En el día a día de determinadas empresas es bastante habitual el hecho de pagar gastos por cuenta del cliente y después cobrarlos junto con sus honorarios. Las que nos vienen a todos a la cabeza son, por ejemplo, una notaría, una gestoría o un procurador, pero pueden tener lugar en cualquier tipo de negocio.
Pues bien, estos importes se llaman suplidos y en este artículo vamos a explicar cómo se contabilizan, pero antes vamos a delimitar esta figura con exactitud y a dejar claro su tratamiento a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido.
¿Qué son los suplidos?
Podemos definir los suplidos como aquellas cantidades que la empresa paga en nombre y por cuenta del cliente y que éste le abonará en un momento posterior.
No estamos ante un pago cualquiera, sino ante uno que se realiza “en nombre y por cuenta del cliente” y los elementos que deben concurrir son los siguientes:
1.- Que el cliente haya encargado expresamente que la empresa pague ese importe.
2.- Y que lo haga, además, en su nombre, por lo que la factura irá con sus propios datos fiscales.
3.- Debe haber un justificante de la existencia real del gasto (la factura, por ejemplo).
Si no se dan estos requisitos no se tratará de un suplido.
Lo verás más claro con los siguientes ejemplos (que planteamos sin tener en cuenta ningún tipo de impuesto para facilitar la comprensión):
Ejemplo 1.-
La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. Para ello deberá alquilar, a nombre de la empresa, una sala en el mejor hotel de la ciudad y el servicio de catering de su restaurante. Los honorarios del agente son 2.000 euros.
En este caso, como el comercial ha recibido la orden expresa de alquilar una sala y un catering concretos y de hacerlo por la empresa el pago tendrá la consideración de un suplido.
Ejemplo 2.-
La empresa contrata los servicios de un comercial para que imparta una charla de ventas ante 10 potenciales clientes. El profesional gestionará la reunión en el lugar y con los medios que estime convenientes y la empresa se mantiene al margen de los posibles gastos que ello ocasione.
El precio total por sus servicios será de 3.000 euros.
La diferencia con el caso anterior es clara: aquí es el agente comercial el que contratará la sala y los servicios que considere necesarios para hacer un buen trabajo, por lo que los gastos que se ocasionen serán de su cuenta y riesgo.
Está claro que no estamos ante un suplido, porque no se realiza ningún pago en nombre y por cuenta del cliente.
En el ejemplo número 1 la factura se expedirá a nombre de la empresa, mientras que en el ejemplo 2 irá a nombre del agente comercial.
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Empieza gratisIncidencia del IVA
Los suplidos no forman parte de la base imponible del IVA.
Esto quiere decir que su importe se sumará para determinar el montante total de la factura, pero como un concepto diferente al de la base imponible y al del Impuesto sobre el Valor Añadido (descubre cuáles son los distintos tipos de IVA).
Sigamos con el primer ejemplo del punto anterior (recuerda que hemos dicho que el segundo no es un suplido):
Supongamos que la factura del hotel asciende a 1.200 euros IVA incluido. Pues bien, la factura que el agente comercial emitirá a la empresa tendrá las siguientes partidas:
- Base imponible (igual a sus honorarios): 2.000 euros
- IVA (21% sobre 2.000): 420 euros
- Suplidos: 1.200 euros
- Total factura: 3.620 euros
Y junto con ella entregará la emitida por el hotel a nombre de la empresa, para que esta la pueda contabilizar debidamente.
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Cómo se contabilizan los suplidos
De la doctrina que establece el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) sobre la contabilización de los suplidos nos interesa lo siguiente:
- El pago que la empresa realiza por cuenta de otro no tiene incidencia alguna en los resultados del ejercicio (es decir, no se contabilizarán en cuentas del grupo 6 o 7) y solo se considerarán un ingreso los honorarios que se perciban por realizar este tipo de gestión (por comisiones, por prestación de servicios…).
- Para su contabilización podrán utilizarse cuentas del subgrupo 55.
Nosotros crearemos, dentro de dicho subgrupo 55, una cuenta específica y será la 553 Suplidos, pero en aplicación de lo que establece el ICAC, utilizar, por ejemplo, la cuenta 555 Partidas pendientes de aplicación también sería correcto.
Una vez que tenemos claro la cuenta contable a utilizar vamos a ver como se hacen los asientos específicos:
Contabilizar un suplido en una factura emitida
Cuando es la empresa la que paga un suplido y después se lo cobra a su cliente hay dos hechos diferentes a contabilizar:
- El pago del suplido.
Se anotará la salida de dinero de la cuenta de tesorería que corresponda y se cargará (se anotará en el debe) la cuenta 553 Suplidos.
- La inclusión del suplido en la factura que se emite al cliente.
En el asiento en el que se contabiliza deberá anotarse en el haber la cuenta 553 Suplidos.
Con este asiento dicha cuenta queda cancelada y el importe que el cliente debe a la empresa por el suplido quedará incluido en el total de la factura.
Lo verás más claro con el siguiente ejemplo:
Ejemplo
La empresa vende una partida de mercancía y el cliente le encarga que contrate y pague el transporte de la misma al punto acordado.
Los datos de la operación son los siguientes (todo se paga mediante transferencia bancaria):
| Precio de venta de la mercancía | 10.000 |
| IVA repercutido | 2.100 |
| Precio del transporte | 1.000 |
| IVA del transporte | 210 |
Los conceptos de la factura que la empresa emitirá serán los siguientes:
| Base imponible | 10.000 |
| IVA repercutido | 2.100 |
| Suplidos | 1.210 |
| Total factura | 13.310 |
Y los asientos contables a realizar:
1.- Por el pago del transporte:
| 1.210 | (553) | Suplidos | a | (572) | Banco | 1.210 |
2.- Por la factura de venta:
| 13.310 | (430) | Clientes | a | (700) | Venta de mercaderías | 10.000 |
| a | (477) | H.P. IVA repercutido | 2.100 | |||
| a | (553) | Suplidos | 1.210 |
3.- Por el cobro de la factura emitida:
| 13.310 | (572) | Bancos | a | (430) | Clientes | 13.310 |
Contabilizar un suplido en una factura recibida
Nos colocamos ahora en la situación opuesta a la anterior: el lugar del cliente, que es el que recibe la factura que incluye el suplido.
Igualmente existen dos hechos diferentes a contabilizar:
- La recepción de la factura del proveedor o acreedor que incluye el suplido.
La particularidad que presenta la contabilización de esta factura es que en el debe se anotará el importe del suplido en la cuenta 553 Suplidos.
- La contabilización de la factura del suplido, emitida a nombre de la empresa.
Se contabilizará el gasto con normalidad y en el haber del apunte figurará la cuenta 553 Suplidos por el importe total de la factura. Así esta cuenta quedará con saldo cero.
Ejemplo
Seguiremos con el ejemplo que hemos puesto en el punto anterior pero aquí desde la posición del cliente.
Los asientos contables a realizar serán:
1.- Por la factura de compra (que incluye el importe del suplido):
| 10.000 | (600) | Compra de mercaderías | ||||
| 2.100 | (472) | IVA soportado | ||||
| 1.210 | (553) | Suplidos | a | (400) | Proveedores | 13.310 |
2.- Por el pago al proveedor:
| 13.310 | (400) | Proveedores | a | (572) | Bancos | 13.310 |
3.- Por la factura del transporte:
| 1.000 | (600) | Compra de mercaderías | ||||
| 210 | (472) | H.P. IVA soportado | a | (553) | Suplidos | 1.210 |
(Nota aclaratoria: los gastos de transporte de las compras se contabilizan como mayor importe de la compra)
Contabilizar un suplido en una factura de una notaría
Es muy habitual que las facturas de la notaría incluyan suplidos porque, si se lo encarga el cliente, en sus oficinas se suelen realizar gestiones inherentes a la operación como pueden ser, por ejemplo, la presentación de la escritura en algún registro público, el liquidar los impuestos que correspondan, etc.
La forma de contabilizar este tipo de facturas es la que hemos visto en el punto anterior que se refiere a los suplidos incluídos en las facturas recibidas.
Veamos un ejemplo:
Ejemplo
La empresa ha modificado su objeto social y para ello ha tenido que acudir a la notaría a formalizar la escritura pública correspondiente. Le encarga que lleve a cabo todos los trámites necesarios para cumplir con la normativa vigente.
Una vez terminado el proceso recibe la factura que incluye los siguientes conceptos:
| Honorarios profesionales | 1.000 |
| IVA repercutido (21%) | 210 |
| Suplidos Registro Mercantil | 121 |
| Total factura | 1.331 |
Junto a esta factura la empresa recibe la emitida por el Registro Mercantil, que presenta el siguiente desglose:
| Honorarios Registro Mercantil | 100 |
| IVA Repercutido (21%) | 21 |
| Total factura | 121 |
Los asientos contables que corresponden son los siguientes:
1.- Por la factura de la notaría:
| 1.000 | (623) | Servicios profesionales independientes | ||||
| 210 | (472) | H.P. IVA soportado | ||||
| 121 | (553) | Suplidos | a | (410) | Acreedores por prestación de servicios | 1.321 |
2.- Por el pago:
| 1.321 | (410) | Acreedores por prestación de servicios | a | (572) | Bancos | 1.321 |
3.- Por la factura del Registro Mercantil:
| 100 | (623) | Servicios profesionales independientes | ||||
| 21 | (472) | H.P. IVA soportado | a | (553) | Suplidos | 121 |
Aprende también a contabilizar una provisión de fondos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se facturan los suplidos?
Los suplidos se incluyen en la factura que se emite al cliente como una partida diferente de los honorarios y de los impuestos.
Además, su importe no se tendrá en cuenta a la hora de calcular el IVA repercutido (porque no forman parte de la base imponible) ni tampoco al calcular la retención de IRPF si corresponde.
¿Cuál es la diferencia entre los suplidos y los gastos reembolsables?
Los gastos reembolsables son aquellos en los que incurre la empresa para prestar el servicio al cliente habiéndose pactado que será este el que correrá con ellos.
Por ejemplo: un abogado va a asistir a un juicio que se celebra en otra provincia y acuerda con su cliente que sus honorarios serán 1.000 euros más los gastos de alojamiento.
Esos gastos de alojamiento no son un suplido porque no se producen debido a un mandato expreso del cliente ni este le encarga que los realice en su propio nombre. Simplemente se trata de unos gastos cuyo importe se compromete a reembolsar al abogado junto con sus honorarios.
Son, por tanto, unos gastos reembolsables.
Como no se trata de un suplido, cuando el abogado los incluya en la factura que emita al cliente esta partida sí que formará parte de la base imponible del IVA.
