¿Cómo gestionar los gastos de representación?

Casi todas las empresas tienen gastos de representación, pero cuando toca deducirlos hay muchas dudas. Queremos poner un poco de luz sobre este tema y contarte todo lo que necesitas saber para poder aplicar tus deducciones y cumplir con la normativa vigente.

Con una buena planificación y las herramientas adecuadas, gestionar los gastos de representación puede ser mucho más sencillo de lo que parece.

Sara Arévalo, con más de 15 años de experiencia en el sector, es especialista en contabilidad para pymes y autónomos. Además, es fundadora y directora de "Sara Outsourcing Services", su propia firma de asesoría.

¿Qué son y por qué son importantes?

Invitar a un posible cliente a un restaurante, enviarle entradas para un evento o hacer un viaje de negocios, puede considerarse un gasto de representación. Todos aquellos gastos que una empresa realiza con el objetivo de promocionar su imagen, establecer relaciones comerciales o fidelizar sus clientes lo son.

Y lo más interesante, pueden ser deducibles fiscalmente, lo que supone un ahorro para la empresa. Sin embargo, es fundamental conocer los límites y requisitos establecidos por la ley para hacerlo correctamente.

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Ejemplos concretos de gastos de representación

Para que quede más claro, veamos algunos ejemplos de gastos que pueden considerarse gastos de representación:

• Comidas de negocios: Almorzar o cenar con un cliente o proveedor para tratar asuntos comerciales.
• Regalos empresariales: Entregar regalos a clientes o proveedores en ocasiones especiales (Navidad, aniversarios, etc.).
• Eventos corporativos: Organizar eventos como conferencias, seminarios o fiestas para promocionar la empresa.
• Asistencias a ferias y congresos: Pagar la inscripción y los gastos de viaje para asistir a eventos del sector.

Limitaciones y deducibilidad de los gastos de representación

Se pueden deducir, sí, pero en España existen límites máximos para estos gastos y es necesario cumplir con ciertos requisitos.

• Límites máximos: en España, el límite máximo para deducir gastos de representación es del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo. Esto significa que sólo podrás deducir hasta ese porcentaje de tus ingresos totales. Pueden existir otras limitaciones en función del tipo de empresa o actividad económica.
• Justificación: debes poder justificar cada gasto con facturas y otros documentos que demuestren su relación con la actividad empresarial.
• Directa relación con la actividad: los gastos deben tener una relación directa con la actividad empresarial y no pueden considerarse como gastos personales.

Gastos prohibidos: lo que no puedes deducir

No todos los gastos relacionados con la representación son deducibles. Aunque algunos gastos, como los asociados a viajes de negocios, eventos corporativos o reuniones con clientes, pueden ser deducidos fiscalmente, existen otros que no. Es importante revisar cuidadosamente qué gastos cumplen con los requisitos legales para evitar errores en las declaraciones.

Algunos gastos están expresamente prohibidos, como:

• Gastos personales: aquellos gastos que no tengan una relación directa con la actividad empresarial.
• Multas y sanciones: los gastos derivados de infracciones legales.
• Donaciones políticas: las donaciones a partidos políticos o sindicatos.

Controlar los gastos de representación con Holded

Gestionar los gastos de representación puede ser un poco complicado, ya que implica llevar un control detallado de cada movimiento y también asegurarse de cumplir con las normativas fiscales y contables. 

Existen herramientas como Holded, que automatizan y simplifican este proceso porque te permiten organizar y gestionar fácilmente todos los documentos, ahorrándote tiempo.

• Registrar todos tus gastos: introduce todos tus gastos de representación de forma sencilla y organizada.
• Generar informes: obtén informes detallados sobre tus gastos y analiza tu gasto medio por cliente o proveedor.
• Conectar con tu banco: importa automáticamente tus movimientos bancarios y ahorra tiempo.
• Cumplir con la normativa: asegúrate de que todos tus gastos están correctamente justificados y cumplen con la normativa fiscal.

Justificar los gastos de representación

Hemos visto qué es un gasto de representación, que limitaciones tienen y cómo controlarlos. Pero para deducirlos tendrás que poder justificarlos. Deberás conservar toda la documentación que lo acredite, por ejemplo:

• Facturas: las facturas deben ser detalladas y contener toda la información necesaria (fecha, concepto, importe…).
• Tickets: los recibos de compra también son válidos como justificante de algunos gastos, como los de restauración.
• Informes de gastos: es recomendable elaborar informes de gastos donde se detalle el motivo de cada gasto y a quién va dirigido.

En resumen, los gastos de representación pueden ser una gran oportunidad para dar a conocer tu empresa y fortalecer relaciones comerciales. Eso sí, es clave guardar todo lo que pueda justificar estos costes y estar al tanto de las normativas para evitar sorpresas con la Administración Tributaria.

Importante: La normativa fiscal puede cambiar, por lo que es recomendable consultar con un asesor fiscal para obtener información actualizada y personalizada.

Con una buena organización y herramientas prácticas como Holded, podrás gestionar estos gastos de forma más sencilla, optimizar tus deducciones y cumplir con tus obligaciones fiscales sin complicaciones.