Libros de inventario y cuentas anuales: ¿Qué son y cómo llenarlos?

El libro de inventarios y cuentas anuales es uno de los dos libros contables obligatorios de tu empresa, junto al libro diario. En él queda registrada, de forma detallada y valorada, la situación de tu patrimonio al cierre del ejercicio: lo que tienes, lo que te deben y lo que debes.

Si llevas una sociedad mercantil, vas a tener que prepararlo, legalizarlo y presentarlo cada año. En este artículo te contamos qué contiene, quién está obligado a llevarlo y cómo hacerlo, además de los plazos y las sanciones que conviene controlar. Para situarlo dentro del conjunto de tu contabilidad, te ayudará repasar antes cómo llevar la contabilidad de tu negocio.

¿Qué es el libro de inventarios y cuentas anuales?

El libro de inventarios y cuentas anuales es un registro contable obligatorio que refleja la situación financiera de tu empresa durante un ejercicio económico, que normalmente coincide con el año natural.

Aunque hablamos de un solo libro, dentro conviven dos bloques bien diferenciados. El primero es la parte de inventarios, donde se anota el detalle valorado de los bienes, derechos y obligaciones del negocio. El segundo son las cuentas anuales, que resumen el resultado económico del ejercicio.

Sirve para dar una foto fiel de la salud financiera de la sociedad al cierre del año: su activo, su pasivo, su patrimonio neto y su resultado. Es uno de los documentos sobre los que se apoya toda la contabilidad de una empresa.

¿Quién está obligado a llevarlo?

Que tengas o no que llevar este libro depende del tipo de sujeto y de la normativa que te aplica: el Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad por un lado, y la normativa fiscal del Impuesto de Sociedades, el IRPF y el IVA por otro. En la práctica se distinguen cuatro situaciones, que puedes ampliar en nuestra guía de obligaciones contables:

• Sociedades mercantiles y otras personas jurídicas: llevan la contabilidad, legalizan los libros y depositan las cuentas anuales.
• Autónomos en estimación directa normal: llevan la contabilidad, pero no están obligados a legalizar los libros ni a depositar las cuentas anuales.
• Actividades empresariales no mercantiles (agrícolas, ganaderas y artesanía): no están obligadas a llevar la contabilidad ni a legalizar libros.
• Autónomos en estimación directa simplificada o módulos: no necesitan llevar esta contabilidad ni legalizar libros.

Una aclaración: aquí hablamos solo de los libros contables (el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales). Los libros fiscales y los mercantiles tienen sus propias reglas y obligan de forma distinta a cada uno de estos sujetos.

¿Para qué sirve el libro de inventario y cuentas anuales?

Más allá de cumplir con la ley, este libro tiene una utilidad práctica para el día a día del negocio. En primer lugar, aporta transparencia, dando información clara sobre la situación económica y patrimonial, algo que valoran socios, acreedores, posibles inversores e incluso la Administración cuando solicitas una subvención.

Además, como refleja la situación real del negocio, te sirve para evaluar la rentabilidad del mismo y te ayuda a tomar decisiones fundamentadas en datos. Y no solo a ti: puede contribuir a agilizar la evaluación crediticia, ya que los bancos lo consultan para valorar tu solvencia antes de conceder un préstamo.

¿Qué contiene el libro de inventario y cuentas anuales?

El contenido se reparte entre los dos bloques que ya hemos mencionado: por un lado, el resumen de los bienes de la empresa y, por otro, el resultado económico de la misma. Cada uno recoge información distinta y se elabora en momentos diferentes del ejercicio.

El libro de inventario

El bloque de inventario reúne tres documentos:

• Balance inicial detallado: relación valorada de los bienes, derechos y obligaciones al inicio del ejercicio. Coincide con el inventario de cierre del año anterior, así que en la práctica se elabora copiando esos datos.
• Balance de comprobación de sumas y saldos: recoge todas las cuentas con saldo, con la suma del debe, la del haber y el saldo resultante. Se transcribe al menos cada trimestre.
• Inventario de cierre: detalla y valora el patrimonio al final del ejercicio. Tiene un encabezado con los datos de la empresa y la fecha, un cuerpo con el detalle del inventario y un pie donde el responsable certifica que está conforme.

Las cuentas anuales

Las cuentas anuales resumen en términos económicos cómo ha ido el ejercicio. Las forman cinco documentos:

• Balance de situación: recoge el activo, el pasivo y el patrimonio neto al cierre.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: clasifica los ingresos y gastos según su naturaleza y muestra el resultado del ejercicio.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: refleja las variaciones del patrimonio durante el ejercicio.
• Estado de flujos de efectivo: ordena por categorías los cobros y pagos del ejercicio. No es obligatorio para quienes pueden presentar modelos abreviados.
• Memoria: amplía y comenta la información de los demás documentos.

Existen tres modelos de cuentas anuales (normal, abreviado y pymes), y el que te corresponde depende del tamaño de tu empresa según su activo, su cifra de negocio y su número medio de empleados. Como los umbrales de cada modelo se revisan con el tiempo, comprueba los importes vigentes del año antes de elegir.

¿Cómo se hace el libro de inventarios y cuentas anuales?

Para que el libro tenga validez legal, las anotaciones deben cumplir unas reglas formales básicas. La primera es anotar los datos por orden cronológico y de forma comprensible, sin dejar espacios en blanco.

No deben hacerse tachones, raspaduras ni abreviaturas o signos que no estén justificados en el ámbito mercantil. En el caso de cometer algún error, es obligatorio corregirlo tan pronto como se detecte. Todas las anotaciones del libro deben realizarse en euros.

Hoy este libro se elabora en formato digital. Apoyarte en un programa de contabilidad te ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores cuando se acerca la fecha de presentación, porque genera el archivo ya en el formato que pide el Registro.

¿Cómo y cuándo se legaliza y se presenta?

Antes de presentarlo, el libro tiene que legalizarse en el Registro Mercantil de la provincia donde esté el domicilio social de la empresa. Legalizar significa depositar los libros para "precintar" la contabilidad y que no pueda modificarse una vez cerrado el ejercicio.

Una vez legalizado, el libro queda precintado y no se modifica. Si detectas un error, lo habitual es corregirlo con un asiento en el ejercicio en curso y dejar constancia de la rectificación, en lugar de tocar el libro ya depositado. Por eso conviene revisar bien la contabilidad antes de presentarla.

El plazo para legalizar los libros es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Si cierras el 31 de diciembre, la fecha límite es el 30 de abril del año siguiente. Aun así, lo recomendable es llevar el libro al día durante todo el año para no acumular trabajo ni errores cuando llegue la fecha.

Las cuentas anuales siguen su propio calendario: se formulan en los tres meses siguientes al cierre, la junta las aprueba dentro de los seis meses posteriores y se depositan en el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación.

Formato electrónico

Desde la Ley de Emprendedores de 2013, la legalización solo es válida en soporte electrónico. Tienes que enviar el archivo al Registro Mercantil con firma digital, registrándote antes como usuario en la web del Colegio de Registradores. El Registro confirma la legalización por vía telemática o te pide una subsanación si detecta algún defecto. El papel no se admite.

Una vez legalizada, esta información pasa a ser pública: cualquiera puede consultar la contabilidad de la empresa y pedir una copia. Eso también juega a tu favor, porque te da acceso a la contabilidad de tus competidores.

¿Qué sanciones hay por no presentar el libro de inventario y cuentas anuales?

Presentar el libro de inventario pasada la fecha no impide legalizarlos, pero el Registro hace constar que la presentación ha sido extemporánea. Sin embargo, no presentar las cuentas anuales en plazo sí tiene consecuencias económicas y registrales. El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer multas de entre 1.200 y 60.000 euros, que llegan hasta 300.000 euros en sociedades con una cifra de negocio superior a 6 millones de euros.

A esto se suma el cierre registral. Si pasa un año desde el cierre del ejercicio sin que se depositen las cuentas aprobadas, el Registro Mercantil deja de inscribir la mayoría de los documentos de la sociedad hasta que regularices la situación, y para reabrir la hoja registral tendrás que depositar las cuentas de los ejercicios pendientes.

Estar al día es además casi un requisito para acceder a financiación, ya que los bancos rara vez conceden crédito a sociedades que no han depositado sus cuentas.

¿Durante cuánto tiempo hay que conservarlo?

Tienes que conservar el libro de inventarios y cuentas anuales durante un mínimo de seis años, contados desde el último asiento, tal como establece el artículo 30 del Código de Comercio. El mismo plazo aplica a facturas, contratos y otros documentos contables o fiscales relevantes.