Verifactu para pymes: cómo te afecta y cómo adaptarte

Si tienes una pyme, seguramente ya has oído hablar de Verifactu y de que cambia la forma de emitir facturas. Y con el cambio llegan las dudas: ¿te obliga a ti?, ¿desde cuándo?, ¿tienes que cambiar de programa de facturación?

La buena noticia es que hay margen. A finales de 2025, Hacienda aplazó la entrada en vigor de Verifactu hasta 2027, así que todavía tienes tiempo para hacerlo bien y sin agobios.

En este artículo te contamos si Verifactu es obligatorio para tu pyme, el calendario actualizado con las fechas vigentes, qué empresas quedan exentas y los pasos concretos para adaptarte a tiempo.

¿Qué es Verifactu y por qué afecta a tu pyme?

Verifactu es el sistema de facturación verificable de la Agencia Tributaria (AEAT) que obliga a que los programas de facturación generen cada factura como un registro inalterable, encadenado y firmado digitalmente. En la práctica, tu software tiene que cumplir unos requisitos técnicos para que ninguna factura pueda modificarse ni borrarse sin dejar rastro.

Afecta a tu pyme porque nace del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, dentro de la Ley Antifraude (Ley 11/2021). Su objetivo es acabar con el llamado software de doble uso, el que permitía ocultar ventas y llevar una contabilidad paralela.

Cada factura emitida con un programa compatible incluye un código QR y, si te acoges a la modalidad de envío automático, la mención "VERI*FACTU".

¿Es obligatorio Verifactu para las pymes?

Sí. Verifactu es obligatorio para la mayoría de pymes y autónomos que emiten facturas con un programa informático. Si usas cualquier software de facturación, ese programa tendrá que ser compatible con Verifactu dentro del plazo que te corresponda.

No depende de tu volumen de facturación: una pyme pequeña está tan obligada como una grande si usa un programa para facturar. Solo hay un matiz: si emites tus facturas de forma totalmente manual (en papel, sin ningún software), Verifactu no te obliga a instalar un programa. Ahora bien, en cuanto uses una herramienta informática para facturar, esa herramienta tiene que cumplir el estándar.

¿Qué pymes están exentas de Verifactu?

No todas las empresas entran en Verifactu. Estos son los principales casos que quedan fuera de la obligación:

• Empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información): ya reportan sus registros de IVA a la AEAT casi en tiempo real, por lo que quedan excluidas. Aquí entran las grandes empresas y quienes están en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
• País Vasco: los tres territorios forales tienen su propio sistema, TicketBAI, que sustituye a Verifactu.
• Navarra: la Comunidad Foral tiene su propia normativa en trámite. Puedes ver los detalles en el artículo sobre Verifactu en Navarra.
• Quienes no facturan con software y emiten sus facturas de forma manual, aunque es una situación cada vez menos habitual.

Si no estás en ninguno de estos supuestos, tu pyme entra en Verifactu y conviene que empieces a prepararte.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Calendario y plazos para pymes

Este es el calendario vigente tras el último cambio normativo, con el plazo que aplica a cada colectivo:

El calendario se retrasó un año con el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, que modificó la disposición final cuarta del RD 1007/2023 y aplazó la exigibilidad del reglamento hasta 2027.

Cómo adaptar tu pyme a Verifactu paso a paso

Adaptarte es más sencillo de lo que parece si lo haces por orden. Estos son los cinco pasos clave para llegar preparado a tu fecha de obligatoriedad:

1. Selecciona la modalidad de uso

Verifactu tiene dos modalidades. En la modalidad Verifactu, tu programa envía cada registro de factura a la AEAT de forma automática en el momento de emitirla. En la modalidad no Verifactu, no envías nada, pero tu software debe conservar los registros firmados y ponerlos a disposición de Hacienda si te los reclama.

Tu pyme puede elegir entre ambas. La modalidad Verifactu suele ser la más cómoda porque te despreocupas de conservar y aportar registros, pero en nuestro artículo sobre las diferencias entre Verifactu y no Verifactu te damos toda la información para que puedas elegir.

2. Elige un software homologado

Este es el paso que te ahorra más problemas. Necesitas un programa de facturación que cumpla los requisitos técnicos de Verifactu. Holded, por ejemplo, está homologado y es compatible con Verifactu, con lo que las facturas se generan cumpliendo el estándar sin que tengas que configurar nada por tu cuenta.

3. Forma a tu equipo

El cambio no es solo técnico. Dedica el tiempo necesario para que las personas que emiten facturas entiendan qué cambia: que las facturas ya no se pueden editar libremente, que aparecerá un código QR y que cualquier corrección se hace con una factura rectificativa, porque no se pueden borrar registros. Un equipo formado comete menos errores en la transición.

4. Adapta tus facturas

Las facturas deben incorporar el código QR y, si usas la modalidad Verifactu, la mención "VERI*FACTU". Ambas cosas son automáticas con tu programa de facturación, no tienes que hacer nada extra.

5. Prepárate para posibles inspecciones

Verifactu facilita el control de Hacienda, así que ten tus registros en orden. Guarda las facturas y sus registros de forma organizada y asegúrate de que el software conserva el encadenamiento intacto.

¿Qué ocurre con las facturas anteriores a Verifactu?

Las facturas que emitiste antes de tu fecha de obligatoriedad siguen siendo válidas y no tienes que rehacerlas ni convertirlas a Verifactu. El sistema solo aplica a las facturas que emitas a partir del momento en que te alcanza la obligación.

Eso sí, debes conservarlas según lo que dispone la normativa fiscal, que obliga a guardarlas al menos durante el periodo de prescripción de cuatro años, y el Código de Comercio, que eleva ese plazo a seis años para la documentación mercantil. Ten localizados tus archivos por si Hacienda te los pide.

¿Qué pasa si no me adapto a Verifactu a tiempo?

No adaptarte tiene consecuencias económicas serias. La Ley General Tributaria (artículo 201 bis) prevé sanciones para quien no cumpla:

• Usar o tener un programa de facturación que no cumpla Verifactu: hasta 50.000 € por ejercicio.
• Fabricar o comercializar software no adaptado: hasta 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema.

Consulta el desglose completo en el artículo sobre sanciones de Verifactu.

¿Es Verifactu gratuito?

El sistema Verifactu en sí no tiene coste: es un estándar de la AEAT, no un producto que se compre. Además, la Agencia Tributaria ofrece una aplicación básica y gratuita para emitir facturas Verifactu, pensada para quien factura poco volumen.

Lo que sí suele tener coste es el software de facturación homologado de terceros. Es de pago, pero a cambio automatiza la facturación, la contabilidad y la gestión de tu pyme, algo que la aplicación gratuita de la AEAT no cubre. Para la mayoría de negocios, compensa por el tiempo que ahorra.

¿Qué ventajas tiene Verifactu para las pymes?

Bien planteado, Verifactu ordena tu facturación y aporta ventajas concretas a tu gestión:

• Más transparencia y confianza: el código QR permite verificar cada factura, lo que refuerza tu imagen ante clientes y proveedores.
• Menos errores: al automatizar la emisión y el encadenamiento, se reducen los fallos manuales.
• Mejor gestión: tener la facturación digitalizada facilita el día a día y el cierre contable.
• Menor riesgo ante inspecciones: con los registros en regla, cualquier revisión de Hacienda se resuelve con más tranquilidad.

No lo dejes para el último momento. Elegir hoy un programa de facturación homologado te permite llegar a tu fecha límite con todo resuelto. Y si quieres probarlo sin compromiso, puedes crear una cuenta gratis y ver cómo funciona con tus propias facturas.