Descubre los fallos más comunes al facturar, desde simples despistes hasta graves riesgos fiscales, y aprende a solucionarlos con métodos eficaces que protegerán tu negocio y tu tranquilidad.
Para cualquier empresa y autónomo la facturación es una de las partes más importantes del negocio. No nos olvidemos que si facturas es porque vendes Así que cuantas más facturas emitas, mejor.
Normalmente, es un proceso bastante sencillo, aún más si dispones de un software de gestión como Holded, que casi te las hace solo. Sin embargo, las prisas y, en ocasiones, el desconocimiento pueden llevarte a cometer errores de facturación.
En Holded lo sabemos y, por esto, hemos creado este artículo con algunos de los errores de facturación más comunes y cómo puedes evitarlos de forma sencilla. ¡Toma nota!
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Las incorrecciones en los datos, a menudo sutiles, no solo distorsionan la información financiera inmediata, sino que erosionan la confianza con los clientes y complican la gestión contable. Identificarlas es el primer paso para establecer un proceso de facturación impecable.
Para que una factura sea válida debes rellenar correctamente los datos de ambas partes, es decir, el emisor y el receptor de la factura. Es necesario incluir el NIF, dirección completa, nombre completo y razón social. Tampoco tendrá valor ante la Agencia Tributaria si te olvidas de incluir la fecha de emisión de la factura.
Además, debemos tener muy presente la numeración de las facturas. Esta debe ser correlativa en relación con la fecha de emisión. Es decir, no se admite que una factura con fecha de emisión posterior tenga una numeración anterior a otra.
En nuestro artículo “Qué datos debe contener una factura” te lo explicamos con más detalle.
Lo más normal es que trabajes con varios clientes y les factures habitualmente. Por eso es fundamental que tengas especial cuidado con no confundir destinatarios de facturas, un error que puede traer verdaderos problemas.
Lo más habitual es que las consecuencias no sean graves (corregir el error y enviar una disculpa al cliente), aunque lo más probable es que el pago se retrase, afectando a tu contabilidad. Pero en el caso de haber firmado una cláusula de privacidad con tu cliente, estarías violando el contrato y compartiendo información privada con terceros.
El concepto debe estar correctamente descrito. En el caso de que vendas productos, esto no tiene mayor problema; es suficiente con que aparezca la mercancía vendida. Es más problemática la descripción de los servicios, que debe estar correctamente detallada (servicios prestados, número de horas e importe) para evitar posibles malentendidos.
Cada cliente es un mundo y también cada factura. Por ello el nivel de desglose dependerá del cliente, así como del tipo de transacción. Lo recomendable es desglosar la factura al máximo para dejar todo muy claro desde el principio. No dejes de incluir un campo por prisas o porque das por hecho que tu cliente ya conoce ese detalle. Dale toda la información y no tendrás ningún problema.
Cuando los números y los registros no cuadran, la integridad financiera de toda la organización se resiente. Los errores en el cálculo y la contabilidad son como grietas en los cimientos, capaces de generar decisiones erróneas, pérdidas económicas y problemas de cumplimiento normativo. Es crucial reconocer estos fallos para poder implementar controles sólidos.
Aplicar un tipo de IVA incorrecto, calcular mal la retención de IRPF o no considerar posibles exenciones fiscales afecta directamente al total de la factura y puede conllevar reclamaciones de clientes, desajustes en las declaraciones tributarias e, incluso, sanciones de Hacienda. Además, cometer uno de estos fallos te obligará a realizar abonos u otras correcciones complejas que alteran el flujo de caja.
Asegúrate de no cometer errores aritméticos en las líneas de la factura, como sumas incorrectas de base imponible, descuentos mal aplicados o totales erróneos. Aunque parezcan equivocaciones simples, distorsionan por completo la factura, llevando a cobrar de más o de menos y dañando la credibilidad ante el cliente, quien percibe falta de profesionalidad.
Si utilizas un software de facturación como Holded, que realiza de forma automática todos los cálculos por ti, es menos probable que cometas errores sencillos pero que pueden conllevar consecuencias graves, como estos.
Saltar números, duplicar facturas o utilizar una serie no correlativa, más que un simple desorden, es un grave problema de control interno que dificulta la auditoría y que puede generar dudas legales sobre la validez de las facturas y complica enormemente su localización y seguimiento administrativo.
Además, se trata de un incumplimiento grave de la legislación, que establece que las facturas deben seguir una serie y numeración correlativas. De hecho, con el nuevo sistema Verifactu, las facturas electrónicas incluirán automáticamente una huella digital o hash que entrelazará cada factura con la anterior y la posterior, para asegurar su integridad.
Más allá de los números, la eficiencia de la facturación depende de procesos bien definidos. Los errores en la gestión y los procedimientos crean cuellos de botella, duplicidad de esfuerzos y una falta de control que abre la puerta a inconsistencias y fraudes.
Uno de los errores más graves y, sin duda, el más sencillo de evitar. No generar una factura por un producto vendido o servicio prestado es un error grave con un impacto financiero directo. Supone una pérdida de ingresos, distorsiona los registros contables y puede acarrear problemas fiscales, ya que se incumple con la obligación de declarar esa operación, generando sanciones ante Hacienda.
Exactamente al contrario, esta práctica ilegal consiste en crear facturas por operaciones que nunca existieron, usualmente para cometer un fraude fiscal al deducir gastos inexistentes. Conlleva severas sanciones económicas, la posible pérdida de beneficios fiscales e incluso responsabilidades penales para los implicados, dañando irreparablemente la reputación de la empresa.
Si detectas un error involuntario en una factura, debes corregirlo tan pronto como sea posible, eso sí, utilizando el documento correcto, la factura rectificativa. Jamás debes optar por modificar directamente la factura original o eliminarla y crear una nueva, ya que ambas acciones son incorrectas e ilegales.
No monitorizar el estado de las facturas enviadas (pagadas, pendientes, impagadas) conduce a un descontrol de la tesorería que, a su vez, impide identificar rápidamente los impagos de los clientes, afecta negativamente el flujo de caja y dificulta la gestión eficaz del cobro, pudiendo convertir una deuda recuperable en una pérdida definitiva.
Consiste en registrar una fecha errónea de emisión o de operación. Este fallo, aunque aparentemente menor, provoca discrepancias en los registros contables, dificulta la conciliación bancaria y puede alterar el período fiscal en el que debe declararse la factura, generando incumplimientos en los plazos legales y posibles sanciones.
Nunca dejes de especificar la fecha de vencimiento de una factura. A pesar de que hayas hablado con tu cliente de un pago a largo plazo, es fundamental que establezcas una fecha para evitar el impago.
Habitualmente, si las facturas carecen de fecha de vencimiento, el pago deberá efectuarse en los 30 días siguientes. Pero evita problemas e incluye la fecha en que debe ser pagada.
Fundamental. Tus condiciones deben estar claras desde el principio. Por eso es recomendable que antes de enviar la factura, hables con tu cliente de todos los aspectos importantes como cantidades, precios, descuentos, cláusulas, etc. Y aunque haya quedado todo establecido de palabra, no te olvides de incluirlo en la factura.
Para que el procedimiento sea más sencillo y ágil, deberemos incluir un método de pago en cada una de las facturas que emitamos. Especifica si quieres cobrar a través de transferencia bancaria a uno de tus bancos o mediante Paypal.
Cuida el aspecto de tus facturas. No deben incluir tachones, borrones o faltas de ortografía. Tu factura es algo así como tu tarjeta de presentación. ¿Verdad que no irías a una reunión con tu cliente sin cuidar tu imagen? Entonces, tampoco mandes una mala imagen a través de las facturas. Cuida los detalles.
Además, es recomendable utilizar plantillas de presentación, así podrás diferenciarte de la competencia y ofrecer una imagen verdaderamente profesional.
Personalizar tus facturas es algo esencial para empezar a generar una imagen de marca. Para ello puedes utilizar tu logo, un eslogan que te identifique e incluso incluir la dirección de tu página web. No es necesario que la sobrecargues de detalles promocionales.
Debes guardar todas las facturas que realices, ya que son uno de los documentos más importantes de cualquier negocio. Haz copias de todas ellas. Quizás en algún momento la Agencia Tributaria te las reclame y también podrás utilizarlas para reclamar un impago.
Estos son los errores más comunes que puedes cometer a la hora de facturar. La buena noticia es que son muy fáciles de evitar. Siempre que seas cauteloso. Utilizar un software de gestión en la nube como Holded te evitará todos estos problemas: sabrás en todo momento qué campos debes rellenar y el sistema te guardará una copia de todos los documentos que generes.
