¿Cómo rellenar el modelo 111 y cuándo debemos presentarlo?

El modelo 111 es la autoliquidación trimestral con la que empresas y autónomos declaran e ingresan en Hacienda las retenciones de IRPF que han practicado a sus trabajadores y a los profesionales que les facturan. Ese dinero no es tuyo: lo retienes en nombre del trabajador o del profesional y lo adelantas a la Agencia Tributaria.

Es una de las obligaciones fiscales más habituales y también de las que más sanciones genera cuando se presenta tarde o con errores. A lo largo de este artículo verás quién está obligado, qué importes se declaran, cuándo vencen los plazos y cómo cumplimentar cada casilla. Si eres autónomo, recuerda que el 111 es solo uno de los modelos de tu declaración trimestral de autónomos.

¿Qué es el modelo 111?

El modelo 111 sirve para declarar las retenciones de IRPF que tú, como pagador, has descontado a trabajadores u profesionales durante el trimestre.

Ese dinero no es un beneficio tuyo: lo retienes en la nómina o en la factura y lo ingresas en la Agencia Tributaria en nombre del trabajador o del profesional.

Para quien soporta la retención funciona como un pago a cuenta de su propia declaración de la renta. Por eso el modelo 111 solo afecta a quien paga rentas sujetas a retención, nunca a quien las cobra.

Por ejemplo, si pagas 20.000 € en nóminas y has retenido 3.000 € de IRPF, en el modelo 111 declararás 20.000 € de percepciones y 3.000 € de retenciones a ingresar. Aprende cómo contabilizar correctamente el modelo 111 en este artículo.

¿Quién está obligado a presentar el modelo 111 a la AEAT?

Están obligados a presentar el modelo 111 las empresas y autónomos que hayan practicado retenciones de IRPF sobre alguno de estos tipos de renta:

La obligación nace del artículo 74 del Reglamento del IRPF para todo el que satisfaga rentas sujetas a retención. Los porcentajes de las nóminas dependen de cada situación personal, que puedes consultar en la tabla de IRPF.

Esta obligación se comunica a Hacienda al darte de alta en la actividad con el modelo 036, donde marcas que practicarás retenciones. Un matiz importante: si tienes trabajadores a los que aplicas una retención del 0%, sigues estando obligado a presentar el modelo.

¿Cuándo se presenta el modelo 111?

Igual que muchos otros modelos tributarios, el modelo 111 se presenta dentro de los 20 días posteriores al final de cada trimestre:

• Primer trimestre: del 1 al 20 de abril, ambos incluidos.
• Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio, ambos incluidos.
• Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre, ambos incluidos.
• Cuarto trimestre: del 1 al 20 de enero, ambos incluidos.

Si el día 20 cae en sábado, domingo o festivo, el plazo se prorroga hasta el siguiente día hábil. Y si quieres domiciliar el pago, tienes que presentar la declaración al menos 5 días antes del fin del plazo.

Las grandes empresas y las administraciones públicas con presupuesto superior a 6 millones de euros presentan el modelo de forma mensual, también en los 20 primeros días del mes siguiente. Al cierre del año, todas las declaraciones del 111 deben cuadrar con el modelo 190, que es el resumen anual y se presenta en enero.

¿Cómo rellenar el modelo 111 paso a paso?

Antes de empezar, reúne todas las facturas de profesionales con retención y las nóminas del trimestre. Con esos datos podrás cumplimentar el modelo sin tener que pararte a buscar nada a mitad del proceso.

A continuación, entra en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, busca el modelo 111 e identifícate con certificado digital o Cl@ve PIN. Desde ahí accedes al formulario online que vas a rellenar a continuación.

Antes de empezar, toma nota de estas tres precisiones para no cometer errores al rellenar el modelo 111:

• Manda la fecha de pago: la obligación de retener nace en el momento en que abonas la renta, no cuando la nómina o la factura llevan fecha (artículo 78 del Reglamento del IRPF).
• Cuentas personas, no nóminas ni facturas: las casillas de perceptores (01, 04, 07 y 10) piden cuántas personas han recibido esas rentas, no cuántas veces se las has pagado.
• Declaras lo que retuviste, aunque te hayas quedado corto: en las casillas de retenciones va lo que descontaste de verdad, no lo que tendría que haber salido. Si hay un descuadre y lo detectas a tiempo, regularizarlo en la nómina siguiente sale mucho más barato que esperar al modelo 111.

Declarante y devengo

En el apartado de declarante introduces tu NIF y tus datos fiscales (nombre y apellidos o razón social). En el devengo indicas el ejercicio y el periodo: 1T, 2T, 3T o 4T si declaras por trimestres, o el mes correspondiente (01 a 12) si lo haces mensualmente.

Liquidación: rendimientos del trabajo (casillas 01-06)

Este primer subapartado recoge las retenciones de las nóminas, separando las percepciones en dinero de las que se pagan en especie.

Opinión de nuestro experto

“El fallo más frecuente, sobre todo en facturas de proveedores, es no detectar que una persona física que ejerce una actividad profesional (abogados, arquitectos, etc.) debe llevar retención. Si esa retención no se practica ni se declara, el modelo 111 del trimestre queda incompleto y, al cierre, descuadra con el resumen anual del modelo 190, que es justo donde Hacienda cruza los datos. Además, no practicar la retención es una infracción que recae sobre quien paga la factura. Y el colmo: has pagado la factura íntegra al proveedor y, encima, Hacienda te reclama a ti que le ingreses esa retención que ya le abonaste de más al emisor. Un lío que sale caro”.

Liquidación: actividades económicas (casillas 07-12)

Este bloque está reservado a las retenciones de IRPF de los servicios profesionales que te han facturado durante el periodo.

Liquidación: apartados III, IV y V (casillas 13-27)

Los siguientes apartados funcionan igual que los anteriores (número de perceptores, importe o valor y retención o ingreso a cuenta), pero para tipos de renta menos frecuentes:

Total liquidación (casillas 28-30)

El último bloque calcula el resultado final de la declaración a partir de todo lo anterior.

Ten en cuenta que, en este modelo, el carácter negativo no significa que te vayan a devolver, sino que no tienes que ingresar nada. En el caso de que, por un error, hayas pagado de más, la vía para reclamarlo es la rectificación.

Cuando lo tengas cuadrado, solo queda firmar e indicar lugar y fecha. También puedes ahorrarte todo el proceso con un programa que rellena los modelos tributarios de forma automática.

Cómo prepararse para el modelo 111 cuando eres autónomo y comienzas a contratar

Juan José Cigarrán nos da un protocolo a tener en cuenta cuando se comienza a contratar.

Al comenzar conviene separar dos frentes:

En rendimientos del trabajo (nóminas)

Esto es terreno del departamento laboral. Hay que pedir el modelo 145 a los trabajadores cada año para ver si ha cambiado su situación familiar, y recalcular la retención todos los meses por si ha habido variables: primas, comisiones, cambios de sueldo, etc.

Es un tema delicado que hay que mirar con cariño. Holded tiene una solución de nóminas muy interesante, pero precisamente por eso conviene prestar atención:* el autónomo debería confirmar con quien le lleve las nóminas que está aplicando estas precauciones*.

En facturas de proveedores

La clave es recordar que las retenciones afectan generalmente a profesionales (abogados, arquitectos…). Si ves una factura de una persona física (que no es SL ni SA) que no lleva retención, ojo: hay que revisar si por su actividad procede practicársela.

Y un tema aparte: las facturas del extranjero.

Algunas pueden llevar retención por el Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR), aunque esas no se declaran en el 111. Van en su propio circuito: el modelo 216 (autoliquidación periódica) y el modelo 296 (resumen anual). Es un punto que se pasa por alto con facilidad a medida que el negocio se internacionaliza.

Y, ya que la cesión de derechos de imagen suele generar dudas y apenas se trata, estoy preparando un post completo dedicado a ese tema, por si os encaja como contenido nuevo o como complemento al del 111. Lo he escrito siguiendo el estilo de vuestro blog y os lo haré llegar mañana por la tarde."

¿Cómo se debe presentar el modelo 111?

El modelo 111 se presenta por internet, en la Sede Electrónica de la AEAT, con certificado digital, firma electrónica o Cl@ve PIN. Si eres una sociedad, la presentación electrónica es obligatoria. Las personas físicas pueden, además, presentarlo en papel impreso generado desde la propia sede.

Para pagarlo tienes tres opciones:

• Cargo directo en tu cuenta bancaria en el momento de presentar.
• Número de Referencia Completo (NRC) que te facilita tu banco.
• Domiciliación bancaria, presentando la declaración al menos 5 días antes del fin del plazo.

Una advertencia: el modelo 111 no se puede aplazar ni fraccionar. Al tratarse de dinero que has retenido a terceros, Hacienda no admite aplazamientos, así que conviene tener el importe disponible antes de presentarlo.

¿Qué sanciones conlleva presentar el modelo 111 fuera de plazo?

Presentar el modelo 111 fuera de plazo puede conllevar consecuencias económicas para el autónomo o la empresa, incluso si el resultado de la declaración es cero. El importe de la sanción depende de varios factores, como si has presentado el modelo de forma voluntaria o si ha sido Hacienda quien ha detectado el incumplimiento y si existe o no perjuicio económico para la Administración.

• Presentación fuera de plazo sin requerimiento previo. Si presentas el modelo 111 tarde, pero antes de que Hacienda te lo requiera, se te aplicará un recargo por declaración extemporánea: 1% fijo + un 0,25% adicional por cada mes completo de retraso (hasta los 12 meses). A partir del mes 13, se añade además interés de demora y una posible sanción.
• Presentación fuera de plazo con requerimiento previo. Si es Hacienda quien detecta el retraso y te envía un requerimiento, podrías enfrentarte a una sanción mínima del 50% del importe no ingresado, que puede aumentar en función de la gravedad o la reiteración del incumplimiento.
• Modelo 111 con resultado cero (sin importe a ingresar). Aunque no existan retenciones que declarar, si no presentas el modelo en plazo, se considera igualmente una infracción formal, con sanciones de hasta 200 €.

¿Cómo rectificar un modelo 111 ya presentado?

Si has cometido un error al presentar el modelo 111, ya sea porque declaraste una cantidad incorrecta, omitiste datos o incluiste retenciones que no correspondían, no te preocupes, es posible rectificarlo, siempre que lo hagas correctamente.

Puedes corregir el modelo siempre que te des cuenta del error, tanto si has ingresado de más como si has declarado menos. La forma de proceder dependerá del tipo de error y si el modelo fue presentado dentro o fuera de plazo.

Mediante una declaración complementaria: si olvidaste incluir retenciones o declaraste una cantidad inferior a la que debías, tienes que presentar una declaración complementaria al trimestre ya presentado.

1. Marca la casilla de "Declaración complementaria" en el modelo.
2. Introduce los importes totales correctos (no solo la parte adicional).
3. El sistema recalculará automáticamente el importe a ingresar.
4. Tendrás que abonar también los recargos por presentación extemporánea, si corresponden.

Mediante solicitud de rectificación ante la AEAT: si lo que hiciste fue un ingreso mayor del que correspondía o incluiste una retención por error, puedes solicitar la rectificación del modelo y pedir la devolución del exceso.

1. Accede a la Sede Electrónica de la AEAT.
2. Entra en "Rectificación de autoliquidaciones".
3. Rellena la solicitud explicando el motivo del error y adjunta documentación, si es necesario.
4. Hacienda revisará tu caso y, si procede, emitirá una devolución o compensación.

Puedes presentar una declaración complementaria en cualquier momento, pero cuanto antes lo hagas, menor será el recargo o sanción. La solicitud de rectificación puede hacerse dentro de los 4 años siguientes a la presentación, siempre que no haya prescrito el derecho.