La factura electrónica es un documento con plena validez legal que sirve como comprobante o justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, equivalente a la factura en papel. La única diferencia entre ambas es que la factura electrónica se transmite a través de medios digitales o telemáticos.
Todo lo relativo a este tipo de factura viene establecido por la normativa, por lo que al hablar de ley de factura electrónica estamos haciendo referencia al conjunto de preceptos que regulan esta materia.
Al exigir facturar en este formato se persiguen ciertos objetivos, entre los que destacan:
- Impulsar la digitalización del tejido empresarial con el fin de favorecer su modernización, abaratar costes y aumentar la competitividad.
- Reducir el fraude fiscal.
- Controlar la morosidad entre empresas y disminuir los plazos en los que realizan los pagos.
Si aún no sabes muy bien qué es la factura electrónica y cuándo debes implementarla, echa un vistazo a este post para enterarte de todo.
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Crea tu factura¿Qué normativa regula la factura electrónica?
Este tipo de factura se desarrolla en la Ley 25/2013 de Impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de las facturas en el Sector Público, en la que se establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas a aquellas empresas que vendan productos o presten servicios a la Administración pública.
La obligación afecta a cualquier tipo de negocio, pero se permite que cada organismo pueda exonerar de esta obligación a sus proveedores cuando el importe total de la contraprestación no supere los 5.000 euros.
Posteriormente, la Ley 18/2022 de Creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, extiende la obligatoriedad del uso de la factura en formato electrónico para todas las transacciones que tengan lugar entre empresas.
Finalmente, en el Real Decreto 1619/2012 se aprueba el Reglamento de facturación, en el que se establecen los medios por los que se garantizará la autenticidad, el origen y la integridad del contenido de la factura electrónica. También regula las menciones obligatorias que deben contener (que son las mismas que se exigen para las facturas en papel).
Ley Crea y Crece, ¿qué cambia en la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece se aprueba el 28 de septiembre de 2022 e introduce una serie de novedades en nuestro ordenamiento jurídico para conseguir, principalmente:
- Favorecer la creación de empresas, simplificando los trámites y requisitos necesarios.
- Facilitar el acceso a herramientas de financiación y ampliar el abanico de las mismas.
- Potenciar el crecimiento del sector empresarial.
- Reducir la morosidad en los pagos entre empresas.
Para ello se utilizan diferentes herramientas entre las que destaca, sin ninguna duda, la factura electrónica.
El motivo es que se trata de un formato que permite la trazabilidad tanto de las operaciones comerciales como de los pagos de las mismas.
Y el hecho de que la Agencia Tributaria reciba una copia de cada una de manera obligatoria y de que sea necesario informar de los distintos estados de las facturas (aceptación, rechazo y pago o cesión) permite llevar un control estadístico exhaustivo y supeditar el disfrute de determinados beneficios al cumplimiento de los plazos de pago legalmente establecidos.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La ley supedita la obligatoriedad de la factura electrónica a la fecha de publicación del reglamento en el BOE, que tras varias modificaciones se aprobó finalmente el pasado 1 de abril de 2025, y establece unos plazos que empezarán a contar a partir de ese momento.
Se contemplan varios períodos, en función del volumen de facturación de la empresa en el ejercicio anterior:
¿Qué plazos existen para la implementación de la factura electrónica? Novedades
Actualmente, se sigue trabajando en el Reglamento Técnico de facturación electrónica y, por tanto, aún no conocemos los plazos definitivos de implantación obligatoria, que se establecerán a la publicación del reglamento en el BOE. Por ahora, la información disponible es la siguiente:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros al año: a partir de 2026, aunque se desconoce por el momento la fecha exacta.
- Para el resto de empresas y autónomos: un año después de que se apruebe el desarrollo reglamentario.
Esto supone una gran noticia para empresas y autónomos, ya que amplía los plazos de adaptación tanto para las empresas de mayor facturación como para las pymes y autónomos, lo que te da la oportunidad de preparar el cambio con más calma.
Por lo que respecta a los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación, el nuevo RD no establece ningún cambio, por lo que el próximo 28 de abril sigue siendo la fecha límite para que sus productos estén completamente adaptados a lo expuesto en el Reglamento, un plazo de nueve meses desde que entró en vigor la Orden que aprobaba las especificaciones técnicas que debían cumplir los programas informáticos que soporten los procesos de facturación, el pasado 28 de julio de 2024.
Finalmente, los sistemas informáticos incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados con anterioridad verán ampliado su plazo de adaptación hasta el 28 de julio de 2025.
¿Quiénes están obligados a expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en el 2025?
Con base en la Ley Crea y Crece, el ámbito de aplicación obliga a los empresarios y profesionales a expedir y entregar facturas electrónicas cuando el destinatario de la operación sea otro empresario o profesional. La norma establece en su artículo 12 lo siguiente:
Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos.
Esto afecta a:
- Todas las ventas de productos o prestaciones de servicios B2B, incluyendo cualquier tipo de entidad (tenga o no personalidad jurídica) y autónomos. Por ejemplo, una empresa de software que vende sistemas de gestión a otras empresas o bien un profesional de limpieza industrial autónomo con empleados que presta sus servicios a una pyme.
- Todas las operaciones comerciales cuyo destinatario sea cualquier organismo que forme parte del sector público, como el caso de una empresa de construcción que preste servicios a un ayuntamiento. Ahora bien, la normativa permite que las distintas administraciones excluyan de esta obligación a sus proveedores, siempre que el importe total de la operación no supere los 5.000 euros.
- En los casos en los que el cliente sea un particular o consumidor final (operaciones B2C), como un fontanero autónomo que solucione una avería en el hogar, solo se utilizará este formato si el cliente presta su consentimiento o lo solicita expresamente.
Por el contrario, quedan fuera de esta obligación las siguientes operaciones:
- Las que se reflejan en una factura simplificada, como los tickets de una tienda física o un viaje en taxi.
- Las que se documenten en factura sin ser obligatorio, como compras de particulares por importe inferior a 400 euros, en las que se solicita factura para garantías, reclamaciones o deducciones, por ejemplo.
- Las que el destinatario sea un tercero que no tenga la sede de su negocio o un establecimiento permanente en territorio español.Es decir, cualquier servicio o producto que se venda a una empresa o particular residente en territorio extranjero.
Cómo enviar y recibir las facturas electrónicas
El nuevo sistema español de factura electrónica estará compuesto por un conjunto de plataformas de intercambio de facturas electrónicas de carácter privado y por una solución pública de facturación electrónica (gestionada por la AEAT) que actuarán como canales de direccionamiento para la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas. La solución pública actuará también como repositorio de facturas electrónicas, posibilitando su descarga individual y masiva.
Los empresarios o profesionales podrán optar libremente por utilizar un software certificado de facturación electrónica o el sistema público.
En el caso de que se elija la vía privada, los programas especializados tendrán que habilitar la interconexión de la emisión y recepción entre diferentes plataformas privadas y la plataforma pública de facturación electrónica, de forma que, además, se ponga en conocimiento de la AEAT (a efectos informativos) el estado de la factura y la fecha en la que tiene lugar el mismo:
- Aceptación
- Rechazo
- Pago, total o parcial
- Cesión del cobro o del pago
¿Puedo obligar a mi cliente a aceptar una factura electrónica?
Las empresas y profesionales estarán obligados a emitir y transmitir las facturas electrónicas a sus clientes, empresarios y profesionales y a recibirlas de sus proveedores a través de alguna de las vías que formen parte del sistema español de factura electrónica.
Además, todos los emisores de facturas electrónicas que no utilicen para la facturación la solución pública estarán obligados a remitir una copia fiel de cada factura a la citada solución pública, así como a hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales, y en su página web.
En caso de no identificarse el punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que dicho punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
Añadido a lo anterior, en caso de emplear una solución privada para la facturación electrónica, se tendrá que firmar con firma electrónica cada factura que se emita. En el caso de que el receptor no esté obligado a emitir la factura electrónica, el emisor tendrá que generar la factura electrónica y un PDF al receptor de la factura.
¿Con cuántos días de retraso puedo informar de la recepción de una factura electrónica?
Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar de los siguientes estados de la factura:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
Esta información deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales, aunque variará el modo de hacerlo en función de si el destinatario de la factura electrónica utiliza o no la solución pública de facturación electrónica para recibir facturas electrónicas.
En el caso de que ambos destinatarios y emisor utilicen el sistema público de facturación electrónica, el proceso de facturación se completará cuando se descargue por parte del receptor la factura en la plataforma pública.
¿A partir de qué cantidad se emite una factura electrónica?
La normativa no establece una cantidad mínima, sino que cualquier factura nominativa que cumpla los requisitos establecidos en el reglamento (y con las excepciones documentadas en el mismo) deberá emitirse como factura electrónica a partir del momento en que cumplan los plazos establecidos.
¿La obligación de facturar electrónicamente altera la obligación de informar al SII?
No, la obligatoriedad de uso de la factura electrónica no afecta al deber de informar al SII: como ya hemos expuesto, siempre que no se utilice la solución pública de facturación electrónica, el emisor de la factura estará obligado a remitir una copia fiel de la misma a la citada solución pública, además de hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones y en su página web.
Una vez que entre en vigor la normativa que establece las especificaciones técnicas que deben cumplir los programas de facturación informática y, con él, el reglamento Verifactu, será mucho más sencillo: si utilizas un programa de facturación electrónica homologado, como Holded, se generará de forma inmediata un registro por cada factura emitida y se enviará toda la información a la AEAT de manera segura.
¿Qué sanciones se aplican por no cumplir con la obligación de emitir factura electrónica?
La ley Crea y Crece establece que “las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes, a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros”.
Esta posible sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 33 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.
Reglamento técnico de factura electrónica B2B en España
En España, el Reglamento que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación electrónica ha sido aprobado por el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre.
La norma establece que las empresas, para cumplir con sus obligaciones de facturación electrónica, podrán utilizar:
- La plataforma gratuita que la Agencia Tributaria ponga a disposición del público.
- Cualquier sistema o programa informático que cumpla con los requisitos establecidos por la norma.
Estos programas deberán garantizar:
- La integridad e inalterabilidad del contenido de las facturas.
- La trazabilidad de los registros de facturación.
- La conservación, legibilidad y accesibilidad de los archivos durante el plazo legal.
En este sentido, todos los registros de alta o anulación deberán incluir una huella o “hash” y ser firmados electrónicamente por un certificado reconocido.
Ventajas de la factura electrónica
Algunos de los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación de la factura digital son, por ejemplo, la modernización del sector empresarial, la reducción de costes en los negocios o el aumento de la competitividad.
Pero además conlleva otra serie de ventajas, tanto para los autónomos y pymes como para las compañías de mayor tamaño. Entre ellas podemos destacar que:
- Facilita la trazabilidad de las operaciones y la gestión de sus cobros.
- Minimiza la comisión de errores humanos.
- Reduce el consumo de papel y, por ende, de su envío, lo que repercute en la mejora del medio ambiente.
Se erige como herramienta fundamental para disminuir la morosidad en los pagos y reducir los problemas de liquidez.
Facturas electrónicas y Kit Digital
El Kit Digital es una subvención dotada con fondos europeos que se concede a las empresas, que cumplen determinados requisitos, para favorecer su proceso de digitalización.
Su importe se puede destinar a una serie de partidas y entre ellas figura la implantación de la factura electrónica. La cuantía depende de una serie de parámetros fijados por la norma.
Acceder a este tipo de ayuda es una muy buena opción teniendo en cuenta que para todas las empresas que vendan productos o presten servicios a otras empresas va a ser obligatorio facturar en formato digital. ¿Por qué no sufragar los gastos que conlleva (o una parte de ellos) con una subvención?
La propia empresa puede realizar los trámites necesarios para su aprobación o llevarlos a cabo por mediación de un tercero.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es aquella que se expide y se recibe en formato digital. Se trata de un fichero electrónico que se transmite por vía telemática y que se debe confeccionar cumpliendo los requisitos que determina la ley.
¿Quién está obligado a presentar la factura electrónica?
Todos los empresarios y profesionales, sea cual sea su forma jurídica o volumen de facturación, estarán obligados a utilizar el formato electrónico en todas las operaciones comerciales que realicen con otras empresas o con el sector público.
Quedan fuera de esta obligación las operaciones cuyo destinatario sean los particulares o consumidores finales (salvo cuando así lo soliciten o presten su consentimiento expreso) así como cuando se trate de un organismo público que haya exonerado de esta obligación a sus proveedores en las operaciones que no superen los 5.000 euros.
Tampoco se exigirá en las operaciones que se documenten mediante factura sin ser obligatorio, en las que se utilice una factura simplificada o en las que el destinatario de las mismas no tenga en territorio español la sede de su negocio o algún establecimiento permanente.
