Emitir las facturas en plazo no solo es clave para la gestión de tu negocio, sino que también constituye una obligación legal. Hacerlo fuera de tiempo puede suponer sanciones por parte de Hacienda.
En este artículo te explicamos cuándo debes emitir tus facturas, ya sea a empresas, autónomos o particulares. Conocerás los plazos generales, excepciones, facturas recapitulativas y los riesgos de no cumplir con la normativa. Todo de forma clara y práctica para mantener tu facturación al día.
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Pronto, todos los negocios deberan emitir facturas electrónicas
Empieza a facturar con Holded¿Qué es la fecha de emisión de una factura?
La fecha de emisión de una factura es el día en que el documento se crea y se entrega oficialmente al cliente. Generalmente aparece en la parte superior, al lado del número de factura y, como este, es un dato obligatorio y, además, clave porque marca el inicio del plazo para pagarla. Sin ella, la factura no tiene valor legal. Contar con un buen programa de facturación es imprescindible para asegurar la corrección, no solo en la fecha de expedición, sino en el resto de datos que debe contener una factura.
Diferencia entre fecha de expedición y fecha de operación
Es común confundir estos dos conceptos, pero ambos tienen funciones distintas dentro de una factura y son importantes para el cumplimiento fiscal.
La fecha de expedición corresponde con el día en que se emite la factura y puede coincidir, o no, con la fecha en la que se realizó la operación. Es obligatoria en todas las facturas y marca el momento en que se pone el documento a disposición del cliente.
Por otro lado, la fecha de operación es el día en que se realiza la entrega del bien o prestación del servicio, es decir, cuando tiene lugar efectivamente la operación comercial. Esta fecha también determina cuándo se devenga el IVA y, por tanto, en qué trimestre debe declararse.
¿Cuál es el plazo para emitir facturas?
No existe un único plazo para emitir facturas por la venta de un producto o la prestación de su servicio, sino que la demora permitida depende tanto del destinatario de la factura como del tipo de documento que vayas a emitir.
Plazos de emisión de factura según el destinatario
Los plazos de emisión de facturas varían dependiendo de quién sea el destinatario de la factura (autónomo, empresa o un particular).
Si la factura se dirige a un autónomo u otra empresa, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel al que se haya realizado la operación o prestación del servicio. Por ejemplo, si prestas un servicio el 15 de marzo, tienes hasta el 15 de abril para emitir la factura correspondiente.
Es esencial respetar este plazo para que el destinatario de la factura pueda deducir el IVA y justificar el gasto ante Hacienda en el momento adecuado.
Por el contrario, si el destinatario es un particular, la factura debe emitirse en el mismo momento de la operación. Sin embargo, en este caso, se permite la emisión de facturas simplificadas (tickets) en lugar de una factura tradicional.
¿Sabías que las facturas impagadas pueden prescribir, aunque se hayan emitido de forma correcta? En este post te contamos todo lo que necesitas saber al respecto.
Plazos para emitir factura según el tipo de factura
Los plazos para emitir facturas también varían dependiendo del tipo de factura que estés emitiendo:
- Factura ordinaria: debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a la realización de la operación o prestación del servicio. Por lo tanto, si realizas una venta el 15 de marzo, la factura deberá emitirse, como máximo, el 15 de abril.
- Factura simplificada (ticket): se emite en el mismo momento de realizar la operación. Es común en ventas al por menor o cuando el importe de la factura no supera los 400 €.
Facturas recapitulativas
Estas facturas agrupan varias operaciones (ventas de productos, prestación de servicios, etc.) realizadas durante un mismo mes con un único cliente (en este caso, un autónomo o una empresa).
Puesto que el destinatario de la misma es una persona jurídica, la emisión debe ocurrir antes del día 16 del mes siguiente al que has realizado las operaciones, es decir, si prestas varios servicios a una misma empresa durante el mes de marzo, deberás emitir la correspondiente factura recapitulativa antes del 16 de abril.
A los particulares también se les puede emitir facturas recapitulativas cuando se realiza más de una operación en un mismo mes, pero no es tan común como con las empresas.
Sin embargo, en este caso la factura debe emitirse, como fecha límite, el último día del mes en el que se han producido las operaciones: si realizas varias entregas de productos a un particular durante el mes de marzo y no puedes emitir una factura por cada una de ellas, deberás emitir una factura recapitulativa antes del 3 de marzo.
Facturas de entregas intracomunitarias de bienes exentas
Con el objetivo de evitar la doble imposición (pagar impuestos dos veces por el mismo bien o servicio), las facturas intracomunitarias de bienes o servicios están exentas de IVA español cuando el destinatario de las mismas sea una empresa o profesional, que deberá pagar el impuesto correspondiente en su país.
Por lo que respecta a la fecha de emisión, y de la misma forma que el resto de facturas cuyo destinatario sea una empresa o autónomo, este tipo de facturas deben expedirse y enviarse antes del día 16 del mes siguiente al que se realice la expedición.
Facturas rectificativas
Las facturas rectificativas son un tipo especial de factura que se emite cuando se comete un error en una factura previamente emitida o cuando se necesita realizar una modificación, ya sea por un ajuste, un descuento posterior, una devolución de bienes o cualquier otro tipo de corrección. Este tipo de factura tiene la función de anular parcial o totalmente el efecto de la factura original.
Las facturas rectificativas deben emitirse tan pronto como se tenga conocimiento del error que hay que subsanar y, como máximo, en un plazo de 4 años desde la emisión de la factura original a la cual corrigen.
¿Qué puede ocurrir si no cumplo las fechas de emisión de las facturas como empresa o autónomo?
El incumplimiento con las fechas de emisión de las facturas como empresa o autónomo puede generar consecuencias tanto fiscales como legales. Es importante que las facturas se emitan de acuerdo con la normativa vigente, tanto por lo que respecta a plazos como en lo que se refiere a los datos que deben contener, para evitar sanciones y problemas con Hacienda.
Si este trimestre has emitido facturas atrasadas y tienes dudas acerca de cómo debes contabilizarlas, echa un vistazo a este post para resolver todas tus dudas.
Sanciones de Hacienda por facturación fuera de plazo
El incumplimiento de los plazos legales en la expedición de facturas (así como en la conservación de las mismas o los documentos que, en su caso, las sustituyan) tiene la consideración de falta grave y puede suponer una multa de hasta el 2% del importe de las operaciones que hayan originado la infracción.
En el caso de que no sea posible conocer el importe de las mismas, se sancionará con 300 euros por cada operación de la que no se haya emitido la factura correspondiente.
Preguntas frecuentes
¿Se puede regularizar una factura emitida fuera de plazo?
Si, es posible regularizar una factura emitida fuera de plazo. Lo primero que debes hacer es emitir una factura rectificativa. Esta factura debe hacer referencia a la factura original y explicar la corrección, ya sea por el retraso o cualquier otro ajuste necesario (descuento, devolución, etc.).
Además, si la factura afecta al IVA o al IRPF, debes incluir la regularización de la misma en las declaraciones correspondientes. Si ya has presentado las declaraciones fiscales y la factura se emitió fuera de plazo, puede ser necesario hacer una autoliquidación complementaria para reflejar la corrección.
En cualquier caso, es posible que te enfrentes a las siguiente consecuencias:
– Si el retraso ha causado que no hayas pagado a tiempo los impuestos correspondientes (como el IVA o IRPF), Hacienda podría exigir intereses de demora por el tiempo en que no se realizaron los pagos correspondientes. Estos intereses suelen aplicarse en función del tiempo transcurrido y la cantidad que se debía.
– Aunque regularices la factura, si el retraso es significativo, Hacienda podría imponer una sanción dependiendo de la magnitud del incumplimiento. El importe de la sanción puede variar según el tiempo de retraso y la cantidad de impuestos no declarados.
¿Cuál es la diferencia entre plazos de emisión y fecha de emisión?
La diferencia entre “plazos de emisión” y “fecha de emisión” radica en dos conceptos clave dentro de la facturación y la normativa fiscal.
La fecha de emisión es el día específico en que se crea la factura, es decir, el día en que la factura es generada y enviada al cliente o receptor del bien o servicio. En términos legales, la fecha de emisión es un dato importante, ya que determina el momento en que el servicio o bien es considerado formalmente entregado.
Por su parte, los plazos de emisión hacen referencia al periodo establecido por la legislación fiscal para emitir una factura después de la entrega de un bien o la prestación de un servicio.
Como ya hemos visto, las facturas deben emitirse dentro de un período determinado, que varía dependiendo del tipo de transacción y del receptor de los productos o servicios a los que hace referencia la factura.
