La obligación de seguir la nueva normativa de TicketBAI puede suponer a las empresas en el País Vasco una inversión en tecnología que hasta ahora no tenían prevista.
Si eres autónomo o empresa y facturas en el País Vasco, seguro que ya has oído hablar de TicketBAI.
Esta normativa de facturación electrónica, obligatoria desde 2022, ha cambiado la forma en la que los negocios declaran sus operaciones ante las diputaciones forales.
Pero, ¿sabes realmente qué es y si tu actividad está obligada a aplicarla?
En esta guía despejamos todas las incógnitas y te explicamos de forma clara qué es exactamente el TicketBAI, qué perfiles profesionales y sectores tienen la obligación de usarlo y, lo más importante, cómo puedes implementarlo en tu día a día de la manera más sencilla y automatizada posible.
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TicketBAI es un proyecto liderado por las tres Haciendas Forales y el Gobierno Vasco que afecta a las personas físicas y jurídicas que tributan en la Comunidad Autónoma Vasca bajo normativa foral y que establece obligaciones legales y técnicas que, básicamente, obligan a utilizar un software de facturación a todas las personas físicas y jurídicas que desempeñen una actividad económica en la Comunidad Autónoma Vasca.
TicketBAI nace con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal, mediante el seguimiento y la trazabilidad de todas las facturas por parte de las Haciendas Forales, además de facilitar el cumplimiento tributario de los contribuyentes y contribuir a modernizar y digitalizar la administración tributaria.
El sistema requiere del uso de un software homologado por las administraciones forales capaz de emitir facturas firmadas electrónicamente, que incluyan un código único TBAI y un QR que identifiquen cada documento y hagan posible verificar su autenticidad, además del acceso a los datos más importantes del mismo.
Además, todos los registros de facturación se encadenan de forma electrónica, lo que garantiza su trazabilidad e inalterabilidad, ya que la información registrada no puede ser manipulada ni borrada con posterioridad.
Con un calendario de implantación progresivo, que comenzó en 2020 y está previsto que se culmine a lo largo de 2026, TicketBAI afecta a todas las personas físicas y jurídicas sujetas a la normativa fiscal de las Haciendas Forales del País Vasco y prevé sanciones que pueden alcanzar el 20% de la cifra de negocios por incumplimiento.
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El sistema TicketBAI identificará cada una de las facturas y tickets que se emitan en el territorio. Así, las Haciendas Forales podrán rastrear todas las transacciones que se realizan y cobrar sus debidos impuestos.
Es en este momento cuando se podrá generar la imagen de la factura al cliente, que incluirá tanto el QR como el TBAI. Este proceso es instantáneo y, al final, el comprador tendrá su factura validada.
TicketBAI nace como parte del Plan Conjunto de Lucha contra el Fraude Fiscal elaborado por el Gobierno de Euskadi. Asimismo forma parte del Proyecto Batuz de la Hacienda Foral de Bizkaia, que consiste en la presentación de Libros y Registros de Operaciones mediante el modelo 140, el 240 y las futuras presentaciones de los borradores de declaraciones de IVA y del Impuesto de Sociedades.
Además, el sistema busca conseguir una mayor transparencia y equidad fiscal así como simplificar la gestión de los autónomos y empresas, facilitando el cumplimiento de sus obligaciones, reduciendo posibles errores y simplificando la relación de la administración.
El éxito de este sistema, ha fomentado la creación de reformas similares en toda España como la Ley Crea y Crece.
El 1 de octubre de 2020 entró en vigor TicketBAI para todas aquellas compañías que quisieran incluirlo de manera voluntaria y, originalmente, este nuevo sistema se empezaría a exigir a partir del 1 de enero de 2021, pero debido a la pandemia global, se pospuso su implantación.
El calendario seguido por las distintas provincias ha sido el siguiente:
En Bizkaia, además, se han podido acoger al sistema las empresas que lo deseen de manera voluntaria desde 2020, pero desde enero de 2024 ha empezado a ser obligatorio para las empresas de mayor tamaño. Será a lo largo de 2025 y 2026 cuando se irán incorporando progresivamente el resto de empresas por sectores.
TickeBAI será obligatorio para todas las personas físicas y jurídicas que realicen actividades económicas en el País Vasco, sin importar el tamaño o sector de la empresa.
También deben utilizar este sistema las entidades sin personalidad jurídica, como asociaciones, clubes, etc., que generen ingresos por actividades económicas y que estén sujetas a la norma de las Haciendas Forales en el Impuesto de Sociedades o del IRPF en la Comunidad Autónoma Vasca.
Las diputaciones de Gipuzkoa y Araba aprobaron textos legales que modifican la ley original del nuevo sistema de facturación digital. Entre estos cambios, se exime a las personas mayores de 60 años de TicketBAI siempre y cuando no hayan tenido empleados durante 2021 y no pertenezcan a profesiones obligadas a colegiarse.
TicketBAI incluye a cualquier entidad jurídica y sin personalidad jurídica que tenga una actividad económica y esté sujeta a la norma de las Haciendas Forales en el Impuesto de Sociedades o del IRPF en la Comunidad Autónoma Vasca.
Aquellos que quieran empezar a utilizar el nuevo sistema de facturación en su negocio necesitarán contar con un programa informático que esté oficialmente registrado como software garante.
Este es el nombre que se le da a los programas informáticos que están reconocidos oficialmente por las Haciendas Forales al cumplir con la normativa de TicketBAI.
Algunos ERP y programas de facturación ya cuentan con esta certificación necesaria para poder avalar las obligaciones de las empresas con las Haciendas Forales.
Para facturar con TicketBAI (TBAI) se necesita tener un programa homologado que pueda:
Todas las transacciones deben ser acreditadas y bien introducidas en el sistema para que el software de facturación recoja bien los datos y lleguen dentro del plazo establecido.
Según las estipulaciones de TicketBAI, la factura final deberá estar disponible en formato PDF. También deberá tener el código QR (no puede ser menos de 30 mm o mayor de 40 mm) y el código TBAI en una tipografía legible y similar a la que aparece en el resto del documento.
En la Unión Europea se está incentivando cada vez más la digitalización de las empresas. Desde el 18 de abril del 2020, todas las administraciones públicas europeas están obligadas a facturar de forma electrónica. Y en otras partes del mundo, países como Brasil y México han tenido éxito implantando medidas similares.
Dentro del territorio de Euskadi, la obligatoriedad del sistema fiscal se ha llevado a la práctica siguiendo calendarios diferentes pero siempre bajo un paraguas normativo común.
Desde junio de 2023 es obligatorio en todo el territorio, tras una implementación progresiva que comenzó en julio de 2022.
En el caso de Bizkaia, como parte del sistema Batuz, la fecha original para la implementación obligatoria de TicketBAI era el 1 de enero de 2022, pero esta se postergó en varias ocasiones y, de hecho, la norma no ha entrado en vigor aún para todos los sectores.
En Álava, el requerimiento de TicketBAI se realizó de forma gradual a lo largo del 2022, siendo los primeros tres meses del año voluntarios.
Tanto en Gipuzkoa como en Araba la normativa permitió, en su momento, la deducción en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y en el Impuesto de Sociedades de un porcentaje de la inversión realizada para la implementación del TicketBAI.
En Araba, incluso se aumentó su importe en los casos en los que las empresas adoptaran el nuevo sistema en un tiempo anterior a ser obligatorio.
Hoy día no existe ninguna deducción específica vigente en estas provincias porque desde hace ya un tiempo todos los negocios se han adaptado a la nueva normativa (o deben haberlo hecho).
Sin embargo, en el momento de actualizar esta guía (2024), sí que existen este tipo de deducciones en Bizkaia, donde se está llevando a cabo la incorporación al sistema de forma progresiva hasta 2026.
Así, se permite la deducción del 30% de la inversión realizada en este sentido hasta 2025 y, además, otra del 10% en los casos en los que se hubieran adherido a BATUZ (íntimamente ligado al TicketBAI) en determinadas fechas.
En caso de no cumplir la normativa exigida del uso de TicketBAI, los empresarios podrían recibir importantes sanciones. Cualquier incumplimiento será sancionado con multas del 20% de la cifra de negocios del año anterior, con un mínimo de 20.000 euros, o de 40.000 euros, si la multa es por manipular o borrar información.
Asimismo, según fuentes oficiales, las empresas que reincidan en prácticas ilegales respecto a TicketBAI, se aumentará su multa al 30% en la cifra del año anterior, que no podrá ser menor de los 30.000 euros.
En el caso de sanciones puntuales que no superen el 2% de la cifra de negocio anual, el empresario recibirá una multa de 2.000 euros por cada operación incorrecta. En todos los casos, se aplicará una rebaja en la multa del 30% por aceptación y pronto pago.
Para cumplir con TicketBAI, los softwares de facturación deben certificar una serie de funciones y requisitos técnicos en lo que respecta tanto a la emisión de facturas como a la comunicación entre el programa y Hacienda:
Además, todos los softwares de facturación deberán emitir informes y facilitar la realización de auditorías a petición de las autoridades.
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Holded es un software de gestión en la nube creado y pensado para pymes. Además de ofrecer todas las herramientas que una pequeña empresa pueda necesitar, este programa está registrado como software garante.
La facturación con Holded es sencilla y eficaz. La plataforma te permite automatizar de manera intuitiva las transacciones más importantes para ahorrar horas de trabajo.
Podrás programar la creación y el envío de facturas, recordatorios, cálculos de impuestos, contactos, y cobros recurrentes, entre otros.
Además de Holded, hay otros programas de facturación que están adaptados a este sistema fiscal vasco como: A3, Gextor, Sage, entre otros. Antes de adoptar una solución informática, tienes que asegurarte de que el programa esté registrado como software garante, y que al mismo tiempo se trate de una solución intuitiva, completa y adecuada para la empresa.
Es cierto que TicketBAI puede suponer más gastos iniciales, pero al poco tiempo de la implantación, la mayoría de las empresas ven un importante retorno en la inversión. Por ejemplo, se dedican menos horas a la introducción de tickets y facturas, y se reducen errores e incidencias. En general, se dispondrá de más tiempo para centrarse en mejorar la calidad de su trabajo.
Además, hoy en día existen muchas soluciones tecnológicas con una buena relación calidad-precio. No hace falta ser una multinacional que contrata SAP para poder automatizar las finanzas.
Actualmente, adoptar un programa de facturación es muy sencillo. La mayoría de las opciones disponibles están en la nube, lo que quiere decir que el software no se tiene que instalar en un ordenador y se puede acceder desde cualquier lugar, siempre y cuando se tenga acceso a Internet.
Programas como Holded cuentan con planes de suscripción mensual y ofrecen un periodo de prueba gratis de 14 días para que el empresario pueda ver si es lo que está buscando.
Cabe añadir que las Haciendas Forales también pondrán a disposición de los contribuyentes sus propias aplicaciones: Las de Bizkaia y Gipuzkoa (Haz Tu Factura en Bizkaia, FacturaBAI en Gipuzkoa y FakturAraba en Araba. Serán gratuitas y no tendrán ningún límite en cuanto al número de facturas que se puedan crear.
Ahora que ya conoces las exigencias de las autoridades fiscales en el País Vasco es el momento de pasar a la acción y organizarse:
1 Busca un buen programa de facturación homologado
2 Haz una demo o prueba gratis antes de invertir en el software
3 Cuenta con la opinión de tus empleados para que elijan entre los programas que sean compatibles
4 Comienza a seguir los pasos exigidos por ley para cumplir la normativa
5 Recuerda empezar cuanto antes, pues podrías tener incentivos fiscales.
Si lo que buscas es un programa de facturación fácil de usar y reconocido por las Haciendas Forales como software garante, Holded es para ti.
