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Factura electrónica para autónomos: Cómo adaptarse a ella desde 2024 hasta 2026

La aprobación del reglamento para la factura electrónica se acerca, y con ello, se desplegarán obligaciones para autónomos y pymes en distintas fases hasta 2026.

Harald Meyer-Delius

La modernización fiscal está en marcha en España. Adiós a las facturas en papel. Ha llegado la factura electrónica para quedarse, aunque su incorporación será gradual. El objetivo es agilizar las gestiones, reducir costes y, sobre todo, combatir el fraude fiscal. ¿Qué deben hacer los autónomos para adaptarse a la nueva factura electrónica?

¿Cómo se ve la factura electrónica para los autónomos? 

La e-Factura es un documento digital que se puede visualizar en dispositivos como PC o smartphone. A partir de 2025, será obligatoria la factura electrónica para autónomos, que la podrán ver en PDF o también en XML. Lo importante es que cumpla con los estándares técnicos que determina la Agencia Tributaria. 

La factura electrónica no solo es clave para evitar sanciones, sino que aporta grandes beneficios.

Si te preguntas para qué sirve la factura electrónica, ofrece muchas ventajas:

  • Menos gastos de papel y almacenaje
  • Transacciones más ágiles
  • Automatización de procesos
  • Más transparencia en las operaciones
  • Sostenibilidad ambiental

¿Qué autónomos deben presentar facturas electrónicas?

Los autónomos que prestan servicios a organismos de la Administración Pública deben emitir sus facturas de manera electrónica. Esto es así desde el año 2015, si bien actualmente la obligatoriedad se está ampliando al ámbito privado.

Desde la Ley Crea y Crece, se contempla que todos los autónomos y empresas deben emitir facturas electrónicas. Sin embargo, la obligatoriedad será progresiva y escalonada, como veremos más adelante. Los primeros que deberán cumplir son las empresas de mayor volumen de facturación, y después les seguirán autónomos y pymes.

¿Cuál es la normativa legal de la factura electrónica para autónomos?

Los autónomos en España deben seguir las obligaciones que se regulan en el Real Decreto 1619/2012 sobre facturación en general. Además, la 

Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, es una normativa española creada para facilitar el emprendimiento. Como su propio nombre indica, se enfoca en favorecer la creación de nuevas empresas y el crecimiento empresarial. La hoja de ruta de esta legislación sitúa la digitalización como elemento clave para el desarrollo de los negocios.

Esta normativa establece algunas novedades, ajustes, beneficios y obligaciones para empresas. Una de las claves más conocidas es que se permite crear, en determinados supuestos, una sociedad con un capital social de 1 euro, cuando lo mínimo eran 3.000 euros.

Además de otras novedades más, se establece como obligatoria la factura electrónica. Así, se espera mejorar la trazabilidad de las facturas, reducir la morosidad y los costes. Los autónomos pueden beneficiarse en varios aspectos de esta medida. 

Con la ayuda de un software de facturación pueden adaptarse con facilidad y sin grandes desembolsos. Por suerte, hay soluciones intuitivas que permiten aprender muy pronto cómo generar facturas electrónicas.

Actualidad de la factura electrónica para autónomos en 2024

La aprobación del reglamento para la factura electrónica se acerca, y con ello, se desplegarán obligaciones para autónomos y pymes en distintas fases hasta 2026.

Obligaciones qué tendrán los autónomos de cara al uso de la factura electrónica

La factura electrónica se irá haciendo obligatoria de manera escalonada y por fases, extendiéndose por varios años. El objetivo es facilitar a los negocios la incorporación de este cambio tan importante, que exige de nuevos procesos y un despliegue de recursos.

  • 2024: las empresas con más de ocho millones de euros de facturación
  • 2025: todos los autónomos y pymes, independientemente de sus ingresos.

Para 2026, todos los negocios (incluyendo autónomos) deberán informar a la Agencia Tributaria de sus facturas. Los destinatarios deberán comunicar aceptación o rechazo, así como la fecha de pago.

Obligaciones para el 2024

En una primera fase de transición, solo las entidades de gran dimensión, con volumen de facturación superior a 8 millones de euros en 2023, deberán emitir y recibir facturas electrónicas. Esto afectará a todas sus relaciones comerciales, ya se trate de clientes o proveedores nacionales o extranjeros.

Se deberá, en dichos casos, presentar la factura en formato Facturae 3.2 o una versión posterior. Además, es obligatorio emplear el sistema SII Sistema de Intercambio de Información (SII) de Hacienda.

En general los autónomos y pymes no entrarían entre los obligados en 2024, sin embargo hay excepciones. Si el autónomo supera el umbral de facturación mencionado, deberá emitir facturas electrónicas. Además, en determinados supuestos, el alquiler de inmuebles entre particulares también deben incluir factura electrónica.

Obligaciones para el 2025

Desde el 1 de julio de 2025, la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas se extenderá a todas las empresas. Ya se trate de autónomos, pymes o grandes organizaciones, deberán emitir y recibir facturas electrónicas, sea cual sea su volumen de facturación anual.

Consejos para que los autónomos se adapten al uso de la factura electrónica

Es importante que la incorporación de la factura electrónica se lleve a cabo con una serie de buenas prácticas. Así podrás cumplir la ley con mayor seguridad, y además como autónomo ganarás tiempo, gracias a los recursos y tips adecuados.

  • Exige a los clientes la factura electrónica
  • Utiliza una plataforma de facturación electrónica confiable
  • Protege los datos personales con seguridad informática
  • Mantén registros organizados de tu facturación
  • Infórmate de manera regular sobre novedades en las legislaciones
  • Apóyate o pide asesoría a un experto en contabilidad 

Al principio la adaptación puede costar, pero en poco tiempo podrás experimentar la comodidad y rentabilidad de la factura electrónica. No solo te ayudará a tener una mejor gestión profesional. Además, es un gran recurso para exigir a tus clientes más formalidad y evitar demoras que afectan a tu liquidez.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica para autónomos

Si tienes dudas sobre la factura electrónica, a continuación presentamos dudas habituales y sus respectivas respuestas.

¿Qué consecuencias puede traer a futuro el no utilizar la factura electrónica siendo autónomo?

El autónomo que no incorpore la facturación electrónica tal como marca la ley podría enfrentarse a sanciones. Esto no es aconsejable, ya que es un problema legal, y además puede acarrear costosas multas al negocio, de hasta 10.000 euros.

Además, no adaptarse a este nuevo formato de facturación puede impedir la obtención de ayudas como el kit digital. Por suerte, este programa puede facilitar la digitalización, y por tanto implementar la facturación electrónica.

Asimismo, no cumplir con el reglamento de facturación podría afectar a la confianza de los clientes. En última instancia, la obligación es de emitir y soportar facturas en esta modalidad, así que afecta a ambas partes.

¿Habrá autónomos exentos de presentar facturas electrónicas?

No habrá autónomos exentos como tales, pero sí que habrá ciertas excepciones en cuanto a la obligatoriedad. Para facturas de importes menores de 5.000 euros, por ejemplo, la Agencia Tributaria puede indicar reglamentariamente la exención de emitir facturas electrónicas. 

Por otro lado, se puede dar un retraso en la obligatoriedad en ciertos supuestos, más allá de la generalidad de incorporar las medidas a partir de 2024 y 2025, según el volumen de negocio.

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