¿Pagaste un adelanto a tu proveedor? Te enseñamos cómo contabilizarlo con un caso real, desde el asiento inicial hasta la regularización final del IVA.
¿Has realizado un pago anticipado a un proveedor y no estás seguro de cómo registrarlo contablemente? Este tipo de operación, común en la gestión empresarial, requiere un tratamiento específico para garantizar que tu contabilidad refleje fielmente la transacción y cumpla con la normativa fiscal.
En este artículo, te explicamos paso a paso cómo contabilizar un anticipo a proveedores, incluyendo el asiento inicial, el impacto en el IVA y su posterior regularización cuando recibas la factura definitiva.
{{banner-contabilidad-1}}
Un anticipo a proveedores es un pago parcial o total realizado por adelantado a un suministrador de bienes o servicios, antes de recibir la mercancía o que se preste el servicio. Es una práctica común en operaciones comerciales, especialmente en pedidos a medida, grandes encargos o contratos de largo plazo, donde el proveedor exige garantías de pago.
Algunas características clave del anticipo son:
¿Sabes cómo gestionar los anticipos de clientes? También hemos creado un artículo para explicártelo, consúltalo aquí.
Cuando realizas un pago anticipado a un proveedor, el tratamiento del IVA depende de si el proveedor está sujeto o no a este impuesto y del momento en que se emita la factura definitiva.
Ejemplo:
Si adelantas 1.210 € (1.000 € + 210 € de IVA 21%), debes registrar 210 € como IVA deducible en tu liquidación trimestral.
Posteriormente, el proveedor tendrá que emitir una factura rectificativa o un documento de regularización.
En el caso de que el proveedor esté exento o no sujeto a IVA, no se aplica el impuesto en el anticipo.
Contabilizar este asiento no es diferente a otros asientos similares. Y, por lo tanto, lo que deberás hacer es completar tanto el “DEBE” como el “HABER” de la cuenta 407.
Veamos un ejemplo:
Digamos que tienes un pequeño ecommerce y que vas a realizar un pedido por valor de 2000 € a un proveedor concreto. Este te pide un adelanto total, por lo que deberás registra lo siguiente en la cuenta 407 de tus libros contables.
DEBE: 2000 (407) de anticipo + 420 (472) de IVA
HABER: 2420 (572) en el número de entidad bancaria pertinente
El registro contable de los anticipos a proveedores implica varias cuentas del PGCE (Plan General Contable Español), dependiendo de la fase del proceso (pago inicial, recepción de factura definitiva y ajustes). Estas son las principales cuentas utilizadas:
La Cuenta 407 es una variante de anticipo que hace referencia al adelanto del pago de una factura de un pedido por solicitud del proveedor. Es una práctica habitual para autónomos y pymes porque, al fin y al cabo, estos son los que más dificultades tienen con grandes proveedores a la hora a la hora de negociar condiciones de pago.
De esta forma, pueden darse dos casos concretos de anticipo a proveedores…
Por lo tanto, en ambos casos el anticipo formará parte de los activos de tu negocio y, por lo tanto, así deberá constar en los libros contables pertinentes.
Aquí es donde entra la cuenta 407, ya que esta es la cuenta que el Plan General Contable contempla para referenciar los anticipos. Esta operación se encuentra dentro del subgrupo número 57 marcada con el epígrafe “Existencias”.
Registrar de forma adecuada los anticipos a proveedores en la contabilidad de la empresa requiere de la utilización de 2 tipos de asientos: el primero de ellos cuando se realiza el pago adelantado y el segundo cuando se recibe la factura definitiva.
(407) Anticipos a proveedores 1.000 €
(472) IVA soportado 210 €
a (572) Bancos 1.210 €
(600) Compras de mercaderías 2.000 €
(472) IVA soportado (420 € - 210 € ya registrados) 210 €
a (407) Anticipos a proveedores 1.000 €
a (400) Proveedores 1.210 €
(El saldo pendiente a pagar al proveedor es 1.210 €).
Existen dos escenarios en los que se cancela un anticipo al proveedor: habitualmente, se produce una regularización normal del mismo cuando se recibe la factura definitiva. Además, y de forma excepcional, puede ocurrir que el anticipo se devuelva o rechace. Ambas tienen distintos tratamientos en contabilidad.
En el caso más habitual, de cancelación por recepción de la factura definitiva, los pasos son:
Ejemplo:
Anticipo previo: 1.210 € (1.000 € + 21% IVA).
Factura recibida: 2.420 € (2.000 € + 21% IVA).
Asientos:
# Regularización del anticipo:
(600) Compras de mercaderías - 2.000 €
(472) IVA soportado (420 € - 210 € ya declarados) 210 €
a (407) Anticipos a proveedores 1.000 € Cancelación del anticipo
a (400) Proveedores 1.210 € Deuda pendiente
# El anticipo queda cancelado y la deuda se traslada a (400).
Como te hemos adelantado, ocasionalmente puede ocurrir que se haga una cancelación por devolución del anticipo, normalmente porque el proveedor no entrega el bien o servicio, o bien porque se cancela el pedido. En este caso, se procedería de la siguiente forma:
# Devolución del dinero a la empresa:
(572) Bancos 1.210 €
a (407) Anticipos a proveedores 1.000 € Cancelación
a (472) IVA soportado 210 € Recuperación del IVA
# Importante: Si el IVA ya se declaró, debe rectificarse en la siguiente liquidación.
¿Y si el proveedor no devuelve el dinero del anticipo? En ese caso, pasado un tiempo prudencial, deberás pasar la cantidad a la cuenta (654) de créditos incobrables y justificar el impago, por ejemplo, con el requerimiento notarial efectuado para reclamarlo.
