Guía definitiva para que tu pyme se adapte a Verifactu sin complicaciones y optimices tu gestión fiscal desde el minuto uno.
La llegada de Verifactu en 2027 marca un antes y un después en la facturación para las pymes españolas. Si eres responsable de una pequeña o mediana empresa, seguramente este nuevo sistema de control fiscal de la Agencia Tributaria te afecta directamente, cambiando la forma en que reportas tus facturas.
Es normal sentir incertidumbre: nuevos plazos, nuevos procesos y la preocupación de no cumplir correctamente. Pero, lejos de ser un obstáculo, puede ser la oportunidad para digitalizar y agilizar tu gestión financiera de una vez por todas.
En esta guía, te explicamos de forma clara y práctica cuándo te afecta Verifactu si eres una pyme y, lo más importante, cómo puedes implementarlo paso a paso para transformar este desafío en una ventaja competitiva.
Verifactu es el nuevo sistema de información fiscal inmediata impulsado por la Agencia Tributaria. En esencia, es una evolución del actual SII (Suministro Inmediato de Información) que obliga a ciertos contribuyentes a reportar sus facturas emitidas y recibidas de forma casi instantánea, en un plazo de 4 días desde su emisión o recepción.
Su objetivo es crear un "libro mayor" de la actividad económica de las empresas en tiempo real, proporcionando a Hacienda una visión transparente y actualizada de las operaciones.
Las fechas son clave para planificar con antelación. El calendario de implantación de Verifactu es escalonado:
Estas fechas han sido modificadas por Hacienda el 2 diciembre. Te lo explicamos todo aquí.
Adaptarse a Verifactu no tiene por qué ser traumático. Siguiendo una hoja de ruta clara, el proceso puede ser fluido y eficiente.
El primer paso es confirmar si tu pyme está sujeta a esta obligación a partir de 2027 y sí, seguramente lo está, ya que Verifactu obligará a todas las empresas a lo largo de 2027, salvo algunas pequeñas excepciones:
Verifactu ofrece dos formas de reportar la información, la modalidad Verifactu y modalidad no Verifactu:
En ambos sistemas, la pyme está obligada a utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos de Verifactu. La diferencia viene en la comunicación con Hacienda:
Por el momento, todas las pymes podrán elegir, a principios del año fiscal, qué modalidad prefieren utilizar.
Este es, sin duda, el paso más crítico. Necesitarás un programa de facturación y gestión que esté certificado y adaptado para comunicarse con los servidores de la AEAT. Un software homologado, como Holded, te permitirá facturar con normalidad, ya que el programa se encarga de generar el archivo JSON en segundo plano y enviarlo a Hacienda.
Esto te permite automatizar el proceso olvidándote de los plazos, ya que el sistema envía las facturas automáticamente y te alerta si hay algún error en el envío, para que puedas corregirlo a tiempo.
Además, gracias a esto podrás centralizar la información, ya que dispondrás de todas tus facturas, tanto enviadas como recibidas, en un mismo lugar.
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La transición a Verifactu no es solo tecnológica, también es humana. Es fundamental que tu equipo, especialmente los responsables de administración y facturación, comprendan la importancia de no cometer errores en la introducción de los datos correctos en las facturas (NIF, importe, fecha...), ya que los errores serán inmediatamente visibles.
Además, la formación debe instruir al personal en cómo usar el nuevo software para cumplir con la ley, evitando duplicidades o fallos.
Aunque el formato de la factura no cambia radicalmente, la información debe ser impecable. Asegúrate de que todos los campos obligatorios están completos y son correctos. La trazabilidad y el detalle serán tus mejores aliados para evitar problemas.
Verifactu permite a Hacienda cruzar datos al instante. Una discrepancia entre lo que has declarado y lo que tu proveedor o cliente ha reportado puede saltar las alarmas. Llevar una contabilidad ordenada, un software fiable y un historial de facturas correctas será tu mejor escudo. La prevención y la exactitud son la nueva norma.
Más allá de la obligación, Verifactu trae consigo beneficios tangibles para tu pyme:
Debes elegir un software de facturación que esté certificado y adaptado para la normativa Verifactu. La clave es que sea intuitivo, automatice el envío de datos y te ofrezca el soporte necesario.
Una solución all-in-one, como Holded, es la mejor opción, ya que no solo te permite gestionar la facturación con Verifactu, sino también la contabilidad, el inventario y los proyectos, dando una visión 360º de tu empresa.
Verifactu solo afecta a las facturas emitidas y recibidas a partir de su fecha de obligatoriedad para tu empresa (1 de julio de 2027 para la mayoría de pymes). Las facturas anteriores se rigen por la normativa vigente en el momento de su emisión y deben conservarse según los plazos generales.
El incumplimiento de Verifactu está considerado como una infracción tributaria grave. Esto puede conllevar sanciones económicas que, dependiendo del caso, pueden alcanzar los 50.000 euros. Además, supone un riesgo fiscal elevado, ya que Hacienda dispondrá de información incompleta o errónea sobre tu actividad. La preparación anticipada es la mejor estrategia para evitarlo.
