Automatiza la facturación electrónica de tu negocio de hostelería y cumple con Hacienda de forma 100% legal. Ahorra tiempo y evita multas con esta guía práctica.
Si gestionas un hotel, un restaurante o un bar, tu mundo gira alrededor del servicio al cliente y la operativa diaria. Ahora, el nuevo sistema Verifactu llega para transformar un proceso tan crítico como la facturación. Esta obligación de llevar un registro electrónico de todas las facturas emitidas y recibidas afecta directamente al sector HORECA (hostelería, restauración y cafeterías), conocido por su dinamismo y alta rotación.
El problema es claro: adaptar la agilidad de la hostelería a un sistema de reporting fiscal en tiempo real puede suponer una carga administrativa, riesgos de sanciones y complicaciones técnicas. Pero la solución no tiene por qué ser compleja.
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Verifactu no es una recomendación, sino una obligación legal impulsada por la Agencia Tributaria para combatir el fraude fiscal y digitalizar el tejido empresarial español. Su funcionamiento es similar al del Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, pero está dirigido específicamente a empresarios y autónomos en estimación directa.
Para hoteles y restaurantes, esto significa que debes facturar todas tus operaciones mediante un software compatible con los requisitos de la nueva norma, con independencia de que se trate de una cena en tu restaurante o una estancia en tu hotel.
El objetivo de la AEAT es tener una trazabilidad completa y en tiempo real de la actividad económica. Para tu negocio, más allá de la obligación, supone una oportunidad para digitalizar y tener un control absoluto de tu contabilidad, automatizando un proceso que antes era manual y propenso a errores.
Antes de la entrada en vigor de Verifactu (enero o julio de 2027) es crucial preparar tu negocio. Si no lo has hecho aún, sigue estos cinco pasos fundamentales para una implementación sin sobresaltos.
No todos los terminales punto de venta (TPV) o sistemas de gestión están preparados para Verifactu. Es fundamental elegir un software que, como Holded, esté certificado y sea compatible con el sistema de la AEAT.
La integración nativa entre tu TPV y el módulo de facturación es clave: al cerrar una comanda o una estancia, el sistema debe ser capaz de generar automáticamente la factura y, si has optado por la modalidad Verifactu, enviarla a la AEAT sin intervención manual, evitando duplicidades y olvidos. Además, el software deberá ser capaz de:
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Asegúrate de eliminar todos los procesos manuales de tu protocolo de ventas: todos los documentos, desde las comandas y reservas hasta la factura final deben estar digitalizados y ser archivados, de forma que se pueda garantizar la trazabilidad completa de los mismos en el caso de que la Agencia Tributaria la solicite.
La obligación aún no ha entrado en vigor y es posible que todavía no te hayas enfrentado a Verifactu en la práctica. Aunque la teoría es clara, ¿cómo se aplica la nueva norma en la realidad? Veamos tres situaciones comunes.
Imagina la siguiente situación: un grupo de 6 personas celebra una cena en tu restaurante y pide la factura.
Al confirmar el cierre, y si has elegido la opción Verifactu, Holded envía automáticamente el registro de esa factura a la AEAT, sin que tengas que hacer nada más.
Otro supuesto: tienes un pequeño hotel y un huésped descubre un cargo erróneo en minibar en la factura de su estancia al hacer el check-out.
Con Holded, esta situación que podría parecer un problema, es muy sencilla de solucionar:
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Ignorar Verifactu puede tener un coste económico directo. El reglamento del sistema tiene un régimen sancionador muy completo y las multas por incumplimiento pueden ser importantes.
La primera (y la más alta) ocurre por utilizar un software que no cumpla con los requisitos de Verifactu. Hacienda supone que la intención última de esta acción es defraudar y por eso está castigada con multas de hasta 50.000 euros.
Por otro lado, la emisión de facturas sin el código QR obligatorio o con datos erróneos puede ser castigada con sanciones que pueden alcanzar el 1% de la operación facturada, con un importe mínimo de 300 euros.
Además del coste económico, te arriesgas a sufrir daños en la reputación de tu negocio y a una mayor probabilidad de sufrir una inspección fiscal. La prevención, mediante un software fiable, es la mejor estrategia.
Pero la intención de defraudar no es lo único que puede costarte un castigo por parte de la Agencia Tributaria. La implantación paulatina y escalonada de la norma ha dejado el suficiente tiempo como para que todos los obligados puedan interiorizar las nuevas normas del juego y, por eso, los fallos y equivocaciones también pueden ser sancionados.
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Sí. Un buen software de gestión como Holded funciona con un modo offline, con el que podrás seguir emitiendo tickets y facturas de forma local. Cuando se restablezca la conexión, el sistema se sincronizará automáticamente y enviará los registros pendientes a Verifactu o los almacenará en la nube de forma segura.
No necesariamente. Al migrar a un sistema como Holded, puedes importar tus datos históricos de clientes, productos y proveedores. Lo crucial es que, una vez en Holded, toda la trazabilidad fiscal de Verifactu se gestionará de forma centralizada y sin pérdidas de información.
En las ventas al por menor (como en un bar, restaurante o para llevar) no es obligatorio que el cliente facilite su NIF. Puedes facturar identificándolo como "consumidor final" o "cliente sin NIF". Solo es obligatorio para facturas emitidas a otros profesionales o empresas (B2B).
