¿Qué es la digitalización de facturas y cómo hacerla ante la AEAT?

Cada vez que te llega una factura en papel o un PDF al correo aparece la misma duda: ¿basta con escanearla y guardarla o hace falta algo más para que tenga validez ante Hacienda? La respuesta es: depende de cómo la digitalices.

En las próximas líneas verás en qué se diferencia digitalizar una factura de escanearla y de emitir una factura electrónica, qué es la digitalización certificada homologada por la AEAT y cómo poner en marcha el proceso paso a paso.

¿Qué es la digitalización de facturas?

La digitalización de facturas es el proceso de convertir una factura física (o un PDF sin estructura) en un documento digital cuyos datos se pueden almacenar, buscar y contabilizar de forma automática. Según cómo se realice, puede ser una digitalización simple o una digitalización certificada con validez legal plena.

Antes de entrar en detalle, estas son las ideas que debes tener claras:

• Digitalizar no es escanear: escanear genera una imagen; digitalizar extrae y estructura los datos de la factura.
• La digitalización simple no tiene validez fiscal por sí sola: debes conservar el documento original en papel.
• La digitalización certificada sí equivale al original y te permite destruir el papel, siempre con software homologado por la AEAT.
• La norma que regula esto es la Orden EHA/962/2007 y la Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007.

Detrás de este proceso hay una tecnología que hace el trabajo pesado y que te explicamos en detalle antes de que comiences a digitalizar tus primeras facturas.

¿Qué papel juegan el OCR y la inteligencia artificial en la digitalización?

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es la tecnología que lee una factura escaneada y convierte su contenido en texto editable. Hoy el OCR trabaja junto a la inteligencia artificial, que no solo lee el documento, sino que identifica cada campo (base imponible, IVA, proveedor o fecha) y lo prepara para contabilizarlo.

Con una API puedes conectar la factura digitalizada con tu programa de contabilidad en la nube y guardar cada documento para que sea accesible desde cualquier dispositivo. Por ejemplo, una factura fotografiada con el móvil puede quedar registrada y contabilizada en segundos, sin teclear un solo dato.

¿En qué se diferencia digitalizar, escanear y emitir una factura electrónica?

Estos tres conceptos se confunden a menudo, pero implican procesos y consecuencias legales distintas. Esta tabla resume qué hace cada uno:

La diferencia práctica es sencilla: escanear te deja una foto, digitalizar te deja datos utilizables y la factura electrónica nace directamente en digital. Emitir una factura electrónica no es "digitalizar" un papel, sino generar el documento en formato digital desde el primer momento, algo que regula el Real Decreto 238/2026 para las operaciones entre empresas.

Digitalización simple vs digitalización certificada ante la AEAT

La gran pregunta ante Hacienda es si tu digitalización tiene validez legal o no. Esa es la línea que separa la digitalización simple de la certificada:

La clave: solo la digitalización certificada con software homologado por la AEAT te permite destruir la factura en papel y trabajar únicamente con el documento digital.

Para aplicarla bien necesitas resolver tres dudas: quién homoóloga el software, cómo comprobar que lo está y qué formatos son válidos.

¿Quién homologa el software de digitalización certificada?

La homologación la concede la Agencia Tributaria (AEAT). El software debe cumplir los requisitos de la Orden EHA/962/2007 y superar el procedimiento fijado por la Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007. En la práctica, los certificados electrónicos que intervienen suelen apoyarse en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

¿Cómo saber si un software está homologado por la AEAT?

La AEAT publica el listado oficial de software de digitalización certificada homologado en su sede electrónica. Antes de contratar cualquier solución, consulta la página de homologación de software de la AEAT y comprueba que la herramienta aparece en la relación de programas autorizados.

¿Qué formatos admite la digitalización certificada?

Los únicos formatos válidos son los que garantizan la conservación del documento, como PDF/A, TIFF, JPEG 2000 o PNG. Un PDF corriente o una foto tomada con el móvil no equivalen por sí mismos a una digitalización certificada: solo la tienen si el software homologado los procesa cumpliendo la norma.

¿Qué normas regulan la digitalización de facturas?

La digitalización de facturas se apoya en varias normas, que no debes confundir, ya que tienen distinta relevancia y se refieren a regímenes diferentes. Estas son las que de verdad te afectan:

• Orden EHA/962/2007 y Resolución de la AEAT de 24/10/2007: regulan la digitalización certificada y la homologación del software. Son la referencia principal.
• Real Decreto 1619/2012: aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Real Decreto 238/2026: desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresas y modifica el Reglamento de facturación. Es contexto relacionado, no el eje de la digitalización.
• Reglamento eIDAS (UE) 910/2014: regula la firma y los servicios de confianza electrónicos en la Unión Europea.

¿Es obligatorio digitalizar las facturas en 2026?

Digitalizar tus facturas aún no es obligatorio por ley. La factura electrónica B2B entrará en vigor próximamente según el calendario del Real Decreto 238/2026. Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán que emitirla 12 meses después de que se apruebe la orden ministerial con las especificaciones técnicas, y el resto de empresas y autónomos, a los 24 meses.

Por otro lado, el software de facturación que utilices tendrá que cumplir con Verifactu en los términos que establece el Real Decreto 1007/2023, que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, con un calendario de aplicación que ya está en marcha. Comenzar a digitalizar tus facturas desde ya es la forma natural de llegar preparado a ambas obligaciones sin sobresaltos.

¿Cuáles son los beneficios de digitalizar tus facturas?

Digitalizar las facturas va mucho más allá de quitarte papel de encima. Estas son las cuatro ventajas que más notarás en el día a día:

Ahorro de tiempo, espacio y coste. Eliminas el archivo físico, dejas de imprimir y ensobrar y reduces las horas dedicadas a introducir datos a mano.

Menos errores y más control. La captura automática evita fallos de tecleo y te permite localizar cualquier factura en segundos y controlar mejor los cobros pendientes.

Cumplimiento y seguridad. La digitalización certificada da validez legal a tus documentos, y la copia en la nube protege tu información frente a pérdidas o averías.

Acceso y colaboración. Tú y tu asesoría trabajáis sobre la misma información actualizada, desde cualquier lugar y sin intercambiar carpetas de papel.

¿Cuánto cuesta digitalizar facturas?

El coste de digitalizar facturas depende de dos factores: el volumen de documentos que manejas y si necesitas una digitalización simple o certificada.

Muchas soluciones integran la digitalización dentro del propio software de facturación, sin coste por documento, frente a los servicios de digitalización certificada que suelen facturarse por volumen. Antes de decidir, calcula cuántas facturas procesas al mes y qué nivel de validez legal necesitas.

Cómo digitalizar tus facturas con Holded

En Holded el proceso está diseñado para que digitalices una factura sin teclear datos ni cambiar de programa, tanto si eres autónomo como si llevas la facturación de una pequeña o mediana empresa. Estos son los pasos concretos:

1. Sube o reenvía la factura. Adjunta el PDF, haz una foto o reenvíala directamente al correo de tu cuenta.
2. Deja que el OCR y la IA extraigan los datos. El sistema identifica proveedor, base, IVA y fechas automáticamente.
3. Revisa y valida. Comprueba de un vistazo que los campos son correctos antes de guardarlos.
4. Contabiliza e integra. La factura se registra y se enlaza con tu contabilidad sin pasos intermedios.
5. Archívala en la nube. Queda almacenada y es accesible desde cualquier dispositivo.

Puedes empezar con una cuenta gratuita y digitalizar tus primeras facturas para ver el ahorro de tiempo antes de dar el salto completo.

Digitalizar tus facturas es el primer paso para dejar atrás el papel, cumplir con la normativa y trabajar con datos fiables. Empieza por la digitalización certificada donde la necesites y deja que el software haga el resto.