¿Son un gasto o un anticipo? Descubre el procedimiento contable correcto para los gastos pagados por cuenta de un cliente y su impacto en el IVA.
¿Alguna vez has tenido que pagar un gasto por un cliente y luego recuperarlo? Estas operaciones son el pan de cada día para autónomos y empresas en sectores como el legal, los viajes o la consultoría. Sin embargo, su correcta contabilización suele generar confusión: ¿son un gasto más? ¿Cómo se gestiona el IVA para no perjudicar tu tesorería?
Contabilizarlos mal puede distorsionar tu cuenta de resultados y generar problemas con Hacienda. Por eso, aquí te explicamos el proceso paso a paso: aprende a registrar los suplidos en tu programa de contabilidad, garantizando el cumplimiento fiscal y manteniendo tu flujo de caja bajo control. Simplifica tu gestión y olvídate de los dolores de cabeza con esta guía práctica.
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Podemos definir los suplidos como aquellas cantidades que la empresa paga en nombre y por cuenta del cliente y que después le repercute a este para si pago, sin añadir un margen de beneficio.
No estamos ante un pago cualquiera, sino ante uno que se realiza “en nombre y por cuenta del cliente” y los elementos que deben concurrir son los siguientes:
Si no se dan estos requisitos no se tratará de un suplido. A la hora de facturar el suplido, debes sumarlo al total de la factura, pero sin incluirlo en la base imponible. Además, tendrás que adjuntar a la misma una copia o justificante del gasto original.
Ambos costes, el del servicio principal y el del suplido, se reflejan por separado en la factura, pero se suman para obtener el total del importe que el cliente debe abonar.
Lo verás más claro con los siguientes ejemplos (que planteamos sin tener en cuenta ningún tipo de impuesto para facilitar la comprensión):
Ejemplo 1.-
La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. Para ello deberá alquilar, a nombre de la empresa, una sala en el mejor hotel de la ciudad y el servicio de catering de su restaurante. Los honorarios del agente son 2.000 euros.
En este caso, como el comercial ha recibido la orden expresa de alquilar una sala y un catering concretos y de hacerlo por la empresa el pago tendrá la consideración de un suplido.
Ejemplo 2.-
La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. El profesional gestionará la reunión en el lugar y con los medios que estime convenientes y la empresa se mantiene al margen de los posibles gastos que ello ocasione.
El precio total por sus servicios será de 3.000 euros.
La diferencia con el caso anterior es clara: aquí es el agente comercial el que contratará la sala y los servicios que considere necesarios para hacer un buen trabajo, por lo que los gastos que se ocasionen serán de su cuenta y riesgo.
Está claro que no estamos ante un suplido, porque no se realiza ningún pago en nombre y por cuenta del cliente.
En el ejemplo número 1 la factura se expedirá a nombre de la empresa, mientras que en el ejemplo 2 irá a nombre del agente comercial.
Los gastos reembolsables son aquellos en los que incurre la empresa para prestar el servicio al cliente habiendo pactado que será este el que correrá con ellos. Por ejemplo: un abogado va a asistir a un juicio que se celebra en otra provincia y acuerda con su cliente que sus honorarios serán 1.000 euros más los gastos de alojamiento.
Esos gastos de alojamiento no son un suplido, porque no se producen debido a un mandato expreso del cliente ni este le encarga que los realice en su propio nombre. Simplemente se trata de unos gastos cuyo importe se compromete a reembolsar al abogado junto con sus honorarios.Son, por tanto, unos gastos reembolsables.
Como no se trata de un suplido, cuando el abogado los incluya en la factura que emita al cliente esta partida sí que formará parte de la base imponible del IVA.
Los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA.
Esto quiere decir que su importe se sumará para determinar el montante total de la factura, pero como un concepto diferente al de la base imponible y al del Impuesto sobre el Valor Añadido (descubre cuáles son los distintos tipos de IVA).
Por ejemplo, en el caso de un consultor que alquila una sala a nombre de la empresa para la que va a realizar una charla:
Supongamos que la factura de la sala asciende a 1.200 euros, IVA incluido. Pues bien, la factura que el consultor emitirá a la empresa tendrá las siguientes partidas:
Y junto con ella entregará la emitida por el hotel a nombre de la empresa, para que esta la pueda contabilizar debidamente.
Puesto que no forman parte de la base imponible de la factura, sino que se suman al final de la misma al resto de servicios, los suplidos no tienen IVA ni retención de IRPF, por lo que habitualmente no se incluyen en tus declaraciones fiscales.
De la doctrina que establece el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) sobre la contabilización de los suplidos nos interesa lo siguiente:
Nosotros crearemos, dentro de dicho subgrupo 55, una cuenta específica y será la 553 Suplidos, pero en aplicación de lo que establece el ICAC, utilizar, por ejemplo, la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación también sería correcto.
Una vez que tenemos claro la cuenta contable a utilizar vamos a ver como se hacen los asientos específicos:
Cuando es la empresa la que paga un suplidoy después se lo cobra a su cliente hay dos hechos diferentes a contabilizar:
Con este asiento dicha cuenta queda cancelada y el importe que el cliente debe a la empresa por el suplido quedará incluido en el total de la factura.
Lo verás más claro con el siguiente ejemplo:
La empresa vende una partida de mercancía y el cliente le encarga que contrate y pague el transporte de la misma al punto acordado.
Los datos de la operación son los siguientes (todo se paga mediante transferencia bancaria):
Los conceptos de la factura que la empresa emitirá serán los siguientes:
Y los asientos contables a realizar:
1.- Por el pago del transporte:
2.- Por la factura de venta:
3.- Por el cobro de la factura emitida:
Nos colocamos ahora en la situación opuesta a la anterior: el lugar del cliente, que es el que recibe la factura que incluye el suplido.
Igualmente existen dos hechos diferentes a contabilizar:
Se contabilizará el gasto con normalidad y en el haber del apunte figurará la cuenta 553 Suplidos por el importe total de la factura. Así esta cuenta quedará con saldo cero.
Seguiremos con el ejemplo que hemos puesto en el punto anterior pero aquí desde la posición del cliente.
Los asientos contables a realizar serán:
1.- Por la factura de compra (que incluye el importe del suplido):
2.- Por el pago al proveedor:
3.- Por la factura del transporte:
(Nota aclaratoria: los gastos de transporte de las compras se contabilizan como mayor importe de la compra)
Es muy habitual que las facturas de la notaría incluyan suplidos porque, si se lo encarga el cliente, en sus oficinas se suelen realizar gestiones inherentes a la operación como pueden ser, por ejemplo, la presentación de la escritura en algún registro público, el liquidar los impuestos que correspondan, etc.
La forma de contabilizar este tipo de facturas es la que hemos visto en el punto anterior que se refiere a los suplidos incluídos en las facturas recibidas.
Veamos un ejemplo:
La empresa ha modificado su objeto social y para ello ha tenido que acudir a la notaría a formalizar la escritura pública correspondiente. Le encarga que lleve a cabo todos los trámites necesarios para cumplir con la normativa vigente.
Una vez terminado el proceso recibe la factura que incluye los siguientes conceptos:
Junto a esta factura la empresa recibe la emitida por el Registro Mercantil, que presenta el siguiente desglose:
Los asientos contables que corresponden son los siguientes:
1.- Por la factura de la notaría:
2.- Por el pago:
3.- Por la factura del Registro Mercantil:
Aprende también a contabilizar una provisión de fondos.
