Libros Contables y Cuentas Anuales, ¿cuáles son obligatorios?

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Todos aquellos que realizan una actividad empresarial están obligados a llevar los Libros Contables y a presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde se ubique el domicilio social del negocio. 

Estas obligaciones recaen principalmente sobre las sociedades mercantiles, pero los autónomos tampoco están exentos de llevar la contabilidad. Lo vemos a continuación.

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Los libros contables

¿Cuáles son los libros contables obligatorios?

El Código de Comercio, en su artículo 28, establece cuáles son los libros contables obligatorios:

  1. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales que consta de:

  • Balance de la situación inicial de la empresa.
  • Balances de sumas y saldos para comprobar la evolución trimestral.
  • Inventario de cierre de ejercicio.
  • Cuentas anuales, donde se recogen los siguientes informes contables:
    • Balance de Situación.
    • Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
    • Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
    • Estado de Flujos de Efectivo.
    • Memoria del ejercicio.
  1. Libro Diario

Aquí se registran día a día cada una de las operaciones de la actividad económica de la empresa. Se debe elaborar cada ejercicio económico, que puede coincidir con el año natural o no.  La legislación establece que debemos abrirlo con la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoger las operaciones de todo el año y cerrarlo con un registro de la situación a final del año (asiento de cierre).

El libro diario se redacta en una nomenclatura contable por lo que requiere ciertos conocimientos.

Libros contables obligatorios en un negocio
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¿Quién está obligado a llevar la contabilidad de su empresa?

La legislación en este tema es un poco enrevesada, por un lado tenemos el Código de Comercio y el Plan General Contable (normativa mercantil) y, por otro, la normativa fiscal que regula el Impuesto de Sociedades, el IRPF y el IVA.

Del análisis de todas estas leyes se desprende que existen cuatro tipos de sujetos con diferentes obligaciones con respecto a la contabilidad:

  1. Personas jurídicas, sociedades mercantiles y otras entidades:
  • Están obligados a llevar la contabilidad.
  • Deben legalizar los libros contables.
  • Tienen que depositar las cuentas anuales.
  1. Actividades empresariales no mercantiles que son las agrícolas, ganaderas y artesanía:
  • No deben llevar la contabilidad.
  • No están obligados a legalizar los libros contables
  • Tampoco están obligados a presentar las cuentas anuales.
  1. Personas físicas, autónomos, en régimen de Estimación Directa normal:
  • Deben llevar la contabilidad.
  • No están obligados a legalizar los libros contables.
  • No están obligados a presentar las cuentas anuales.
  1. Personas físicas, autónomos, en Régimen de Estimación Directa Simplificada o Módulos:
  • No necesitan llevar la contabilidad.
  • No están obligados a legalizar los libros contables.
  • Tampoco están obligados a presentar las cuentas anuales.

NOTA IMPORTANTE: estamos hablando solo de los libros contables (Libro Diario y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales). Los libros fiscales y los libros mercantiles, que obligan de una forma diferente a estos 4 tipos de sujetos.

¿Qué es la legalización de los libros contables?

La legalización no es otra cosa que depositar los libros contables obligatorios en el Registro Mercantil de la provincia donde radique el domicilio social de la empresa, esta es una forma de “precintar” la contabilidad para evitar que se pueda modificar en el futuro, una vez cerrado el ejercicio.

El plazo de legalización es dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio (si el cierre se realiza el 31/12, deben legalizarse antes del 30 de abril del año siguiente). Y debe hacerse, exclusivamente, vía telemática a través de la página web Registradores de España. No existe la posibilidad de presentarlos en papel.

Una vez que los libros contables estén presentados y legalizados esta información pasará a ser pública. Es decir, cualquier persona que lo solicite podrá tener acceso a la contabilidad de la empresa y obtener una copia si lo pide.

Esto nos abre una posibilidad de información tremenda. Igual que cualquiera puede ver nuestros libros contables, nosotros también tendremos acceso a la contabilidad de nuestros competidores.

Las cuentas anuales obligatorias

Las cuentas anuales son un documento que comprende:

  • El Balance de Situación.
  • La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
  • El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
  • El Estado de Flujos de Efectivo.
  • La Memoria el ejercicio.

Las cuentas deben redactarse conforme a uno de los tres modelos establecidos en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad:

  • Normal.
  • Abreviado.
  • Pymes.

Cuentas anuales abreviadas

Podrán presentar el Balance, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la memoria abreviada aquellas sociedades mercantiles que durante dos ejercicios consecutivos cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:

  • El total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros.
  • El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 8.000.000 euros.
  • Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 50.

Las empresas que presenten estas cuentas abreviadas no tendrán obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo.

Por otro lado, podrán presentar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias abreviada los empresas que cumplan al menos dos de las siguientes condiciones:

  • El total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros.
  • El importe neto de cifra anual de negocio no supere los 22.800.000 euros.
  • Que el número medio de empleados durante el ejercicio no supere los 250.

Cuentas anuales pymes

Según la normativa en el RD 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, podrán presentar las cuentas anuales pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

  • El total de las partidas del activo no supere los 2.850.000 euros.
  • El importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
  • Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:

  • Tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.
  • Formen parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
  • Su moneda funcional sea distinta del euro.
  • Se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones específicas en materia contable.

Las pymes elegirán aplicar este modelo o el modelo abreviado. Pero la opción elegida deberá mantenerse al menos tres ejercicios consecutivos.

¿Cuándo y cómo hay que presentar las cuenta anuales?

Las cuentas anuales se elaboran con una periodicidad de 12 meses (salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre o disolución) y deben depositarse en el Registro Mercantil en el plazo de tres meses desde el cierre.

El depósito de las cuentas anuales tendrá lugar por vía telemática y se hace de acuerdo a los modelos normalizados que encontrarás en la página web de los Registradores de España.

Libros Contables y Cuentas Anuales de una empresa: conclusión

Estos son los puntos más importantes a tener en cuenta sobre los libros contables y las cuentas anuales de una empresa: 

  • Los libros contables obligatorios son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
  • Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar la contabilidad y presentar los libros contables y las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
  • Los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad pero NO están obligados a depositarla en el Registro Mercantil.
  • El resto, sociedades no mercantiles y autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos se libran de todo.
  • Solo las empresas están obligadas a presentar las cuentas anuales  en el Registro Mercantil y existen 3 modelos diferentes en función del activo total, la cifra de negocio y el número de trabajadores.

Esperamos que haya quedado un poco más claro. Si tienes cualquier duda no dudes en escribirnos un comentario y trataremos de darte la información cuanto antes 🙂.

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