La factura ordinaria o completa es uno de los documentos más habituales en la contabilidad, lo que no nos exime de cometer errores por desconocimiento.
Si trabajas por cuenta propia o tienes una empresa, la factura ordinaria te resultará familiar con total seguridad. Es un elemento corriente en todo tipo de transacciones, pero conviene conocerla a la perfección para evitar errores y sus posibles consecuencias e, incluso, automatizarla para que su emisión sea más eficiente. En este artículo te ayudamos a hacerlo hablando de todo ello.
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La factura ordinaria, también conocida como factura normal o factura completa, es el tipo de documento comercial más común para reflejar la venta de productos o la prestación de servicios. Su función es la de solicitar un pago al cliente, por lo que se genera y emite antes de su cobro. Además de esto, es un modo de documentar las operaciones y otorgarles validez legal.
Aunque existen otros tipos de facturas, la factura ordinaria es la que se emplea habitualmente, ya que es un documento legal y simple que cumple con la función básica de confirmar la legalidad de una transacción. En ocasiones, sobre todo en el ámbito profesional entre autónomos y empresas, este documento resulta útil a la hora de deducir el pago de impuestos.
Si vas a emitir una factura ordinaria, debes saber que el plazo máximo para hacerlo se extiende hasta el día 16 del mes siguiente a la fecha en la que se ha vendido el producto o prestado el servicio objeto de la factura.
En general, la factura ordinaria se emite fundamentalmente en operaciones comerciales de toda índole, si bien es interesante profundizar en situaciones concretas en las que se aplica su emisión. Éstos son los principales casos en los que la transacción se justifica mediante una factura completa:
Sí, las transacciones intracomunitarias, que suponen la venta de productos o la prestación de servicios entre un proveedor y un cliente afincados en distintos países de la Unión Europea, deben justificarse mediante una factura ordinaria.
De hecho, no sólo se trata de una posibilidad, sino que en este caso hablamos de la obligación de emitir un documento que, además, presenta condiciones especiales: consulta nuestro post sobre facturas intracomunitarias para no cometer ningún error al emitirlas.
Probablemente, la principal fuente de errores en la creación de facturas completas reside en la información que debe mostrar el documento. En este sentido, hay una serie de datos que debes incluir siempre que emitas una factura ordinaria y otros tantos que solo son imprescindibles en determinadas situaciones, tal como vemos a continuación:
Una factura ordinaria refleja una serie de datos indispensables en esta clase de documentos, algunos de los cuales deben ser específicos en cada caso para garantizar una identificación documental única:
Además de los datos principales que deben componer una factura ordinaria, es posible que se den situaciones especiales en las que sea necesario agregar algún apunte, entre las que se encuentran con cierta frecuencia las siguientes:
Más allá de la información a reflejar, tanto a nivel general como en circunstancias particulares, hay ciertas características propias de la factura ordinaria que conviene destacar con el fin de asegurar su corrección:
Las consecuencias por emitir una factura ordinaria de forma incorrecta o no hacerlo cuando corresponde son muy diferentes en función del tipo de infracción al que respondan. Habitualmente, las penalizaciones van desde las sanciones administrativas o multas hasta los problemas fiscales, pasando por la posibilidad de sufrir ajustes a nivel tributario.
La omisión de datos imprescindibles, una aplicación indebida de impuestos o la identificación no correlativa del documento son algunos de los errores más comunes en una factura ordinaria y pueden acarrear las siguientes consecuencias:
La corrección de una factura ordinaria errónea es posible mediante la emisión de una factura rectificativa; una figura pensada precisamente para resolver estos casos en los que pueda haber un cambio en la transacción -por devoluciones, por ejemplo-, errores en los datos o incorrecciones en las formas.
Eso sí, a efectos de registro debes dejar claro que se trata de una factura rectificativa, identificarla mediante una serie y numeración únicas -no correlativa con el resto de facturas- y mantener la factura ordinaria original, pese a que sea errónea.
Según el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación, una factura ordinaria ha de conservarse durante un período mínimo de cuatro años tras su emisión, que a su vez debe tener lugar en un plazo igual o inferior a un mes desde que tuvo lugar la transacción registrada en el documento.
Lo más sencillo a la hora de aprender cómo crear este documento con exactitud es seguir un ejemplo o modelo de factura ordinaria, donde fácilmente se puede comprobar la ubicación y el diseño correctos para uno de los datos indicados anteriormente:
Como ya te contamos en detalle en este post, hay varias diferencias importantes entre una factura ordinaria y una factura simplificada, empezando por la finalidad y el momento de su emisión, la información reflejada o los impuestos deducibles, entre otros.
Si tenías que emitir una factura ordinaria y, por error, has hecho una simplificada, puedes corregir el documento mediante la emisión de una factura rectificativa, siguiendo las indicaciones señaladas anteriormente.
Por otra parte, si un cliente comete el error de solicitar la factura simplificada cuando realmente necesita una ordinaria, es posible solicitar una factura de canje con el fin de convertir el documento simple en una factura completa incluyendo la fecha original de la primera.
Si bien es cierto que la factura ordinaria es la más común entre este tipo de documentos, existen otros tipos de facturas a la hora de reflejar transacciones comerciales que, en determinadas situaciones, pueden ser más apropiadas que la factura completa:
Descubre cómo realizar una factura por comisión en este post.
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