Conoce qué significa la “memoria” en la contabilidad. Aprende su concepto, características y cómo realizarla en tu empresa.
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La memoria contable es un dossier muy detallado que, junto al balance de pérdidas y ganancias, compone las cuentas anuales de una compañía y ofrece transparencia financiera a través de sus datos. Es uno de los informes más importantes dentro de las cuentas anuales.
Son los administradores de la empresa quienes tendrán que elaborarlo en los primeros meses que transcurren desde el cierre del ejercicio. La memoria comenta y amplía la información recogida en el balance y en la cuenta de pérdidas y ganancias. Entre los contenidos, informa sobre la distribución de resultados, las normas de valoración de los activos, etc.
Su propósito es proporcionar información adicional, explicativa y cualitativa que ayuda a entender mejor las cifras presentadas en los estados financieros. También facilita la toma de decisiones informadas por parte de inversores y acreedores. ¿Qué normativa legal rige a la memoria contable?
La memoria contable está regulada por varias normativas:El Código de Comercio; el Plan General de Contabilidad (PGC); las normas internacionales de la información financiera, para las empresas que cotizan en bolsa; la Ley de Sociedades de Capital (LSC); normas de auditoría para las empresas obligadas a auditar sus cuentas y, por último, las normas específicas de cada sector. .
Existen dos tipos de memorias contables y su contenido está regulado por el Plan General de Contabilidad (PGC)
No existe una estructura concreta prevista aunque sí unos puntos que los expertos recomiendan incluir para que la información sea relevante y comprensible para sus receptores.
En el caso de la memoria ordinaria la información que no debe faltar es la siguiente:
En el caso de la memoria abreviada la información que no debe faltar se reduce a la siguiente:
La presentación de la memoria contable debe coincidir con la entrega de las cuentas anuales, cuyos plazos varían según la legislación de cada país. Generalmente, las empresas deben presentar sus cuentas anuales, incluida la memoria contable, entre los tres y seis meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal. Este plazo permite a las empresas preparar adecuadamente toda la documentación necesaria y realizar una auditoría, si es requerida.
En España hay varias fechas clave a tener en cuenta:
Para hacernos una idea pongamos el ejemplo de una empresa grande llamada Efecto 2000 que se dedica a la fabricación y venta de productos electrónicos y que presenta su memoria ordinaria:
Efecto 2000 S.A. se dedica a la fabricación y venta de productos electrónicos. Durante el ejercicio, expandió sus operaciones a nuevos mercados internacionales, en específico Colombia y Perú.
Las cuentas anuales se han preparado de acuerdo con el Plan General de Contabilidad. No se han realizado desviaciones de las normas contables.
Se propone distribuir el 40% del beneficio neto en dividendos y destinar el resto a reservas.
Los inventarios se valoran al menor entre el coste y el valor neto realizable. No ha habido cambios en las normas de valoración durante el ejercicio.
Efecto 2000 S.A. tiene bases imponibles negativas por valor de 50,000 euros pendientes de compensación. Se han reconocido activos por impuestos diferidos relacionados.
Los activos fijos incluyen maquinaria valorada en 100,000 euros. Los pasivos a corto plazo incluyen un préstamo bancario de 20,000 euros.
Ingresos de ventas ascendieron a 500,000 euros, y los gastos de personal fueron de 150,000 euros. No hubo ingresos extraordinarios.
En el mes siguiente al cierre, se firmó un contrato importante con un nuevo cliente que se espera genere ingresos significativos en el próximo ejercicio.
Se realizaron ventas por 20,000 euros a una empresa del grupo en condiciones de mercado.
La empresa tiene una media de 50 empleados, clasificados en administrativos, operativos y técnicos. El coste de las retribuciones salariales fue de 1,000,000 euros.
Incluye patentes valoradas en 30,000 euros, amortizadas en 5 años. No se han realizado ajustes significativos.
La empresa tiene préstamos a largo plazo por valor de 200,000 euros. Los principales riesgos asociados son el riesgo de tipo de interés y el riesgo de crédito.
Se recibió una subvención de 10,000 euros para investigación y desarrollo, que ha sido contabilizada como ingreso diferido.
La empresa tiene un compromiso de alquiler operativo por 20,000 euros anuales y está involucrada en un litigio menor que no se espera tenga un impacto significativo.
Gastos en gestión de residuos ascendieron a 5,000 euros. La empresa ha implementado políticas de reducción de emisiones.
La empresa ha adoptado un nuevo sistema de gestión de calidad certificado y está en proceso de certificación ISO 9001.
Además de este ejemplo, se puede ver la memoria contable de varias grandes empresas españolas cuya información es pública, por ejemplo la de Inditex, de 583 páginas o la del Grupo Día, de 37 páginas. El nivel de complejidad y detalle varía mucho entre empresa y empresa pero para todas es un elemento imprescindible en la transparencia financiera.
Si, existen diferencias significativas entre la memoria contable de las grandes empresas y las pymes. Radican principalmente en la extensión, el detalle, la complejidad y los requisitos regulatorios específicos para cada tipo de empresa. Las grandes empresas tienden a tener una memoria más extensa y detallada, mientras que las pymes pueden optar por una versión abreviada que cumpla con los requisitos legales pero con menos complejidad y detalle.
1. Falta de transparencia y claridad: un error común es no dar la información de manera comprensible. Para evitarlo hay que ordenar de manera lógica cada concepto y utilizar lenguaje accesible, evitando jergas innecesarias. 2. Omitir información relevante: esto puede afectar en la toma de decisiones de los receptores de esta información. Para evitarlo habrá que revisar exhaustivamente las guías para la elaboración de memorias contables y utilizar listas de verificación de las mismas. 3. Errores en la aplicación de políticas contables: puede suceder que se aplican las políticas de manera incorrecta o no actualizada. Para evitarlo hay que mantenerse actualizado con las normativas contables vigentes o consultar a expertos contables sobre su correcta aplicación.4. No revelar operaciones con partes vinculadas o no cumplir con los requisitos de divulgación establecidos. Para evitarlo es conveniente establecer controles internos para identificar y revelar todas las operaciones con partes vinculadas de manera completa y precisa. 5. Cálculos y presentación de datos: para evitar estos errores habrá que revisar todos los cálculos y asegurarse de que todos los datos son correctos antes de incluirlos en la memoria contable.6. Falta de análisis de riesgos y estimaciones contables, para evitarlo habrá que realizar un análisis detallado de los riesgos relevantes para la empresa y documentar las estimaciones contables utilizando métodos y supuestos razonables.
El uso de software es muy recomendable para facilitar el proceso de elaboración de la memoria contable y reducir el riesgo de errores manuales. Un software como Holded nos puede ser muy útil a la hora de organizar toda la información de manera intuitiva en un solo software de planificación empresarial.
