Te contamos todo lo que necesitas saber para presentar las cuentas anuales de tu empresa: plazos, documentos y el paso a paso para cumplir sin complicaciones.
La presentación de las cuentas anuales es una obligación para todas las empresas, crucial para dar transparencia a su situación económico-financiera. El desafío principal es conocer los documentos que las componen, cómo elaborarlos correctamente y los plazos de presentación para evitar sanciones.
Si necesitas más información sobre cómo llevar la contabilidad de tu PYME, te recomendamos consultar este artículo sobre gestión contable para PYMEs.
A continuación, te explicamos de manera clara el proceso de elaboración y depósito legal de las cuentas anuales.
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Las cuentas anuales son un documento contable, formado por varios informes o estados financieros, que las empresas deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan establecida su sede social.
No hacerlo puede reportar serias sanciones e incluso el cierre de la hoja registral, según establece el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por lo que todas las empresas que estén obligadas a formular, aprobar y depositar, cada año, las cuentas anuales en el mencionado Registro deben hacerlo siguiendo los plazos establecidos para ello.
Las cuentas anuales deben reflejar, de forma estructurada y fiel, la realidad económica y financiera de la empresa. Para ello, integran cinco documentos complementarios e interconectados.
El balance de situación (o balance general) es un documento que indica la buena o mala salud económica de un negocio. Muestra los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa informando así del estado en que se encuentra un negocio y cómo se ha financiado.
Para obtener el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias tendrás que calcular la diferencia entre los ingresos obtenidos por la actividad y los gastos que esta ha reportado. En ganancias deberás incluir ventas o prestaciones de servicios, subvenciones, ingresos financieros, entre otros, mientras que en pérdidas o gastos puedes incluir adquisición de aprovisionamiento, gastos de personal, suministros, gastos bancarios, etc.
Una de las ventajas de tener tu contabilidad automatizada es que podrás obtener este informe en cualquier momento desde la plataforma.
Con este informe completa y detalla la información del Balance y la Cuenta de Resultados. Explica las políticas contables aplicadas, desglosa partidas clave y revela información relevante no visible en otros estados, ofreciendo una visión completa y transparente de la situación de la empresa.
El estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN) refleja los movimientos que afectan a dicho patrimonio neto (PN) durante un ejercicio económico, divididos en el estado de ingresos y gastos reconocidos (EIyGR) y el estado total de cambios en el patrimonio neto (ECPN).
Este documento informa sobre el origen y la utilización de las corrientes de efectivo y sus equivalentes. Refleja todos los cobros y pagos realizados por la empresa en ese año.
Según establece el Plan General de Contabilidad 2021, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios para las empresas que puedan presentar un balance y memoria abreviados.
En ocasiones, pese a que no forman parte de las cuentas anuales, también se pueden requerir otros informes corporativos (internos) o auditorías (externos) como:
Cuando deposites las cuentas anuales en el Registro Mercantil, a los libros como tal debes añadir ciertos documentos imprescindibles:
Formular y aprobar las cuentas anuales antes de su presentación es un proceso meticuloso que requiere precisión, conocimiento contable y atención al detalle, donde la preparación previa es fundamental para obtener un informe fiel de la situación económico-financiera de la empresa y cumplir con las obligaciones legales.
El primer paso es el cierre contable del ejercicio, que implica:
Este trabajo de depuración garantiza que la información de partida sea sólida y fiable. A continuación, viene la elaboración de los documentos fundamentales que conforman las cuentas anuales, es decir, el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), el estado de Flujos de Efectivo (EFE) y la Memoria.
Tras la elaboración técnica, el proceso continúa con tres pasos formales cruciales:
Todas las empresas deben presentar sus cuentas anuales cada año (con algunas excepciones), incluyendo los fondos de pensiones, las Sociedades Anónimas (S.A.), las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.) y las Sociedades Comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
La responsabilidad de elaborar y presentar las cuentas anuales es de los administradores de las empresas. A partir del cierre del ejercicio fiscal, tendrán tres meses para formularlas y presentarlas en junta general para su aprobación.
Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar cuentas anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad, pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y los autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos tampoco tienen la obligación de llevar cuentas anuales.
Tendrán que auditar sus cuentas anuales todas las Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas que cumplan, al menos, dos de los siguientes tres requisitos:
Las empresas tienen tres meses a partir del cierre del ejercicio fiscal, que normalmente se produce el 31 de diciembre, para elaborar sus cuentas anuales y deberán reunirse durante los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado.
El plazo de formulación, legalización, aprobación y presentación de las cuentas anuales quedaría, por tanto, así:
La presentación oficial se lleva a cabo en el Registro Mercantil correspondiente a la provincia donde la empresa tenga su domicilio social. Para efectuarlo, es necesario utilizar la plataforma telemática del Colegio de Registradores, accesible con certificado digital o DNI electrónico.
Este sistema permite la presentación, pago de tasas y subsanación de defectos de forma digital, simplificando el proceso. Una vez depositadas, las cuentas pasan a formar parte del registro público, donde cualquier persona puede consultarlas.
La presentación o depósito de las cuentas anuales es un proceso digital y estandarizado que se realiza íntegramente a través de la plataforma telemática del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España. Las cuentas pueden presentarse presencialmente, en papel o digitalizada (CD o DVD), y telemáticamente.
Para la presentación de las cuentas anuales en papel, deberás descargarte y cumplimentar los modelos en pdf que encontrarás en la página web del Colegio Oficial de Registradores o en el Ministerio de Justicia.
Junto al documento de las cuentas anuales, hay que entregar una ‘instancia de presentación’, una ‘hoja de datos generales de identificación’, y un ‘certificado de aprobación de las cuentas anuales en junta general’, cuyos formularios también podrás descargarte en las páginas citadas.
Para la presentación de las cuentas anuales en un soporte de CD o DVD también necesitarás el programa informático D2. Hay que tener en cuenta que los formularios que se generen con este programa no son válidos para su presentación en papel ya que son formatos diferentes.
En el soporte elegido deberás incluir:
Si prefieres presentar las cuentas anuales de manera telemática, puedes hacerlo a través de la página web del Colegio de Registradores.
Para ello,
1. Darse de alta en el servicio con tu firma electrónica o Cl@ve. Si no tienes firma electrónica, puedes solicitarla en el mismo Colegio de Registradores.
2. Después, necesitarás descargar de manera gratuita el programa necesario D2.
Según el tamaño de la empresa y de la información que se ofrezca, las cuentas anuales pueden ser:
En 2026 se amplían los límites para que una empresa pueda ser considerada pyme y, en consecuencia, pueda acogerse al plan de contabilidad para pequeñas y medianas empresas:
No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:
De acuerdo con el Plan General de Contabilidad 2021, la información incluida en las cuentas anuales debe cumplir con los requisitos de relevancia y fiabilidad.
Es decir, la información se considerará relevante cuando permita, mediante la evaluación de sucesos pasados, presentes o futuros, analizar la situación de la empresa y tomar decisiones económicas. También si ayuda a confirmar o corregir evaluaciones anteriores. Para ello deberá mostrar los riesgos a los que se enfrenta o podría enfrentarse la empresa.
Para ser fiable, deberá estar libre de errores y ser neutral: contener todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin omitir información significativa.
El registro y la valoración de los elementos de las cuentas anuales se desarrollarán también, siguiendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad 2021, aplicando obligatoriamente los siguientes principios contables:
Puede ocurrir que, una vez presentadas las cuentas anuales, detectes que hay algún error, como pueden ser sumas no coincidentes de totales y subtotales o espacios en blanco que obligatoriamente deben rellenarse. Si es así, no hay problema porque pueden corregirse. Aunque el proceso será diferente según la modalidad en que se hayan presentado.
Si las presentaste en papel o en soporte CD o DVD, tendrás que ir a la Oficina del Registro Mercantil con el justificante de la presentación y presentar una solicitud de corrección en la que deberás indicar qué datos son erróneos, así como los nuevos datos, volviendo a entregar para su depósito el formulario de cuentas correcto.
Si fue por internet, solo tendrás que volver a presentar los documentos corregidos.
Recuerda que para modificar las cuentas anuales, deberás contar con la aprobación de la junta general de la empresa.
El incumplimiento de la obligación legal de presentar las cuentas anuales conlleva consecuencias económicas, administrativas y de reputación que pueden afectar seriamente a la continuidad del negocio. Estas sanciones están diseñadas para garantizar la transparencia del mercado y proteger a terceros.
Las sanciones se dividen según la gravedad del incumplimiento:
Más allá de la sanción económica, la falta de presentación genera una cascada de efectos negativos, como la imposibilidad de obtener certificados negativos, la incapacidad para inscribir actos posteriores o la obtención de una calificación negativa en el Registro. Además, todos los administradores responden de forma solidaria a las sanciones impuestas a la sociedad.
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El Consejo de Ministros ha aprobado el proyecto de ley por el cual cambian los criterios de volumen de negocio y activos para las pymes, con el objetivo de reducir las cargas administrativas de las pequeñas y medianas empresas.
Además, también cambian los criterios de consideración de las empresas medianas, que quedarán de la siguiente forma:
Por otro lado, y con el mismo objetivo de aliviar cargas burocráticas a los negocios más pequeños, también se amplían los límites para la obligación de auditar las cuentas anuales, que ahora serán un total activo de 3,565 millones de euros (en vez de los 2,85 millones € anteriores) y un volumen de negocio neto de 7,125 millones de euros (en lugar de 5,7 millones €).
Previsiblemente, este cambio se publicará en el BOE a principios de 2026, por lo que no afectará a los ejercicios iniciados desde el 1 de enero de 2025, sino a los que comiencen el 1 de enero de 2026.
