¿Eres autónomo y te preguntas cómo declarar tus ingresos a Hacienda? Descubre qué se adapta mejor a tu negocio, el método simplificado o el normal, y ahorra tiempo y dinero.
Dar el paso de darse de alta como autónomo es emocionante, pero también conlleva una importante decisión fiscal que marcará tu día a día: elegir el régimen de estimación correcto para tu declaración de IRPF.
Para muchos, los términos "estimación directa normal" y "estimación directa simplificada" suenan a jeroglífico y generan dudas acerca de cuál es la opción más ventajosa.
En este artículo, te contamos de forma clara y práctica en qué consisten ambos métodos, sus diferencias clave y los requisitos para cada uno para que, con toda la información, puedas decidir y centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
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Antes de profundizar en los dos tipos de estimación directa, es fundamental entender que son los regímenes de estimación los que determinan cómo vas a calcular el rendimiento neto de tu actividad económica (es decir, tus beneficios) para el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Básicamente, son el conjunto de normas que Hacienda establece para que declares tus ganancias.
Existen tres grandes modalidades:
Imagina que Hacienda te ofrece un "modo fácil" para calcular los beneficios de tu actividad como autónomo o pequeña empresa. Eso es, en esencia, la estimación directa simplificada.
Es un régimen fiscal dentro del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) diseñado específicamente para simplificar las obligaciones contables y el cálculo del rendimiento neto (es decir, el beneficio) de los pequeños empresarios y profesionales. Su objetivo es aliviar la carga administrativa para aquellos negocios que, por su volumen, no requieren una contabilidad compleja.
Es el régimen más común, se caracteriza por aplicar unas normas más sencillas para el cálculo de ingresos y gastos y es la opción por defecto para quienes cumplen ciertos requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, como no superar un volumen de negocios de 600.000 euros anuales o un beneficio de 300.000 euros en el mismo periodo de tiempo.
Este régimen es obligatorio para todos aquellos autónomos y empresas que superen los límites establecidos para la estimación simplificada o que, por la naturaleza de su actividad, no puedan acogerse a ella.
La estimación directa normal exige una contabilidad más completa y detallada, que debe ajustarse estrictamente a las normas del Plan General de Contabilidad para PYMES. No hay simplificaciones: el beneficio se calcula restando a los ingresos todos los gastos reales y justificados, aplicando las amortizaciones según su vida útil real.
Aunque no es el foco de este artículo, es importante mencionar este tercer régimen. La estimación objetiva, conocida popularmente como "módulos", calcula el rendimiento de la actividad en base a signos, índices o módulos preestablecidos por Hacienda (como metros cuadrados del local, potencia eléctrica contratada, etc.) y no en base a los ingresos y gastos reales. Su aplicación está limitada a una lista cerrada de actividades.
Los dos regímenes más comunes son, por tanto, la estimación directa normal y la estimación directa simplificada. A continuación, vamos a ver las principales diferencias prácticas entre ambos y cómo estas distinciones afectan directamente a tu trabajo diario y a tus obligaciones formales.
Libros de registro y contabilidad
Amortización de inmovilizado
La amortización es la forma de repartir el coste de un bien (como un ordenador, un vehículo o una máquina) a lo largo de su vida útil.
Gastos y provisiones deducibles
Complejidad y precisión
La elección no es libre en la mayoría de los casos. Hacienda establece una serie de límites que determinan obligatoriamente si puedes acogerte a la simplificada o si, por el contrario, debes pasar a la normal. Tu decisión se basará en comprobar si cumples los requisitos para la simplificada.
La regla de oro es: si cumples los requisitos para la estimación simplificada, es muy probable que sea tu mejor opción por su simplicidad. Solo deberías plantearte la normal si, aun pudiendo estar en simplificada, prevés que la mayor flexibilidad en gastos y amortizaciones te reportará un ahorro fiscal significativo (algo poco común en negocios de pequeño tamaño).
Si no cumples los requisitos, no hay elección: estarás obligado a la estimación directa normal.
Para poder tributar en el régimen de estimación directa simplificada, tu actividad económica durante el año natural anterior deberá quedar obligatoriamente por debajo de los siguientes importes:
Además, existen requisitos específicos por actividades. Por ejemplo, para actividades agrícolas, ganaderas o forestales, los límites son diferentes. También es importante señalar que algunas actividades, como las de comercio al por menor que opten por módulos, tienen sus propias reglas.
Tributar bajo el régimen de estimación directa simplificada conlleva una serie de responsabilidades fiscales y administrativas que, aunque más sencillas que en el régimen normal, requieren un seguimiento constante y organizado.
La piedra angular de tus obligaciones será la llevanza de dos registros fundamentales: el Libro de Ventas e Ingresos y el Libro de Compras y Gastos. Estos libros no requieren presentación formal en el Registro Mercantil, pero es imperativo que los mantengas actualizados y a disposición de la Agencia Tributaria, ya que constituyen la base para justificar tu declaración de renta y pueden ser solicitados en una inspección.
Debes conservarlos durante un plazo de cuatro años, junto con toda la documentación justificativa como facturas y justificantes de pago.
A lo largo del año, tu compromiso con Hacienda se materializa a través de los pagos fraccionados del IRPF, que se presentan trimestralmente mediante el modelo 130. Estos pagos representan un adelanto a cuenta de tu declaración anual y se calculan aplicando el porcentaje correspondiente, que suele ser del 15% para autónomos beneficiarios de la tarifa plana o del 20% para el resto, sobre el rendimiento neto obtenido en ese trimestre.
La culminación del ciclo fiscal es la presentación de la declaración anual de la renta a través del modelo 100. En este documento se regulariza tu situación fiscal integrando todos los rendimientos de tu actividad económica, calculados a partir de la información de tus libros registros, con el resto de tus rentas, como puedan ser las procedentes del trabajo por cuenta ajena o de alquileres.
Este es el momento en el que se determina si tras los pagos fraccionados realizados debes ingresar una cantidad adicional o, por el contrario, tienes derecho a devolución. Mantener una gestión disciplinada de tus obligaciones en estimación simplificada no solo te asegura el cumplimiento de la ley, sino que te proporciona una visión financiera clara y actualizada de la salud de tu negocio.
El cálculo del rendimiento neto (beneficio) es bastante directo. La fórmula básica es:
Veámoslo con un ejemplo práctico para un trimestre:
Cálculo del Rendimiento Neto:
Este sería tu beneficio trimestral. Para calcular el pago fraccionado (modelo 130), aplicas el porcentaje correspondiente (por ejemplo, el 15% de la tarifa plana) sobre esa base, siempre y cuando supere los 1.300 € de rendimiento neto mínimo para tener que declarar.
Más que tomar la decisión adecuada que, como hemos visto, normalmente no depende de ti, sino de tu volumen de negocio, lo más importante es que cuentes con las herramientas adecuadas para cumplir con tus obligaciones sin esfuerzo.
Un software de gestión como Holded puede automatizar la llevanza de tus libros de ventas y compras, calcular tus amortizaciones e, incluso, pre rellenar tus modelos 130 y 100, independientemente del régimen en el que te encuentres. Así, podrás dedicar tu energía a lo que realmente importa: hacer crecer tu proyecto.
