Calcular con antelación los gastos de una operación o proyecto es, sin duda, la mejor forma de evitar riesgos innecesarios a la hora de ejecutarlos. Es lo que se consigue con los presupuestos, esto es, con el cálculo anticipado de la cantidad de dinero que se necesita para afrontar el gasto de alguna actividad.
Si necesitas hacer un presupuesto o buscas plantillas de presupuestos, en este artículo te explicamos cómo hacerlo, los diferentes tipos de presupuestos que hay y te facilitamos varias plantillas de presupuestos descargables gratuitamente que podrás personalizar en formato de Excel, Word o con un editor de PDF.
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Empieza gratis¿Qué es un presupuesto?
Es una estimación del coste que supondrá la realización de un proyecto, teniendo en cuenta todos los gastos que se producirán. Puede ser para uso personal (un viaje, amueblar un hogar, una fiesta, etc.), para tu negocio o como propuesta comercial.
Tener un presupuesto bien definido, usando plantillas de presupuestos o bien a través de programas para hacer presupuestos, te permitirá tener un mayor control y planificación financiera de los gastos que ese proyecto u operación va a suponer. De esa forma, reducirás los riesgos y actuarás con mayor certeza.
Tipos de presupuestos
En función del tamaño y de la actividad de las empresas, podrás encontrar diferentes tipos y plantillas de presupuestos que podrás descargarte y personalizar con los datos de tu empresa:
Presupuesto maestro
Es el que reúne la información de todos los departamentos: producción, compras, ventas, marketing, administración…, es decir, toda la información referente al estado financiero de un negocio.
Presupuesto de operación
En este informe se consideran todas las actividades operativas: actividades de producción, ventas y administración. Sirve para recoger y analizar los datos referentes a esas operaciones, al estado real de ganancias y las pérdidas previstas en el futuro.
Presupuesto de ventas
Sirve para que las empresas puedan calcular la cantidad de producto o mercancía que van a vender, en cuánto tiempo, dónde y cómo se producirán los ingresos por venta, etc. Servirá para establecer unos objetivos y un plan de actuación para no desviarse demasiado del cálculo inicial.
Con un programa de gestión de inventario que controle automáticamente los flujos de venta y el stock del negocio, será más fácil hacer un seguimiento y observar si se están cumpliendo las previsiones.
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Empieza yaPresupuesto de producción
Sirve para especificar los costes que habrá que asumir para llevar a cabo la producción del negocio, en función de las unidades que se vayan a producir y el importe que suponga la fabricación de esas unidades. Para ello, será necesario considerar el inventario inicial, el inventario final, las ventas previstas y la producción prevista.
De nuevo, esta tarea será mucho más fácil si tienes toda esa información organizada y monitorizada en tiempo real con algún programa que incluya la funcionalidad de gestión de inventario. También será mucho más fácil si este programa incluye creación automática de presupuestos y plantillas de presupuestos que se rellenarán de manera automática con tus datos.
Presupuesto de gastos
El de gastos también podría incluirse en el de tesorería y sirve para calcular las salidas o posibles salidas de dinero en un intervalo de tiempo. Aquí se tienen en cuenta los pagos a proveedores, las compras, los salarios del equipo, las licencias que haya que pagar, los servicios consumidos… es decir:
- Gastos fijos
- Gastos variables
- Otro tipo de gastos, como pueden ser las amortizaciones de activo o los gastos financieros.
Presupuesto de flujo de caja
También denominado de flujo de efectivo y muy relacionado con el departamento de tesorería, con este informe se controlan los ingresos por ventas y los egresos por los pagos que haya que hacer. De esta manera se monitoriza la liquidez.
Presupuesto de tesorería
La tesorería es una de las áreas más importantes de las empresas. Es la que regula todas las operaciones monetarias del negocio y supervisa el flujo de caja, controlando en todo momento los fondos disponibles en la empresa. Al mismo tiempo, este presupuesto también sirve para efectuar una predicción de futuro que deberá ser lo más realista posible. El presupuesto de tesorería engloba el de gastos y el de cobros.
Presupuesto para tus (potenciales) clientes
Se trata de una propuesta comercial en la que se incluirá información detallada sobre el producto o servicio ofrecido, su precio unitario, la cantidad, el descuento que se le aplicaría (si procede) el tipo de IVA, el tipo de retención (si corresponde) y el importe total.
Pasos para crear un presupuesto
Puedes usar diferentes herramientas. Para hacer un presupuesto en Excel podrás encontrar diferentes plantillas de presupuestos para crear una hoja de cálculo con la que manejar datos numéricos y texto para organizar la información en tablas, filas y columnas. También puedes hacerlo a partir de un documento en blanco.
Antes de hacerlo, es importante que tengas en cuenta algunos criterios que te permitirán fijar con mayor precisión las cantidades. Lo recomendable es que equilibres bien lo que costará ejecutar la operación o de la venta del producto y los beneficios. Estos son algunos aspectos que habría que considerar:
- Cubrir los costes. Calcula bien cuánto cuestan los materiales, la producción, en caso de que sea venta de productos, o la mano de obra por hora, en caso de que sea un servicio.
- Cuál es el margen de beneficio. Además de los gastos, tendrás que decidir un porcentaje de beneficio, esto es, cuánto vas a ganar tú una vez descontados los gastos asociados al producto o el servicio que vayas a realizar.
- Cómo son los precios del mercado. No puedes decir una cifra al azar. Tienes que considerar los precios de la competencia para poder ajustar los tuyos y pedir cantidades razonables.
- Descuentos y promociones. ¿Podrías negociar tu presupuesto? Valora si te compensa incluir algunos descuentos o promociones que puedan hacer más atractiva tu oferta.
Una vez que has considerado estos aspectos, lo más fácil es rellenar las plantillas de presupuestos con los conceptos y datos que deben incluir obligatoriamente.
Puedes descargar estas plantillas y personalizarlas directamente en tu ordenador o utilizar un software de gestión, como Holded, con el que podrás tener automatizados los datos y crear presupuestos de una manera mucho más rápida y eficaz.
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Descubre HoldedConceptos y datos que deben incluirse
Para que sea válido, un presupuesto debe incluir:
- Nombre o razón social del comprador y vendedor.
- Número del presupuesto (ordenado por serie numérica).
- NIF del comprador y vendedor, así como su dirección fiscal.
- Fecha de emisión.
- Concepto.
- El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
- Posibles descuentos o anticipos.
- Impuestos (IVA) e IRPF o mencionar si está exento de IVA o existe inversión de sujeto pasivo.
- El importe total.
Plantillas de presupuestos descargables
Aquí puedes encontrar algunas plantillas de presupuestos en formato de Word, Excel y PDF que podrás personalizar con los datos necesarios.
Plantillas de presupuestos en Excel
Plantillas de presupuestos en Word
Plantillas de presupuestos en PDF
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un presupuesto de una factura?
Un presupuesto es una propuesta que se le hace a un cliente proponiéndole una cantidad por la realización de un servicio o la venta de un producto. A diferencia de la factura, el presupuesto no tiene validez fiscal ni afecta a la contabilidad de tu empresa.
¿En qué se diferencia un presupuesto de una oferta?
Un presupuesto es el cálculo anticipado del coste de un proyecto o servicio, teniendo en cuenta factores como la mano de obra, los materiales, el tiempo empleado, el porcentaje de beneficio, entre otros factores. Una vez aprobado por el cliente, tiene un carácter vinculante, por lo que estamos obligados a mantener el precio acordado. Una oferta, aunque puede confundirse, puede entenderse como una rebaja en el precio estimado, que se propone en un determinado momento y que puede servir para hacer más atractivo el servicio o producto ofrecido.
¿Qué es un presupuesto maestro?
Un presupuesto maestro es el que reúne la información de todos los departamentos de tu empresa: producción, compras, ventas, marketing, administración…, es decir, toda la información económica referente a las finanzas de la empresa.
