¿Puedo hacer una factura a mano de forma legal?

¿Alguna vez te has planteado cómo hacer una factura a mano y, en consecuencia, si es una posibilidad legal? La digitalización de los procesos de contabilidad y facturación en la mayoría de los negocios ha propiciado que esta pregunta sea algo común y perfectamente razonable, por eso a continuación resolvemos todas tus dudas al respecto.

¿Es legal hacer una factura a mano?

No te preocupes: lo cierto es que la legalidad y validez de este documento depende más de su contenido que del soporte, por lo que este tipo de recibo será apto siempre y cuando se haya creado siguiendo la normativa vigente.

Puede resultar llamativo en un momento en el que todos los documentos relacionados con la contabilidad de una organización -y con cualquier otra área empresarial- se han digitalizado, pero una cosa es la legalidad y otra muy distinta la eficiencia: hacer una factura a mano es legal si está bien ejecutada.

Cómo rellenar una factura a mano legalmente

Y para que una factura hecha a mano esté bien ejecutada y, por tanto, sea legal, es imprescindible que cumpla con una serie de requisitos o, mejor dicho, que incluya la información necesaria en este documento: toma nota, te contamos todo lo que debe incluir tu factura para ser completamente legal.

Incluye tus datos como emisor de la factura

Cualquier factura debe incluir los datos de quien la emite, ya sea una persona física o jurídica e independientemente de quién sea su receptor. Como sucede en cualquier otro documento de este tipo, para que una factura a mano sea legal debe mostrar la información sobre el proveedor del producto o servicio.

Concretamente, hablamos de la razón social en caso de empresas o del nombre y apellidos cuando genera la factura un autónomo (o cualquier persona física). Además, también debes incluir el NIF o el DNI y la dirección fiscal en la que está registrado el proveedor.

Refleja los datos de tu cliente como receptor de la factura

Del mismo modo, los datos del cliente deben encabezar junto a los anteriores una factura legal, ya esté hecha a mano en formato digital. Nuevamente, la información que debe mostrarse en este caso es la razón social o el nombre y apellidos, el número de identificación fiscal y la dirección del comprador.

Anota la fecha y la identificación de la factura

Tampoco puede faltar la identificación de la factura y su fecha de emisión, que tienen una gran importancia en el documento por varios motivos, especialmente a la hora de informar a Hacienda. Cada factura es única, por lo que su identificación no puede repetirse y ha de seguir un orden correlativo.

Aquí también entra en juego la fecha de emisión de la factura -que determina el orden que corresponde a la identificación fiscal-, ya que debe coincidir con el momento en el que se ha efectuado la venta y, por tanto, indicar el período en el que se debe declarar ante la Agencia Tributaria.

Explica el servicio prestado y sus costes

El principal elemento de una factura es el concepto, que explica breve y claramente los servicios que se están cobrando mediante este documento. En una factura a mano tampoco deben quedar dudas, así que se puede añadir incluso algún tipo de código que identifique los productos o servicios facturados.

Además, junto al concepto deben aparecer dos nuevos datos, en concreto dos cifras: por un lado, debe quedar reflejada la cantidad comercializada de cada producto o servicio, por otro, el precio unitario en bruto de los distintos conceptos facturados. Es decir, en este punto no se tienen en cuenta el total ni los impuestos aplicados.

Cierra la factura con los precios e impuestos

Por último, la factura a mano se cierra igual que cualquier otra, con los cuatro datos clave que dan sentido a este documento, empezando por la base imponible. Esta cifra refleja el precio total de todos los productos y servicios indicados en el concepto, sumados para generar el precio bruto. A continuación, llega el momento de aplicar los impuestos, por un lado el IVA y por otro el IRPF.

El IVA puede oscilar entre el 0% y el 21% -en la mayoría de casos- en función del tipo de producto o servicio comercializado; el IRPF -sólo en el caso de los autónomos-, aunque también está sujeto a variaciones, suele girar en torno al 15%. Así pues, la factura debe reflejar los importes correspondientes a estos porcentajes y el precio final, que consiste en sumar el IVA y restar el IRPF a la base imponible.

El procedimiento habitual para una factura hecha a mano

Pero el ciclo de vida de una factura hecha a mano no termina en su creación. La entrega del documento al cliente, el registro de los importes en la contabilidad del negocio y la declaración de los mismos cuando corresponda son aspectos fundamentales para mantener la legalidad de la factura. Veamos cómo hacerlo.

Cómo entregar una factura hecha a mano

No existe un modo concreto a la hora de entregar una factura hecha a mano siempre que el documento sea legal, si bien lo más habitual es hacerlo en el mismo momento de la transacción y entregarla en mano al cliente, teniendo en cuenta que hablamos de un soporte tradicional.

Sin embargo, lo cierto es que es perfectamente posible entregarla mediante envío por correo postal o incluso digital, escaneando la factura y haciéndosela llegar al cliente por medios digitales. Eso sí, siempre es recomendable digitalizarla para mantenerla a buen recaudo y correctamente organizada.

Cómo contabilizar una factura hecha a mano

Para ser legal, una factura hecha a mano debe contabilizarse como cualquier otra en formato digital, tanto si eres el emisor de la misma como si la has recibido. Este es uno de los motivos que explican la recomendación de la factura electrónica para autónomos y empresas, ya que en ambos casos su contabilidad debe registrar este documento.

En el caso de las organizaciones, más allá de los registros, es necesario recoger documentalmente algunos conceptos de las facturas por separado. La base imponible queda a un lado, mientras los impuestos se indican aparte, tanto en el caso del IVA, como en el del IRPF, en caso de haberlo.

¿Cómo se declara una factura hecha a mano?

Nuevamente nos encontramos en la tesitura anterior: no existen diferencias entre la declaración de una factura electrónica y una factura hecha a mano. En el caso de los autónomos y las empresas que reciban facturas procedentes de este tipo de profesionales, se ha de tener en cuenta la declaración trimestral del IRPF mediante el modelo 130 o 131,  según corresponda.

En el caso del IVA, que corresponde a todas las facturas sujetas a este impuesto, la declaración se lleva a cabo a través de la presentación del modelo 303, también con una periodicidad trimestral. En este sentido, te recordamos la relevancia de redactar correctamente la factura, que debe contemplar estas cifras sin errores, independientemente de si está en formato físico o digital.

Pero, ¿no es obligatorio utilizar la factura electrónica?

El hecho de que sea legal hacer una factura a mano no implica que esta posibilidad sea aplicable en todas las situaciones. De hecho, se trata de una opción perfectamente válida a priori, pero existen diversas circunstancias en las que sí es obligatorio presentar una factura electrónica, lo que incluso excluye algunos formatos digitales en la creación del documento.

Por un lado, desde hace unos años dejó de estar permitido emitir facturas a mano cuando el cliente es una institución o un organismo público -ya sea un ayuntamiento, una diputación, alguna comunidad autónoma o el gobierno nacional-.

Por otro lado, también deben presentar obligatoriamente factura electrónica las organizaciones que facturen más de 6 millones al año o tengan más de 100 trabajadores, siempre y cuando su actividad se desarrolle en cualquiera de los siguientes ámbitos:

• Comercialización de suministros como luz, agua o gas.
• Transporte de personas.
• Entidades financieras.
• Comunicaciones electrónicas a los consumidores.
• Ventas minoristas.
• Agencias de viajes.

Beneficios de recurrir a la factura electrónica

El hecho de que sea legal hacer una factura a mano no supone que ésta sea la metodología más adecuada en la emisión de esta clase de documentos. De hecho, no es una opción recomendable por varios motivos, empezando por la imagen del emisor, pasando por la ineficiencia en su creación y terminando con las dificultades a la hora de almacenarla, contabilizarla y declararla.

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• Mayor satisfacción del cliente por la rapidez y la comodidad de la gestión.
• Accesibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Menor riesgo de incumplimiento legal y problemas fiscales.
• Seguridad documental a través de distintos mecanismos, como la firma digital.
• Gestión sostenible gracias a la reducción del uso de papel.
• Disminución de los costes en papel.
• Automatización del proceso y, por tanto, mayor eficacia.