¿Debes hacer un recibo de pago y no sabes cómo empezar? Aquí te explicamos: qué son y cómo hacerlos. Además, incluimos una plantilla descargable.
El recibo de pago es un documento tan habitual en el día a día de los autónomos que, en algunas ocasiones, se realiza de forma incorrecta. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre él para que evites cometer errores.
Siempre que realices una transacción, esta debe quedar reflejada en algún documento para que quede constancia y así, evitar problemas. De esta necesidad nace el recibo.
A veces se le añade ‘de pago’, pero ambos conceptos significan exactamente lo mismo.
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Se trata de un documento que certifica un pago realizado dejando constancia del mismo. Lo más importante es que tiene validez legal, y para ello tiene que contar con los datos del emisor y del receptor, la fecha, el importe en números y letras, el concepto de pago, la forma de pago y la firma del emisor. Eso sin olvidar de que debe constar que es un “recibo de pago”.
Es un documento tan común que puedes adquirirlo en cualquier papelería o en tu proveedor habitual. Pero, al igual que con las facturas, si lo personalizas quedará mucho más profesional.
El concepto de recibo es usual en el mundo empresarial, un básico entre los básicos. Pero mucha gente lo realiza de manera incorrecta y eso significa que pierde su validez.
Por eso mismo, aparte de su definición, te ofreceremos un ejemplo claro de recibo de pago para que te sirva de guía en futuras transacciones.
Un recibo o, lo que es lo mismo, el modelo recibí es un documento justificativo. Es decir, una persona reconoce haber recibido una cantidad económica a cambio de algún producto o servicio.
Como hemos comentado anteriormente, este documento tiene validez legal, ya que se trata del justificante de haber pagado una deuda que se tenía con otra persona.
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Un recibo de pago se utiliza en diversas ocasiones para dejar constancia de una transacción financiera. A continuación encontrarás algunas de las ocasiones más comunes en las que se utiliza un recibo de pago:
Si decides hacer tu propio modelo de recibo de pago, puede que te surjan las siguientes dudas: ¿qué elementos debo incluir?, ¿cómo se hace un recibo de pago de manera clara y simple? No te preocupes, te compartimos el listado de lo que no puede faltar:
Puedes incluir datos adicionales como:
El principal consejo es que seas lo más claro posible. Es mejor ser simple, claro y directo, para no dar cabida a ningún tipo de confusión. No te arriesgues añadiendo o quitando campos, porque eso podría hacer que el recibo fuera inoperante.
Y recuerda que todo recibo de entrega de dinero ha de realizarse por duplicado. La idea es que cada una de las dos partes implicadas conserven una copia del documento para que la transacción quede reflejada en las cuentas de ambos.
Una vez explicada la teoría, toca aplicarla en un documento para crear tus propios recibos de pago. Es muy sencillo: solo tienes que crear una plantilla a partir de algún procesador de textos y guardarla para cuando la necesites.
A continuación, te facilitamos un ejemplo para que puedas copiarlo y adaptarlo como prefieras:
En (añadir ciudad) a (día) de (mes) de (año)
Recibí del Señor/a (nombre del emisor), la cantidad de (cantidad en euros), en concepto de pago total o pago parcial de la compra/adquisición/servicio (producto o servicio adquirido).
Firma y DNI del vendedor.
Por si te sirve de ayuda, también te incluimos una versión descargable y editable.
De primeras, un recibo de pago y una factura pueden parecer lo mismo, pero en realidad tienen varias diferencias entre sí. Es importante que las conozcas para que hagas un uso debido de cada uno.
Un recibo se emite tras una transacción de compraventa como comprobante de la operación. En cambio, la factura acredita legalmente esa operación comercial. Es decir, su emisión ayuda a tener la contabilidad y los documentos bajo control y no tener descuidos tributarios. El recibo no requiere de un registro tan exhaustivo.
El recibo se emite por el proveedor después de recibir el pago por la operación (nunca antes). La factura se envía o se da en cuanto la transacción se realiza, pero antes del pago. En resumen, el recibo es un registro del pago y la factura es un registro de la solicitud del pago.
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Sabemos que un recibo solo tiene uso informativo, pero es importante hacerlo por todas estas razones:
- Quien lo recibe tiene una herramienta útil para llevar un registro personal o empresarial de sus gastos.
- Al tratarse de un comprobante de pago, es perfecto para demostrar la titularidad de un bien que se ha adquirido.
- Para el proveedor, habitualmente, no supone un esfuerzo extra, ya que cualquier terminal de pago (TPV, datáfono) lo emite durante el proceso de compraventa.
- Da una imagen de transparencia en la transacción comercial que, sin duda, fomenta la confianza necesaria entre proveedor y cliente.
- Si el cliente, al ver lo que ha adquirido, detecta algún error o daño, tiene un comprobante con el que dirigirse a su proveedor para poder reclamar un cambio o devolución.
En caso contrario, ninguna de las partes podrá tener la certeza de que ese producto fue adquirido allí.
No, en absoluto. Se puede tener un recibo estándar. Pero lo cierto es que personalizar tus recibos da una imagen corporativa más sólida.
En la actualidad, muchos de los TPV permiten diseñar los tickets de compra, sean recibos, facturas simplificadas…
