¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada?

Recuperar el IVA de una factura impagada es posible si modificas la base imponible de esa operación para que Hacienda te devuelva o compense el IVA que ya ingresaste y que tu cliente nunca te pagó. La Ley del IVA lo permite mediante una factura rectificativa, siempre que cumplas unos requisitos y respetes los plazos.

Como sabes, estás obligado a ingresar en Hacienda el IVA repercutido de tus facturas aunque no las hayas cobrado, así que al rellenar el modelo 303 declaras un impuesto que nunca pasó por tu cuenta. La buena noticia es que, tras la reforma del IVA en vigor desde 2023, recuperar ese dinero es más sencillo: ya no es obligatorio acudir a juicio o a notaría para reclamar la deuda.

¿Qué significa recuperar el IVA de una factura impagada?

Cuando emitimos una factura, obviamente lo hacemos con el objetivo de cobrar por los bienes o servicios proporcionados al cliente. Sucede que, en ocasiones, dicho cliente no satisface el importe convenido con anterioridad, bien por desacuerdo con el trabajo, por falta de liquidez, prácticas fraudulentas, etcétera.

Lo habitual es emitir una factura antes del acto del cobro, por lo que al rellenar el modelo 303 del trimestre correspondiente estamos ingresando un IVA que nunca circuló por nuestra cuenta corriente, ya que dicha factura no fue satisfecha.

Quizá no cobremos esa factura jamás ni podemos evitar declarar el IVA de facturas no cobradas, pero sí podemos recuperar el IVA injustamente entregado por nuestra parte a la Agencia Tributaria (y cuyo importe dependerá de los tipos de IVA con los que facturemos). Injustamente, porque no hubo contraprestación económica de la que devengar impuesto alguno.

¿Qué requisitos debes cumplir para recuperar el IVA de una factura impagada?

No toda factura sin cobrar da derecho a recuperar el IVA. Para que Hacienda acepte la modificación, el crédito debe considerarse incobrable y cumplir estas condiciones:

• Debe haber pasado 1 año sin haber cobrado la factura o 6 meses si eres un autónomo o pyme con un volumen de operaciones no superior a 6.010.121,04 euros.
• La factura deberá estar registrada en los libros fiscales y contables.
• El destinatario de la factura deberá ser una empresa o profesional. Si se trata de un particular, la base imponible debe ser superior a 50 euros (IVA incluido).
• Debes haber reclamado el cobro de forma fehaciente, ya sea por vía judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite la reclamación, como un burofax con acuse de recibo.

Si tu cliente ha sido declarado en concurso de acreedores, el procedimiento es distinto: no se aplica el plazo de 6 meses o 1 año, sino una vía específica de la Ley del IVA. Debes emitir la factura rectificativa en el plazo que marca la normativa concursal desde la publicación del auto de declaración del concurso en el BOE, remitirla al cliente y al administrador concursal y comunicarlo a Hacienda en el plazo de 1 mes.

¿Qué plazo tienes para recuperar el IVA de una factura impagada?

Los plazos son la parte más delicada del proceso: si te pasas de fecha, pierdes el derecho a recuperar el IVA; por eso, debes tenerlos claros desde antes de que la factura venza. El crédito se considera incobrable a los 6 meses desde el devengo si eres pyme o autónomo, o al año si eres una gran empresa.

En cuanto a los plazos de reclamación, desde la reforma de 2023 dispones de 6 meses desde ese momento para emitir la factura rectificativa y un mes más, a partir de la emisión, para comunicarlo a Hacienda.

En operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, el plazo se computa a partir del 31 de diciembre del año inmediato posterior a aquel en que se realizó la operación.

Por ejemplo, si eres autónomo y emites una factura en mayo, se considerará incobrable seis meses después, en noviembre. A partir de esa fecha tienes 6 meses para emitir la factura rectificativa y, una vez emitida, 1 mes para comunicarlo a la Agencia Tributaria.

¿Cómo recuperar el IVA de una factura impagada paso a paso?

Una vez se cumplen los requisitos y los plazos, el proceso para recuperar el IVA se resuelve en cuatro pasos que debes seguir en orden:

1. Reclama el cobro de la deuda de forma fehaciente

Durante los tres meses siguientes desde que la factura pueda considerarse impagada, tendremos que solicitar de forma fehaciente el pago de dicha factura.

• Requerimiento notarial: es suficiente con acudir a la notaría con la información relativa de la deuda, el deudor y el acreedor.
• Requerimiento judicial: el procedimiento es diferente en función de la cantidad de la deuda. Si esta es inferior a 250.000 euros podremos reclamar a través de un proceso monitorio, relativamente rápido. Pero si la deuda es superior, habremos de iniciar un proceso ordinario, más lento y costoso.
• Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Es la opción más rápida y económica, admitida desde la reforma de 2023.

2. Emitir factura rectificativa que anule la factura impagada

Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir errores de una factura anterior. También se utiliza para deducir el IVA de una factura impagada. Este documento, para que sea válido, debe ir titulando como "Factura rectificativa". Además, ha de ser idéntico a la factura que corrige, con el importe en negativo.

Un detalle importante es que la emisión de la factura rectificativa tendrás que hacerla en el plazo de 3 meses desde que se cumplan 6 meses o 1 año del impago.

3. Enviar a Hacienda la factura rectificativa

Tienes 1 mes desde la emisión de la factura rectificativa para hacérsela llegar a la Agencia Tributaria. Además, deberás incluir una copia de los documentos que justifiquen que se ha instado al cobro de la factura impagada mediante reclamación judicial o notarial.

No te olvides de enviar esta factura rectificativa al destinatario de la misma.

4. Incluye la factura rectificativa en el modelo trimestral

Debes consignarla en la liquidación mensual o trimestral en que se emite la factura rectificativa. En este momento, recuperarás el IVA a través, ya que se restará del IVA a pagar o se incrementará el IVA a devolver.

¿Qué hacer si solo me pagan una parte de la factura?

Cuando el cobro es parcial, puedes modificar la base imponible únicamente por el importe que ha quedado impagado. La factura rectificativa reflejará solo la parte no cobrada, y el resto de la operación mantiene su tributación normal. La modificación se puede efectuar dentro de los tres meses posteriores al plazo de vencimiento que hemos indicado anteriormente (un año o seis meses).

Como acreedores, necesitamos que se cumplan una serie de requisitos:

• Expedir una nueva factura rectificativa que anule la cuota repercutida. Dicha factura se expedirá en serie específica y se remitirá al destinatario. Este envío debe estar debidamente acreditado.
• En la factura rectificativa se consignarán base imponible y cuota, bien indicando el importe de la rectificación, bien el importe final tras la rectificación. En cualquier caso, esta última debe ser señalada. La factura debe quedar reflejada como tal (se hará constar su condición de documento rectificativo), se describirá la causa que motiva su emisión y también los datos identificativos y las fechas originales de expedición de las facturas que pasan a rectificarse.
• En el libro de registro de facturas estas operaciones deben haber quedado anotadas en tiempo y forma.
• En el plazo de un mes a partir de la emisión de la factura rectificativa se comunicará dicha modificación a la AEAT a través de un formulario que encontraremos en el apartado 'Contenido relacionado' de su portal. En dicha modificación debe hacerse constar que la misma no se refiere a los créditos excluidos de posibilidad de rectificación.

Dentro del mencionado apartado 'Contenido relacionado' de la AEAT vamos a encontrar la opción 'Aportar documentación complementaria'. Ahí tendremos que presentar:

• Copia de las facturas rectificativas.
• Un documento que acredite que se han reclamado (documento de reclamación judicial, requerimiento notarial o certificado del ente público).
• Relación de las facturas rectificativas en el caso de grandes empresas.

Tras los trámites mencionados, obtendremos un código del asiento de registro. A partir de ese momento podremos presentar la comunicación mediante certificado electrónico o cl@ve PIN, también dentro de 'Contenido relacionado'. Si el formulario se cumplimenta a través de la sede electrónica, tendremos que usar la opción 'Aplicar', o 'importar' si el formulario se ha rellenado a través de un programa externo.

Si la deuda proviene de un ente público, deberemos incorporar el certificado que haya expedido dicho organismo.

¿Qué pasa si el cliente paga la factura después de que haya recuperado el IVA?

Si tu cliente termina pagando, total o parcialmente, después de haber recuperado el IVA, estás obligado a rectificar de nuevo al alza la base imponible e ingresar otra vez el IVA correspondiente al importe cobrado, emitiendo una nueva factura rectificativa.