Descubre cómo adaptar tu sociedad a Verifactu sin complicaciones: claves para cumplir la normativa, optimizar tu gestión y proteger tus datos de forma segura.
Con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, el sistema de facturación Verifactu marca un antes y un después en la forma de reportar la información de las facturas.
Si eres responsable de la gestión financiera o administrativa de una sociedad, este cambio regulatorio afecta directamente a tus procesos diarios, planteando nuevos desafíos en términos de integración, seguridad y cumplimiento.
Como sabes, la obligación de utilizar Verifactu es progresiva. Comenzó el 1 de julio de 2025 para los softwares de facturación y le seguirán el 1 de enero de 2027 para los empresas del Impuesto de Sociedades y, finalmente, el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes, incluyendo a la mayoría de las sociedades más pequeñas.
La respuesta es un sí rotundo. En general, todas las sociedades, con independencia de su sector o tamaño, estarán obligadas a utilizar softwares de facturación compatibles con Verifactu en la fecha que les corresponda, salvo ciertas excepciones muy concretas:
Ten en cuenta que Verifactu no es un programa de envío de facturas; es un sistema de verificación en tiempo real que requiere una comunicación bidireccional y segura con la AEAT que debe gestionarse mediante un software homologado por la Agencia Tributaria debido a:
Contar con un software todo en uno como Holded no solo automatiza este proceso, sino que lo integra en el corazón de tu gestión empresarial, transformando la obligación en una oportunidad para ganar eficiencia y control.
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La clave para una transición exitosa a Verifactu reside en una integración fluida que no rompa tus flujos de trabajo existentes, sino que los potencie.
El verdadero valor de una solución como Holded aparece cuando se convierte en el centro de tu ecosistema digital. En lugar de tener un programa para la contabilidad, otro para la facturación y un tercero para VeriFactu, Holded unifica todo.
Al crear una factura en el sistema, este se encarga automáticamente de:
Y todas estas operaciones se realizarán en segundo plano, de forma que tú no tendrás que realizar ninguna acción manual extra y, además, te garantiza cero errores de transcripción y una trazabilidad completa de cada factura, desde su creación hasta su validación por Hacienda.
Verifactu afecta a la facturación emitida, pero tu flujo con proveedores y clientes sigue siendo crucial. Holded te permite seguir recibiendo las facturas de tus proveedores en cualquier formato (incluidos PDF y papel) y registrarlas en el sistema, ya que la obligación de reportarlas a VeriFactu recae sobre el emisor (tu proveedor), no sobre ti como receptor.
Con respecto a tus clientes, podrás seguir enviando las facturas en el formato que estos prefieran (por ejemplo, PDF por email), ya que el envío a la AEAT es un proceso paralelo y automático que realiza tu software, sin alterar las comunicaciones con tu cliente.
Como responsable de una sociedad, el tiempo corre en tu contra: en apenas un mes tendrás la obligación de comenzar a utilizar un software adaptado, por lo que, si no lo estás usando ya, es el momento de hacer la transición para que no te pille el toro.
La seguridad es primordial, ya que estarás transmitiendo información financiera sensible a la AEAT. Por eso, los softwares autorizados cumplen los siguientes requisitos:
Además, el programa de facturación debe realizar copias de seguridad automáticas de toda la información, incluyendo no solo las facturas, sino también los acuses de recibo y los hash o huellas digitales que devuelve la AEAT. Estos documentos son la prueba de que cumpliste con la obligación en tiempo y forma.
Verifica que el software esté certificado y actualizado para cumplir con todos los requisitos técnicos de la AEAT. Las especificaciones de Verifactu pueden evolucionar y tu proveedor debe garantizar que las actualizaciones se aplican automáticamente, sin que tu sociedad tenga que hacer nada extra.
La migración a un nuevo proceso puede parecer abrumadora, pero con una planificación correcta será mucho más sencillo de lo que crees. Por ejemplo, si utilizas Holded, no tendrás que hacer nada más: tú sigues facturando como siempre y el software se encarga de cumplir con todos los requisitos de la Agencia Tributaria.
¿Aún no te has pasado a un programa homologado? No lo dejes más tiempo:
Al utilizar software homologado, como Holded, no estás añadiendo una carga de trabajo extra a tu rutina, sino incorporando un "piloto automático" que te asegura el cumplimiento fiscal y te permite dedicar tu esfuerzo al desarrollo de tu negocio.
Sí, de manera progresiva. Todas las sociedades, independientemente de su tamaño, estarán obligadas a utilizar el sistema Verifactu según el calendario establecido (enero y julio de 2027).
Las únicas excepciones se aplican a tipos de operaciones específicas (intracomunitarias, exportación); a regímenes especiales, como el de Recargo de Equivalencia o el Suministro Inmediato de Información y sociedades domiciliadas en País Vasco y Navarra, que cuentan con sus propios sistemas de facturación.
No tienes que reportar las facturas que recibes de tus proveedores a Verifactu, sino que esa obligación recae sobre el emisor (tu proveedor). Tu responsabilidad como sociedad receptora es conservar esas facturas, junto con los justificantes de su declaración e ingreso del IVA, como siempre has hecho. Un sistema como Holded te ayuda a organizar y archivar digitalmente estas facturas recibidas para tener todo a mano en caso de una inspección.
La llegada de VeriFactu es un punto de inflexión para la gestión financiera de las sociedades españolas. Lejos de ser un simple trámite, representa una oportunidad para digitalizar y optimizar uno de los procesos más críticos de la empresa. Afrontar este cambio con herramientas inadecuadas o de forma manual supone un riesgo innecesario de sanciones y una pérdida de eficiencia.
La solución reside en adoptar una plataforma integral como Holded, diseñada específicamente para simplificar la complejidad. Holded no solo garantiza el cumplimiento automático y seguro con VeriFactu desde el primer día, sino que integra esta funcionalidad en un ecosistema completo de facturación, contabilidad y gestión, permitiendo a tu sociedad operar con mayor agilidad, control y tranquilidad.
