¿Qué es el certificado de retenciones de una empresa y cómo se obtiene?

Cada campaña de la Renta reabre las mismas dudas alrededor del certificado de retenciones: la empresa tiene que emitirlo a tiempo y el trabajador o el profesional lo necesita para cuadrar su declaración. Detrás hay un flujo de retenciones de IRPF que se acumulan durante todo el año y que este documento reúne para que cada parte cumpla con Hacienda.

Si gestionas una empresa o facturas como autónomo, te conviene tener claro cómo funciona. En este artículo verás quién está obligado a emitirlo, qué datos debe contener, cuándo hay que entregarlo, cómo pedirlo si no llega y qué sanción conlleva no hacerlo.

¿Qué es el certificado de retenciones de una empresa?

El certificado de retenciones de una empresa es un documento oficial que recoge el total de las cantidades pagadas a una persona durante el ejercicio y las retenciones de IRPF aplicadas sobre esas cantidades. Lo emite el pagador (la empresa o el autónomo) y lo recibe el perceptor: un empleado, un profesional que ha facturado o el propietario de un local alquilado.

En el certificado solo figuran las retenciones que se han practicado de forma efectiva. Si hay facturas impagadas o una nómina pendiente, esos importes no aparecen hasta que se abonan. No se debe confundir con el certificado de ingresos, que sí recoge lo que se ha pagado, sin especificar cuánto se ha retenido.

¿Quién está obligado a emitir el certificado de retenciones?

Según el artículo 108.3 del Reglamento del IRPF, la obligación recae sobre el retenedor, es decir, quien paga rentas sujetas a retención. Da igual que la empresa sea una sociedad limitada, una anónima, una cooperativa o un autónomo con personal a su cargo. Si ha practicado retenciones, tiene que expedir un certificado individual por cada perceptor.

En la práctica, una empresa debe entregar el certificado de retenciones a:

• Trabajadores por cuenta ajena: todos los que hayan estado contratados durante el año anterior, aunque solo fuera parte del ejercicio.
• Profesionales autónomos a los que se haya pagado una factura con retención de IRPF, con un certificado por cada trabajo abonado.
• Arrendadores de inmuebles cuando el alquiler esté sujeto a retención, en relación con el modelo 115.

Los autónomos también deben emitir certificado de retenciones cuando tienen empleados, cuando aplican retención en sus facturas o si pagan un alquiler sujeto a IRPF. En esos casos, tanto la obligación de expedir el documento como las sanciones por no hacerlo son las mismas que las de cualquier empresa.

Los trabajadores, por su parte, están obligados a facilitar a su empleador sus datos personales y fiscales de forma correcta a través del modelo 145. Con esa información la empresa calcula el tipo de retención que aplica en la nómina.

Los datos deben ser veraces y la responsabilidad de los mismos recae en el trabajador, no en la empresa. En caso de falsedad, la Agencia Tributaria puede exigir el ingreso de la cuota no retenida y una sanción de hasta el 35 % de las cantidades que dejaron de retenerse.

El trabajador también está obligado a mantener esa información actualizada. Cualquier cambio en sus circunstancias personales o familiares que afecte al IRPF, como el nacimiento de un hijo, un familiar a cargo o el reconocimiento de una discapacidad, debe comunicarse en un plazo de 10 días presentando un nuevo modelo 145, para que la empresa ajuste la retención.

¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

El certificado tiene una utilidad distinta para cada parte. Para la empresa es la prueba de que ha comunicado al perceptor las retenciones practicadas y de que ha cumplido con Hacienda. Para el trabajador o el profesional es el justificante de lo que ya ha adelantado en concepto de IRPF a Hacienda, vía retenciones, y la herramienta para revisar su declaración de la renta.

Cuando llega el borrador de la Renta, el perceptor solo tiene que contrastar la información que contiene con el certificado. Si algo no cuadra, sabe de dónde viene la diferencia y puede corregirla antes de presentar la declaración. Esa comprobación evita errores y, con ellos, posibles requerimientos de la Agencia Tributaria.

Además del modelo 100, el certificado de retenciones se relaciona con los siguientes modelos:

• Modelo 190: resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF practicadas sobre rendimientos del trabajo, actividades económicas, premios y determinadas ganancias.
• Modelo 180: resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta sobre los rendimientos del arrendamiento de inmuebles urbanos.
• Modelo 188: resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta sobre las rentas de operaciones de capitalización y de contratos de seguro de vida o invalidez.
• Modelo 193: resumen anual de las retenciones sobre determinados rendimientos del capital mobiliario, como los dividendos y otros rendimientos por la participación en fondos propios de entidades.
• Modelo 194: resumen anual de las retenciones sobre los rendimientos del capital mobiliario derivados de la transmisión, amortización, reembolso, canje o conversión de activos de renta fija.
• Modelo 196: resumen anual de las retenciones sobre los rendimientos del capital mobiliario obtenidos por cuentas en instituciones financieras, como los intereses de cuentas bancarias.

¿Qué datos debe incluir el certificado de retenciones?

No existe un modelo oficial único, así que cada empresa puede usar su propia plantilla. Lo que sí es obligatorio es que aparezcan todos los datos que la AEAT cruza con el modelo 190. Estos son los campos que no pueden faltar:

Por ejemplo, si un trabajador cobra 24.000 euros en el año y se le han retenido 2.640 euros de IRPF, en su certificado figurarán esas percepciones íntegras (24.000 euros), la retención total (2.640 euros, un 11 %) y el ejercicio al que corresponden. Un dato mal escrito, como un NIF incorrecto, puede afectar a la declaración del perceptor y generar un requerimiento después.

¿Cuándo se entrega el certificado de retenciones?

La norma dice que el certificado debe estar a disposición del perceptor antes de que empiece el plazo para presentar el IRPF. En la práctica, la mayoría de empresas lo facilita durante el mes de enero, coincidiendo con la presentación del modelo 190. Si quieres tener el calendario fiscal controlado, esta es una de las fechas que conviene marcar.

Hay excepciones, sobre todo vinculadas a la finalización de la relación laboral. El trabajador suele necesitar el certificado para el finiquito o para gestiones posteriores con la Seguridad Social o con Hacienda. Por eso, es conveniente emitirlo en caso de baja voluntaria, despido, fin de un contrato temporal, ERE o ERTE y ante la liquidación o extinción de la sociedad.

¿Cómo obtener el certificado si la empresa no lo entrega?

Si eres el perceptor y no has recibido tu certificado, puedes obtenerlo de tres formas distintas:

• Solicítalo a la empresa. Dirígete a Recursos Humanos, administración o contabilidad y solicita que emitan de nuevo el certificado, dejando constancia de la petición.
• Descárgalo en la sede de la AEAT. Con certificado electrónico, DNIe o Cl@ve PIN, entra en la sede de la Agencia Tributaria, busca el apartado de certificados tributarios, ve a la expedición de certificados de IRPF e inicia la solicitud. El documento se descarga en PDF en pocos minutos.
• Usa la vía telefónica. Si no manejas la identificación electrónica, puedes gestionarlo por teléfono a través del servicio de atención de la Agencia Tributaria.

Si has sido beneficiario de una prestación por desempleo, el SEPE también te hará llegar su propio certificado de retenciones, y lo mismo hará la Seguridad Social en el caso de que la prestación haya procedido de este organismo (baja médica o prestación por maternidad, por ejemplo)

Aunque no consigas el certificado a tiempo, puedes presentar la declaración igualmente. En ese caso conviene guardar nóminas, facturas y justificantes de pago, que sirven para acreditar las retenciones soportadas si aparece alguna discrepancia.

¿Cómo se relaciona el certificado de retenciones con el modelo 190?

El certificado y el modelo 190 son dos caras de lo mismo. El certificado es el documento individual que recibe cada perceptor, mientras que el modelo 190 es el resumen anual que la empresa presenta ante Hacienda con todas las retenciones practicadas a todos los perceptores durante el año.

La clave es que ambos tienen que cuadrar. Lo que declaras en el modelo 190 debe coincidir con la suma de los certificados individuales que has entregado. Si no coincide, la AEAT puede emitir un requerimiento o pedir aclaraciones, tanto a la empresa como al perceptor. Por eso conviene revisar los importes antes del cierre fiscal.

Errores frecuentes al emitir el certificado y cómo entregarlo bien

El certificado es un documento sencillo, pero se cometen fallos que acaban generando problemas con Hacienda o con el propio trabajador. Los más habituales son:

• Entregarlo fuera de plazo, o no entregarlo en casos de baja o fin de contrato.
• Incluir datos personales incorrectos, como un NIF, un nombre o un domicilio mal escritos.
• Olvidar incluir las regularizaciones de IRPF hechas en los últimos meses del año.
• No reflejar las retribuciones en especie ni los ingresos a cuenta asociados.

Sobre la entrega, lo más habitual y seguro es enviar el certificado en PDF firmado, al correo del trabajador o a través del portal del empleado, que deja registro de la recepción.

También es válida la entrega en papel, siempre con firma o sello y guardando un justificante de entrega. Un buen software de nóminas genera estos certificados a partir de los datos ya validados mes a mes, lo que reduce los errores de cálculo.

¿Qué sanciones conlleva no emitir el certificado de retenciones?

No entregar el certificado, o hacerlo tarde, es una infracción tributaria leve. La sanción es de 150 euros por cada certificado no emitido, según el artículo 206 de la normativa sancionadora y el Real Decreto 2063/2004.

La infracción se entiende cometida cuando la empresa no pone el certificado a disposición del perceptor antes de que empiece el plazo de presentación de la declaración. Dicho de otro modo: no basta con tener el certificado hecho, hay que hacerlo llegar a tiempo y, si se pide, en original firmado y sellado.

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