Los autónomos podrán conservar su antiguo programa de facturación si ya no lo usan para emitir facturas

Cuando llegue el 1 de enero de 2027 para sociedades, o el 1 de julio de 2027 para autónomos en estimación directa, todos los programas de facturación deberán estar adaptados al Reglamento Verifactu. Si tienes pensado cambiar de software para cumplir, te queda un cabo suelto importante: ¿qué haces con el programa antiguo, ese que llevas años usando y que guarda el histórico de tus facturas?

La Agencia Tributaria ha publicado una respuesta oficial sobre esto, y la buena noticia es que no estás obligado a borrarlo, pero la mala es que conservarlo mal puede costarte 50.000 euros por ejercicio. Te explicamos cuándo es seguro mantenerlo y cómo gestionarlo para no entrar en infracción.

¿Qué dice la AEAT sobre conservar el programa antiguo?

A la pregunta de si es necesario eliminar el programa desactualizado, que ya no cumple con los requisitos de Verifactu, la Agencia Tributaria responde con un "no necesariamente". No estás obligado a eliminar el programa de facturación que utilizabas hasta 2026, pero con una condición clara: que ya no sea posible emitir facturas con él.

La clave está en cómo interpreta Hacienda la palabra "tenencia". Según el artículo 201 bis.2 de la Ley General Tributaria, constituye infracción grave tener un sistema o programa informático que tenga que estar certificado por disposición reglamentaria y no lo esté, así como haber alterado los dispositivos que sí lo están. La sanción asociada es una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio.

La AEAT entiende esa "tenencia" en relación con la funcionalidad de facturación: si el programa puede emitir una factura, cuenta como sistema informático de facturación (SIF) activo, lo uses o no.

¿Por qué tener el software guardado puede ser infracción?

El supuesto que sanciona la Ley Antifraude no es el uso del programa, sino la simple capacidad de utilizarlo. Si después del 1 de enero de 2027, o del 1 de julio para autónomos, una inspección detecta que tienes un SIF instalado capaz de generar facturas sin la certificación o declaración responsable correspondiente, la infracción se considera cometida por el solo hecho de tenerlo.

Hacienda matiza que la imposición de la sanción se hará "previa valoración del comportamiento del obligado y su responsabilidad", de modo que cabe explicar el contexto en una inspección. Aun así, el margen es estrecho: la regla general es que basta con tener el programa operativo para que el supuesto de hecho se cumpla. No hace falta que hayas emitido ni una sola factura nueva con él en 2027.

¿Cómo guardar tu histórico sin riesgo de sanción?

La AEAT plantea tres vías compatibles con la norma para conservar las facturas antiguas sin incurrir en infracción. Cada una conlleva un nivel de seguridad distinto y un esfuerzo técnico diferente:

• Desinstalar el programa. Es la vía más radical y la más segura. Si quitas el software de los equipos donde estaba operativo, deja de existir como SIF y la cuestión se cierra. Eso sí, antes tendrás que exportar el histórico.
• Modificar el software para inhabilitar la emisión. Algunos fabricantes permiten invalidar la función de facturar a partir de una fecha concreta. El programa queda abierto solo para consultar facturas antiguas, pero ya no constituye un SIF. Conviene tener documentado el cambio por si llega una revisión.
• Exportar los registros y conservar solo el archivo. Es la opción que la AEAT señala como más aconsejable. Prácticamente todos los programas tienen una utilidad de exportación que permite extraer las facturas en un formato consultable (PDF, CSV, XML). Una vez exportado el histórico, ya no necesitas mantener el programa.

La diferencia entre las tres opciones es jurídica, no técnica. La desinstalación elimina el supuesto de hecho de la infracción. La modificación lo neutraliza, siempre que sea verificable. La exportación previa más desinstalación posterior combina ambas y es la vía que deja menos espacio a la interpretación de un inspector.

¿Qué hacer si tu fabricante no actualiza el software?

Antes de tomar una decisión drástica, la propia Agencia Tributaria recomienda contactar con el fabricante de tu programa actual. En la mayoría de los casos existe una versión adaptada al RRSIF (Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación) lista para actualizar la instalación existente. Esta es la opción que menos disrupción genera, porque conservas el histórico dentro del mismo entorno y solo cambian las funcionalidades técnicas de cara a la AEAT.

Si tu fabricante no ofrece versión adaptada, tienes tres alternativas: cambiar a un programa de facturación certificado, como Holded, utilizar la aplicación gratuita de facturación que la AEAT pondrá a disposición de los obligados o desarrollar un SIF propio adaptado, vía solo viable para empresas con capacidad técnica interna.

Preguntas frecuentes

¿Y si dejo el programa antiguo en un equipo apagado o sin conexión?

Sigue siendo tenencia a efectos del artículo 201 bis.2 LGT. La infracción no depende del uso ni de la conectividad, sino de la capacidad técnica del software de emitir facturas. Un programa instalado en un portátil guardado en un cajón cuenta igual que uno en producción.

¿Hay un plazo concreto para desinstalar el programa antiguo?

El reglamento no fija un plazo concreto posterior. Desde el 1 de enero de 2027 (para sociedades) o el 1 de julio de 2027 (para autónomos en estimación directa), cualquier tenencia con capacidad de facturación queda expuesta a la sanción. Lo prudente es tener resuelto el cambio antes de esa fecha.

¿Puedo conservar el histórico solo en PDF si exporto las facturas?

Sí. Un archivo PDF, CSV o XML con las facturas exportadas no constituye SIF y queda fuera del ámbito del Reglamento. Eso sí, recuerda que mantienes la obligación general de conservar las facturas durante el plazo de prescripción tributaria, con independencia del formato en que las guardes.

¿Una hoja de Excel que uso solo para consultar facturas antiguas se considera SIF?

Depende. Si la hoja contiene plantillas, fórmulas o macros que permiten generar facturas nuevas, técnicamente es un SIF y entra en el ámbito del Reglamento. Si es un archivo plano con datos históricos sin capacidad de emitir, no lo es. Ante la duda, lo recomendable es exportar a formato estático y eliminar cualquier funcionalidad de emisión.

¿La sanción de 50.000 euros aplica aunque no haya facturado nada con el programa antiguo?

Sí. El supuesto de hecho del artículo 201 bis.2 LGT se imputa por la tenencia, no por el uso. La AEAT tiene margen para graduar la sanción atendiendo al comportamiento del obligado, pero la infracción se entiende cometida desde el momento en que el sistema está disponible y operativo.