La presentación de las cuentas anuales 2021 es obligatoria para todas las empresas. Es la mejor manera de garantizar su transparencia al proporcionar los datos de la situación financiera, el patrimonio y los resultados fiscales del negocio ante socios, clientes, proveedores, bancos y aseguradoras.
Este año hay algunas novedades, después de que en julio de 2021 entrara en vigor la Orden JUS/794/2021 por la que se aprobaron los nuevos modelos para su registro y presentación en el Registro Mercantil.
En este artículo repasamos qué son las cuentas anuales, qué documentos las constituyen, cómo presentarlas y cuáles son las novedades para la presentación de las cuentas anuales 2021.
Las cuentas anuales son un documento contable, formado por varios informes o estados financieros que las empresas deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan establecida su sede social.
No hacerlo puede reportar serias sanciones e incluso el cierre de la hoja registral, según establece el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por lo que todas las empresas que estén obligadas a formular, aprobar y depositar, cada año, las cuentas anuales en el mencionado Registro deben hacerlo siguiendo los plazos establecidos para ello.
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Las cuentas anuales de una empresa deben incluir los siguientes documentos:
Una de las ventajas de tener tu contabildad automatizada es que podrás obtener este informe en cualquier momento desde la plataforma.
Según establece el Plan General de Contabilidad 2021, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios para las empresas que puedan presentar un balance y memoria abreviados.
En ocasiones, pese a que no forman parte de las cuentas anuales, también se pueden requerir otros informes corporativos (internos) o auditorías (externos) como:
Todas las empresas deben presentar sus uentas anuales cada año (con algunas excepciones que veremos más adelante), incluidos:
La responsabilidad de elaborar y presentar las cuentas anuales es de los administradores de las empresas. A partir del cierre del ejercicio fiscal, tendrán tres meses para formularlas y presentarlas en junta general para su aprobación.
Los empresarios individuales no tienen la obligación de presentar cuentas anuales: los autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal deben llevar la contabilidad, pero no están obligados a depositarla en el Registro Mercantil; las sociedades no mercantiles y los autónomos que cotizan en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos no tienen la obligación de llevar cuentas anuales.
Las empresas tienen tres meses a partir del cierre del ejercicio fiscal, normalmente el 31 de diciembre, para elaborar sus cuentas anuales y deberán reunirse durante los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y resolver sobre la aplicación del resultado.
Para las empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural, el plazo de depósito y presentación de las cuentas anuales 2021 finaliza el 30 de julio de 2022, esto es, 30 días después a la junta general donde debieron ser aprobadas.
El plazo de formulación, legalización, aprobación y presentación de las cuentas anuales 2021 quedaría, por tanto, así:
Las empresas deben presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia donde tengan establecida su sede social. Pueden hacerlo en papel, en CD o DVD, o telemáticamente a través de la página web Colegio de Registradores.
Según el tamaño de la empresa y de la información que se ofrezca, las cuentas anuales pueden ser:
Según el Real Decreto 1515/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas, podrán presentar las cuentas anuales para pymes las empresas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan al menos dos de las circunstancias siguientes:
No podrán aplicar este modelo de cuentas anuales las empresas que:
De acuerdo con el Plan General de Contabilidad 2021, la información incluida en las cuentas anuales debe cumplir con los requisitos de relevancia y fiabilidad.
Es decir, la información se considerará relevante cuando permita, mediante la evaluación de sucesos pasados, presentes o futuros, analizar la situación de la empresa y tomar decisiones económicas. También si ayuda a confirmar o corregir evaluaciones anteriores. Para ello deberá mostrar los riesgos a los que se enfrenta o podría enfrentarse la empresa.
Para ser fiable, deberá estar libre de errores y ser neutral: contener todos los datos que pueden influir en la toma de decisiones, sin omitir información significativa.
El registro y la valoración de los elementos de las cuentas anuales se desarrollarán también, siguiendo lo establecido en el Plan General de Contabilidad 2021, aplicando obligatoriamente los siguientes principios contables:
1. Empresa en funcionamiento. Las cuentas anuales no tendrán como objetivo determinar el valor de la empresa con fines de venderla o traspasarla, ni el importe que resultaría de su liquidación. Por el contrario, debe considerarse que la empresa continuará en un futuro previsible.
2. Devengo. Los efectos de las transacciones se registrarán cuando ocurran, durante el ejercicio al que se refieran las cuentas anuales, mientras que los gastos y los ingresos que afecten al mismo se contabilizarán con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.
3. Uniformidad. Deberá mantenerse un mismo criterio para transacciones, otros eventos y condiciones que sean similares, mientras que no se alteren los supuestos que motivaron su elección.
4. Prudencia. A la hora de efectuar estimaciones y valoraciones en condiciones de incertidumbre. Sin que eso implique romper con el principio de fidelidad que deben reflejar las cuentas anuales.
5. No compensación. Excepto cuando una norma disponga lo contrario, no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos.
6. Importancia relativa. La aplicación de estos principios y criterios contables dependerá de su importancia relativa en términos cuantitativos o cualitativos. En los casos de conflicto entre estos principios, deberá prevalecer aquel o aquellos que contribuyan mejor a la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales deberán presentarse en el Registro Mercantil de la provincia donde se encuentre situada la sede social de la empresa. Puede presentarse presencialmente, en papel o digitalizada (CD o DVD), y telemáticamente.
Para la presentación de las cuentas anuales 2021 en papel, deberás descargarte y cumplimentar los modelos en pdf que encontrarás en la página web del Colegio Oficial de Registradores o en el Ministerio de Justicia.
Junto al documento de las cuentas anuales, hay que entregar una ‘instancia de presentación’, una ‘hoja de datos generales de identificación’, y un ‘certificado de aprobación de las cuentas anuales en junta general’, cuyos formularios también podrás descargarte en las páginas citadas.
Para la presentación de las cuentas anuales 2021 en un soporte de CD o DVD también necesitarás el programa informático D2. Hay que tener en cuenta que los formularios que se generen con este programa no son válidos para su presentación en papel ya que son formatos diferentes.
En el soporte elegido deberás incluir:
Si prefieres presentar las cuentas anuales de manera telemática, puedes hacerlo a través de la página web del Colegio de Registradores.
Para ello, primero habrá que darse de alta en el servicio con tu firma electrónica. Si no tienes firma electrónica, puedes solicitarla en el mismo Colegio de Registradores.
Después, necesitarás descargar de manera gratuita el programa necesario D2 (para ejercicios iniciados desde el 01-01-2020 y cerrados antes del 01 de diciembre de 2021). Esta versión incluye la hoja COVID obligatoria para cuentas presentadas a partir del 27 de julio de 2021.
Puede ocurrir que, una vez presentadas las cuentas anuales, detectes que hay algún error, como pueden ser sumas no coincidentes de totales y subtotales o espacios en blanco que obligatoriamente deben rellenarse. Si es así, no hay problema porque pueden corregirse. Aunque el proceso será diferente según la modalidad en que se hayan presentado.
Si la presentaste en papel o en soporte CD o DVD, tendrás que ir a la Oficina del Registro Mercantil con el justificante de la presentación y presentar una solicitud de corrección en la que deberás indicar qué datos son erróneos, así como los nuevos datos, volviendo a entregar para su depósito el formulario de cuentas correcto.
Si fue por internet, solo tendrás que volver a presentar los documentos corregidos.
Recuerda que para modificar las cuentas anuales, deberás contar con la aprobación de la junta general de la empresa.
Con la entrada en vigor de la Orden JUS/794/2021, se aprobaron modelos nuevos para el registro y presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
En esta orden destacan tres novedades respecto al modelo anteriormente vigente.
La primera de ellas afecta a la instancia de presentación de los modelos de depósito de cuentas de las sociedades que han sometido sus cuentas anuales a auditoría.
A partir de ahora, esta instancia deberá incluir la fecha de emisión del informe de auditoría, deberán indicar qué tipo de auditoría fue -voluntaria u obligatoria- y el número de ROAC del auditor o sociedad de auditoría que ha emitido el informe, contemplando a su vez la posibilidad de intervención de más de un auditor o entidad auditora.
La segunda novedad se refiere a la información no financiera, que deberá presentarse de manera independiente del orden del día para su aprobación en la junta general de accionistas y como anexo al informe de gestión.
Deberá ponerse a disposición del público de forma gratuita y fácilmente accesible en el sitio web de la sociedad dentro de los seis meses posteriores a la fecha de finalización del año financiero y por un período de cinco años. Esta medida está justificada, según especifica la orden, por “la posibilidad de su posterior utilización para la confección de estudios económicos o estadísticos” ya que “dicha separación facilitará ese tratamiento informático posterior”.
Por último, se introdujo con carácter excepcional y transitorio en el modelo de presentación de las cuentas del ejercicio 2020 la hoja de declaración COVID 19, con el objetivo de analizar la repercusión del estado de alarma por la pandemia COVID en las empresas. Dicha hoja permitirá también este año, 2022, analizar esos efectos en las cuentas anuales de 2021 y valorar las medidas de política económica puestas en marcha. Una información que, indican, “resultará de enorme interés para unidades ministeriales y áreas de investigación de la Administración pública a las que se dé acceso a estos datos”.
La presentación de las cuentas anuales es fundamental para tu negocio. Además de ser obligatoria (y no hacerlo conlleva importantes sanciones económicas), representa una excelente oportunidad para analizar el estado financiero de tu empresa y tomar decisiones en el futuro. Puedes simplificar muchísimo esta operación con la ayuda de un programa que tenga ya todos los datos contabilizados y organizados.
Las empresas tienen tres meses a partir del cierre del ejercicio fiscal, normalmente el 31 de diciembre, para elaborar sus cuentas anuales. Deberán reunirse durante los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobarlas y tomar una decisión sobre la aplicación del resultado. Para este año, los plazos son:- Formulación de las cuentas anuales por los administradores de la entidad: hasta el 31 de marzo de 2021.- Legalización de los libros contables: hasta el 30 de abril de 2021 - Aprobación de las cuentas anuales por la junta general: hasta el 30 de junio de 2021 - Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil: hasta el 30 de julio de 2021
Todas las empresas deben presentar sus cuentas anuales cada doce meses, incluidos los fondos de pensiones, las Sociedades Anónimas (S.A.), las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.L.), las Sociedades Comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
