Usos, características y ejemplos de la factura ordinaria

Si trabajas por cuenta propia o tienes una empresa, la factura ordinaria te resultará familiar con total seguridad. Es un elemento corriente en todo tipo de transacciones, pero conviene conocerla a la perfección para evitar errores y sus posibles consecuencias e, incluso, automatizarla para que su emisión sea más eficiente. En este artículo te ayudamos a hacerlo hablando de todo ello.

¿Qué es una factura ordinaria?

La factura ordinaria, también conocida como factura normal o factura completa, es el tipo de documento comercial más común para reflejar la venta de productos o la prestación de servicios. Su función es la de solicitar un pago al cliente, por lo que se genera y emite antes de su cobro. Además de esto, es un modo de documentar las operaciones y otorgarles validez legal.

Aunque existen otros tipos de facturas, la factura ordinaria es la que se emplea habitualmente, ya que es un documento legal y simple que cumple con la función básica de confirmar la legalidad de una transacción. En ocasiones, sobre todo en el ámbito profesional entre autónomos y empresas, este documento resulta útil a la hora de deducir el pago de impuestos.

Si vas a emitir una factura ordinaria, debes saber que el plazo máximo para hacerlo se extiende hasta el día 16 del mes siguiente a la fecha en la que se ha vendido el producto o prestado el servicio objeto de la factura.

¿En qué casos se emite una factura ordinaria?

En general, la factura ordinaria se emite fundamentalmente en operaciones comerciales de toda índole, si bien es interesante profundizar en situaciones concretas en las que se aplica su emisión. Éstos son los principales casos en los que la transacción se justifica mediante una factura completa:

• Cuando el cliente lo solicite en la venta de productos o prestación de servicios.
• Cuando la venta de productos o la prestación de servicios supere los 400 euros.
• Cuando la transacción está sujeta a una retención de IRPF.
• Cuando el receptor de la factura necesita justificar los impuestos abonados para obtener una deducción de los mismos.
• En operaciones intracomunitarias, es decir, operaciones de compra venta entre distintos estados miembros de la Unión Europea.
• Importaciones y exportaciones con territorios ajenos a la Unión Europea.

¿Puedo emitir una factura ordinaria para operaciones intracomunitarias?

Sí, las transacciones intracomunitarias, que suponen la venta de productos o la prestación de servicios entre un proveedor y un cliente afincados en distintos países de la Unión Europea, deben justificarse mediante una factura ordinaria.

De hecho, no sólo se trata de una posibilidad, sino que en este caso hablamos de la obligación de emitir un documento que, además, presenta condiciones especiales:  consulta nuestro post sobre facturas intracomunitarias para no cometer ningún error al emitirlas.

Datos imprescindibles en una factura ordinaria

Probablemente, la principal fuente de errores en la creación de facturas completas reside en la información que debe mostrar el documento. En este sentido, hay una serie de datos que debes incluir siempre que emitas una factura ordinaria y otros tantos que solo son imprescindibles en determinadas situaciones, tal como vemos a continuación:

Información básica

Una factura ordinaria refleja una serie de datos indispensables en esta clase de documentos, algunos de los cuales deben ser específicos en cada caso para garantizar una identificación documental única:

• Número de factura, que debe ser exclusivo para cada documento.
• Fecha de emisión de la factura.
• Datos fiscales del emisor y el receptor, que comprenden nombre y apellidos y NIF en caso de autónomos y particulares, razón social y CIF en empresas y dirección completa en ambos casos.
• Concepto de la transacción, que refleja los productos o servicios que se han comercializado.
• Unidades vendidas, precio unitario de cada una de ellas y precio total.
• Base imponible, que refleja el importe de la transacción libre de tributos.
• Impuestos que se aplican, porcentaje a gravar y resultado sobre la base imponible.
• Precio total una vez aplicados los impuestos.

Datos a tener en cuenta en situaciones particulares

Además de los datos principales que deben componer una factura ordinaria, es posible que se den situaciones especiales en las que sea necesario agregar algún apunte, entre las que se encuentran con cierta frecuencia las siguientes:

• Cuando la factura es emitida por el cliente y no por el proveedor.
• Cuando la transacción esté exenta de IVA por algún motivo.
• Cuando se aplica un régimen especial de IVA.
• Cuando hay una venta intracomunitaria de un medio de transporte nuevo.
• Cuando el sujeto pasivo de los tributos reflejados en la factura es el cliente.

Características específicas en las facturas ordinarias

Más allá de la información a reflejar, tanto a nivel general como en circunstancias particulares, hay ciertas características propias de la factura ordinaria que conviene destacar con el fin de asegurar su corrección:

• El precio total de la factura puede mostrarse en cualquier moneda, pero los impuestos deben expresarse en euros.
• Las facturas completas pueden emitirse en cualquier soporte, pero es imprescindible que se pueda certificar su legibilidad, su validez y su origen.
• Una factura ordinaria puede redactarse en cualquier idioma, aunque la AEAT puede solicitar su traducción a cualquiera de las lenguas oficiales de España.

Sanciones por emitir facturas ordinarias de forma incorrecta

Las consecuencias por emitir una factura ordinaria de forma incorrecta o no hacerlo cuando corresponde son muy diferentes en función del tipo de infracción al que respondan. Habitualmente, las penalizaciones van desde las sanciones administrativas o multas hasta los problemas fiscales, pasando por la posibilidad de sufrir ajustes a nivel tributario.

La omisión de datos imprescindibles, una aplicación indebida de impuestos o la identificación no correlativa del documento son algunos de los errores más comunes en una factura ordinaria y pueden acarrear las siguientes consecuencias:

1. Sanciones leves para incorrecciones en la emisión de la factura o en la aplicación de impuestos.
2. Sanciones graves en caso de no presentar datos obligatorios o no conservar la factura ordinaria.
3. Sanciones muy graves por falsificación de información o la exposición de datos inexistentes.

¿Puedo rectificar una factura ordinaria?

La corrección de una factura ordinaria errónea es posible mediante la emisión de una factura rectificativa; una figura pensada precisamente para resolver estos casos en los que pueda haber un cambio en la transacción -por devoluciones, por ejemplo-, errores en los datos o incorrecciones en las formas.

Eso sí, a efectos de registro debes dejar claro que se trata de una factura rectificativa, identificarla mediante una serie y numeración únicas -no correlativa con el resto de facturas- y mantener la factura ordinaria original, pese a que sea errónea.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas ordinarias?

Según el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, una factura ordinaria ha de conservarse durante un período mínimo de cuatro años tras su emisión, que a su vez debe tener lugar en un plazo igual o inferior a un mes desde que tuvo lugar la transacción registrada en el documento.

Ejemplo de factura completa

Lo más sencillo a la hora de aprender cómo crear este documento con exactitud es seguir un ejemplo o modelo de factura ordinaria, donde fácilmente se puede comprobar la ubicación y el diseño correctos para uno de los datos indicados anteriormente:

¿En qué se diferencian una factura ordinaria y una factura simplificada?

Como ya te contamos en detalle en este post, hay varias diferencias importantes entre una factura ordinaria y una factura simplificada, empezando por la finalidad y el momento de su emisión, la información reflejada o los impuestos deducibles, entre otros.

• En la factura simplificada únicamente aparecen los datos del emisor, no los del cliente.
• El objetivo de una factura ordinaria es solicitar un pago y, como tal, se emite antes de completar la transacción, mientras que la factura simplificada se emite posteriormente y sirve para demostrar el pago.
• Cuando el receptor de la factura simplificada es un autónomo o empresa, únicamente podrá deducirse el IRPF en caso de solicitar que se refleje.
• En general, la factura simplificada no incorpora tantos detalles informativos como la factura completa.

¿Qué pasa si en lugar de una factura simplificada genero una ordinaria?

Si tenías que emitir una factura ordinaria y, por error, has hecho una simplificada, puedes corregir el documento mediante la emisión de una factura rectificativa, siguiendo las indicaciones señaladas anteriormente.

¿Puedo convertir una factura simplificada en ordinaria?

Por otra parte, si un cliente comete el error de solicitar la factura simplificada cuando realmente necesita una ordinaria, es posible solicitar una factura de canje con el fin de convertir el documento simple en una factura completa incluyendo la fecha original de la primera.

¿Qué otros tipos de factura existen?

Si bien es cierto que la factura ordinaria es la más común entre este tipo de documentos, existen otros tipos de facturas a la hora de reflejar transacciones comerciales que, en determinadas situaciones, pueden ser más apropiadas que la factura completa:

• Factura simplificada, similar a un ticket y con menos información y detalles que la factura ordinaria.
• Factura rectificativa, que se emite únicamente con la intención de corregir errores cometidos en documentos previos.
• Factura recapitulativa, pensada para reunir en un solo documento varias facturas correspondientes a un mismo cliente para transacciones realizadas en un único mes natural.
• Factura a origen, que permite la agregación de nuevos conceptos a los originales al mismo tiempo que va avanzando un proyecto.
• Factura electrónica, en la que el formato es un soporte digital y no el papel, cada vez más común.
• Factura proforma, la cual no se registra ni tiene validez fiscal, pero es útil para mostrar al cliente las condiciones económicas de un servicio -se emplea, por ejemplo, para buscar financiación-.

Crea tus facturas ordinarias de forma fácil con Holded

Con Holded no necesitas ser contable para llevar tus facturas ordinarias o de cualquier otro tipo: crea en segundos facturas, presupuestos y proformas, completando campos automáticamente con tu información almacenada y olvídate de cometer errores de redacción, emisión o registro que podrían causarte problemas fiscales.