¿Es obligatorio Verifactu para los autónomos?

Sistemas informáticos de facturación, factura electrónica, Verifactu… Últimamente todo son siglas y plazos nuevos, y es normal que te preguntes qué te toca hacer a ti como autónomo y para cuándo.

Verifactu todavía no es obligatorio para la mayoría de autónomos. La fecha que tienes que apuntar es octubre de 2028, cuando tu software de facturación tendrá que cumplir la normativa. Hasta entonces puedes ir adaptándote con calma.

En este artículo verás desde cuándo estás obligado, quién queda exento, qué sanciones hay por incumplir y cómo dar el paso. Y de camino aclaramos en qué se diferencia de la factura electrónica, con la que se confunde a menudo.

¿Qué es el sistema Verifactu?

Verifactu es un sistema de facturación electrónica desarrollado por la AEAT (la Agencia Tributaria) para las empresas y autónomos con el objetivo de garantizar la trazabilidad y autenticidad de las facturas y prevenir el fraude fiscal. No es un programa nuevo ni un impuesto: es un estándar técnico que obliga al software que usas a garantizar que las facturas no se manipulan una vez emitidas.

La base legal es el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal (conocida como Ley Antifraude). El objetivo de Hacienda es claro: acabar con los programas que permiten ocultar ventas o llevar una doble contabilidad, y para conseguirlo exige que cada factura deje una huella digital registrada que no se puede borrar.

Cuando facturas en modo Verifactu, tu software envía automáticamente un resumen de cada registro a la AEAT en el momento de la emisión. Tu cliente puede comprobar la factura escaneando el código QR que aparece en el documento, y Hacienda tiene constancia de la operación casi en tiempo real. Los detalles técnicos y de ayuda para desarrolladores y usuarios están publicados en la sede electrónica de la AEAT.

¿Qué datos de tus facturas registra Verifactu?

Cuando emites una factura, tu software no manda el documento entero: genera un registro de facturación con los datos clave y una huella que lo sella. En modo Verifactu, ese registro viaja a la AEAT en el momento; en modo No Verifactu se queda guardado en tu programa hasta que Hacienda lo pida. En ambos casos, el registro incluye:

• Identificación de la factura: número, serie y fecha y hora de expedición.
• Tus datos como emisor: NIF y nombre o razón social.
• Datos del destinatario: NIF y nombre, cuando la factura no es simplificada.
• Tipo de factura y una descripción general de la operación.
• Desglose económico: base imponible, tipo de IVA (o IGIC) aplicado, cuota e importe total.
• La huella o hash del registro y su firma electrónica, que lo encadenan con la factura anterior para que no se pueda alterar ni colar una factura en medio.
• El código QR, que se imprime en la factura para que tu cliente pueda verificarla.

No se envían tus datos bancarios ni nada que vaya más allá de la propia operación. La idea es que Hacienda pueda comprobar la trazabilidad de la factura, no fisgar en tu cuenta.

¿Cuándo entra en vigor el uso de Verifactu para los autónomos?

La entrada en vigor es escalonada por colectivo. Los desarrolladores de software ya debían tener sus programas adaptados desde el 29 de julio de 2025, y a partir de ahí las obligaciones se reparten entre empresas y autónomos según el calendario que Hacienda fijó el 5 de octubre de 2026.

La fecha que te importa como autónomo es octubre de 2028. Hasta entonces puedes seguir con tu flujo actual; a partir de ahí, el software de facturación que uses tiene que generar registros trazables, incluir el código QR verificable y, si operas en modo Verifactu, remitirlos a la AEAT. Hacienda amplió el calendario original varias veces, la última el 5 de octubre de 2026, para hacerlo coincidir con la factura electrónica.

¿A qué autónomos afecta Verifactu y quiénes están exentos?

Verifactu afecta a todos los empresarios y profesionales que realicen una actividad económica y utilicen un sistema informático para facturar, con independencia del régimen fiscal en el que tributen o del volumen de facturación. Si facturas con un ordenador, una tablet o un TPV, el reglamento te alcanza.

No obstante, hay perfiles que quedan fuera porque ya cumplen de otra forma o porque no usan software. La norma estatal no se aplica en territorios forales, donde rige su propio sistema.

• En el SII (Suministro Inmediato de Información): no obligado, porque ya envía los registros a la AEAT casi en tiempo real.
• Domicilio fiscal en País Vasco o Navarra: no obligado por la norma estatal, porque debe cumplir con TicketBAI, el sistema equivalente de las Haciendas Forales, o el futuro NaTicket en Navarra.
• Facturación exclusivamente manual o en papel: no afectado por el reglamento SIF, porque este regula el software, no el papel.
• Módulos o recargo de equivalencia que no emiten factura: no obligado, salvo que factures a otras empresas o autónomos, en cuyo caso sí te aplica.

¿Y si estás en Canarias, Ceuta o Melilla? Tributar por IGIC (Canarias) o por IPSI (Ceuta y Melilla) en lugar de por IVA no te libra de Verifactu. Estos territorios están dentro del ámbito de aplicación del reglamento, y las referencias al IVA se entienden hechas al IGIC y al IPSI.

Por tanto, si facturas con software desde Canarias, Ceuta o Melilla, te toca igual que en la península y con las mismas fechas (octubre de 2028). Puedes ver el detalle de cada supuesto en el artículo sobre autónomos exentos de Verifactu.

Verifactu y la Ley Crea y Crece: no las confundas

Es la confusión más habitual. Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas son dos obligaciones distintas, con calendarios distintos:

Verifactu tiene que ver con cómo Hacienda ve tus facturas; la factura electrónica, con el formato en que las intercambias con otras empresas.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Depende de cómo los uses. Si abres una plantilla de Word o Excel solo para rellenar una factura suelta e imprimirla, sin llevar un registro encadenado, en principio no estás usando un "sistema informático de facturación" y Verifactu no te aplica.

El problema llega si usas una hoja de Excel como tu sistema de facturación: utilizas fórmulas para calcular el IVA, numeras facturas, guardas el histórico y llevas ahí tu registro. En ese caso sí estarías ante un programa que debería cumplir la normativa, y ni Excel ni Word pueden garantizar que los registros sean inalterables.

Si tu volumen es bajo, la propia AEAT ofrecerá una aplicación gratuita para emitir facturas verificables. Pero para el día a día, lo más cómodo es un programa de facturación para autónomos ya adaptado.

Verifactu vs. No Verifactu: ¿qué modalidad te conviene?

El reglamento te deja elegir entre dos modalidades. La diferencia está en cuándo llegan tus registros a Hacienda y en qué tienes que hacer tú:

Por ejemplo, imagina que Marta trabaja como diseñadora autónoma y usa un software en modalidad No Verifactu. Todo va bien hasta que recibe un requerimiento de Hacienda: entonces tiene que localizar y empaquetar sus registros de facturación para enviarlos a mano. Si estuviera en modalidad Verifactu, la AEAT ya los tendría y se ahorraría el trámite.

Ninguna modalidad es "mejor": depende de tu volumen y de lo cómodo que te sientas con el envío automático. Tienes la comparativa ampliada en el artículo sobre las diferencias entre Verifactu y No Verifactu.

¿Qué requisitos tiene que cumplir tu software?

No tienes que saberte la letra pequeña (de eso responde el fabricante), pero sí te conviene reconocer qué hace un programa que cumple. El reglamento exige que el software garantice seis cosas sobre tus registros de facturación:

• Integridad: una vez emitida, la factura no se puede modificar sin que quede rastro.
• Inalterabilidad: cada registro se encadena con el anterior mediante una huella; romper la cadena se nota.
• Trazabilidad: queda constancia de cada operación, con su fecha y hora.
• Conservación: los registros se guardan de forma segura y recuperable.
• Legibilidad: Hacienda tiene que poder leer los registros.
• Accesibilidad: todos los archivos deben estar disponibles si la AEATi los solicita.

En la práctica, un programa adaptado hace todo esto solo: firma cada factura, genera su huella y su código QR, la encadena con la anterior y, según la modalidad que elijas, la envía a la AEAT o la conserva lista para un requerimiento. Tú te limitas a facturar como siempre.

¿Verifactu me guarda las facturas o tengo que conservarlas yo?

Las dos cosas. Tu software conserva los registros de forma inalterable, pero eso no sustituye tu obligación legal de guardar las facturas.

El plazo general es de cuatro años, que es lo que Hacienda tiene para revisarte (el periodo de prescripción). Si llevas contabilidad mercantil, el Código de Comercio amplía ese plazo a seis años.

Verifactu te facilita el trabajo (lo archiva por ti y de forma segura), pero recuerda que la responsabilidad de conservarlas sigue siendo tuya.

¿Qué sanciones tiene no cumplir con Verifactu?

La Ley General Tributaria, en su artículo 201 bis, prevé sanciones tanto para quien usa un software no conforme como para quien lo fabrica:

• Hasta 50.000 € por ejercicio para el autónomo o la empresa que tenga o use un software de facturación que no cumpla la normativa (o que haya sido manipulado para alterar registros).
• Hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de software para los fabricantes o comercializadores que produzcan o vendan programas no conformes.

La buena noticia: si facturas con un programa homologado, esto no va contigo. La responsabilidad de que el software cumpla recae en el fabricante, que debe certificarlo mediante una declaración responsable. Echa un vistazo a nuestro artículo sobre las sanciones y multas de Verifactu para obtener más información.

¿Qué ventajas tiene Verifactu para los autónomos?

Ser autónomo y facturar con Verifactu tiene ventajas concretas, ya que las facturas que se generan a través del software son verificables y el cliente puede acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria para comprobar, a través del código QR, su veracidad fiscal. Esto te diferencia de la competencia y reduce los requerimientos de información por parte de la AEAT porque esta ya dispone de ellos.

El sistema Verifactu facilita tanto la confección de las autoliquidaciones obligatorias como la elaboración del Libro Registro de Facturas Emitidas. De la misma manera, también se puede acceder y consultar las facturas recibidas que los proveedores hayan emitido utilizando el sistema Verifactu.

¿Cómo adaptarte a Verifactu paso a paso?

Adaptarte es más sencillo de lo que parece. Con estos tres pasos conseguirás llegar a la fecha límite sin sobresaltos:

1. Comprueba si tu software ya cumple. Pregunta a tu proveedor si su programa está adaptado a Verifactu y cuenta con la declaración responsable que exige la AEAT.
2. Decide tu modalidad. Valora si te interesa el envío automático (Verifactu) o conservar los registros y remitirlos solo a requerimiento (No Verifactu).
3. Empieza a emitir con código QR. Una vez adaptado, tus facturas incluirán automáticamente el código QR de "factura verificable".

Si facturas poco, puedes esperar a la aplicación gratuita de la AEAT; si prefieres olvidarte del tema, un software homologado lo hace por ti. Descubre cuánto te costará en ¿es Verifactu gratis?

Holded es un software de facturación en la nube homologado por la AEAT y adaptado a Verifactu. Permite crear, enviar y gestionar tus facturas cumpliendo el reglamento, con el código QR de "factura verificable" incluido de forma automática, para que llegues a tu fecha límite sin cambiar tu forma de trabajar.