¿Cómo contabilizar el anticipo a proveedores?

¿Has realizado un pago anticipado a un proveedor y no estás seguro de cómo registrarlo contablemente? Este tipo de operación, común en la gestión empresarial, requiere un tratamiento específico para garantizar que tu contabilidad refleje fielmente la transacción y cumpla con la normativa fiscal.
En este artículo, te explicamos paso a paso cómo contabilizar un anticipo a proveedores, incluyendo el asiento inicial, el impacto en el IVA y su posterior regularización cuando recibas la factura definitiva.

¿Qué es un anticipo a proveedores?

Un anticipo a proveedores es un pago parcial o total realizado por adelantado a un suministrador de bienes o servicios, antes de recibir la mercancía o que se preste el servicio. Es una práctica común en operaciones comerciales, especialmente en pedidos a medida, grandes encargos o contratos de largo plazo, donde el proveedor exige garantías de pago.

Algunas características clave del anticipo son:

• Al igual que una proforma, no es una factura definitiva, sino que se regulariza cuando llega la factura final.
• Afecta al IVA, ya que en algunos casos (lo veremos a continuación) debe declararse el IVA soportado desde el primer pago.
• Tiene un registro contable específico, se contabiliza en una cuenta de activo (ej. “Anticipos a proveedores”) hasta su liquidación.

¿Sabes cómo gestionar los anticipos de clientes? También hemos creado un artículo para explicártelo, consúltalo aquí.

El IVA en los anticipos a proveedores

Cuando realizas un pago anticipado a un proveedor, el tratamiento del IVA depende de si el proveedor está sujeto o no a este impuesto y del momento en que se emita la factura definitiva.

• IVA en el momento del anticipo. Si el proveedor está sujeto a IVA, tendrás que declarar el IVA soportado en el periodo en que se realiza el pago, aunque aún no tengas la factura.

Ejemplo: 
Si adelantas 1.210 € (1.000 € + 210 € de IVA 21%), debes registrar 210 € como IVA deducible en tu liquidación trimestral.

Posteriormente, el proveedor tendrá que emitir una factura rectificativa o un documento de regularización.

En el caso de que el proveedor esté exento o no sujeto a IVA, no se aplica el impuesto en el anticipo.

• Regularización al Recibir la Factura Definitiva: Cuando el proveedor emita la factura final, debes ajustar el IVA si hubo diferencias entre el anticipo y el importe final.
  • Si el IVA declarado en el anticipo coincide con la factura, no hay que hacer nada más.
  • Si hay diferencias (por ejemplo, si el proveedor aplica un tipo de IVA distinto), deberás corregir la declaración en el siguiente periodo.
• Anticipos a proveedores en el extranjero
  • Si el proveedor es de la UE y tienes su VAT, el IVA se liquida bajo la Regla de la Autoliquidación (Reverse Charge).
  • Si es de fuera de la UE, no se aplica IVA español, pero pueden existir aranceles.

Cómo contabilizar una factura de anticipo a proveedores

Contabilizar este asiento no es diferente a otros asientos similares. Y, por lo tanto, lo que deberás hacer es completar tanto el “DEBE” como el “HABER” de la cuenta 407.

• DEBE. Sumaremos el anticipo correspondiente (407) con el IVA soportado (472)
• HABER. Haremos constar la cantidad final en la entidad bancaria correspondiente (572).

Veamos un ejemplo:

Digamos que tienes un pequeño ecommerce y que vas a realizar un pedido por valor de 2000 € a un proveedor concreto. Este te pide un adelanto total, por lo que deberás registra lo siguiente en la cuenta 407 de tus libros contables.

DEBE: 2000 (407) de anticipo + 420 (472) de IVA

HABER: 2420 (572) en el número de entidad bancaria pertinente

Cuentas contables relacionadas con los anticipos a proveedores

El registro contable de los anticipos a proveedores implica varias cuentas del PGCE (Plan General Contable Español), dependiendo de la fase del proceso (pago inicial, recepción de factura definitiva y ajustes). Estas son las principales cuentas utilizadas:

• (407) Anticipos a proveedores: cuenta de activo corriente donde se registra el importe adelantado al proveedor (sin IVA). Se abona cuando llega la factura definitiva y se regulariza la deuda.
• (472) IVA soportado: aquí se contabiliza el IVA deducible del anticipo (si el proveedor está sujeto a IVA).
• (572) Bancos o (570) Caja: cuenta que se carga al realizar el pago inicial.
• (400) Proveedores: al recibir la factura definitiva, se traslada el saldo del anticipo (407) a esta cuenta y se refleja el importe pendiente de pago.
• (473) Hacienda Pública, IVA repercutido (solo se utiliza en casos de rectificaciones o devoluciones).

Cuenta 407 para anticipo a proveedores

La Cuenta 407 es una variante de anticipo que hace referencia al adelanto del pago de una factura de un pedido por solicitud del proveedor. Es una práctica habitual para autónomos y pymes porque, al fin y al cabo, estos son los que más dificultades tienen con grandes proveedores a la hora a la hora de negociar condiciones de pago.

De esta forma, pueden darse dos casos concretos de anticipo a proveedores…

1. Adelanto total. En el caso de que el proveedor exija que adelantemos la totalidad de la factura, deberemos hacerlo incluyendo el IVA correspondiente.
2. Adelanto parcial. Si ya tienes confianza con el proveedor (o eres un negociante que ríete tú de las pelis de Hollywood), es probable que este tan solo demande el adelanto de una fracción de la factura. De ser así, el importe abonado se descontará de la factura final. Pero, sea como sea, también tendremos que incluir el IVA correspondiente.

Por lo tanto, en ambos casos el anticipo formará parte de los activos de tu negocio y, por lo tanto, así deberá constar en los libros contables pertinentes.

Aquí es donde entra la cuenta 407, ya que esta es la cuenta que el Plan General Contable contempla para referenciar los anticipos. Esta operación se encuentra dentro del subgrupo número 57 marcada con el epígrafe “Existencias”.

Asientos contables relacionados con el anticipo a proveedores (con ejemplos)

Registrar de forma adecuada los anticipos a proveedores en la contabilidad de la empresa requiere de la utilización de 2 tipos de asientos: el primero de ellos cuando se realiza el pago adelantado y el segundo cuando se recibe la factura definitiva.

• Asiento inicial del anticipo: Imagina que haces un pago anticipado de 1.210 € (1.000 € + 21% IVA) a un proveedor por mercaderías. Tendrás que contabilizar:

(407) Anticipos a proveedores   1.000 €  
(472) IVA soportado                      210 €  
    a (572) Bancos                       1.210 €  

• Asiento de Regularización (al recibir la factura): A la entrega del producto comprado, el proveedor te envía la factura definitiva, por importe de 2.420 € (2.000 € + 21% IVA), pero el anticipo ya cubría 1.000 € (+ IVA). En tu contabilidad deberá quedar reflejado:

(600) Compras de mercaderías     2.000 €  
(472) IVA soportado (420 € - 210 € ya registrados)  210 €  
    a (407) Anticipos a proveedores               1.000 €  
    a (400) Proveedores                           1.210 €  
(El saldo pendiente a pagar al proveedor es 1.210 €).

¿Cómo se cancela un anticipo a proveedores?

Existen dos escenarios en los que se cancela un anticipo al proveedor: habitualmente, se produce una regularización normal del mismo cuando se recibe la factura definitiva. Además, y de forma excepcional, puede ocurrir que el anticipo se devuelva o rechace. Ambas tienen distintos tratamientos en contabilidad.

En el caso más habitual, de cancelación por recepción de la factura definitiva, los pasos son:

• Contabilizar la factura del proveedor (con IVA y gastos/compras).
• Aplicar el anticipo como pago parcial.
• Saldar la cuenta (407) Anticipos a proveedores.

Ejemplo:

                   Anticipo previo: 1.210 € (1.000 € + 21% IVA).
                   Factura recibida: 2.420 € (2.000 € + 21% IVA).

Asientos:

# Regularización del anticipo:
(600) Compras de mercaderías  - 2.000 €  
(472) IVA soportado (420 € - 210 € ya declarados)  210 €  
    a (407) Anticipos a proveedores               1.000 €  Cancelación del anticipo  
    a (400) Proveedores                           1.210 €  Deuda pendiente  

# El anticipo queda cancelado y la deuda se traslada a (400).

Como te hemos adelantado, ocasionalmente puede ocurrir que se haga una cancelación por devolución del anticipo, normalmente porque el proveedor no entrega el bien o servicio, o bien porque se cancela el pedido. En este caso, se procedería de la siguiente forma:

# Devolución del dinero a la empresa:
(572) Bancos                     1.210 €  
    a (407) Anticipos a proveedores       1.000 €  Cancelación  
    a (472) IVA soportado                  210 €  Recuperación del IVA  

# Importante: Si el IVA ya se declaró, debe rectificarse en la siguiente liquidación.

¿Y si el proveedor no devuelve el dinero del anticipo? En ese caso, pasado un tiempo prudencial, deberás pasar la cantidad a la cuenta (654) de créditos incobrables y justificar el impago, por ejemplo, con el requerimiento notarial efectuado para reclamarlo.