¿Cómo afecta el IVA a la fecha de emisión de una factura?

Emitir correctamente una factura va mucho más allá de cumplir con una obligación administrativa: tiene consecuencias directas sobre la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y sobre el cumplimiento fiscal de cualquier empresa o profesional autónomo. Entre todos los datos que debe contener una factura, la fecha de emisión es uno de los más relevantes, ya que no solo indica cuándo se ha generado el documento, sino que marca el periodo en el que debe declararse el IVA asociado a esa operación.

En este artículo, analizamos en detalle cómo influye la fecha de emisión en el IVA, cuáles son los plazos legales, qué consecuencias tiene emitir facturas fuera de plazo y qué buenas prácticas conviene seguir para asegurar una gestión fiscal eficaz y sin sobresaltos. Tanto si llevas la facturación de tu empresa como si eres autónomo, esta información te ayudará a optimizar tus procesos y evitar errores comunes que pueden afectar tu negocio.

¿Por qué es importante la fecha de emisión para el IVA?

Es fundamental, ya que la fecha de emisión determina el periodo de liquidación del impuesto, es decir, en qué mes o trimestre debe declararse el IVA devengado de dicha factura. Esto, a su vez, influye en la presentación de los distintos modelos fiscales.

¿Sabes qué implica el giro a 30 días? Descubre en este post todo lo que necesitas conocer sobre esta forma de pago de facturas.

Relación con el modelo 303 y el modelo 390

El modelo 303 es la declaración trimestral o mensual del IVA. La fecha de emisión de la factura determina en qué periodo debe declararse la misma.

Por su parte, el modelo 390 es el resumen anual del IVA. Todas las facturas declaradas a lo largo del año deben incluirse en este modelo y tanto las fechas como las cantidades deben cuadrar con lo declarado a lo largo del año en los sucesivos modelos 303.

Un desfase entre la fecha de emisión y la declaración correspondiente puede generar errores o inspecciones por parte de la Agencia Tributaria.

¿Qué plazo tienes para emitir la factura?

Aunque como vendedor del producto o prestador del servicio puedes pensar que tú decides cuándo facturas, lo cierto es que la ley establece plazos que debes conocer y respetar.

Facturas inmediatas tras la prestación del servicio o entrega del bien

Aunque el plazo legal permite emitir la factura hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en el que se ha prestado el servicio o se ha entregado el bien, lo más recomendable es hacerlo de forma inmediata tras la operación.

Por un lado, esto permite un mejor control contable y fiscal y, por otro, cuanto antes emitas la factura, antes recibirás el pago acordado.

Plazo en operaciones intracomunitarias e internacionales

El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece que la fecha tope para emitir una factura intracomunitaria es, igualmente, el día 16 del mes siguiente a la fecha en la que se realizó la operación.

En aquellos casos en los que se produzca una inversión del sujeto pasivo del IVA, sigue aplicando el mismo plazo y, además, hay que hacer mención expresa a ello en la factura.

Consecuencias de emitir una factura fuera de plazo

Emitir una factura fuera de plazo puede parecer, a primera vista, un simple despiste administrativo. Sin embargo, en el ámbito fiscal, este tipo de errores puede acarrear importantes consecuencias legales, económicas y contables, tanto para el emisor como para el receptor.

Ten en cuenta que la fecha de emisión no solo marca cuándo se ha generado la factura, sino que también determina el periodo en el que se devenga el IVA, por lo que su incorrecta gestión puede afectar directamente a las obligaciones tributarias ante Hacienda.

• La primera consecuencia es de carácter fiscal. El IVA debe declararse en el periodo en el que se produce el devengo, es decir, cuando se realiza la entrega del bien o la prestación del servicio. Si la factura se emite fuera de plazo, ese IVA puede no coincidir con el periodo de liquidación, generando descuadres en los modelos tributarios (como el modelo 303 de autoliquidación del IVA).

Además, si se emiten facturas atrasadas de manera sistemática, Hacienda puede interpretar que hay intención de diferir el pago del impuesto, lo cual constituye una infracción tributaria.

• La Agencia Tributaria contempla sanciones económicas por el retraso en la emisión de facturas. Estas sanciones pueden aplicarse tanto por:
  • No emitir una factura cuando es obligatorio.
  • Emitirla fuera del plazo establecido por la normativa.
  • Reflejar un devengo del IVA en un periodo incorrecto.

Las sanciones pueden variar en función de la gravedad de la infracción y de si ha existido o no perjuicio económico para Hacienda, pero en general pueden oscilar entre el 1% y el 2% del importe total de las operaciones no declaradas correctamente, con un mínimo legal establecido.

• Si el cliente (receptor de la factura) recibe una factura emitida fuera de plazo y correspondiente a un periodo ya cerrado contablemente, puede perder el derecho a deducirse el IVA soportado en el trimestre correcto, lo que afecta directamente a su resultado fiscal y le obliga a declarar este impuesto en un periodo posterior o, incluso, a regularizarlo mediante procedimientos adicionales.
• Emitir facturas fuera de plazo también genera desajustes en la contabilidad, ya que los ingresos y gastos no se reflejan correctamente en el periodo contable correspondiente.
• Desde el punto de vista comercial, el retraso en la emisión de facturas puede deteriorar la relación con los clientes, ya que genera incertidumbre sobre los importes, los plazos de pago y la posibilidad de deducirse correctamente el IVA. Esto puede afectar la imagen de profesionalidad de tu empresa y generar reclamaciones o retrasos en los cobros.

Casos especiales que afectan a la fecha de emisión

Existen determinadas situaciones en las que la fecha de emisión de una factura puede diferir del momento habitual. Estos casos especiales requieren atención para asegurar una correcta declaración del IVA.

Facturación recapitulativa

Se permite emitir una factura recapitulativa que agrupe varias operaciones del mismo mes con un solo documento, por ejemplo, en el caso de servicio repetitivos. Si es tu caso, debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente a la finalización del periodo facturado.

Para que sea correcta, debes indicar que se trata de una factura recapitulativa, incluir el periodo facturado y mantener una numeración correlativa con el resto de factura emitidas.

Ten en cuenta que este tipo de factura no se permite en aquellas operaciones sujetas a IVA con inversión del sujeto pasivo y no es aplicable a bienes, sino únicamente a servicios recurrentes.

Facturas rectificativas

Cuando se comete un error en una factura, se debe emitir una factura rectificativa para subsanarlo. Lo ideal es hacerlo en el mismo momento en el que se detecte el fallo, aunque tienes un plazo de 4 años desde la fecha en la que se emitió la factura original.

En este caso, debes indicar que se trata de una factura rectificativa, hacer referencia a la factura original que se corrige y especificar el motivo de emisión (error, devolución, descuento posterior…).

Ten en cuenta que si el fallo que estás subsanando afecta al IVA, debe ajustarse también en la declaración correspondiente.

Anticipos y pagos a cuenta

Se trata de las facturas emitidas por un pago recibido antes de la entrega del bien o servicio. En este caso, el IVA se devenga en el momento en que se recibe el pago, no cuando se entrega el bien o se presta el servicio y, por tanto, la fecha de emisión de la factura debe coincidir con el momento del anticipo.

En la factura debes indicar que se trata de un anticipo e incluir el % que supone sobre el total del pago, así como su IVA correspondiente. Cuando se complete la operación, se emitirá una factura final descontando el anticipo y ajustando el IVA correspondiente.

Buenas prácticas para una correcta gestión del IVA

Una gestión eficaz del IVA no solo evita sanciones, sino que también mejora la salud financiera del negocio. Estas son algunas buenas prácticas clave.

Cómo coordinar contabilidad y facturación

Una de las claves para una correcta gestión del IVA es garantizar una coordinación fluida entre los departamentos de contabilidad y facturación. Aunque en muchas pymes o negocios pequeños ambas funciones pueden recaer en una misma persona, en empresas medianas es común que se gestionen por separado.

Cuando esto ocurre, los errores por falta de comunicación pueden tener consecuencias fiscales importantes, como declaraciones incorrectas, pagos fuera de plazo o facturas duplicadas o incompletas.

¿Por qué es tan importante esta coordinación? Porque la emisión de facturas genera el devengo del IVA, mientras que el área contable se encarga de registrar esa información y reflejarla en los libros fiscales y en los modelos tributarios. Si las fechas, importes o conceptos no coinciden entre ambos departamentos, es muy fácil que surjan descuadres que afecten tanto a la liquidación del impuesto como a la imagen financiera de la empresa.

Software y herramientas que facilitan el control

Gestionar correctamente el IVA requiere precisión, agilidad y cumplimiento de plazos. En este contexto, el uso de software especializado, como Holded, se ha convertido en una herramienta imprescindible tanto para pymes y autónomos.

Estos sistemas permiten automatizar procesos clave, reducir errores humanos y facilitar el cumplimiento normativo, especialmente en lo que se refiere al control de la fecha de emisión de facturas y a la correcta liquidación del impuesto.

Preguntas frecuentes