¿Cómo se calculan las retenciones en una nómina paso a paso?

Un error en la retención de una nómina sale caro. Hacienda puede reclamar las diferencias, el trabajador se encuentra con una devolución menor de la esperada en la declaración de la renta y la empresa responde solidariamente del importe no ingresado. La retención no funciona como un porcentaje estándar: cada empleado tiene su propio tipo, que la empresa calcula siguiendo el algoritmo oficial de la AEAT.

En este artículo encontrarás, paso a paso, cómo se calculan las dos retenciones que figuran en cualquier nómina (el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador), qué datos personales y salariales entran en juego y qué tramos aplicar, incluyendo un ejemplo completo con cifras y la tabla del IRPF actualizada, además de los mínimos de retención por tipo de contrato y las novedades vigentes.

¿Qué son las retenciones en una nómina?

Las retenciones de una nómina son las cantidades que la empresa descuenta cada mes del salario bruto del trabajador para ingresarlas en su nombre en la Agencia Tributaria (IRPF) y en la Seguridad Social. Funcionan como un anticipo del impuesto sobre la renta y como aportación del empleado a las prestaciones públicas.

La diferencia entre salario bruto y salario neto viene determinada precisamente por estas retenciones: el bruto es lo que figura en el contrato y el neto es lo que llega a la cuenta del trabajador después de aplicar el IRPF y las cotizaciones sociales obligatorias.

¿En qué se diferencian la retención y el ingreso a cuenta?

La retención se aplica cuando la retribución es en metálico (nómina mensual, paga extra o atrasos). Por otro lado, el ingreso a cuenta se aplica cuando hay retribuciones en especie (como seguro médico, vehículo y vivienda). Ambos son anticipos del IRPF, pero el ingreso a cuenta lo asume la empresa, salvo que se descuente al trabajador por acuerdo.

¿Por qué la empresa es el sujeto retenedor?

La normativa establece que la empresa es quien está obligada a practicar la retención: calcular el tipo, descontar el importe del bruto, ingresarlo en la AEAT y declararlo. Si la empresa no retiene correctamente, el artículo 99 de la Ley del IRPF establece su responsabilidad solidaria por las cantidades no ingresadas, junto a un régimen sancionador que veremos más adelante.

¿Qué tipos de retenciones aparecen en una nómina?

En una nómina española conviven dos retenciones obligatorias. A veces aparecen además otros descuentos, que se confunden con retenciones fiscales pero no lo son. Vale la pena distinguir cada bloque antes de revisar el recibo.

Retención de IRPF

Es el anticipo del impuesto sobre la renta. La empresa calcula un porcentaje individualizado para cada trabajador en función de su salario y su situación personal, lo descuenta del bruto y lo ingresa cada trimestre o cada mes en el modelo 111.

Cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador

Son las aportaciones obligatorias que financian pensiones, sanidad pública y desempleo. Suponen alrededor del 6,50 % de la base de cotización para un contrato indefinido, repartidas entre contingencias comunes, desempleo, formación profesional y MEI.

¿Hay otros descuentos que no son retenciones fiscales?

Pueden aparecer anticipos, embargos judiciales o descuentos por deuda con la empresa. No se trata de retenciones del IRPF ni cotizaciones, pero sí reducen el neto. Estos importes deben figurar en partidas separadas para evitar errores en la regularización.

En la práctica, la fórmula que un responsable de nóminas aplica cada mes es:

Bruto - IRPF - SS trabajador - otros descuentos = Neto

¿Qué factores determinan la retención de IRPF de un trabajador?

El tipo de retención no se fija a ojo ni por categoría laboral. La AEAT exige aplicar un cálculo individualizado que tiene en cuenta siete factores:

• Retribución bruta anual prevista (salario fijo, variables y retribuciones en especie).
• Situación civil y cónyuge a cargo (matrimonio, viudedad, divorcio…).
• Número de hijos y otros descendientes con derecho a mínimo.
• Ascendientes a cargo y familiares con discapacidad.
• Tipo y duración del contrato (indefinido, temporal, formativo).
• Grado de discapacidad del propio trabajador, si es igual o superior al 33 %.
• Comunidad autónoma de residencia, incluido el régimen especial de Ceuta y Melilla.

Toda esta información se recoge en el modelo 145, un documento interno que el trabajador entrega a la empresa al incorporarse y actualiza cuando cambian sus circunstancias. La empresa lo conserva (no se presenta a Hacienda) y lo utiliza para alimentar el cálculo.

Por ejemplo, si tu empleado se casa, tiene un hijo o se traslada a otra comunidad autónoma, debe entregarte un nuevo modelo 145 y tú tienes que recalcular el tipo con los nuevos datos. La empresa no puede aplicar un porcentaje inferior al que resulte del algoritmo oficial, pero el trabajador sí puede solicitar un tipo superior por escrito.

¿Cuáles son los tramos del IRPF en 2026?

La escala que se aplica al cálculo de la retención combina un tramo estatal y un tramo autonómico. Los porcentajes que figuran a continuación son los del tipo medio resultante de sumar ambos componentes para 2026:

El mínimo exento en 2026 se sitúa en 15.876 € anuales para un trabajador soltero, sin hijos y con un único pagador. Por debajo de esa cifra no procede retención alguna, salvo que el contrato exija un mínimo del 2 %.

Consulta nuestro artículo con las tablas completas de IRPF para 2026 para más información.

Tramo estatal frente a tramo autonómico

La escala estatal es común a todo el territorio, pero cada comunidad autónoma aprueba su propia escala autonómica. Eso significa que el mismo trabajador, con el mismo salario, puede tener un tipo distinto en Madrid, Cataluña o Andalucía. Para el cálculo se usa la escala consolidada de la comunidad donde reside el empleado a 1 de enero del ejercicio.

Importante: la empresa no aplica un porcentaje fijo de la tabla. Calcula un tipo individualizado para cada trabajador siguiendo el algoritmo oficial de la AEAT, que combina los tramos con el mínimo personal y familiar y otras minoraciones.

¿Cómo se calculan las retenciones de IRPF paso a paso?

El algoritmo oficial de la AEAT consta de seis pasos. El orden importa: cada paso depende del anterior y un error en la base inicial arrastra todo el cálculo. Conviene tener los datos del modelo 145 a mano antes de empezar.

Paso 1. Calcular la retribución íntegra anual prevista

Suma el salario fijo anual, los variables previsibles, las retribuciones en especie y los atrasos. Excluye las indemnizaciones exentas y las dietas exoneradas por la AEAT. Esta cifra es la base sobre la que se construye todo el cálculo.

Paso 2. Aplicar las minoraciones para obtener la base del tipo

Resta las cotizaciones de la Seguridad Social a cargo del trabajador, los derechos pasivos, las pensiones compensatorias fijadas por sentencia y las cuotas a mutualidades obligatorias. Aplica también la reducción por irregularidad cuando proceda (rendimientos generados en más de dos años).

Paso 3. Determinar el mínimo personal y familiar

El mínimo del contribuyente parte de 5.550 € y se incrementa por cada hijo, ascendiente o discapacidad acreditada. Este importe no se resta directamente de la base: se usa para calcular una segunda cuota que minora la primera.

Paso 4. Aplicar los tramos para obtener las cuotas

Calcula dos cuotas distintas. La cuota 1 resulta de aplicar la escala progresiva a la base obtenida en el paso 2. La cuota 2 resulta de aplicar la misma escala al mínimo personal y familiar del paso 3. La diferencia entre ambas es la cuota de retención anual.

Paso 5. Calcular el tipo de retención

Divide la cuota de retención entre la retribución íntegra anual del paso 1 y multiplica por 100. Redondea a dos decimales. Si el resultado es inferior al mínimo legal previsto para ciertos contratos (por ejemplo, el 2 % en contratos temporales menores a un año), aplica el mínimo.

Paso 6. Aplicar el tipo a cada nómina mensual

Multiplica el salario bruto del mes por el tipo obtenido y resta el resultado del bruto. Si durante el año cambian las circunstancias del trabajador (subida salarial, nuevo hijo, traslado de comunidad), recalcula el tipo y aplica el nuevo porcentaje desde la siguiente nómina.

Ejemplo práctico: cálculo completo de la retención de IRPF

Como la teoría no es igual que la práctica, aquí te dejamos un ejemplo de desarrollo del cálculo para un trabajador tipo. Las cifras intermedias son aproximadas y no incluyen todas las minoraciones que aplica el algoritmo oficial: para realizar el cálculo exacto conviene usar la calculadora de la sede de la AEAT o un programa de nóminas.

Datos del trabajador

Desarrollo paso a paso

Resultado en la nómina mensual

Las cifras son orientativas. El algoritmo de la AEAT introduce minoraciones adicionales (reducción por rendimientos del trabajo, ajustes por situación familiar, escala autonómica específica) que pueden modificar el resultado en uno o dos puntos. Por eso conviene comprobar siempre el tipo con la calculadora oficial antes de configurar la primera nómina.

¿Cuáles son las retenciones mínimas según el tipo de contrato?

El reglamento del IRPF fija porcentajes mínimos para determinados contratos, con independencia del resultado del algoritmo general. Estos mínimos garantizan un anticipo cuando el trabajador está por debajo del exento o cuando la relación laboral tiene características especiales. Estos son los casos más habituales:

En un contrato de prácticas, por ejemplo, la empresa debe retener al menos el 2 % aunque el algoritmo arroje un tipo inferior. Si el resultado del cálculo general fuese superior, prevalece el tipo general.

¿Cómo se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador?

Las cotizaciones del trabajador se calculan sobre la base de cotización mensual, no sobre el bruto literal. La base se forma con el salario bruto más la prorrata de pagas extra y tiene un tope mínimo y un tope máximo según grupo de cotización y categoría. Estos son los porcentajes a cargo del empleado:

El tope máximo de cotización para 2026 se fija en 5.101,20 € mensuales. Cualquier salario por encima de esta cifra cotiza igual hasta el tope, no por la totalidad del bruto. Las bases de cotización específicas por grupo profesional se actualizan cada año en la Orden Ministerial.

Conviene no confundir la cuota del trabajador (en torno al 6,50 %) con la cuota total empresa más trabajador, que ronda el 36 % de la base. La parte del trabajador es la única que aparece como descuento en la nómina; la de la empresa se ingresa por separado en el TC2.

¿Cuándo y cómo se regularizan las retenciones

La regularización consiste en recalcular el tipo de retención cuando las circunstancias del trabajador cambian a lo largo del ejercicio. No se espera al final del año: la nueva retención se aplica desde la nómina del mes en que se produce el cambio. Algunos de los supuestos que obligan a regularizar son:

• Subida o bajada del salario anual previsto.
• Matrimonio, divorcio, viudedad o fallecimiento del cónyuge.
• Nacimiento, adopción o fallecimiento de un hijo.
• Reconocimiento o cambio de grado de discapacidad propio o de familiares a cargo.
• Cambio de residencia entre comunidades autónomas.
• Solicitud voluntaria del trabajador para que se le retenga un tipo superior.

Ante cualquiera de estos casos, el trabajador entrega a su empleador un nuevo modelo 145 con los datos actualizados. La empresa recalcula el tipo aplicando los seis pasos del algoritmo con la nueva información y aplica el porcentaje resultante desde la siguiente nómina. Si el cambio ocurre a mitad de año, el nuevo tipo se calcula sobre lo que falta del ejercicio, no sobre las nóminas ya cobradas.

Por ejemplo, si un empleado recibe una subida de 200 € brutos al mes en julio, la empresa actualiza el salario anual previsto, recalcula el tipo y lo aplica desde la nómina de agosto. Las nóminas de enero a julio no se rehacen.

Novedades en las retenciones de IRPF para 2026

El ejercicio 2026 trae varios ajustes que afectan al cálculo de retenciones y que debes revisar antes de configurar la primera nómina del año, sobre todo si habías parametrizado los porcentajes manualmente.

Estos datos se actualizan con la publicación anual del algoritmo en la sede electrónica de la AEAT y con la Orden de Cotización a la Seguridad Social. La Orden suele publicarse entre marzo y mayo: revísala antes de configurar los parámetros del año en la herramienta de nóminas.

Errores frecuentes al calcular las retenciones en nómina

La mayoría de incidencias en retenciones nacen del mismo punto: trabajar con datos desactualizados o mezclar conceptos. Estos son los errores que más aparecen en revisiones de asesorías y auditorías internas.

• No actualizar el modelo 145 cuando el trabajador cambia de situación familiar o salarial.
• Aplicar el mínimo del 2 % a un contrato indefinido sin que corresponda.
• Olvidar la regularización tras una subida salarial o un cambio de comunidad autónoma.
• No incluir las retribuciones en especie en la base anual.
• Confundir la cuota del trabajador con la cuota total empresa más trabajador al estimar el coste laboral.
• No entregar el certificado de retenciones al trabajador antes del periodo de declaración.
• Presentar el modelo 190 sin cuadrar con la suma de los modelos 111 del ejercicio.
• No archivar los modelos 145 durante los 4 años de prescripción tributaria.

Un software de gestión de RRHH como Holded te ayuda a evitar casi todo lo anterior: aplica el algoritmo de la AEAT con los datos de cada modelo 145, prepara los 111 y el 190 sin re-trabajo y te avisa cuando un cambio de salario o de situación familiar pide una nueva regularización.

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Preguntas frecuentes

¿Quién paga realmente las retenciones de la nómina?

La retención corresponde al trabajador: forma parte de su salario bruto y figura como descuento en su recibo. La empresa actúa como sujeto retenedor, lo que significa que descuenta el importe del bruto y lo ingresa en la AEAT en nombre del empleado. En la declaración de la renta del año siguiente, el trabajador podrá deducirse las retenciones ya practicadas.

¿Qué retención tiene el salario mínimo interprofesional?

El SMI está exento de retención de IRPF. Si el salario bruto anual de un trabajador no supera los 1.221 € al mes en 14 pagas (17.094 € brutos anuales) que constituyen el SMI en 2026, la empresa no debe practicar retención por IRPF en la nómina.

Sin embargo, sí se descuentan las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador (en torno al 6,48 %), por lo que el neto mensual ronda los 1.142 €. Por otro lado, estar exento de retención no equivale a estar exento de presentar la declaración de la Renta: en caso de tener más de un pagador o ingresos adicionales por encima de los umbrales fijados por Hacienda, se mantiene la obligación de presentarla.

¿Qué ocurre si la empresa retiene de más durante el año?

El exceso retenido no se pierde. En la declaración de la renta, el trabajador suma el total de retenciones practicadas durante el ejercicio y, si supera la cuota a pagar por IRPF, Hacienda le devuelve la diferencia. Una retención elevada solo significa un anticipo mayor: el impuesto definitivo es siempre el que resulta de la declaración anual.

¿Puedo pedir a mi empresa que me retenga un porcentaje mayor del IRPF?

Sí. El trabajador puede solicitar por escrito a la empresa que aplique un tipo de retención superior al que resulte del algoritmo oficial. Esta opción es habitual entre quienes tienen varios pagadores o ingresos extra previsibles y quieren evitar pagar de golpe en la declaración. La empresa no puede aplicar un tipo inferior al que arroje el cálculo oficial, pero sí superior si el empleado lo pide.

¿La retención se aplica también sobre la paga extra?

Sí, pero el porcentaje aplicado sobre la paga extra es el mismo tipo de retención calculado al inicio del ejercicio para todo el salario. La AEAT prorratea la paga en el cálculo del salario anual previsto, por lo que en el momento de cobrar la paga extra ya está incluida en el tipo. No se aplica una retención distinta ni una reducción adicional.