Tengo que pagar el IVA de una factura no cobrada: ¿Cómo declararlo?

El tema de las facturas impagadas es todo un problema para los emprendedores. Una de las preguntas más recurrentes suele ser qué hacer con las facturas pendientes de pago. ¿Puedo evitar declarar el IVA de las facturas sin cobrar?

La respuesta está clara: NO. La ley del IVA dice que tienes que declararlo en el momento en que vendas los productos o prestes los servicios, aunque todavía no te hayan pagado. No puedes evitar declarar el IVA de las facturas pendientes de cobro, como tampoco puedes aplazarlas a otro trimestre. Tienes la obligación de declararlas en este ejercicio, independientemente de si las has cobrado o no.

La falta de pago por parte de los clientes puede afectar la solvencia económica de tu negocio, pero los seguros de crédito pueden ayudar a mitigar este riesgo. Esto implica tener que adelantar el IVA a la Agencia Tributaria, aunque la situación económica de tu negocio no esté pasando por su mejor momento. Pero te recordamos que en el caso de no poder hacer frente a los impuestos, puedes solicitar un aplazamiento o fraccionamiento.

Una excepción: el criterio de caja

Si hemos optado por el criterio de caja, puedes evitar declarar el IVA de las facturas no cobradas. Siempre y cuando la facturación de tu negocio no supere los dos millones de euros y cumplas todos los requisitos que se exigen para acogerse a este tipo de régimen del IVA.

Del mismo modo que no vas a declarar las facturas no cobradas, tampoco podrás desgravarte las facturas de gastos que no hayas pagado todavía. Las facturas de gastos no pagadas tampoco pueden ser deducidas como gasto.

¿Qué pasa si no declaro la factura no cobrada?

Si por error todavía no has declarado una factura no cobrada, deberás presentar una declaración complementaria al modelo 303 del trimestre en que hayas dejado de declarar las facturas. Aunque la factura no se haya cobrado, sigue siendo parte de una operación válida que afecta a las obligaciones fiscales.

La Agencia Tributaria puede enterarse de que no has declarado una factura fácilmente. Será suficiente con que tu cliente haya declarado esa factura como gastos. Y si esto ocurre, Hacienda te enviará un requerimiento.

¿Qué pasa con el IVA de las facturas no cobradas?

Si ya has declarado el IVA de las facturas no cobradas, las emitiste hace más de 6 meses y puedes demostrar que las has reclamado con una demanda judicial o un requerimiento notarial, será posible compensar el IVA declarado. Cambiar el importe de la base imponible es crucial para notificar a Hacienda que la factura no ha sido cobrada.

¿Cómo? En nuestro artículo cómo recuperar el IVA de una factura impagada te lo explicamos detalladamente. Básicamente, el procedimiento para recuperar el IVA de las facturas no cobradas es el siguiente:

• Reclamar judicial o notarialmente el pago.
• Crear una factura rectificativa de la factura original impagada.
• Enviarla a la Agencia Tributaria para que sean conscientes de que has anulado el pago. Los pasos necesarios para reclamar el IVA de la factura a Hacienda incluyen la emisión de facturas rectificativas y la declaración de este impuesto.
• Incluir la factura rectificativa en la liquidación del IVA del trimestre correspondiente.

Recuerda que este procedimiento está sujeto a unos plazos muy estrictos. Por ello lo más óptimo es tener controladas todas tus facturas. Así sabrás rápidamente el estado de cada una de ellas: facturas pagadas, pendientes de pago o facturas impagadas. Holded te lo pone fácil porque te avisa automáticamente de las facturas que todavía no has cobrado para que te ahorres tener que pagar el IVA.

Requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas

Para recuperar el IVA de las facturas impagadas, es fundamental cumplir con ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Estos requisitos aseguran que el proceso sea legítimo y que se pueda justificar la reclamación del IVA. A continuación, te detallamos los requisitos más importantes:

• Factura incobrable: la factura debe ser considerada “incobrable”, lo que significa que el cliente no ha podido hacer frente al pago. Esto suele ocurrir cuando el cliente se encuentra en una situación de insolvencia.
• Importe mínimo: el importe de la factura debe ser superior a 250 euros. Este umbral asegura que solo se reclamen cantidades significativas.
• Notificación al cliente: es necesario que el cliente haya sido notificado de la deuda y que, a pesar de ello, no haya realizado el pago. Esta notificación puede ser a través de una demanda judicial o un requerimiento notarial.
• Emisión por empresa o autónomo: la factura debe haber sido emitida por una empresa o un autónomo, ya que solo estos sujetos pueden recuperar el IVA de facturas impagadas.
• IVA repercutido: el IVA repercutido en la factura debe ser superior a 250 euros. Esto significa que la cantidad de IVA que se pretende recuperar debe ser significativa.

Cumplir con estos requisitos es esencial para poder iniciar el procedimiento de recuperación del IVA ante la Agencia Tributaria.

Procedimiento para recuperar el IVA ante la Agencia Tributaria

Una vez que se cumplen los requisitos para recuperar el IVA de una factura impagada, es necesario seguir un procedimiento específico ante la Agencia Tributaria. Este procedimiento consta de varios pasos que deben realizarse dentro de los plazos establecidos. A continuación, te explicamos el proceso detalladamente:

1. Iniciar una reclamación de la factura impagada: el primer paso es iniciar una reclamación formal de la factura impagada. Esta reclamación debe realizarse dentro de los tres meses desde que la factura se considera impagada. Es importante que el importe de la reclamación sea superior a 250 euros para que sea válida.
2. Emitir una factura rectificativa: una vez iniciada la reclamación, debes emitir una factura rectificativa. Esta factura debe reflejar la anulación del IVA repercutido en la factura original. Es crucial que la factura rectificativa se emita dentro de los plazos establecidos por Hacienda.
3. Enviar la documentación necesaria: la documentación requerida debe ser enviada a la Agencia Tributaria dentro de los plazos establecidos. Esta documentación incluye la factura rectificativa y la reclamación formal. Asegúrate de conservar copias de todos los documentos enviados.
4. Recuperar el importe a partir de la liquidación del IVA correspondiente: finalmente, el importe del IVA recuperado se reflejará en la liquidación del IVA del trimestre correspondiente. Es fundamental realizar esta liquidación dentro de los plazos establecidos por Hacienda para evitar problemas adicionales.

Siguiendo estos pasos, podrás recuperar el IVA de las facturas impagadas de manera efectiva y conforme a la normativa vigente. Recuerda que mantener un control riguroso de tus facturas y plazos es clave para gestionar correctamente el IVA de tu negocio.