Anticipo de clientes: ¿qué es y cómo se contabiliza? + ejemplos

Hay ocasiones en las que, para poder servir tu producto o proporcionar tu servicio, necesitas una inversión de capital sustanciosa. Hay veces en las que esa inversión te puede resultar menos accesible que otras: es en estos casos cuando debes plantearte sistemas de pago alternativos como, por ejemplo, la posibilidad de recibir un anticipo por parte de tus clientes. Es algo que puede hacerse fácilmente, y en este artículo vamos a explicarte cómo.

Para hacerte esta tarea más fácil, considera contratar un programa de contabilidad como Holded, que puede automatizar tu contabilidad y ahorrarte horas de trabajo.

Una vez tengas este aspecto solucionado, es hora de meterse en faena con lo que nos interesa aquí y ahora: ¿qué es y cómo se contabiliza un anticipo de clientes? Veámoslo desglosado en varios puntos.

¿Qué es un anticipo de cliente?

El anticipo de cliente es la solución para una situación muy común: un cliente quiere comprar nuestro producto o contratar nuestro servicio y nosotros, para poder satisfacer sus necesidades, solicitamos que avance una parte del importe total a modo de anticipo. Ni más ni menos.

Dicho de otra forma: esta es la forma más sensata de hacer frente a una orden de compra que no estamos en posición de asumir. Eso sí, una vez se recurre a este tipo de transacción, siempre hay que tener en cuenta que la cantidad pactada será descontada de la factura total una vez el cliente realice el pago definitivo.

¿Cómo se aplica el IVA en los anticipos de clientes?

Aun así, lo más probable es que te haya asaltado la gran pregunta a la hora de contabilizar un anticipo de clientes: ¿se incluye IVA o no? Esta vez, por suerte, nos encontramos ante una gran pregunta con una respuesta sencilla: este tipo de anticipos siempre lleva asociado el devengo del IVA y, por lo tanto, tendremos que tener en cuenta este impuesto a la hora de realizar el apunte contable pertinente. Las cantidades repercutidas, por cierto, se declararán en el trimestre y ejercicio que corresponda usando el modelo 303.

Cómo contabilizar un anticipo de cliente

La Ley del IVA dice claramente en su artículo 75.2 que "en las operaciones sujetas a gravamen que originen pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos".

Como hemos visto en el punto anterior, el IVA se devengará en el trimestre en el que se haya efectuado dicho cobro mediante el modelo 303 y descontarla de la factura total, como veremos en un ejemplo más adelante. No hacerlo implica posibilidad de sanción por parte de Hacienda.

Hay dos momentos contables: el momento en el que recibimos la parte del dinero por anticipado y cuando el intercambio se ha efectuado (entrega del producto o finalización del servicio).

• En el momento del anticipo: anotamos la entrada del mismo por banco, devengamos el IVA de la parte ya facturada y hacemos el apunte contable en el apartado 438 (anticipos de clientes).
• Cuando se realiza el servicio: en este apunte debemos reflejar el importe total, eliminar el anticipo y devengar el IVA de la parte que falta por cobrar. La cuenta 438, también llamada cuenta puente (habitual en un buen software de contabilidad), desaparece en este punto.

El modelo 347

Cada mes de febrero debemos presentar el modelo 347, en el que se reflejan todas las operaciones efectuadas durante el anterior año natural.

Debemos ser muy cuidadosos al declarar las facturas emitidas, ya que, si el anticipo de clientes se hizo en un trimestre y el resto del pago en otro, en la declaración debemos ser fieles al orden cronológico de las operaciones.

En caso contrario, podríamos tener no una, sino dos sanciones: una por ingresar el IVA fuera de plazo y otra por error en el modelo 347.

¿Cuál es la cuenta de anticipo a clientes?

Hasta aquí, todo parece sencillo. Pero entonces llega el momento de plantearse cómo realizar el asiento contable de un anticipo de clientes… Y para ello vamos a necesitar recurrir al Plan General Contable (PGC); específicamente, a la cuenta 438. Esta es una cuenta que forma parte del pasivo corriente del balance y que se abona con la entrega de efectivo (que, a su vez, va con cargo a una cuenta de tesorería). Este cargo se realiza en el momento de cerrar la venta o servicio.

¿Y qué forma tiene exactamente la cuenta 438 de anticipo a clientes? Es una fórmula cerrada que ha de reflejarse con el siguiente movimiento…

Importe recibido (57) Cuenta de tesorería a (438) Base imponible

• (477) IVA repercutido *

O, visto con un ejemplo práctico, quedaría de la siguiente forma:

5.000 (57X) Banco a (438) Anticipo de clientes 5000

• (477) IVA repercutido 1050*

Anticipo de clientes activo o pasivo

El ejemplo anterior debería ser, al fin y al cabo, el espaldarazo definitivo para entender este concepto de anticipo de clientes. Pero, aun así, queda una pequeña pregunta por responder: ¿es esta una cuenta de activo o de pasivo?

La respuesta, en este caso, también es simple: nos encontramos ante un pasivo. El avance entregado por el cliente se registra en la mencionada cuenta 438 y quedará registrado como un pasivo. Además, este movimiento aparecerá en el balance dentro del Pasivo Corriente (dentro del epígrafe V, Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar, en el apartado 7, con denominación 'Anticipo de Clientes'), donde constará como un pasivo porque representa una obligación en la prestación de nuestro servicio.

Ejemplo de anticipo de cliente

Imaginemos que un cliente nos encarga material para su restaurante, y que le pedimos por anticipado el 40% del importe para cubrir gastos. La fecha límite de entrega es en 30 días. Le hemos presupuestado 1.500 euros.

• En el momento en el que se efectúa el anticipo, lo reflejaremos así:

• Cuando hayamos hecho la entrega, un mes después, reflejamos así la cuenta final salvo el anticipo:

Preguntas frecuentes

El anticipo de clientes, ¿es pasivo o activo?

Se trata de un pasivo en tanto que deuda contraída con el cliente: le debemos al cliente el servicio o producto que nos hemos comprometido a entregarle. Debe reflejarse en el balance como pasivo corriente.

¿Cómo influye el modelo 347 en los anticipos de clientes?

La información anual reflejada en el modelo 347 se traslada desglosada por trimestres a Hacienda; por tanto, es esencial que los anticipos de clientes aparezcan reflejados en el momento en el que se percibieron, ya que nuestros clientes lo harán del mismo modo y todo debe cuadrar.

De no hacerse correctamente, nos podemos enfrentar a más de una sanción.

¿El anticipo de clientes lleva IVA obligatoriamente?

Sí, la Ley del IVA establece que el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio anticipado. El IVA repercutido debe declararse en el trimestre correspondiente mediante el modelo 303, y no hacerlo puede suponer una sanción por parte de Hacienda.

¿En qué cuenta contable se registra un anticipo de clientes?

Los anticipos de clientes se registran en la cuenta 438 del Plan General Contable, que forma parte del pasivo corriente del balance. Esta cuenta actúa como cuenta puente y desaparece cuando se completa la entrega del producto o servicio y se emite la factura definitiva.

¿El anticipo de clientes es activo o pasivo?

Es un pasivo, ya que representa una obligación de la empresa frente al cliente: le debes entregar el producto o servicio comprometido. Se registra en el balance dentro del Pasivo Corriente, en el epígrafe de Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar.

¿Qué riesgos existen al declarar incorrectamente un anticipo de clientes?

Declarar el anticipo en un trimestre diferente al que se percibió puede generar dos sanciones distintas: una por ingresar el IVA fuera de plazo y otra por error en el modelo 347. Es fundamental respetar el orden cronológico de las operaciones para que la información coincida con la declarada por el cliente.