Los programas de facturación para asesorías y gestorías son especialmente recomendables por automatizar multitud de tareas. Estos 5 son los mejores.
El trabajo de una asesoría o una gestoría tiene una particularidad que la diferencia de la mayoría de las empresas: los plazos. Sí, todas las empresas, en particular las pymes, tienen que atenerse a unas fechas. Pero si un cliente recibe un pedido un día más tarde, el problema no es tan grave como si no se entrega a tiempo, por ejemplo, el modelo 036, la declaración de la renta del año o el IVA. Las consecuencias pueden ser nefastas.
También tiene un segundo hándicap: la infinidad de tareas que se pueden automatizar y que ocupan tantas horas de trabajo. Picar asientos, computar facturas, solicitar los gastos e ingresos a cada cliente… Aunque gestorías y asesorías no son lo mismo, sí cumplen estos dos criterios de puntualidad en los plazos y mecanización de ciertas partes del trabajo.
Es por eso que debe elegirse muy bien el programa de facturación para asesorías y gestorías: necesitamos un software intuitivo, completo, que nos dé la ayuda necesaria para mecanizar ciertos procesos, especialmente en los momentos críticos (trimestres, por ejemplo). Vamos a ver qué son estos programas y cuáles son los mejores.
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Son herramientas digitales que automatizan los procesos que tienen que ver con la emisión, control y recepción de facturas. Contar con este tipo de software no solo es recomendable, sino diríamos que casi imprescindible si queremos ampliar nuestra cartera de clientes. Es más, añadiríamos a este un programa de gestión para asesorías y gestorías, que simplifique y haga más fluida y eficaz la relación con el cliente.
Generar asientos contables, hacer cálculos automáticos, recopilar y reutilizar toda la información fiscal de cada cliente, emitir los distintos documentos que se deben entregar a la Agencia Tributaria, llevar un control de fechas o personalizar las necesidades de cada cliente son solo algunas de las funciones de los programas de facturación para asesorías.
Pero ¿cómo elegir el programa de facturación ideal para una gestoría o asesoría? Estos son los puntos básicos que deberíamos tener en cuenta:
Bien. Llegados a este punto, ¿cuáles son las ventajas de usar programas de facturación para asesorías y gestorías? ¿Es realmente eficaz su uso en este perfil de empresa? Veamos.
¿Merece la pena gastar dinero en digitalizar tu asesoría o gestoría? Sin dudarlo. Y más ahora, que el gobierno ha puesto en marcha el Kit Digital, con el que ofrece ayudas a pymes y autónomos para actualizar sus negocios.
Ya hemos visto por qué es necesario usar este tipo de software, pero ¿cuáles son los mejores programas de facturación para gestorías y asesorías? Este es nuestro top 5: así ahorras un tiempo precioso buscando.
Holded es mucho más que un programa de facturación. Se trata de un ERP que integra numerosas funcionalidades: gestión de relaciones con el cliente (CRM), programa de facturación, programa de contabilidad, de nóminas, gestor de gastos e ingresos, planificación de tareas y relaciones internas con tus empleados y un largo etcétera. Es tremendamente intuitivo y personalizable, y tiene la capacidad de integrar todo tipo de aplicaciones y redes sociales que usas para tu negocio al estar en la nube.
Planes y precios: Holded cuenta con 14 días de prueba absolutamente gratuitos, tras los cuales puedes suscribirte a diferentes planes, desde el Plus (7,50 euros/mes los tres primeros meses) hasta el Premium (199 euros/mes los tres primeros meses). Además, te gestionan la solicitud del Kit Digital si decides invertirlo en esta solución.
El programa específico para asesorías tiene el precio de la versión premium e incluye un panel de control personalizable, un portal de colaboración con tus clientes y lo pueden utilizar hasta 15 usuarios. Puedes importar todos tus datos desde la herramienta anterior y cuentas, como partner oficial de Holded, con numerosas ventajas, incluida la promoción de tu despacho y difusión de tu marca en su marketplace, además de sesiones formativas, webinars y permanente asistencia online.
Pero lo mejor de Holded es que no estás pagando solo un programa de facturación, sino un verdadero gestor para tu empresa muy sencillo de manejar y que te quitará innumerables tareas fácilmente automatizables.
Ventajas: su increíble facilidad de uso, su altísima capacidad de personalización, la integración de numerosas aplicaciones y plataformas que nos permiten controlarlo todo desde una única herramienta y la asistencia continua no solo en línea, sino también a través de numerosos tutoriales y de la Holded Academy, que ofrece formación específica a gestores y asesores.
Desventajas: se trata de un software específico para pymes, con funcionalidades hechas a medida para este perfil de empresas y ajustado a sus necesidades. También está muy ajustado a la normativa fiscal española, lo que puede ser una desventaja si trabajas con empresas que solo pagan sus impuestos en el extranjero.
SumUp (antes Debitoor) es un programa de facturación y contabilidad especialmente pensado para pequeñas empresas. Crea todos los asientos de gastos y es muy sencillo de utilizar. También genera enlaces de pago junto a las facturas, altamente personalizables.
Planes y precios: SumUp no tiene un coste fijo, sino que se abona un 1,95% del precio de cada factura emitida, por lo que el precio final dependerá del volumen de facturación.
Ventajas: es muy sencillo de usar y, si el programa deja de resultarnos útil, se puede dejar cuando se quiera, ya que no hay que firmar ningún tipo de permanencia.
Desventajas: si echamos cuentas, casi el 2% de lo facturado puede terminar resultando bastante más caro que lo que se paga por la mayoría de los programas a partir de cierto volumen de facturación. Además, es una herramienta más orientada a tiendas online que a asesorías y gestorías.
ContaSimple es una herramienta informática para llevar la contabilidad de una empresa, emitir facturas, calcular impuestos… Se trata de un software intuitivo y de fácil manejo, que cuenta con 30 días de prueba e incluso un ERP para gestionar las relaciones con los clientes.
Planes y precios: su versión básica es gratis; la profesional 12,95 euros/mes y la versión Ultimate, 17,50 euros/mes.
Ventajas: cuenta con numerosas herramientas muy útiles para asesorías: firma digital, cálculo de impuestos, relación con los bancos…
Desventajas: tanto la versión básica como la intermedia son realmente muy limitadas: tienen un máximo de 50 y 500 registros al año, respectivamente, y no admiten formato de factura electrónica ni digitalización certificada de documentos. El espacio virtual para la versión básica es de tan solo 10 MB.
El programa de facturación online KeyandCloud tiene funciones específicas para asesorías, de manera que puedes controlar en tiempo real todas las gestiones de tu cliente, exportar datos, generar automáticamente los modelos tributarios y crea automáticamente los asientos bancarios.
Planes y precios: la versión Small cuesta 180 euros al año; la Business, 360, y la Unlimited, 720, siempre en pagos mensuales (el pago anual incluye un descuento del 20%). Cada usuario adicional suma 8 euros mensuales; cada empresa, 15.
Ventajas: si solo se desea un programa de facturación, KeyandCloud puede ser una solución muy cómoda para asesorías y gestorías, ya que tiene algunas herramientas específicas para ellas.
Desventajas: a la versión Small le faltan numerosas prestaciones: tiene un número de facturas anuales pequeña (100), no incluye el cálculo de ciertos modelos tributarios ni integraciones ecommerce. Por otra parte, el número de usuarios es muy limitado, incluso en su versión premium: solo se da licencia de uso para cuatro, y a partir de ahí hay que pagarlos aparte.
Tunuve vende control de clientes, y realmente esa es su mayor fortaleza. Creado por asesores fiscales, este software de facturación está muy orientado a gestorías y asesorías al automatizar numerosos procesos contables.
Planes y precios: gratuito, profesional (29 euros al mes) y premium (llamado Automate), que cuesta 49 euros mensuales.
Ventajas: al tratarse de un programa creado por expertos en asesoría, está muy orientada a este tipo de empresas y resulta muy cómoda de usar.
Desventajas: aunque su precio es muy competitivo, estás adquiriendo única y exclusivamente un programa de facturación. Aunque Tunuve se integra con varios programas ERP, no lo hace con todos. La versión gratuita es bastante limitada, y la intermedia no automatiza la gestión de pagos y cobros. Tampoco integra una app para móviles.
ProgramaPreciosA favorEn contraHolded15 - 29 - 59 - 99 euros/mes (primeras dos semanas gratis y 3 meses a mitad de precio)mucho más que un programa de facturación: es una ERP que automatiza también la contabilidad, gestión con los clientes, distribución de tareas en el equipo, etc.muy ajustado a la normativa fiscal española y europeaSumUp1,95% de cada factura emitidasin permanenciamás enfocada al
e-commerce, el coste puede ser muy alto a la largaContaSimplede 0 a 17,50 euros/mes (tres planes)bien enfocada a asesoríasplan básico e intermedio muy limitadosKeyandCloud180, 360, 720 euros/año (más 8 €/mes por nuevo usuario y 15 por nueva empresa)herramientas específicas para asesoría fiscalmucha limitación de usuarios, incluso en la versión premiumTunuve0, 29 o 49 euros/meshecha por y para asesoresversión básica demasiado limitada, no incorpora app, solo se integra con algunos ERP
¿Deseas únicamente un software que se ocupe de tus facturas, asientos bancarios y modelos tributarios o quieres sumarle un gestor de relaciones con el cliente, además de interno, que distribuya las tareas pendientes en tu equipo y que integre otros programas para asesorías, como los de firma digital? Si prefieres esto último, necesitas un ERP, ya que incorpora entre sus numerosas funciones un programa de facturación y contabilidad.
Pero además, debes tener en cuenta los siguientes puntos:
Teniendo en cuenta todos los aspectos del punto anterior, lo ideal es un programa que aúne numerosas funciones. Un ERP como el que ofrece Holded no solo es completísimo a la hora de llevar la facturación de una asesoría, sino que también gestiona las tareas dentro de tu equipo. Algo imprescindible en esos momentos críticos, como son los módulos trimestrales, los plazos de entrega de la Declaración de la Renta, etc.
Un ERP es una solución integral, que incorpora un programa de facturación, de contabilidad, gestiona proyectos, automatiza la distribución de tareas entre el equipo, se integra con numerosas aplicaciones (por ejemplo, redes sociales imprescindibles para la estrategia comercial de tu asesoría), lleva un control de tus clientes, de tus gastos e ingresos… Es decir, en un ERP el programa de facturación es una parte de un todo mucho más completo.
