Descubre cómo registrar este asiento contable clave paso a paso. Garantiza el control de los anticipos de dinero de tu empresa y evita desajustes en tu tesorería.
Gestionar la contabilidad de tu negocio exige registrar con precisión cada movimiento, incluyendo aquellos gastos que se anticipan con dinero en efectivo.
Por eso, saber contabilizar una provisión de fondos es fundamental para mantener el control financiero y cumplir con tus obligaciones. Este concepto, aunque común, puede generar dudas y errores que afectan directamente a la fidelidad de tus cuentas anuales.
¿Sabes cómo reflejar correctamente en tu contabilidad estos anticipos a empleados o socios para gastos de la empresa?
Un registro incorrecto puede distorsionar tu tesorería y complicar la conciliación bancaria.
En esta guía práctica te explicamos el proceso de forma clara y directa para que puedas implementarlo con confianza y precisión en tu gestión diaria.
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Para aprender a contabilizar una provisión de fondos tendremos que empezar, obviamente, por la gran pregunta: ¿qué es exactamente? Dicho un poco grosso modo, una provisión de fondos es una cantidad concreta de dinero que se reclama por adelantado a cuenta de la liquidación final para cubrir los gastos de un encargo o un servicio contratado a una empresa o profesional.
En términos más sencillos, la provisión de fondos es un anticipo de unos honorarios relativos a servicios o una cantidad de dinero reservada para gastos futuros. En general, sirve para cubrir las contingencias, gastos y consumos de un profesional que realiza durante la prestación de un servicio encargado. No se debe confundir con un anticipo a proveedores ni con los suplidos.
Imagina, por ejemplo, que necesitas contratar a un abogado durante un tiempo de seis meses. Lo más normal será que el profesional en cuestión desglose su presupuesto en dos partes: sus honorarios finales y su adelanto, que suele variar entre el 40% y el 50% del total. No obstante, también es cierto que algunos profesionales solicitan la cantidad total de sus honorarios en la provisión de fondos. Por ejemplo, es una manera de proceder habitual en los peritos judiciales.
Este anticipo aporta cierta seguridad financiera al tráfico jurídico, ya que la provisión de fondos también sirve como una garantía de pago. De esta forma, los profesionales y empresas tienen la certeza de que van a cobrar... al menos por una parte de sus servicios.
En principio, la provisión de fondos debe cumplir las siguientes formalidades:
Para no descuadrar las cuentas y la tesorería de la empresa, la provisión de fondos realizada se debe registrar correctamente en la contabilidad, registrando la salida de dinero y, bien el nacimiento de un derecho de crédito, o bien una cuenta puente. A la hora de contabilizarla, existen dos posibilidades, que exista un gasto real o que aún no.
Si un profesional nos reclama una cantidad dineraria como adelanto por la prestación de sus servicios, para nosotros constará como una actividad económica al uso, por lo que deberemos contemplarla en nuestra contabilidad como cualquier otro servicio. ¿La diferencia? Que lo estamos pagando por adelantado y que, de hecho, tampoco estamos pagando el 100% de ese servicio, sino una fracción.
En este caso, será necesario que exista una factura que deje constancia de que se ha hecho la cuenta contable de provisión de fondos. Será una factura en la que se reflejará el concepto del servicio en sí, además de los datos habituales y necesarios (ya sabes: fecha de emisión, datos de receptor y emisor y los impuestos correspondientes, ya que a cualquier tipo de servicio siempre tendrás que imputarle el IVA).
La emisión de esta factura es imprescindible. Es más, directamente estás obligado a tenerla y, por lo tanto, a solicitarla al proveedor de servicios correspondiente. Una vez recibas la factura, podrás contabilizarla como gasto y, por tanto, podrás deducirla tal y como sueles deducir este tipo de servicios.
En este caso, el debe se anota en la cuenta 438 Pendiente de aplicación de cobros o en la 555 Partidas pendientes de aplicación y el haber en la cuenta 570 Caja o 572 Bancos. Cuando se regularice el gasto, tendrá que cargarse a la cuenta de gastos correspondiente y se abonará la cuenta de deudores / partidas pendientes.
Puede darse el caso de que el profesional contratado nos reclame una cantidad dineraria correspondiente a los gastos que ha tenido para poder desarrollar su actividad. Este tipo de gasto, sin embargo, no resulta deducible, porque se considera un gasto suplido que no contiene ni retención ni ingreso.
Esto significa que no podrás desgravar el IVA de este gasto. Pero, igualmente, ambas partes estáis obligadas por ley a reflejar esta transacción a través de la factura pertinente que deje constancia del intercambio de servicios.
Cuando la situación sea esta, tendrás que anotar el debe en la cuenta 440 Deudores varios por el importe entregado y el haber en la cuenta 570 Caja o 572 Bancos por el mismo importe. Cuando el empleado justifique los gastos, el importe se regularizará en la cuenta de deudores.
En ambos casos es posible que tengas que realizar algún ajuste final, tanto por excedente como por defecto:
¿Te ha quedado claro entonces cómo contabilizar e informar de una provisión de fondos? Al fin y al cabo, la única complicación a este respecto es conocer la naturaleza de esta provisión y, así, determinar si puedes o no desgravar el IVA que se desprende de ella. A partir de ahí, todo debería ir rodado.
Ahora ya sabemos qué es una provisión de fondos y cómo se contabiliza. Al menos tenemos la teoría, así que todavía nos falta la práctica. Para entender mejor lo que hemos explicado hasta ahora, vamos a ilustrar todo esto con un ejemplo.
Imagina que una empresa contrata los servicios de un bufete de abogados para que ejecute la tramitación de un ERTE. El bufete acepta el encargo y solicita una provisión de fondos de 6.000 euros, 1.000 euros por gastos suplidos y 2.000 euros por su minuta. Es decir, un total de 9.000 euros. El asiento contable quedaría de la siguiente manera:
Volviendo a nuestro ejemplo, una vez que el abogado haya terminado de tramitar el ERTE encargado por la empresa, tendrá que emitir una factura similar a esta:
FACTURA
Total: -500 euros
Por lo tanto, quedaría un sobrante correspondiente a los gastos suplidos de 500 euros. Obviamente, el bufete de abogados tiene que devolver esa cantidad a la empresa.
Siguiendo con el ejemplo del bufete de abogados, la contabilización de la dicha factura quedaría de la siguiente manera:
Para saber dónde contabiliza el departamento de contabilidad las provisiones de fondos, vamos a recurrir al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de España (ICAC).
En la consulta 1 del BOICAC n.º 19, de diciembre de 1994, sobre la forma de contabilizar determinadas operaciones realizadas por cuenta de terceros ajenos a la empresa, se indica lo siguiente:
En relación con los aspectos contables, y en particular las cuentas a emplear en la contabilización de los movimientos de tesorería que se puedan producir por las operaciones realizadas por una empresa en ejecución de un mandato, o cualquier otra figura similar, podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55 contenido en la segunda parte del Plan General de Contabilidad. Con respecto a la contabilización de la retribución, si la empresa ejecutora del servicio realiza como actividad ordinaria servicios de esta naturaleza, reflejarán sus ingresos en cuentas del subgrupo 70.
¿Pero qué quiere decir este galimatías?
La contabilización de transacciones realizadas por una empresa por orden del cliente va al subgrupo 55, mientras que si se trata de una actividad ordinaria de retribución se refleja el ingreso en las cuentas del subgrupo 70.
Podemos clasificar las provisiones contables de dos maneras diferentes: en función de su naturaleza y del plazo para abonarlas. En cuanto a la finalidad, tenemos las siguientes provisiones:
En general, podemos decir que las provisiones de fondos son las cantidades que se entregan a cuenta a un profesional o empresa antes de la emisión de la factura.
Como ya hemos visto, sirven para pagar los honorarios del profesional por adelantado y para cubrir gastos y se realizan a cuenta de la factura final. Por otro lado, los suplidos son los gastos que una empresa o profesional paga en nombre de un cliente que después le repercute junto a sus honorarios por la prestación de los servicios o los productos vendidos.
Los suplidos tienen que estar justificados con la correspondiente factura a nombre del cliente final.
Como apunte final, las provisiones de fondos y los suplidos no se declaran en el modelo 347 cuando sean gastos del cliente. Esta declaración informativa anual sirve para informar a Hacienda de las operaciones con terceras personas que realiza un profesional por un importe superior a los 3.005,06 euros anuales.
Para calcular la cuantía de una provisión de fondos hay que tener en cuenta el servicio que se está contratando. Por ejemplo, en el caso de una provisión para un abogado, habrá que incluir las tasas judiciales y el coste de los correspondientes poderes notariales que requiera el trámite.Un ejemplo distinto lo encontramos en la tramitación de una hipoteca para comprar una vivienda. En este supuesto, el banco solicita una provisión de fondos para cubrir los gastos del procedimiento, es decir, los honorarios del notario, las tasas del Registro de la Propiedad, impuesto de transmisiones patrimoniales o IVA (dependiendo de si la casa es de segunda mano o de obra nueva) gestoría, tasación...
