emitir cuando el cliente lo solicita o cuando la operación así lo requiere, por ejemplo, para tramitar un adelanto de pago, solicitar financiación o gestionar trámites aduaneros.
No directamente, puesto que la proforma no genera una obligación de pago exigible. Para cobrar un adelanto mediante proforma, el cliente debe aceptar el documento y realizar la transferencia de forma voluntaria. El pago definitivo siempre debe respaldarse con la emisión de la factura comercial correspondiente.
No tiene por qué, ya que no forma parte de la contabilidad oficial. Sin embargo, puedes numerarlas con fines organizativos, teniendo en cuenta que el número debe pertenecer a una serie independiente y diferenciada de la serie de facturas contables oficiales.
Por sí sola, una factura proforma no equivale a un contrato. Sin embargo, si el comprador la acepta de forma expresa (por escrito o por correo electrónico), puede servir como prueba documental de las condiciones pactadas en caso de disputa. No sustituye a un contrato mercantil, pero tiene valor probatorio.
La validez de una factura proforma no está regulada legalmente, sino que depende de lo que acuerden las partes. Es recomendable indicar en el propio documento el periodo de validez de la oferta (por ejemplo, 15 o 30 días), especialmente si los precios o condiciones pueden cambiar.
Se utiliza principalmente en operaciones de exportación e importación, especialmente fuera de la UE, para acreditar el valor y la naturaleza de las mercancías ante las autoridades aduaneras cuando aún no se ha emitido una factura comercial.
Se emplea cuando:
Además, la proforma debe incorporar el código SA (clasificación arancelaria), el país de origen de las mercancías, el peso y las dimensiones, los Incoterms (términos internacionales de comercio) y el número EORI del exportador.
Sin embargo, la factura proforma no reemplaza al Documento Único Administrativo (DUA) ni a la factura comercial definitiva que la aduana exige una vez cerrada la operación.
