Descubre qué distingue a este documento de una factura normal, en qué transacciones es clave utilizarla y cómo crearla correctamente para evitar problemas.
La factura proforma, común en operaciones internacionales o ventas a gran escala, puede generar dudas contables en autónomos y empresas:
¿Es una factura oficial? ¿Cuándo es obligatorio usarla? ¿Qué información debe incluir para ser válida?
Confundirla con una factura ordinaria puede llevar a errores en tu contabilidad y complicar tus transacciones comerciales, por lo que es crucial entender su función única para operar con seguridad y profesionalidad.
En este artículo, vamos a resolver todas tus dudas. Te explicaremos de forma clara y directa para qué sirve realmente la factura proforma, en qué situaciones es indispensable utilizarla y, lo más importante, te guiaremos paso a paso para que sepas crearla correctamente.
Una factura proforma es un documento de carácter informativo provisional que contiene una estimación previa de las condiciones de una operación comercial que no ha ocurrido aún, y que se incluirán en la factura definitiva, aunque podrá modificarse si las condiciones cambian antes de formalizar la operación.
De forma parecida a un presupuesto, por su carácter informativo, la proforma se utiliza para declarar el compromiso del vendedor de proporcionar el producto o servicio especificado al comprador y al precio determinado.
Las facturas proforma tienen una serie de particularidades que las diferencian del resto de facturas que puedes encontrar en tu contabilidad diaria:
La factura proforma incluye información sobre los productos o servicios, como su descripción, cantidad, precio unitario y total, así como cualquier impuesto, tarifa de envío u otros cargos asociados.
Aunque no tiene validez fiscal ni contable, una factura proforma puede servir como prueba de oferta o acuerdo preliminar si va acompañada de aceptación expresa por parte del comprador.
Sin embargo, no permite deducción de IVA, ni sirve como justificante de gasto/ingreso.
La primera función de una factura proforma es permitir al cliente evaluar y negociar los términos de la transacción con anterioridad al acuerdo. Además, puede servir para solicitar un adelanto, aunque hasta que no se emita la factura final no se podrá efectuar el pago total.
Algunas empresas pueden requerir una factura proforma como parte del proceso de solicitud de crédito o como parte de una solicitud de licencia de importación o exportación.
En operaciones internacionales, la factura proforma es un documento útil para declarar el valor de las mercancías, pero no sustituye al DUA ni a la factura comercial final exigida por aduanas.
La factura proforma tendrá que ser emitida por el proveedor o vendedor de bienes o servicios. Y en ella se detallarán todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la transacción de compra venta.
Su propósito es informar al cliente sobre los detalles y costes de un servicio y resulta de utilidad para solicitar un presupuesto más detallado, tramitar una licencia o permiso en operaciones internacionales.
Además, puede servir como prueba documental de las condiciones acordadas si hay disputa, especialmente si el cliente la ha aceptado expresamente.
Si el comprador acepta la oferta recogida en la proforma, el proveedor podrá emitir una factura comercial definitiva, con valor fiscal y con base en los términos acordados.
A primera vista, son fáciles de confundir, ya que contienen la misma información y la presentan prácticamente de la misma manera, pero ambos documentos tienen sus diferencias.
La proforma es una factura provisional. Esta sirve para sellar la compraventa de un producto o servicio entre dos partes, pero no formará parte de tu contabilidad. A diferencia de la factura que es el documento definitivo, la proforma se puede modificar.
La Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma como evidencia de una relación comercial entre tú y tu cliente, por lo que es muy importante tener clara la diferencia entre las dos.
En cuanto a aspecto, la factura proforma sería exactamente igual a una factura regular si no fuese por dos detalles:
Estos documentos se pueden confundir, ya que tienen características similares:
Pero es ahí donde las similitudes terminan.
El presupuesto es un cálculo anticipado del precio total de un bien o servicio. Se entiende como una oferta y su función, normalmente, es la de iniciar una negociación. Si tu cliente lo rechaza, deberás crear uno nuevo o terminar la relación.
Dependiendo de las negociaciones, el coste total que aparece en el presupuesto puede variar mucho desde su primera versión a la factura final.
En cambio, la factura proforma tiende a ser un reflejo de la factura final y en este no puede haber otra cantidad o monto diferente al precio acordado. Normalmente:
El contenido de una factura proforma es bastante similar al de una factura ordinaria. Para crear una factura proforma, simplemente debes seguir pasos que te indicamos a continuación:
Hay diferentes marcos legales que hacen necesario enviar un documento de facturación en inglés. Los más extendidos, fundamentalmente, son los envíos fuera de la Unión Europea y el caso en el que el destinatario de la proforma exija el documento en este idioma.
Por suerte, una factura proforma en inglés debe incluir los mismos apartados que en castellano. Solo se debe de tener en cuenta cómo se traducen los términos y cuáles son los impuestos internacionales.
Con Holded, es muy sencillo crear una factura proforma, ya que puedes automatizar su creación al usar cualquiera de las plantillas prediseñadas que vienen por defecto.
Para empezar, solo tienes que acceder a tu sección de ‘Ventas’, hacer clic en ‘Proforma’ y seleccionar el ‘+’ azul. En este artículo de la Academy tienes todos los pasos para hacer una factura proforma en Holded.
Una vez que tu cliente haya aceptado las condiciones de la factura proforma y se haya entregado el bien o realizado el servicio, tendrás que pasar el contenido de esta a una factura comercial ordinaria, con la que cobrar el servicio y cumplir con la normativa fiscal. Hacer esto es tan sencillo como:
¿Utilizas Holded? Podrás transformar tus facturas proforma en facturas definitivas con solo un gesto.
