¿Se puede facturar con Verifactu en Excel?

Si eres autónomo o tienes una pyme, es muy probable que hayas usado Excel para gestionar facturas. Es familiar, parece sencillo y lo tienes controlado.

Pero con la entrada en vigor de Verifactu y la Ley Antifraude, ha surgido una gran duda: ¿puedo seguir facturando con mi plantilla de Excel o me arriesgo a una sanción? Este artículo está dirigido a todos aquellos que, como tú, buscan claridad ante esta nueva normativa.

Vamos a resolver todas tus dudas: analizaremos cuándo Excel es válido según la AEAT, hasta cuándo puedes seguir usándolo, te explicaremos el complejo proceso para intentar cumplir la ley con esta herramienta y, sobre todo, te mostraremos alternativas eficientes y seguras, como Holded, que no solo te garantizan el cumplimiento legal sino que transforman por completo la gestión de tu negocio.

Cuándo sí y cuándo no es válido usar Excel para facturar

La respuesta no es un simple "sí" o "no". La clave reside en si tu uso concreto de Excel es considerado por la Agencia Tributaria como un Sistema Informático de Facturación (SIF). Un SIF es cualquier programa, software o aplicación, ya sea online o offline, que se utilice para emitir o recibir facturas.

La normativa Verifactu exige que todos los SIF sean seguros, inalterables y permitan la auditoría y cierre de los libros de facturas. Por tanto, si tu Excel es considerado como SIF, debe cumplir una serie de requisitos técnicos muy estrictos.

Este criterio no es una interpretación: la propia Dirección General de Tributos lo ha aclarado en varias consultas vinculantes (como la V2653-24 y la V0058-25). En ellas, Hacienda confirma que una hoja de cálculo usada solo para introducir datos a mano y expedir la factura no se considera un SIF, pero sí lo es en cuanto procesa esos datos (con fórmulas o macros) para generar registros con trascendencia tributaria.

Cuanto más "inteligente" es tu plantilla, más cerca está de ser un SIF y, por tanto, de tener que cumplir Verifactu, algo que Excel no puede hacer de forma nativa.

¿Hasta cuándo puedes seguir usando Excel para facturar?

La fecha límite depende de quién seas. Tras la prórroga aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025, el calendario para tener un sistema de facturación adaptado a Verifactu quedó así:

Hasta esas fechas no estás obligado a cambiar, pero lo mejor es no apurar: llegado el plazo, tu sistema de facturación tendrá que cumplir el reglamento. Y ojo, que exista una prórroga no significa que Excel pase a ser válido. Si tu plantilla funciona como un SIF, seguirá sin cumplir los requisitos cuando llegue tu fecha.

Recuerda además que Verifactu (el envío de los registros a la AEAT en tiempo real) es voluntario: puedes optar por un sistema "No Verifactu" que guarde los registros firmados y encadenados. Lo que no es opcional es usar un sistema que cumpla el reglamento.

Cómo facturar en Excel con Verifactu

Si tu plantilla de Excel cumple con los requisitos para continuar facturando con ella una vez que entre en vigor Verifactu, tan solo debes seguir los pasos que te indicamos a continuación para cumplir con la nueva norma:

• Introduce los datos en la plantilla de forma manual, como has hecho hasta ahora, para generar la factura.
• Una vez que hayas creado la factura, conviértela a PDF y guárdala en este formato.
• Utiliza la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria para remitir la información de tus facturas, en cumplimiento de la normativa.
• Almacena una copia de ese mismo PDF en tu propio archivo durante el tiempo que establece la ley.

¿Es válida una factura hecha en Excel sin código QR ni firma?

Sí. Si tu uso de Excel es manual y queda fuera del reglamento, tu factura sigue siendo válida aunque no lleve código QR ni firma electrónica. El QR y el encadenamiento son requisitos de los sistemas Verifactu, no de una factura hecha a mano que no se considera SIF.

Debes tener claros dos matices. El primero: una factura sin QR puede generar desconfianza en el cliente, que cada vez más asocia el QR a una factura "en regla". El segundo: la responsabilidad de demostrar que tu uso de Excel es realmente manual recae en ti ante una inspección. Si no puedes probarlo, corres un riesgo.

¿Se puede usar Excel y un software de facturación a la vez?

Es un error habitual pensar en usar Excel "para algunas facturas" y un programa homologado "para el resto". La normativa no lo permite: rige el principio de unidad. Una vez que adoptas un Sistema Informático de Facturación, todas tus facturas deben emitirse desde un sistema que cumpla el reglamento.

La razón es la trazabilidad. Si mezclas un sistema controlado con hojas de Excel sueltas, se rompe el encadenamiento de registros que Verifactu exige para evitar manipulaciones. Por eso, en la práctica, mantener Excel en paralelo a un software de facturación te deja igualmente fuera de la norma.

¿Qué ocurre con otros sistemas antiguos, como Word o los talonarios de facturas?

Esta situación no solo afecta a Excel. Otras herramientas "manuales" como Word o los talonarios de facturas pre-impresos se encuentran en una situación similar.

• Facturar con Word: un documento de Word es, si cabe, más fácil de alterar que una hoja de Excel bloqueada. Carece de cualquier sistema de control de cambios robusto, numeración automática o registro de auditoría. No es en absoluto un SIF válido para Verifactu y, una vez que el nuevo sistema entre en vigor, su uso para emitir facturas formales conllevará un riesgo altísimo.
• Talonarios de facturas físicos: Aunque seguirán siendo válidos para algunos supuestos muy concretos (y deben cumplir con sus propias normas de numeración y registro), adolecen de los mismos problemas: son fácilmente alterables, su gestión es manual y engorrosa, y no proporcionan el registro digital e inalterable que exige la normativa. Para la mayoría de los negocios, no son una solución práctica ni conforme a la ley.

¿Por qué Holded es la mejor alternativa a Excel?

Migrar de Excel a Holded te quita trabajo manual y el riesgo de sanciones, mientras te da el control total de tu negocio con una herramienta que simplifica y automatiza los procesos.

• Cumplimiento automático: al emitir una factura en Holded, el sistema se encarga de todo; numeración correlativa automática, registro inalterable de la operación, y conservación segura de los documentos. Olvídate de registros manuales y de si tu sistema pasará o no una inspección.
• Ahorro de tiempo: genera facturas profesionales en segundos, reutilizando los datos de clientes y productos. Automatiza recordatorios de pago, calcula impuestos automáticamente y conecta tu facturación con tu contabilidad y tesorería.
• Profesionalidad y accesibilidad: crea facturas con tu logo y diseño corporativo. Accede a tus datos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, con la seguridad de que están en la nube y respaldados.
• Sin trámites ante Hacienda: Holded está homologado por la Agencia Tributaria como software compatible con Verifactu, por lo que tú, como usuario, no necesitas realizar ningún trámite adicional ante Hacienda, reduciendo el riesgo de sanciones.

¿Qué alternativas tengo si ya no puedo usar Excel?

Si has llegado hasta aquí, la conclusión es clara: buscar una alternativa diseñada para cumplir con Verifactu es la opción más segura. Aquí es donde una solución de software de gestión como Holded marca la diferencia.

Holded es un Sistema Informático de Facturación registrado y certificado que cumple con todos los requisitos de la Ley Antifraude de forma automática y sin que tú tengas que preocuparte por los aspectos técnicos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir usando Excel para facturar después de la entrada en vigor de Verifactu?

Solo si tu uso de Excel es puramente manual, es decir, introduces los datos a mano sin fórmulas, macros ni automatizaciones. En ese caso, la Agencia Tributaria no lo considera un Sistema Informático de Facturación (SIF) y podrías seguir usándolo, aunque deberás enviar las facturas a Hacienda a través de la aplicación gratuita de Verifactu.

¿Qué sanciones existen por no cumplir con Verifactu al facturar con Excel?

El uso de un sistema de facturación no homologado puede considerarse una infracción tributaria grave. Las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros, además del riesgo fiscal elevado que supone operar con un software que no garantiza la integridad e inalterabilidad de los registros exigidas por la Ley Antifraude.

¿Qué ocurre si mi plantilla de Excel tiene fórmulas para calcular el IVA?

La Agencia Tributaria no ha definido con exactitud el límite entre una plantilla básica y un SIF. Sin embargo, si tu Excel incluye fórmulas que automatizan cálculos de impuestos, totales o numeración, es muy probable que sea considerado un SIF y, por tanto, deba cumplir con todos los requisitos técnicos de Verifactu.

¿Es mejor migrar a un software de facturación que intentar adaptar Excel a Verifactu?

Sí, sin duda. Adaptar Excel a los requisitos de Verifactu (registros inalterables, encadenamiento de facturas, código QR y envío automático a la AEAT) es técnicamente inviable. Un software homologado como Holded gestiona todo este proceso de forma automática, ahorrándote tiempo y eliminando el riesgo de sanciones.

¿En qué casos se considera Excel como un SIF?

No es la herramienta en sí, sino el uso que le das, lo que la convierte en un SIF sujeto a la normativa. Estos son los escenarios más comunes:

• Plantillas básicas: si usas un archivo .xlsx simple, donde solo introduces datos manualmente y lo guardas en tu ordenador, no es un SIF. Este uso es lo más parecido a hacer facturas a mano con un talonario, pero utilizando una herramienta digital.
• Plantillas con macros complejas: si has desarrollado o usas una plantilla de Excel con macros (VBA) que automatizan cálculos (IVA, IRPF) y numeración, e incluso generan el PDF de la factura, también SÍ es un SIF, y además uno más sofisticado.
• Plantillas con fórmulas o cálculos automatizados: aquí es donde viene el primer problema, ya que la Agencia Tributaria no ha definido exactamente qué automatizaciones hacen que tu plantilla de Excel deje de ser válida. Si solamente has incluido una fórmula para calcular el IVA, el IRPF y los totales en tus facturas, ¿se considera un SIF?

Nuestra recomendación es que, a menos que solo utilices el Excel para introducir manualmente datos que has calculado usando otra herramienta, te pases a un software de facturación autorizado.