Te explicamos la gran diferencia entre formato y plataforma para que sepas exactamente qué necesitas y cuándo, evitando sanciones y agilizando tu facturación.
La facturación electrónica obligatoria es ya una realidad en España para autónomos y empresas, pero la normativa viene cargada de términos que pueden generar confusión.
Dos de los más recurrentes son Facturae y Verifactu. ¿Son lo mismo? ¿Cuándo debes usar cada uno? Equivocarse puede suponer el rechazo de una factura o, en el futuro, enfrentarse a sanciones.
Si te preguntas si debes prepararte para Verifactu o seguir usando Facturae, estás en el lugar correcto.
En este artículo, vamos a despejar todas tus dudas, analizando de forma clara y sencilla en qué consiste cada uno, sus objetivos y, lo más importante, las diferencias clave que todo negocio debe conocer para operar con la Administración y con sus clientes de forma correcta y eficiente.
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Verifactu es el nombre del sistema de facturación electrónica puesta en marcha por la Agencia Tributaria (AEAT). No es un formato de archivo, sino un sistema a través del cual los empresarios, profesionales y autónomos obligados deberán enviar y recibir sus facturas electrónicas en el ámbito B2B (empresa a empresa y empresa a autónomo), según lo establecido en la Ley Crea y Crece.
Piensa en Verifactu como un "correo certificado" o una "ventanilla virtual" para el intercambio seguro y validado de facturas entre empresas. Su objetivo principal es combatir el fraude y la morosidad, agilizando los procesos y dotando de total trazabilidad a todas las operaciones.
El uso de Verifactu será obligatorio para la gran mayoría de autónomos y empresas y se implantará de forma progresiva desde mediados de 2025 hasta mediados de 2027. Según la Ley Crea y Crece, la obligación afectará primero a los grandes contribuyentes y se extenderá posteriormente al resto de empresas y autónomos.
En resumen, deberás usar Verifactu para:
Es una duda común, pero son sistemas distintos con propósitos diferentes:
Facturae es un formato de factura electrónica estandarizado y oficial para presentar facturas a las administraciones públicas en España. Es decir, no es una plataforma, sino un "modelo" o "plantilla" técnicamente definida que debe seguir un archivo XML para que sea aceptado por los organismos públicos.
Cuando un autónomo o empresa quiere cobrar de un ayuntamiento, una comunidad autónoma o cualquier ente público, su factura debe adaptarse a este formato específico. Facilita el procesamiento automatizado de las facturas por parte de la Administración.
La especificación técnica del formato Facturae es pública y gratuita. Cualquier persona puede acceder a ella. Sin embargo, para generar y, sobre todo, firmar digitalmente una factura en formato Facturae, se necesita cierto software. Puedes encontrarte con:
Por lo tanto, el formato es gratuito, pero la herramienta para implementarlo de forma eficiente puede tener un coste.
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es el portal de la Administración Pública donde se presentan las facturas en formato Facturae. Es el "buzón" de destino.
Es obligatorio presentar las facturas a través de FACe para todos los proveedores de la Administración Pública (autónomos, pymes, etc.). Si quieres cobrar de cualquier organismo público, tu factura debe estar en formato Facturae y ser enviada a través de esta plataforma. Es importante no confundir FACe (el buzón) con Facturae (el formato de la carta que metes en el buzón).
La diferencia fundamental es conceptual: Facturae es un formato (la "forma") y Verifactu es una plataforma de intercambio (el "canal"). Pero vamos a profundizar en todos los aspectos.
En cuanto a su compatibilidad, Facturae y Verifactu no son excluyentes y, de hecho, son complementarios. Una empresa que trabaje tanto para la Administración Pública como para otras empresas privadas deberá utilizar ambos:
Además, es muy probable que el formato Facturae sea uno de los aceptados por defecto en la plataforma Verifactu para transacciones B2B.
Entender la diferencia entre Facturae y Verifactu es crucial para la supervivencia de tu negocio. Mientras Facturae es el "idioma" obligatorio para hablar con la Administración Pública, Verifactu será el "sistema de correos" obligatorio para relacionarte con tus clientes y proveedores.
No son lo mismo, pero puedes (y probablemente deberás) usar ambos. La buena noticia es que con una solución de software como Holded, este proceso se simplifica enormemente, ya que podrás generar tus facturas en el formato correcto y conectarte a las plataformas necesarias (FACe, Verifactu) de forma automática, integrando toda tu gestión y permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: tu negocio.
