¿Cómo contabilizar los abonos de proveedores de forma correcta? Proceso y ejemplos

Contabilizar la factura de abono de un proveedor es algo sencillo, pero, como pasa con todo, hay que saber hacerlo. En este artículo te lo explicamos con detalle y te mostramos una serie de ejemplos que te serán muy útiles para que no te quede ninguna duda al respecto. Empezaremos por ponernos en situación:

¿Qué es una factura de abono rectificativa?

Una factura de abono es la factura que se emite para corregir o anular una factura de venta anterior.

Lo entenderás con el siguiente ejemplo: un proveedor vende 1.000 unidades de su producto y por ello emite la factura número 1 por un importe total de 10.000 euros. Pasados unos días el cliente le comunica que parte del pedido llegó en mal estado y procede a la devolución de las 200 unidades que resultan inservibles.

Pues bien, el vendedor deberá emitir una factura de abono por la que se modifiquen los importes de la factura número 1, porque el cliente ya no le debe 10.000 euros sino solo 8.000.

Y esta factura de abono (o rectificativa) se podrá realizar de dos formas:

• Bien con las cantidades que correspondan a esas 200 unidades con signo negativo, con lo que el importe total será de
• 2.000 euros.
• O bien incluyendo tanto los importes iniciales de las 10.000 unidades como la corrección de las 2.000 con signo negativo, con lo que el importe total será de 8.000 euros.

En cualquiera de los dos casos se contabilizará solo la parte relativa a la modificación. En el ejemplo expuesto los datos relativos a los 2.000 euros.

Desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación las facturas de abono han pasado a llamarse facturas rectificativas, y si bien se utilizan ambos términos como sinónimos hay un matiz diferenciador: las facturas de abono suponen una minoración en los importes, pero también puede ocurrir que haya que rectificar una factura porque correspondan unas cantidades superiores o porque haya que cambiar algunos datos no económicos.

En estos casos ya no se emplearía el término factura de abono sino solo el de factura rectificativa. Dicho de otro modo: son facturas rectificativas todas las que modifican otras anteriores, pero se conocen como facturas de abono solo aquellas en las que la corrección implica una rebaja en los importes

En este artículo nos vamos a referir a las facturas rectificativas que suponen una minoración en la cuantía total, y lo haremos tanto porque son las que se conocen como facturas de abono. Y de eso trata el post, como porque las rectificativas que implican un aumento en los importes se contabilizan como cualquier otra factura de compra, por lo que no plantean ninguna particularidad.

De la regulación que hace de este tipo de documentos destacamos los siguientes puntos:

• Deben tener una numeración específica y diferente de las facturas ordinarias.
• Además de las menciones obligatorias para las facturas en general, deben contener una mención expresa de los datos identificativos del documento que se rectifica.
• Se emitirán cuando la factura de venta inicial no cumpla los requisitos relativos a su contenido y cuando las cuotas de IVA repercutido se hubiesen determinado incorrectamente o se den las circunstancias que obligan a modificar la base imponible según el artículo 80 de la LIVA, esto es: devolución de envases y embalajes, descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad a la emisión de la factura de venta, operaciones que queden sin efecto o se altere su precio en virtud de resolución judicial, cuotas repercutidas incobrables o concurso del deudor.

¿Cómo se contabiliza la factura de abono de un proveedor?

La situación es la siguiente: la empresa recibió en su momento una factura de un proveedor (mira la diferencia entre proveedor y acreedor) y contabilizó la compra.

Ahora le llega una factura de abono que minora su importe, por lo tanto, el objetivo a conseguir con el nuevo apunte es que la operación quede reflejada por su cuantía definitiva y que será el resultado de restar al montante de la factura inicial el de la rectificación.

En este sentido es importante tener en cuenta que si la factura de abono contiene los datos de la factura inicial y también la modificación (ya hemos visto que es posible emitirla así) solo hay que contabilizar los importes correspondientes a la rectificación.

En el asiento contable:

• Se carga (se anota en el debe) la cuenta 400 Proveedores, por el menor importe que está pendiente de pagar al proveedor.
• Se abona (se anota en el haber) la cuenta que corresponda según cuál sea el motivo de la rectificación, normalmente devolución de compras o descuentos: 606 Descuentos sobre compras por pronto pago, 609 Rappels por compras o 608 Devoluciones de compras y operaciones similares. Respecto a esta última, el plan la define como "remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. En esta cuenta se contabilizarán también los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la recepción de la factura."
• Se abona la cuenta 472 H.P., IVA soportado por el menor importe del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Por tanto, la estructura del apunte sería:

Menor importe que se debe al proveedor(400)Proveedoresa(608) / (606) / (607)Devoluciones de compras y operaciones similares / Descuentos sobre compras por pronto pago / Rappels por comprasMenor importe de la base imponible

a(472)H.P. IVA soportadoMenos importe de IVA soportado

Las facturas rectificativas que suponen un mayor importe de la operación se contabilizan como una compra de mercaderías normal (aunque, como ya hemos comentado, no se las conoce como abonos).

Ejemplos prácticos de contabilización de factura de abono

Ejemplo 1

La empresa compra mercancía por valor de 5.000 más IVA. Al recibir el pedido comprueba que parte de los productos no coinciden con los que había encargado, así que procede a su devolución. Al recibir el género el proveedor emite una factura de abono por 1.000 euros más IVA.

El asiento contable a realizar es:

1.210(400)Proveedoresa(608)Devoluciones de compras y operaciones similares1.000

a(472)H.P. IVA soportado210

Ejemplo 2

Al recibir la factura de compra, la entidad se da cuenta de que no se ha incluido el rappel acordado y que asciende a 700 euros. Lo reclama y en unos días recibe la factura rectificativa.

El asiento contable a realizar es:

847(400)Proveedoresa(609) Rappels por compras700

a(472)H.P. IVA soportado147

Ejemplo 3

La empresa se dedica a la venta de muebles y compra 10 mesas a 100 euros cada una, pero en la factura figura un precio unitario de 120 euros. El proveedor emite una factura rectificativa por la diferencia y el impuesto.

El asiento contable a realizar es:

242(400)Proveedoresa(608)Devoluciones de compras y operaciones similares200

a(472)H.P. IVA soportado42

Ejemplo 4

Una asociación que se dedica al préstamo de libros recibe la última factura de su proveedor habitual con una base imponible de 4.000 euros pero sin incluir el descuento del 10% acordado. Se recibe una factura rectificativa de 400 euros más el IVA. El asiento contable a realizar es:

484(400)Proveedoresa(608)Devoluciones de compras y operaciones similares400

a(472)H.P. IVA soportado84

Ejemplo 5

Un bar entrega un anticipo por la compra de refrescos por 10.000 euros más IVA. En la factura se ha aplicado el IVA del 21% cuando en realidad corresponde el 10%. Recibe la factura de abono con el importe corregido y el ingreso de la diferencia por banco.

El asiento contable a realizar es:

1.100(572)Bancoa(472)H.P. IVA soportado1.100

¿Cómo contabilizar la factura de abono de un proveedor con Holded?

Con el programa de contabilidad de Holded se puede contabilizar la factura de abono de esta manera:

• En primer lugar, deberás acceder a la opción Gastos>Gastos donde en el desplegable que aparece junto a "Nueva compra" deberás seleccionar "Compra rectificativa".
• Ahí deberás crear el abono completando los campos de cualquier factura. De este proceso lo que hay que destacar es que el importe se incluirá en positivo, ya que se convertirá en negativo automáticamente.
• El asiento se realizará con las cuentas contables que introduzcas al crear la "Compra rectificativa".

Con Holded, también podrás relacionar la compra rectificativa con la operación original que se modifica, convertir una factura de compra en rectificativa y hacer la conciliación bancaria.

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