Descarga nuestra plantilla de libro diario y libro mayor en Excel, registra tus asientos contables de forma ordenada y consulta el estado de cada cuenta por período sin complicaciones.
¿Llevas ya un tiempo intentando poner orden en la contabilidad de tu negocio y cada mes sientes que los apuntes se acumulan sin control? El libro diario y el libro mayor son los dos registros contables más básicos —y más importantes— de cualquier empresa o autónomo. Y, sin embargo, son también los que más se descuidan cuando no se tiene un sistema claro.
La buena noticia es que no necesitas un software contable complejo para empezar a llevarlos bien. Una plantilla de Excel bien estructurada puede ser suficiente para registrar tus asientos, organizarlos por cuenta y tener una visión clara de los movimientos de tu negocio en cualquier momento.
En este artículo te explicamos qué son el libro diario y el libro mayor, en qué se diferencian, para qué sirven y cómo usar la plantilla gratuita de Holded para llevarlos sin errores.
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El libro diario es el registro cronológico de todas las operaciones económicas de una empresa. Cada vez que se produce una transacción —una compra, una venta, un pago, un cobro—, debe quedar anotada en el libro diario en forma de asiento contable.
Un asiento contable recoge, para cada operación, las cuentas que se ven afectadas y los importes correspondientes en el debe y en el haber. La regla básica de la contabilidad por partida doble establece que el total del debe siempre debe ser igual al total del haber en cada asiento.
El libro diario es obligatorio para todas las sociedades mercantiles en España, según establece el Código de Comercio. Los autónomos en estimación directa normal también deben llevarlo.
Cada fila del libro diario recoge:
El libro mayor es el registro que agrupa todos los movimientos contables clasificados por cuenta. Mientras el libro diario los ordena cronológicamente, el libro mayor los reorganiza por tipo de cuenta, lo que permite ver de un vistazo el historial completo de cada una.
Por ejemplo, si quieres saber todos los movimientos que ha habido en la cuenta 1211 - Facturas por cobrar durante un período determinado, el libro mayor te lo muestra de forma ordenada, con sus totales de debe y haber y el saldo resultante.
Esta estructura hace del libro mayor una herramienta imprescindible para el control de saldos, la detección de errores y la preparación del balance y la cuenta de resultados.
Ambos registros se complementan y, en la práctica, el libro mayor se genera a partir del libro diario: cada apunte del libro diario alimenta la cuenta correspondiente en el libro mayor.
Hemos preparado una plantilla de Excel que incluye los dos registros en un mismo archivo, lista para usar desde el primer día. A continuación tienes una vista previa y el enlace de descarga.
La plantilla está organizada en dos bloques diferenciados que se corresponden con cada uno de los libros contables:
Bloque 1 — Libro diario
La hoja del libro diario está encabezada por tres campos de identificación: el período (en el ejemplo, Enero 2026), la denominación o razón social de la empresa, y las columnas de trabajo.
Cada fila registra una línea de asiento con las siguientes columnas:
Las filas con el mismo número de asiento quedan visualmente agrupadas, lo que facilita la lectura de operaciones con múltiples apuntes, como la compra de mercaderías que afecta simultáneamente a las cuentas de caja, IGV y compras.
Bloque 2 — Libro mayor
La hoja del libro mayor está organizada por cuenta y por período. Cada bloque corresponde a un período mensual (en la plantilla se muestran Febrero 2026 y Marzo 2026) e incluye igualmente el campo de denominación o razón social.
Dentro de cada período, los movimientos aparecen agrupados por código de cuenta. Para cada cuenta se muestra:
Por ejemplo, la cuenta 1211 - Facturas por cobrar muestra dos apuntes de 200,00 en el debe, con un total de 400,00 y un saldo próximo mes de 400,00 en el haber, lo que refleja el saldo pendiente de cobro que se arrastra al siguiente período.
Antes de empezar a introducir datos, rellena los campos de cabecera: el período al que corresponde el registro (mes y año) y la denominación o razón social de tu empresa o actividad. Esto te ayudará a mantener los archivos bien identificados cuando los guardes o los compartas con tu asesor.
Ve anotando cada operación en el libro diario en el momento en que se produce, de forma cronológica. Para cada asiento:
Una vez registrados los asientos en el libro diario, traslada cada apunte a la cuenta correspondiente del libro mayor. Agrupa los movimientos por código de cuenta y por período mensual, manteniendo la fecha y la descripción de cada uno.
Al final de cada cuenta en el libro mayor, suma el total del debe y del haber del período. La diferencia entre ambos es el saldo de la cuenta en ese mes. Si el debe supera al haber, el saldo es deudor; si el haber supera al debe, el saldo es acreedor. Anota el saldo como saldo próximo mes para arrastrarlo al período siguiente.
Guarda cada mes un archivo independiente o una pestaña nueva dentro del mismo archivo. Si trabajas con una asesoría, la plantilla está en un formato estándar que cualquier contable puede interpretar sin problemas.
La obligación de llevar estos registros depende del régimen jurídico y fiscal de cada empresa o autónomo:
Es importante tener en cuenta que el incumplimiento de las obligaciones de llevanza de libros contables puede dar lugar a sanciones por parte de la Agencia Tributaria (AEAT), especialmente si se produce una inspección o se detectan discrepancias entre los libros y las declaraciones presentadas.
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Una plantilla de Excel es una solución perfectamente válida para autónomos y pequeñas empresas que están empezando o que manejan un volumen de operaciones reducido. Es gratuita, no requiere instalación y cualquier contable sabe interpretarla.
Ahora bien, si buscas llevar la contabilidad de tu negocio de forma integral —facturación, gastos, impuestos, tesorería y registros contables en un único sitio—, una plataforma como Holded está diseñada exactamente para eso. Puedes gestionar todas las áreas de tu negocio desde un panel centralizado, sin saltar entre archivos ni cuadrar datos manualmente al final de cada mes.
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No. El libro diario registra todas las operaciones en orden cronológico, tal y como se producen. El libro mayor reorganiza esos mismos apuntes agrupándolos por cuenta contable, lo que permite ver el historial y el saldo de cada cuenta por separado. Son registros complementarios: el libro mayor se alimenta de los datos del libro diario.
Un asiento contable es la anotación que recoge una operación económica en el libro diario. Incluye la fecha, una descripción, las cuentas afectadas y los importes en el debe y en el haber. Por el principio de partida doble, el total del debe siempre debe ser igual al total del haber en cada asiento.
Lo recomendable es registrar cada operación en el momento en que se produce o, como máximo, de forma semanal. Dejar los apuntes para el final del mes aumenta el riesgo de olvidar alguna operación o de cometer errores al intentar reconstruirla a partir de facturas o extractos.
Depende del régimen. Los autónomos en estimación directa normal sí están obligados a llevar contabilidad completa, que incluye el libro mayor. Los autónomos en estimación directa simplificada no están obligados a llevarlo, aunque puede ser útil como herramienta de control interno. Si tienes dudas sobre tus obligaciones concretas, lo más recomendable es consultarlo con tu asesor o gestor.
Sí. La plantilla de Holded está diseñada para usarse período a período: cada mes puedes duplicar las hojas y actualizar el campo de período. El saldo de cierre de cada cuenta en el libro mayor se traslada como saldo inicial del mes siguiente, manteniendo así la continuidad del registro contable.
