La factura de canje es un tipo de documento muy habitual en transacciones, sobre todo cuando el cliente en la operación es un autónomo o una sociedad, ya que hay un interés por obtenerla a efectos contables y fiscales. Ahora bien, para solicitar este tipo de facturas es imprescindible cumplir ciertos requisitos y plazos que hacen viable su emisión.
En este post analizamos en qué consiste la factura de canje, cómo solicitarla, crearla y contabilizarla, y qué datos debe reflejar, así como su importancia tanto desde el punto de vista del cliente, como desde la perspectiva del emisor.
¿Qué es una factura de canje y para qué sirve?
Una factura de canje es un tipo de factura que se crea con la intención de modificar, completar o sustituir un ticket o recibo simplificado generado previamente. Este tipo de documento se diferencia de las llamadas facturas rectificativas en que estas están pensadas para corregir o añadir datos incorrectos o incompletos, mientras que en la de canje se mantiene la información ampliada.
Por lo general, la factura de canje se solicita con la intención de recuperar tickets ordinarios una vez transcurrido el plazo de emisión y, sobre todo, para recuperar el IVA del documento. En definitiva, es un recurso habitual para documentar los impuestos pagados a la hora de deducirlos en las declaraciones trimestrales ante la Agencia Tributaria.
Descubre en qué se diferencian una factura completa y una factura simplificada y aprende cuándo usar cada una de ellas.
¿Quién puede solicitar una factura de canje?
Solicitar una factura de canje es una posibilidad abierta a cualquiera que haya realizado una compra de productos o haya contratado cualquier servicio, independientemente de si se trata de una sociedad o un particular, siempre y cuando se cumplan los requisitos que veremos más adelante y se aporte la información necesaria para su solicitud.
Para solicitarla, es imprescindible presentar la factura simplificada o una copia certificada del propio ticket original, salvo en caso de que sea un intermediario quien hace la gestión, en cuyo caso es imprescindible que aporte una autorización del destinatario de la operación, que a fin de cuentas es el interesado en obtener la nueva factura.
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Empieza gratis¿Qué plazos hay para solicitar la factura de un ticket?
Aunque es un trámite que no suele extenderse tanto -puesto que habitualmente se pide para deducir los impuestos correspondientes-, el plazo máximo que se establece como límite para solicitar este tipo de facturas es de 4 años desde que se generó la factura original.
Es un período lógico, teniendo en cuenta que coincide con el tiempo establecido para una deducción de IVA; sin embargo, si quieres deducir este impuesto en la renta, deberás obtener y presentar el documento en el mismo ejercicio en el que tuvo lugar la operación.
¿Es obligatorio hacer una factura de canje?
Habitualmente, la solicitud de una factura de canje se realiza por interés del propio solicitante, pero no reporta ningún beneficio a la empresa emisora, por lo que en ocasiones puede ocurrir que se desoigan las peticiones o la respuesta se demore más de la cuenta.
Sin embargo, lo cierto es que las entidades están obligadas a generar este documento cuando se ha solicitado en los plazos correspondientes y bajo los requisitos estipulados para su emisión, por lo que si necesitas este documento para tu gestión de impuestos, no dudes en solicitarlo en tiempo y forma.
¿Conoces qué otros tipos de factura existen? Echa un vistazo a este post para descubrirlos.
¿Cómo se hace una factura de canje? Datos que debe incluir
Ante la solicitud de una factura de canje, el primer paso es revisar que se cumplen los requisitos necesarios, que se ha pedido dentro del plazo legal y que el solicitante aporte la documentación necesaria.
Por otra parte, hay dos datos especiales que siempre deben aparecer en la factura de canje, el número de identificación de la misma y la fecha, ya que presentan particularidades específicas: este tipo de facturas tienen numeración propia y en ellas aparecen dos fechas, la que indica el día de la venta y la que corresponde con la emisión de este documento.
Además, la factura de canje debe incluir toda esta información:
- Indicación de que se trata de una factura de canje.
- Número del ticket original y de la nueva factura.
- Fecha de emisión original y actual.
- Datos fiscales del cliente y del emisor – Nombre y apellidos o razón social en caso de empresas, NIF y domicilio fiscal.
- Precio unitario, base imponible total y descuentos, en caso de haberlos.
- Tipo de IVA y cuota.
Requisitos para emitir una factura de canje
Hasta ahora hemos hablado en varios momentos de los requisitos necesarios para la solicitud y emisión de una factura de canje, algunos de los cuales ya los hemos mencionado, como los que tienen que ver con los plazos, la información o el modo de generar el documento, además de la forma de proceder de las partes interesadas.
Además, para ser correctas, las facturas de canje tienen que cumplir con estas condiciones:
- La solicitud de una factura de canje tiene que partir del cliente que ha realizado la operación, ya sea una sociedad, un particular o un intermediario autorizado.
- En caso de que sea un intermediario quien se encarga de solicitarla, es imprescindible que aporte autorización para obtener la factura de canje.
- Entre la documentación a aportar debe encontrarse obligatoriamente la factura original o una copia certificada de la misma.
- El documento generado debe mostrar toda la información requerida para considerarse válido.
- El plazo para solicitar una factura de canje es de 4 años desde la emisión del ticket original.
- Siempre que se cumplan los requisitos y la solicitud esté dentro de plazo, es obligatorio que el emisor de la factura entregue el nuevo documento.
- No es posible hacer correcciones en una factura de canje, para esto se debe recurrir a la factura rectificativa.
- Es posible reunir distintas facturas simplificadas en una de canje, siempre que provengan del mismo proveedor.
Contabilización de una factura de canje
Cuando se contabiliza una factura de canje, el emisor no ve efecto alguno en su contabilidad, ya que la transacción ya quedó reflejada en el momento en que se ejecutó, por lo que ni siquiera es necesario registrar el documento ni hacer modificación alguna en la base imponible o los impuestos sobre esta.
Por su parte, el solicitante y receptor del nuevo ticket puede deducirlo en su declaración del IVA, por lo que en este caso sí debe contabilizarla en su registro de gastos y documentarla debidamente para justificar la deducción. No existen restricciones temporales para la declaración, lo que significa que es posible hacerlo en un futuro, de ahí que la solicitud de facturas de canje a posteriori sea tan común.
Ejemplo de factura de canje
Imagina que uno de tus empleados ha pagado una comida de trabajo en un restaurante y ha aportado la nota de gastos para recibir el reembolso correspondiente, adjuntando el ticket simplificado correspondiente. Sin embargo, necesitarás el documento completo para poder deducir el IVA correspondiente, por lo que debes solicitar una factura de canje.
En este caso, como el IVA es del 10%, si la comida tuvo un coste de 240,00 €, el impuesto ascenderá a 24,00 €, lo cual debe reflejarse en el documento. Además, como vemos en la imagen del ejemplo, también se muestran los datos fiscales del restaurante y de la empresa, la fecha de emisión y la de la factura de canje y la numeración particular de ambos documentos.
Efectos de la factura de canje para el emisor y el receptor
La creación de una factura de canje no produce efectos sobre el emisor, ya que refleja una transacción que ya quedó registrada en su momento, cuando se hizo efectiva.
En el plano de la contabilidad, no existen cambios en torno a los ingresos y gastos, aunque algunos expertos apuntan que, a nivel documental, conviene asociar el documento final con el cliente, deshaciendo así el original. Desde el punto de vista fiscal, la factura de canje tampoco tiene consecuencias en relación con la declaración de impuestos como el IVA o el IRPF.
Desde la perspectiva del receptor de la factura, en cambio, sí encontramos diversos efectos alrededor de la factura de canje: en primer lugar, y puesto que se trata de una justificación necesaria a la hora de deducir el IVA en la declaración trimestral, las repercusiones en el aspecto contable son evidentes.
Además, y desde un punto de vista fiscal, hay casos en los que este tipo de facturas deben declararse en la fecha en la que se obtienen – no en la de la operación inicial, a través del modelo 347, que recoge las operaciones con terceras personas que presentan las sociedades y los autónomos de forma anual, siempre y cuando el importe de dichas operaciones supere los 3.005,06 €.
