Gestión de proveedores en Excel: descarga plantillas profesionales para controlar plazos de entrega, condiciones de pago y calidad
Para autónomos y pymes, llevar un control eficiente de proveedores puede convertirse en un verdadero desafío: facturas pendientes, plazos de entrega, condiciones de pago, datos de contacto…
Es fácil perder el rumbo si no se cuenta con un sistema organizado. Los errores en esta gestión pueden derivar en sobrecostes, problemas de stock o incluso rupturas en la cadena de suministro.
En este artículo te dejamos 7 plantillas de Excel gratuitas, con las que puedes centralizar la información de tus proveedores, automatizar seguimientos y tomar decisiones basadas en datos claros. Descubre cómo simplificar este proceso crítico para tu negocio, ahorrar tiempo y ganar tranquilidad con herramientas accesibles y fáciles de usar.
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Los proveedores son autónomos o empresas que suministran bienes o servicios a otra organización para que lleve a cabo una actividad. La empresa que suministra bebidas a un bar es uno de sus proveedores. También lo es la asesoría que facilita un servicio de consultoría financiera, gestión de impuestos, cuentas, etc.
Por tanto, es común que muchas empresas o autónomos sean proveedores y, además, tengan sus proveedores. La propia empresa que suministra bebidas en el ejemplo del bar, también contará con su gestoría. De modo que es proveedor y, al mismo tiempo, tiene sus proveedores.
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Existen varios valores y actitudes que son claves para gestionar adecuadamente la relación con proveedores.
El primero de todos es establecer una relación basada en la confianza. La comunicación es crucial en este punto. Tanto proveedor como empresa deben actuar con transparencia y claridad frente a aquellas cuestiones que no estén resultando satisfactorias para alguna de las partes. Tiempos de entrega, precios, estado del producto, periodos de pago…
Otro valor importante en una adecuada gestión de proveedores es determinar con exactitud las condiciones del acuerdo desde el inicio, y con la certeza de que podrán ser cumplidas. De nada sirve asegurar al proveedor un periodo de pago de 30 días si, posteriormente, la empresa no va a poder cumplir con este objetivo.
Esta cuestión es relevante, porque durante mucho tiempo se ha dado por sentado que la empresa que contrata tiene el control de la relación comercial, algo que no es cierto. Los proveedores son esenciales para que no se rompa, por ejemplo, una cadena de montaje. Cuidar especialmente esta relación, y asegurar que el proveedor está conforme, es una excelente forma de asegurar una actividad eficiente y de calidad en la empresa que contrata.
Teniendo en cuenta lo anterior, los pasos para gestionar las relaciones con los proveedores de forma adecuada serían:
Contar con una plantilla de Excel con proveedores es útil para tratar diversos aspectos relacionados con su gestión, como la fase de solicitud de presupuestos, la evaluación de propuestas o la contratación en sí.
Lo más importante para usar plantillas de excel con proveedores es que la empresa que contrata determine claramente las condiciones que les hacen únicos y que tienen que cumplir sus proveedores: si, por ejemplo, una frutería quiere destacar por sus excelentes tiempos de entrega en pedidos a domicilio, debe especificar claramente a sus proveedores cuáles son esas necesidades, que son claves en su valor diferencial como empresa y frente a la competencia.
Lo bueno de utilizar una plantilla es que te aporta una base sólida sobre la que trabajar. Y, a partir de ella, será posible personalizar según las ventajas competitivas que se pretendan.
Te ayudamos a optimizar cada etapa del proceso con estas plantillas esenciales, diseñadas para simplificar la selección, registro y seguimiento de tus proveedores. Desde solicitudes de cotización hasta contratos definitivos, estas herramientas te ayudarán a mantener el control de forma profesional y eficiente.
La plantilla de solicitud de propuestas de proveedores sirve para facilitar información sobre las necesidades de la empresa que contrata. De este modo, se ofrece un ‘guión’ claro para que los proveedores sepan qué se espera de ellos y en qué condiciones o requisitos mínimos.
Desde el punto de vista de la empresa, esta plantilla debe rellenarse de la forma más detallada posible, explicando detenidamente cualquier aspecto relevante dentro de las necesidades que pueda tener la organización. De este modo, se ahorra tiempo en la revisión de propuestas que, de antemano, no cumplen con requerimientos básicos necesarios para el proyecto.
La plantilla de formulario de registro de proveedores sirve para revisar y almacenar la información básica de cada uno de los proveedores con los que, o bien se tiene una relación comercial, o se estudia tenerla.
Permite revisar rápidamente datos como su ubicación, teléfono de contacto, datos bancarios, etc. Se podría decir que sirve como información base para la elaboración de un directorio propio de proveedores en una empresa. Podría decirse que es un modelo de ficha de control de proveedores.
Debes incluir en este documento toda la información que consideres clave para identificar claramente a tus proveedores. La pregunta que debes realizarte para rellenar correctamente esta plantilla es ¿por qué tipología necesito clasificar a los proveedores para identificarlos rápidamente?
Con esta plantilla de excel de proveedores para comparar precios, la empresa obtiene medias de todas las propuestas y evalúa desde un punto de vista económico las mismas.
La empresa que contrata debe dar espacio a tantos columnas como proveedores esté evaluando. Por otro lado, en la parte final del documento puede añadir otros datos relevantes para la relación comercial, más allá del precio. Esto ayudará a ampliar la visión y poner en consideración otros valores que también podrían influir en el apartado económico.
La plantilla del contrato del proveedor resume las condiciones generales y principales datos de la relación contractual que se inicia entre empresa y proveedor.
Debe incluir aquellos datos generales que sientan las bases de la relación con el proveedor. Se trata de un resumen de cláusulas, de modo que se pueda detectar en un vistazo los compromisos en cuanto a costes, tiempos previstos de entrega, etc.
La plantilla de lista de proveedores sirve para revisar y comprobar rápidamente número de proveedores, datos de contacto e información básica de la relación comercial con ellos.
En este caso, los datos deben ser los mínimos posibles. Se trata simplemente de un listado de acceso rápido, en el que corroborar el número de proveedores y la relación principal con ellos.
Suele ser útil añadir columnas de información extra con enlaces a otras plantillas de excel de proveedores, en donde se amplían datos, por ejemplo, del contrato que se tiene con ellos, o cualquier otra información sobre la que se necesite profundizar.
Este documento te permite especificar con exactitud qué es lo que necesita tu empresa y en qué condiciones.
Para rellenar esta plantilla de proveedor RFP se deben incluir aquellos campos que la empresa considera claves, así como cualquier información adicional que pueda ser importante. El objetivo es asegurar que los proveedores estén conformes y puedan cumplir con las necesidades para que, a partir de ahí, presenten su propuesta económica.
Sirve para registrar la propuesta de proveedor de alimentos. Se trata de una plantilla de excel para proveedores de este sector, con información específica para una relación comercial donde los bienes a suministrar son alimentos.
Además de los datos generales como proveedor, se debe incluir también información sobre el transporte, presentación del producto, requisitos legales a nivel logístico… Al tratarse de alimentos, es necesario aportar la información que asegure una correcta conservación de los mismos durante toda la cadena.
Las plantillas de excel con proveedores pueden resultar útiles. Sin embargo, el verdadero impulso llega mediante el uso de un programa de contabilidad y gestión integral de un negocio como Holded.
Con esta herramienta se puede llevar un rápido y fácil control de los tiempos de pago a proveedores, facturas pendientes de abono, pedidos recibidos, alertas de stock, etc.
También es posible automatizar todos los apuntes contables derivados de la relación con proveedores. Esto limita errores manuales, ahorra grandes cantidades de tiempo y facilita en definitiva toda la gestión con partners.
Estas plantillas de excel sobre proveedores se pueden editar con facilidad mediante cualquier programa de edición de hojas de cálculo; simplemente rellenando los cambios e insertando texto en las celdas o bien añadir nuevas líneas o columnas para incluir más campos, si fuera necesario.
Si lo que pretendemos es avanzar hacia una gestión profesional de proveedores es probable que necesitemos el apoyo de programas de gestión empresarial (un software ERP, por ejemplo).
Sobre todo por el importante ahorro de tiempo que puede generarse, ante la automatización de diversas tareas que agilizarán todos los procesos relacionados con estos partners.
No. La diferencia entre proveedor y acreedor es importante. El acreedor es en realidad la persona física o jurídica que tiene derecho a que se le satisfaga una determinada deuda.
En este sentido, un proveedor podría pasar a ser acreedor si, tras la realización de un trabajo y envío de factura correspondiente, esta no ha sido abonada.
