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¿Por qué es tan importante digitalizar tu empresa?

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¿Por qué es tan importante digitalizar tu empresa?

¿Aún no has digitalizado tu negocio? Operar una compañía en pleno 2018 y no dar el paso a lo digital es lo más parecido a la crónica de una muerte anunciada. No habrá manera de competir con un negocio digital de tu mismo sector.

Digitalizar una empresa no consiste en escanear las facturas o comprar más ordenadores, sino que implica repensar todos los procesos e integrarlos en un sistema de gestión de proyectos online, para así poder trabajar de manera mucho más eficiente. Exige una inversión inicial de tiempo y recursos, pero esa inversión será retornada en un lapso de tiempo no demasiado lejano.

Veamos qué ventajas comporta la digitalización de una empresa:

Fácil acceso

Una vez que la información (ingresos, facturas, etc.) ha sido transferida al formato digital a través de una herramienta como Holded, entonces será mucho más sencillo acceder a esa fuente de información.  Es infinitamente más sencillo encontrar esos documentos en el escritorio de tu portátil –o cualquier dispositivo con el que estés habituado a trabajar–, que encontrarlos en los cajones o en un archivador.

Esto cobra más importancia aún cuando se trabaja en varios sitios a la vez, ya que el almacenamiento digital de información hace que no perdamos tiempo en esperar correos o pedidos postales. Mejor todo en línea, accesible a un click.

Mejor gestión de la seguridad

Es más sencillo gestionar la seguridad online con las herramientas que existen en la actualidad que gestionarla en un entorno analógico. ¿Para qué seguir trabajando con documentos de papel que pueden ser sustraídos o, más probable aún, extraviados?

Con las aplicaciones en red tipo Holded, puedes controlar quién tiene acceso a ciertas funcionalidades, quién gestiona ciertos archivos o incluso cuántas personas trabajan con el mismo. Por otra parte, en el entorno digital tienes la posibilidad de almacenar documentos fuera de esta plataforma con una empresa de seguridad especializada en la nube.

Gestión de contratos más sencilla

La utilidad de la digitalización no se acaba en los procesos internos, también sirve para facilitar el trabajo con personas que están fuera de la organización. En este sentido, muchas empresas tienen la preocupación de cómo procesar los contratos, que a menudo se intercambian entre diferentes sitios durante las negociaciones.

Ahora, gracias  a la digitalización, es posible firmarlos de forma remota y todo el proceso se simplifica sin reuniones cara a cara, con lo que se gana mucha agilidad cuando se trabaja con compañías ubicadas en lugares distintos.

Fomentar la sostenibilidad medioambiental

La impresión de publicidad comercial puede ser tremendamente inútil, así como la impresión de cada documento que se genera en la oficina; en especial si tenemos en cuenta que el elevado uso de papel contribuye significativamente a la contaminación ambiental.

Si se quiere reducir los desperdicios de oficina, el salto al entorno digital es un paso necesario. El reciclaje es muy útil, claro, pero la mejor estrategia para construir un planeta sostenible pasa por no generar residuos de ningún tipo. Ahorrar en materiales a través del entorno digital es siempre la mejor opción.

Ahorro de dinero

Al pasar al sistema digital y prescindir del papel, se eliminarán todos los costos postales o de impresión, mientras que los procesos diarios se acelerarán de manera considerable. En todos los casos, la digitalización es un verdadero ahorro de dinero. Asimismo, los empleados rentabilizarán mejor su salario porque serán más productivos al no perder el tiempo en mover papeleo. La digitalización, en la práctica, ayuda a crear un entorno de trabajo productivo, lo que resulta en un mayor retorno de la inversión y un negocio más rentable.