¿Sabías que gran parte de las inspecciones son por retenciones mal aplicadas? Aquí te enseñamos a hacerlo bien... y ahorrarte sanciones.
Las facturas con retención son un trámite cotidiano para autónomos y empresas, pero también una fuente frecuente de errores. Muchos emprendedores y pymes dudan al calcular el porcentaje aplicable, incluir los datos correctos o declarar estas retenciones después. Un fallo en el proceso puede significar sanciones o problemas en las liquidaciones con Hacienda.
La buena noticia es que dominar este procedimiento es más sencillo de lo que parece. En esta guía despejamos todas las incógnitas: desde los casos en los que es obligatoria la retención hasta cómo reflejarla en la factura paso a paso. Además, incluimos un ejemplo real que puedes usar como plantilla.
Si quieres emitir facturas con retención sin perder horas buscando información dispersa, este artículo es tu solución. Vamos al grano, sin tecnicismos innecesarios.
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Una factura con retención es aquella en la que el emisor descuenta un porcentaje del importe total en concepto de ciertos impuestos, como el IRPF, indicando que dicho porcentaje debe restarse a la base imponible establecida. Por su parte, el cliente es responsable de ingresar dicha cantidad en Hacienda en nombre del emisor.
La retención más común que suele aplicarse a las facturas es la debida al IRPF, únicamente aplicada a profesionales autónomos que prestan servicios a otros profesionales. Habitualmente es del 15%, aunque durante los 3 primeros años de actividad se reduce hasta el 7%.
Además, hay otros casos específicos en los que puedes emitir facturas con retención, como arrendamientos de inmuebles urbanos, que generalmente ascienden al 19% de la base imponible.
Deben emitir facturas con retención los autónomos cuya actividad profesional esté registrada en las secciones 2 o 3 del Impuesto de Actividades Económicas (Actividades Profesionales y Actividades Artísticas, respectivamente).
Algunos ejemplos de profesionales autónomos que realizan actividades profesionales sujetas a retención son asesores, abogados, diseñadores, consultores y otros autónomos o freelance, colegiados o no, que trabajan para otros profesionales.
No todas las facturas emitidas por un autónomo o pyme deben incluir retención:
Como ya hemos mencionado, el porcentaje de retención que debes aplicar a tus facturas depende de la actividad a la que te dediques y el momento profesional en el que te encuentres.
Por ello, es importante revisar tu actividad y la normativa vigente antes de emitir una factura.
La obligación fiscal más importante relacionada con las facturas con retención se refiere a quién debe ingresar en Hacienda la cantidad retenida, que corresponde al cliente, es decir, al receptor de la factura.
Si recibes una factura con retención, deberás declarar e ingresar en Hacienda el importe retenido mediante la presentación del modelo 130. Así, estas retenciones funcionan como una especie de adelanto de IRPF de cara a la declaración anual de la Renta del autónomo que emite la factura, que tú recaudas e ingresas en su nombre.
¿Aplicas retenciones a tus trabajadores, otros profesionales o empresarios? En este caso, debes declararlas a través del modelo 111.
A lo largo de tu actividad profesional seguramente deberás emitir facturas con retención en numerosas ocasiones, por lo que es importante que interiorices cómo emitirlas correctamente: el proceso es muy sencillo, solo debes tener en cuenta que, aunque se trata de dos impuestos que incluyen casi todas las facturas, el IRPF y el IVA se gestionan de forma completamente distinta.
Base imponible + IVA – Retención = total a pagar por el cliente
Ya hemos visto cómo es el proceso de retención paso a paso, ahora vamos a trasladarlo a casos prácticos con tres ejemplos. Supongamos que trabajas como editor de vídeo y has terminado un trabajo para una empresa por un servicio de grabación, montaje y retoques valorado en un total de 1000 €.
Factura profesional con IRPF y exenta de IVA
Factura profesional con IRPF e IVA
Factura profesional con IRPF e IVA por módulos
En actividades en módulos, no suele aplicarse IRPF, salvo excepciones. En el caso de que aplique, se haría tal y como muestra el siguiente ejemplo:
Cuando recibes una factura con retención, debes tener en cuenta que el importe retenido no lo cobrarás, sino que lo ingresará el emisor a Hacienda en tu nombre. Por está razón, su contabilización es diferente a una factura normal.
Es importante reflejar las retenciones correctamente en tu contabilidad, para que cuando realices la declaración anual de IRPF cuadre con los importes que hayan declarado tus clientes en tu nombre.
Como habrás podido ver, emitir facturas con retención no es nada complicado. Sin embargo, puedes facilitar el proceso aún más utilizando un software de facturación como Holded, que automatiza todo el procedimiento, evitando posibles errores humanos que aparecen cuando se acumulan decenas y decenas de facturas.
Normalizar el uso de un programa de facturación puede ayudarte enormemente en tu gestión del día a día, ya que:
¿Cómo saber cuál es el software de facturación más adecuado para ti? A la hora de elegir, busca las siguientes funcionalidades:
Emitir facturas con retención puede parecer sencillo, pero si no pones especial atención, corres el riesgo de cometer errores que luego te pueden provocar problemas fiscales, sanciones o incluso pérdidas económicas.
