Descubre cómo utilizar la Solución Pública de Facturación paso a paso: requisitos, plazos y claves para adaptarte sin errores
La transformación digital del tejido empresarial español avanza a pasos agigantados y, dentro de este proceso de digitalización, la facturación electrónica es uno de los pilares fundamentales. Con la reciente implementación de nuevas normativas, la Solución Pública de Facturación Electrónica cobra especial relevancia para empresas de todos los tamaños.
En este artículo, analizaremos en profundidad qué es esta herramienta, sus características, beneficios y cómo puede ayudar a tu negocio a cumplir con las obligaciones fiscales mientras optimiza sus procesos administrativos.
{{banner-facturacion-electronica-1}}
La Solución Pública de facturación electrónica es una plataforma desarrollada por la Administración que permite generar, enviar y recibir facturas en formato digital con plena validez legal.
El propósito principal de esta iniciativa es proporcionar una herramienta accesible y gratuita para que cualquier empresa o autónomo pueda cumplir con la normativa de facturación electrónica sin necesidad de recurrir a soluciones de pago, democratizando así el acceso a esta tecnología, independientemente del tamaño o capacidad económica de la organización.
Entre las principales características de la Solución Pública destacan:
Esta herramienta está diseñada para cubrir todo el ciclo de vida de la factura electrónica, desde su creación hasta su conservación, asegurando en todo momento el cumplimiento de la normativa.
La implementación de la Solución Pública de Facturación Electrónica permite cumplir con la obligatoriedad establecida por la Ley Crea y Crece, que extiende la facturación electrónica de forma progresiva a todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Además, facilita el cumplimiento de los plazos y requisitos establecidos por la normativa, evitando posibles sanciones.
Finalmente, el uso de esta plataforma también garantiza que las facturas electrónicas cumplan con todas las especificaciones técnicas y legales exigidas por la Agencia Tributaria, lo que reduce el riesgo de errores o discrepancias en las declaraciones fiscales.
La adopción de la plataforma estatal de facturación digital aporta numerosas ventajas para las empresas, más allá del mero cumplimiento normativo.
El uso de la Solución Pública permite eliminar múltiples gastos asociados a la facturación tradicional, como papel, impresoras, tinta y mantenimiento o costes de envío postal. Además, facilita la reducción del espacio físico necesario para el archivo, disminuye el tiempo dedicado a tareas administrativas y permite eliminar las licencias de software de pago.
La implementación de la factura electrónica puede suponer un ahorro de hasta el 80% con respecto a la factura en papel, lo que para muchas pymes puede representar miles de euros anuales.
La automatización de procesos que permite la plataforma gubernamental mejora notablemente la eficiencia operativa, ya que ayuda a reducir los errores humanos en la introducción de datos, agiliza el ciclo de facturación, acelera los cobros y permite optimizar el tiempo del personal administrativo, al mismo tiempo que mejora la gestión del flujo de caja.
La eliminación de tareas manuales repetitivas no solo disminuye la posibilidad de errores, sino que libera recursos humanos para actividades de mayor valor añadido dentro de la organización.
La Solución Pública garantiza la conformidad con la legislación vigente en materia de facturación electrónica, proporcionando tranquilidad a las empresas ante posibles inspecciones fiscales.
Por un lado, el sistema estatal permite realizar un seguimiento completo del ciclo de vida de cada factura, desde su emisión hasta su cobro o pago. Esta trazabilidad facilita la localización de cualquier documento en caso de ser necesario, así como un mayor control de los estados de las facturas (emitidas, recibidas, pagadas, pendientes).
La transparencia que aporta el sistema también contribuye a prevenir prácticas fraudulentas y mejora la confianza entre los diferentes actores económicos.
Por otro lado, la plataforma pública actúa como un repositorio centralizado donde se almacenan todas las facturas y permite acceder a esta información desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esta disponibilidad inmediata facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados sobre la situación financiera de la empresa.
El acceso en tiempo real a la información de facturación también mejora la capacidad de análisis y la generación de informes sobre la actividad comercial de la organización.
¿Sabes a quién debes emitir facturas electrónicas? Consulta este post para conocer todos los detalles.
La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en octubre de 2022, establece diferentes plazos y obligaciones según el tipo de empresa y las características de su actividad económica.
Actualmente, están obligados a utilizar la facturación electrónica:
Con la entrada en vigor completa de la Ley Crea y Crece, la obligación se extenderá progresivamente a todo tipo de empresas, independientemente de su volumen de facturación, incluyendo pymes, pequeñas empresas y autónomos.
Es importante señalar que en ningún caso será obligatorio el uso específico de la Solución Pública, pero sí la emisión de facturas en formato electrónico, por lo que todas las empresas podrán optar entre la plataforma gubernamental u otras soluciones privadas que cumplan con los requisitos legales, como es el caso de Holded.
La norma contempla algunas excepciones a la obligatoriedad de la facturación electrónica:
No obstante, incluso en estos casos excepcionales, la Administración recomienda el uso voluntario de la facturación electrónica por las ventajas que aporta.
Aunque la ley fue aprobada en octubre de 2022, el desarrollo reglamentario de la misma se extendió hasta diciembre de 2023 y es en ese momento cuando comenzaron a contar los plazos de implementación obligatoria, siguiendo un calendario progresivo:
Es fundamental que empresas y autónomos planifiquen con antelación la adaptación de sus sistemas y procesos para cumplir con estos plazos, evitando así posibles sanciones por incumplimiento de la normativa.
La elección entre la plataforma gubernamental y las alternativas disponibles en el mercado es una decisión estratégica para cada empresa. Las principales diferencias entre ambos sistemas radican en la flexibilidad, las funcionalidades adicionales, la integración con otros sistemas y el coste.
Facturae es el formato oficial de factura electrónica en España. No se trata de un software en sí mismo, sino de un estándar que define la estructura y contenido que debe tener una factura electrónica para ser válida legalmente. Está basado en XML y facilita el intercambio de facturas entre diferentes sistemas.
La principal ventaja de Facturae es su reconocimiento automático por parte de los sistemas de la Administración, lo que garantiza la validez legal del documento y facilita los trámites con organismos públicos.
El portal de la Agencia Tributaria ofrece diversas herramientas para la gestión fiscal, incluyendo aplicaciones relacionadas con la facturación electrónica. A través de este portal, los contribuyentes pueden acceder a servicios como:
Aunque el portal AEAT no es en sí mismo una solución completa de facturación, sí proporciona servicios complementarios esenciales para el correcto funcionamiento del sistema de facturación electrónica.
Además, en el mercado existen multitud de softwares de gestión privada que, con un coste variable, ofrecen a las empresas ventajas como funcionalidades avanzadas (dashboard, reporting, automatizaciones), integración con ERP y sistemas contables, mayor personalización y soporte técnico especializado, entre otras.
Entre estas opciones, Holded destaca por su capacidad para integrar la facturación con otras áreas como contabilidad, inventario y CRM en una única plataforma, ofreciendo una visión global del negocio.
Además, existen otras alternativas como Sage, que ofrece soluciones adaptadas a diferentes tamaños de empresa; Billin, especializada en facturación electrónica con una interfaz muy intuitiva, o Factusol, una alternativa más económica enfocada principalmente a pequeñas empresas y autónomos.
Cada tipo de solución se adapta mejor a distintos perfiles de empresa:
La elección debe basarse en un análisis detallado de las necesidades específicas de cada organización, considerando factores como volumen de facturación, sector de actividad, recursos disponibles y proyección de crecimiento.
Consulta nuestro post acerca de cómo evaluar programas para hacer facturas electrónicas para ayudarte a tomar la decisión más adecuada para tu negocio.
Frente a las alternativas privadas que ofrece el mercado, la plataforma estatal ofrece ciertas ventajas:
No obstante, para empresas con necesidades más complejas o volúmenes elevados de facturación, las limitaciones funcionales pueden suponer un inconveniente frente a las soluciones privadas más adaptables.
{{banner-facturacion-electronica-1}}
La Agencia Tributaria juega un papel fundamental en el ecosistema de facturación electrónica español. Por lo que respecta a la supervisión y control de la facturación, la AEAT es responsable de:
Esta labor de supervisión contribuye a reducir el fraude fiscal y garantiza la integridad del sistema tributario.
Además, la Agencia establece y actualiza la normativa específica sobre facturación, definiendo aspectos como:
El conocimiento y cumplimiento de esta regulación es esencial para las empresas, ya que su incumplimiento puede acarrear sanciones significativas.
Pero la labor de la AEAT no se limita al control, sino que también busca facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales mediante:
Esta doble vertiente de control y asistencia convierte a la Agencia Tributaria en un actor clave para el éxito de la implementación de la facturación electrónica en España.
La AEAT trabaja continuamente en la mejora de la interoperabilidad de sus sistemas con las soluciones de gestión empresarial utilizadas por las empresas españolas, como Holded. Esta integración permite transmitir la información fiscal de forma automática, reducir las cargas administrativas de las empresas y autónomos, minimizar posibles errores en las declaraciones y agilizar los trámites con la Administración.
La posibilidad de conectar los sistemas internos de la empresa con el portal de la Agencia Tributaria representa una ventaja competitiva significativa, especialmente para organizaciones con un elevado volumen de operaciones.
Como ya hemos mencionado, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como la Ley Crea y Crece, establece las bases sobre las que se desarrolla la Solución Pública de facturación.
Esta norma representa un hito en la modernización del tejido empresarial español y entre sus medidas destaca la generalización de la facturación electrónica para todas las relaciones entre empresas y autónomos, con el objetivo de reducir la morosidad en las operaciones comerciales, incrementar la productividad empresarial, disminuir los costes operativos, mejorar la transparencia en las transacciones y facilitar el control tributario.
La ley supone un cambio de paradigma en la gestión documental de las empresas españolas, estableciendo la factura electrónica como el estándar obligatorio para todas las operaciones comerciales.
El marco regulatorio español persigue objetivos ambiciosos con la generalización de la facturación electrónica:
La Solución Pública se configura como el instrumento fundamental para garantizar que todas las empresas, independientemente de su tamaño o recursos, puedan cumplir con estas obligaciones, sin que ello suponga una barrera para su desarrollo.
La transición hacia la plataforma estatal requiere una planificación adecuada para garantizar el éxito del proceso, siguiendo una metodología estructurada que minimice el impacto en la operativa diaria de la empresa.
El primer paso consiste en analizar la situación actual de la organización, prestando especial atención a cuestiones como el volumen de facturas emitidas y recibidas, cómo son los procesos actuales de facturación, los sistemas informáticos utilizados, los recursos humanos disponibles y los conocimientos técnicos del personal.
Esta evaluación permitirá identificar los posibles obstáculos y definir un plan de acción adaptado a las características específicas de la empresa.
En función del análisis previo, se deberá determinar si la Solución Pública es suficiente o conviene combinarla con un software complementario (así como cuál es el más adecuado) y si se requieren o no equipos informáticos adicionales, posibles requisitos de conectividad o certificados digitales necesarios.
Una correcta selección de recursos garantizará una implementación fluida y adaptada a las necesidades reales de la organización.
La adaptación de los flujos de trabajo actuales es crucial para el éxito de la implementación. A la hora de implementar el nuevo sistema de facturación es muy probable que la empresa se enfrente al rediseño de procedimientos administrativos y establecimiento de nuevos protocolos, para lo que deberá:
Ten en cuenta que realizar una integración adecuada minimizará posibles resistencias al cambio del equipo y maximizará los beneficios que conlleva la nueva herramienta.
La formación del personal es un factor determinante para garantizar el éxito de la implementación. Si la plantilla no conoce la Solución Pública y cómo puede integrarse con el resto de softwares o procesos que se utilizan, deberán programarse sesiones formativas sobre el uso de la plataforma, complementadas con talleres prácticos con casos reales que permitan que el personal interiorice los nuevos procesos y protocolos.
A continuación, es recomendable designar usuarios avanzados o superusuarios, crear material de consulta y establecer canales de resolución de posibles dudas.
Durante todo el proceso de implementación, debe asegurarse la conformidad con la normativa vigente, que constituye el objetivo final de este cambio. Los nuevos procesos deben adaptarse a los requisitos del Reglamento de Facturación Verifactu, cumpliendo la legislación sobre autenticidad y verificación de las facturas, formatos electrónicos compatibles y cumplimiento fiscal.
La propia Solución Pública avala la implementación de mecanismos de firma electrónica válidos y la actualización ante posibles cambios normativos, pero puede ser recomendable contar con asesoramiento legal especializado para garantizar el pleno cumplimiento de todas las obligaciones durante el proceso de adaptación.
Una vez implementada la solución, es esencial establecer mecanismos de seguimiento, como indicadores de rendimiento, detección de incidencias, recogida de feedback de los usuarios, análisis de tiempos y costes e identificación de oportunidades de mejora.
Este seguimiento permitirá ajustar el sistema y maximizar el retorno de la inversión realizada, no en términos económicos, ya que la Solución Pública es gratuita, pero sí en tiempo y recursos de personal.
Todas las empresas españolas tienen a su disposición la Solución Pública, pero para poder utilizarla es necesario disponer de ciertos recursos técnicos:
Además, desde el punto de vista legal, se debe asegurar:
El cumplimiento de estos requisitos es imprescindible para garantizar la validez legal de las facturas emitidas a través de la plataforma.
La implementación de la facturación electrónica no es opcional, sino que se trata de una obligación que ya está aquí y, por eso, empresas de todos los tamaños y sectores deben poner manos a la obra para incorporar este proceso a sus protocolos.
Algunas recomendaciones para facilitar la implementación exitosa son realizar una prueba piloto con un número limitado de facturas, establecer un periodo de transición con sistemas duplicados, designar un responsable interno del proyecto, documentar todo el proceso de cambio y contar con soporte técnico especializado, por si fuera necesario.
Una planificación adecuada y una comunicación clara tanto interna como externa son claves para minimizar las resistencias y garantizar el éxito de la transición.
A pesar de sus numerosas ventajas, la Solución Pública presenta ciertas limitaciones que es importante conocer antes de decidirse por ella en detrimento de los softwares privados:
Cada empresa debe valorar si estos inconvenientes pueden suponer un problema en su gestión para tomar la decisión más adecuada acerca de si la Solución Pública es la mejor opción o si conviene complementarla con otras herramientas.
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura tradicional en papel, manteniendo el mismo valor legal. Se caracteriza por incorporar una firma electrónica que garantiza su autenticidad e integridad, y por generarse, transmitirse y almacenarse en formato electrónico.
Todas las facturas electrónicas deben seguir el formato Facturae, que es el estándar oficial en España. Este formato, basado en XML, incluye todos los campos obligatorios según la normativa fiscal y permite la incorporación de la firma electrónica que garantiza su validez legal.
Los autónomos estarán obligados a emitir facturas electrónicas según el calendario de implementación de la Ley Crea y Crece, pero no necesariamente a través de la Solución Pública. Pueden optar por esta plataforma gratuita o por cualquier otra solución privada que cumpla con los requisitos legales establecidos.
La Solución Pública incorpora diversas medidas de seguridad: • Cifrado de comunicaciones • Autenticación mediante certificado digital • Trazabilidad de todas las operaciones • Copias de seguridad regulares • Cumplimiento del RGPDAdicionalmente, la empresa debe implementar sus propias políticas de acceso y gestión de usuarios para garantizar que solo el personal autorizado manipule la información.
La plataforma está diseñada para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente e incluye la incorporación automática de todos los campos obligatorios, la validación de formato según requisitos legales y la firma electrónica conforme a estándares reconocidos.Además, asegura la conservación de los documentos durante los plazos establecidos y actualizaciones automáticas ante posibles cambios legislativos, lo que proporciona a las empresas la tranquilidad necesaria, ya que minimiza el riesgo de incumplimientos involuntarios por desconocimiento de la normativa.
