Descubre los pasos clave, evita errores comunes con el IVA y el IRPF, y optimiza tu gestión con esta guía práctica. Aprende a facturar de forma legal, profesional y eficiente.
Emitir facturas es una de las tareas más recurrentes y críticas para cualquier autónomo. No es solo un documento para cobrar; es un requisito legal, una herramienta de control y tu mejor aliado frente a Hacienda.
Sin embargo, saber cómo hacer las facturas correctamente puede generar dudas, especialmente al principio: ¿qué datos son obligatorios? ¿Cómo aplico el IVA y el IRPF? ¿Qué pasa si me equivoco?
Si estás buscando una respuesta clara y práctica a estas preguntas, has llegado al sitio correcto.
Esta guía te llevará de la mano, desde los conceptos básicos hasta los escenarios más complejos, para que emitas tus facturas con total seguridad y profesionalidad.
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Antes de empezar a crear tu primera plantilla, es fundamental sentar las bases. Conocer los requisitos previos para hacer una factura que te ahorrará problemas y rectificaciones futuras.
Esta es una de las primeras dudas. A efectos legales, tú eres tu negocio y, por eso, el primer paso es tramitar tu alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) y elegir tus epígrafes del IAE para adquirir la capacidad legal de emitir facturas a tu nombre y NIF.
Sin embargo, si has constituido una sociedad (como una SL), la persona jurídica que factura es la empresa, con su propio NIF. Como autónomo, la factura siempre irá a tu nombre y con tu DNI/NIE.
En este artículo contestamos a la duda de si es posible emitir facturas sin ser autónomo.
Cada factura que emitas debe tener un número único y correlativo. Esto no es una sugerencia, es una obligación. La serie debe ser ininterrumpida en el tiempo, lo que significa que no puedes saltarte números.
Puedes usar una serie simple (1, 2, 3...), o series anuales (2024/001, 2024/002...) que son muy prácticas para organizarte.
Si usas un software de facturación como Holded, este lo hará automáticamente por ti. El objetivo es que Hacienda pueda seguir el rastro de todas tus facturas emitidas.
La Agencia Tributaria es muy clara sobre la información que debe contener una factura. Saltarte alguno de estos campos puede acarrear sanciones.
Tu plantilla base debe incluir siempre:
Ahora que conoces los "ingredientes" obligatorios, vamos a cocinar. Te guiamos en el proceso de rellenar cada sección de forma correcta.
Tus datos y los de tu cliente
Este punto parece obvio, pero los errores son comunes. Asegúrate de que tus datos coinciden con los que tienes registrados en Hacienda.
Si te mudas, actualiza primero tu domicilio fiscal y luego tu plantilla de factura.
Para los datos de tu cliente, exígelos siempre. No emitas una factura sin el NIF/CIF de tu cliente, especialmente si es una empresa o profesional.
Para ellos, tu factura es un justificante de gasto deducible, y sin su NIF, no podrán aplicarlo. Es tu responsabilidad solicitarlos.
Fecha de factura vs. fecha de operación
¿Pueden ser diferentes? Sí, y es habitual. Por ejemplo, puedes terminar un proyecto el día 25 (fecha de operación) pero no emitir la factura hasta el día 30 (fecha de factura).
Ambas fechas deben figurar en la factura. Si son la misma, puedes indicarlo con "Fecha de emisión y de operación: [día/mes/año]".
Descripción del servicio
Sé específico y claro. Evita descripciones genéricas como "servicios de marketing". En su lugar, detalla: "Creación de plan de contenidos para redes sociales (marzo 2024) + 5 piezas gráficas". Esto evita malentendidos con el cliente y, en caso de inspección, deja claro qué se facturó.
Este es el apartado que más quebraderos de cabeza genera. Vamos a desglosarlo paso a paso para evitar todas las dudas.
Depende fundamentalmente de tu epígrafe del IAE. Aquí tienes una guía rápida:
Si tienes dudas acerca de qué tipo de IVA debes aplicar, consulta tu epígrafe del IAE en Hacienda. Cuando emitas una factura por un servicio, recuerda que el IVA lo determina tu actividad, no la de tu cliente.
El IRPF es una retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta que realizas en tus facturas y que el cliente "adelanta" a Hacienda en tu nombre.
La opción clásica para hacer tus facturas, y la más utilizada hasta hace algún tiempo, es utilizar una plantilla de Word o Excel, que destacan porque es una alternativa muy económica, sencilla y que controlas al 100%.
Ahora bien, son propensas a errores humanos, no te ayudan con los cálculos de impuestos, no se numeran solas y no tienes un historial centralizado, por lo que solo son recomendables para un volumen muy bajo de facturas (2-3 al año).
La opción más eficiente para la gran mayoría de autónomos son los programas de facturación online. Plataformas como Holded te permiten automatizar todo: numeración, cálculos de IVA e IRPF, envío por email, recordatorios de impago y gestión de gastos. Son una inversión que te ahorra tiempo y errores.
La última opción es la Solución Pública de Facturación Electrónica, una alternativa gratuita que el Estado pone a disposición de los autónomos, con sus propios pros y contras, como ya te contamos en este post.
Dominar la teoría es el primer paso, ahora te damos consejos no solo te ahorrarán tiempo y quebraderos de cabeza, sino que también proyectarán una imagen de profesionalidad y seriedad hacia tus clientes.
Automatizar tu facturación es el mejor camino hacia la eficiencia. Con Holded, puedes crear facturas profesionales en menos de un minuto, con todos los campos calculados automáticamente; gestionar tus gastos y vincularlos a tus proyectos; enviar recordatorios de pago automáticamente y llevar el control de tu IVA e IRPF para presentar tus impuestos sin sorpresas, además de muchas otras funciones que te ayudarán en la gestión diaria de tu negocio.
Antes de hacer clic en "enviar", repasa mentalmente esta lista:
No. Emitir una factura sin estar dado de alta en el RETA es una infracción grave. Implica trabajar en la economía sumergida y conlleva fuertes sanciones de Hacienda y la Seguridad Social. Siempre debes darte de alta antes de comenzar cualquier actividad económica.
Las facturas en sí no "caducan", pero sí el derecho a reclamar su pago. El plazo de prescripción de una deuda mercantil (como una factura impagada) es de 3 años a partir de la fecha de vencimiento. Transcurrido ese tiempo, no podrás reclamarla judicialmente.
No te alarmes, tiene solución. Debes emitir una factura rectificativa incluyendo una referencia clara a la factura que corrige y la explicación del motivo (ej: "Error en la aplicación del tipo de IVA"). La rectificativa se contabiliza en el periodo en el que se emite, corrigiendo el error del anterior.
