Aunque resulte una obviedad decirlo, llevar un negocio no es fácil. Son muchas las cuestiones que afectan a una empresa y por eso los encargados siempre buscan agilizar los procesos para optimizar el rendimiento y aprovechar a tope los recursos con el objetivo de buscar la máxima rentabilidad.
En este sentido, la transformación digital ha supuesto una evolución absoluta que ha marcado un cambio radical, puesto que se han dejado atrás métodos tradicionales ya obsoletos. Así, una tarea que antes requería horas (e incluso días) ahora se puede hacer en unos minutos con mucho menos esfuerzo.
Los programas de contabilidad son un excelente ejemplo, especialmente en el caso de gestorías y asesorías. Sin embargo, como suele ocurrir con cualquier tipo de software, en el mercado encontramos múltiples opciones y alternativas con diferentes características, precios y funciones. En este artículo vamos a analizar los mejores programas de contabilidad para ayudarte a buscar el más adecuado para ti y para tu negocio.
¿Qué son y qué hacen los programas de contabilidad?
Los programas de contabilidad son un tipo de software o herramienta digital para registrar, sistematizar y gestionar los procesos contables de una empresa. Tienen usos financieros, fiscales y administrativos y su función principal es simplificar las tareas de contabilidad dentro de una organización. Pero, aparte de optimizar los recursos, también cumplen una importante función para reducir el margen de error en los cálculos y en todos los procedimientos.
El software contable procesa las transacciones financieras, incluyendo compras, ventas, facturas, balances, nóminas, control de inventarios… El usuario introduce la información y el programa se encarga de realizar las gestiones automáticamente.
¿Qué tipos existen?
Actualmente podemos encontrar dos tipos de programas de contabilidad: locales y en la nube. Los primeros requieren una instalación en un equipo (generalmente, un ordenador), mientras que a los segundos se accede en remoto.
También podemos hacer una clasificación por prestaciones. En primer lugar, están los sistemas gratuitos, que tienen la gran ventaja de que no requieren inversión, aunque sus funciones suelen estar muy limitadas. Por otro lado, hay múltiples opciones con interfaz depurada, diversas funciones y servicio técnico.
No obstante, lo más recomendable suele ser la tercera opción: un sistema contable integrado en un software de gestión de empresa. De esta forma, nuestra contabilidad siempre estará vinculada de forma autónoma con otras áreas de la compañía, como el departamento de ventas.
¿Para qué sirven?
¿Pero para qué sirven realmente los programas de contabilidad? Sus funciones son múltiples:
- Administración de asientos contables.
- Gestión de nóminas.
- Administración del presupuesto.
- Creación de informes financieros.
- Apertura y cierre de ejercicios fiscales.
- Gestión del Plan General de Contabilidad.
- Recopilación de datos para generar un libro de contabilidad.
- Recopilación del historial de transacciones económicas.
- Gestión de balances de pérdidas y ganancias o sumas y saldos.
- Gestión de facturas.
- Registro de ingresos y gastos.
- Control de caja para el registro de cobros y pagos.
- Conciliación bancaria de transacciones de entrada y salida.
- Realización de modelos fiscales para la declaración de impuestos.
- Control de depreciación de activos.
Características de los programas de contabilidad para gestorías y asesorías
A la hora de buscar programas de contabilidad para gestorías tenemos que comprobar que reúnan una serie de condiciones. Cada software nos va a ofrecer servicios diferentes, pero, en general, todos deberían incluir las siguientes características:
- Facilidad de uso. Al igual que cualquier otro software o app, si una herramienta no es intuitiva y fácil de utilizar, no resultará muy práctica.
- Flexible. Hay innumerables tipos de negocios, por lo que este software debe ser flexible para adaptarse a las particularidades de la empresa, así como a las normas fiscales de cada país.
- Accesibilidad. Cada vez son más comunes las oficinas descentralizadas y el teletrabajo, por lo que es recomendable que todos los agentes implicados puedan acceder desde cualquier dispositivo y lugar.
- Seguridad. Este tipo de programas maneja información sensible, así que deben disponer de propiedades para defendernos frente a injerencias o ataques externos.
- Integración. Generalmente, diferentes departamentos de una misma empresa participan en los procesos contables. Esta herramienta debe reunir, ordenar y centralizar esa información.
- Automatización. Uno de los usos principales de estos programas es simplificar los procesos contables y automatizar las tareas que de otra manera consumirían mucho tiempo.
Ventajas de utilizar programas de contabilidad para gestorías y asesorías
La principal ventaja de los programas de contabilidad es que nos permiten automatizar los procesos, reducir la carga de trabajo, ahorrar costes y limitar los errores, haciendo que los recursos sean más efectivos y precisos. Es decir, que conseguiremos hacer más por mucho menos. No obstante, sus méritos no terminan ahí.
Hace ya algún tiempo que el Gobierno se ha propuesto incluir a las empresas y autónomos en un entorno digital para que puedan realizar todas sus gestiones y entregar sus declaraciones de impuestos a través de internet. Este proceso de modernización forma parte de la transformación digital y tiene múltiples ventajas. Para empezar, así se evitan largas esperas en las oficinas de las Administraciones públicas, se reducen los costes de desplazamiento, se ahorra papel y se limita el tiempo dedicado a la burocracia.
Es más, si esta herramienta se integra dentro de programas ERP, los procesos internos de la empresa se simplificarán notablemente. Es obvio: si centralizamos las tareas dentro de un único sistema y automatizamos las gestiones en la medida de lo posible, se reducen costes, esfuerzos y posibles errores humanos.
Por ejemplo, hace no tanto tiempo era habitual tener una hoja de Excel para los clientes, otra para el stock, una más para los proveedores… Y eso sin contar las voluminosas carpetas de la contabilidad. Afortunadamente, los programas de gestión nos han ayudado a dar un paso adelante dejar todo esto atrás.
Lista de los mejores programas de contabilidad
Los mejores programas de contabilidad
Los programas de contabilidad son necesarios en todas las empresas, pero resultan especialmente útiles para asesorías y gestorías (que, como ya vimos, son términos similares, pero no son equivalentes). A continuación, vamos a analizar algunos de los más destacados sacando a relucir pros y contras para que puedas escoger es que mejor se adapta a las características de tu negocio.
1. Holded
La característica por excelencia de Holded es que nos permite ahorrar tiempo (y esfuerzo) al automatizar el 95% de la contabilidad de la empresa. Se trata de una plataforma con una interfaz moderna e intuitiva (un factor difícil de encontrar en este tipo de programas) que nos ayuda a mecanizar los procesos contables de manera sencilla.
Pero, además, cuenta con una gran ventaja que deberíamos tener en cuenta antes de decantarnos por un servicio u otro: el software contable está integrando dentro de un programa de gestión empresarial. Por lo tanto, se trata de una opción perfecta para trabajar en tiempo real en la nube y para que la contabilidad quede ligada a todos los departamentos.
El aspecto menos llamativo es que, para empezar, primero hay que importar la información. El trámite en sí no es difícil, pero sí que puede resultar algo tedioso. Por suerte, para facilitar este paso contamos con unas plantillas de Excel en las que solo hay que rellenar la información. A partir de aquí, Holded hace el resto y genera los informes automáticamente.
Principales características
- Gestión en la nube.
- Cálculo automático de impuestos, descuentos y facturas.
- Actualización automática del libro diario.
- Sistema de importación y exportación sencillo.
- Contabilización de activos simplificada.
- Balance y liquidez actualizados en tiempo real.
- Análisis de la evolución de ingresos y gastos.
- Detalladas cuentas de gastos y ventas.
- Sincronización con los bancos.
- Creación y programación de facturas.
- Conexión con facturación, inventario, proyectos, herramientas de recursos humanos y el CRM de la empresa.
- Cumplimentación de algunos modelos para declarar impuestos, como el 130, el 303 o el 347 para que solo haya que exportarlos.
- Exportación de libros oficiales según las normas del Plan Contable.
- Opción multiempresa.
- Gestión de préstamos.
- Compatibilidad con A3.
- Campos personalizados.
- Fijación de objetivos mensuales y anuales.
- Canales de venta.
- Compatibilidad con el programa de ayudas Kit Digital.
Tarifas
En Holded encontramos cuatro planes que se adaptan a las necesidades variables de los negocios: básico (29 euros al mes), estándar (59 euros), avanzado (99 euros) y premium (199 euros). A su vez, hay dos planes específicos para autónomos, uno gratuito y un plan plus por 15 euros al mes.
¿La ventaja? Que puedes probar gratis el programa durante 14 días sin poner los datos de tu tarjeta y que los primeros 3 meses ahorras el 50% si empiezas ahora.
2. Ekon Despachos
El software de contabilidad de Ekon Despachos está incluido dentro del ERP, por lo que también se trata de una opción muy completa. Está diseñado para gestionar las finanzas de proyectos nacionales e internaciones, ofreciéndonos agilidad en la gestión de la información en tiempo real y una visión global del estado de la empresa.
Al mismo tiempo, al automatizar las tareas administrativas tediosas que no generan valor, se reduce la probabilidad de cometer errores y nos permite consultar en tiempo real cualquier dato. Así, consigue optimizar los flujos de trabajo y mejorar la calidad del servicio con los mismos recursos.
No obstante, cuenta con tres hándicaps. Por un lado, no tiene el diseño más moderno del mundo. Por otro, tanto para descargar el folleto como para solicitar una demo vamos a tener que proporcionar más información de la que nos gustaría. Asimismo, antes de acceder a la demo, un agente tiene que contactar con nosotros. Y lo mismo ocurre con los precios, puesto que no son públicos.
Principales características
- Adaptación a las necesidades del negocio.
- Automatización de procesos contables y administrativos.
- Procesos financieros automatizados.
- Gestión unificada e integral.
- Generación automática de informes.
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
- Análisis de información estratégica para el negocio.
- Gestión documental.
- Integración en el ERP.
- Escritorios personalizados.
Tarifas
Las tarifas no son públicas. Podemos solicitar una demo gratuita, pero la descarga no es automática.
3. Altai
Altai es un desarrollador que se dedica a diseñar programas de gestión para empresas, asesorías y despachos. Entre sus soluciones para profesionales destaca su programa de contabilidad, que se caracteriza por cubrir todas las áreas de negocio y facilitar el flujo de información entre los diferentes módulos.
Precisamente este sistema de módulos es uno de sus rasgos más interesantes. Dispone de los siguientes: gestión comercial, producción, planificación, finanzas y laboral.
Por otro lado, también se adapta a las necesidades de cada organización y facilita información actualizada y adaptada a la normativa fiscal y mercantil vigente. Y, por supuesto, se encarga de hacer todos los cálculos automáticamente con la información proporcionada.
Principales características
- Adhesión al programa Kit Digital.
- Contabilización rápida segura.
- Conciliación bancaria.
- Contabilidad analítica.
- Criterio de caja en IVA e IGIC.
- Libros registro y emisión de certificados de retenciones.
- Cálculo individual y masivo de liquidaciones fiscales.
- Varios planes contables adaptados a los requerimientos de la empresa.
- Introducción rápida de asientos contables y facturas.
- Contabilización automática de facturas.
- Compatible con el Suministro Inmediato de Información (SII).
- Administración de inmovilizado y amortizaciones.
Tarifas
Sus tarifas no son públicas, por lo que tenemos que ponernos en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener esta información. En cuanto a la demo, la página web solo nos muestra un vídeo.
4. Sage 50
Sage 50, antes conocido como Sage ContaPlus, es un programa de gestión comercial y contabilidad conjunta que sincroniza las diferentes áreas de una empresa. Se trata de una de las opciones más utilizadas y destaca por cinco factores esenciales: seguridad, innovación, conectividad, eficiencia y mentalidad de negocio. Por otro lado, se diferencia por estar disponible en dos versiones: local o en la nube.
Principales características
- Integración de contabilidad y facturación.
- Sincronización con los bancos.
- Gestión de compras, ventas y control de stock.
- Visión global del negocio a través de informes y KPI.
- Copias de seguridad y actualizaciones informáticas.
- Liquidez actualizada en tiempo real.
- Opciones en la nube o en local.
- Interfaz amigable y dinámica.
Tarifas
Este programa nos ofrece tres planes (Essential, Standard y Premium) con precios diferentes en función de si escogemos la versión local o en la nube. Los precios de la versión local van de 45 euros al mes a 160 euros, mientras que la versión online tiene unas tarifas de 75 euros a 189 euros. Además, tenemos la posibilidad de solicitar una demo gratuita.
5. Golden Soft
Este programa se caracteriza por incluir diferentes aplicaciones que se pueden seleccionar “a la carta”. El que nos interesa a efectos de contabilidad es Contabilidad.Net, que contiene funciones analíticas, presupuestarias, fiscales y financieras.
Está especialmente orientado a las pymes, proporcionando todo lo que se necesita para llevar el negocio en términos internos: gestión de compras y ventas, control de stock, control de almacén y producción y CMR.
Principales características
- Personalización del área de trabajo.
- Posibilidad de adjuntar archivos.
- Exportación de listados a Excel.
- Funciones multiempresa.
- Servicio de mensajería interna con avisos emergentes.
- Plan contable predefinido.
- Consulta de saldos y presupuestos actuales y anteriores.
- Búsqueda avanzada.
- Tratamiento detallado del activo fijo de la empresa.
- Cálculo de la amortización de forma lineal o regresiva.
- Generación de facturas.
- Desgloses analíticos.
- Cálculo y presentación telemática de modelos fiscales.
Tarifas
La compra del programa incluye la licencia y el uso de por vida, con unos precios que van de 450 euros a 1.262 euros (más IVA) en función del número de puestos. Además, también se puede contratar un mantenimiento anual Access (de 382 euros a 764 euros, más IVA) o SQL (de 476 euros a 951 euros, más IVA).
Asimismo, nos ofrece una interesante prueba gratuita que hay que descargar a través de un enlace que nos envían por email. Esta versión está limitada en registros, pero se puede utilizar de manera indefinida.
6. AON Solutions
La clave de AON Solutions es que se trata de un software en la nube con múltiples funciones que no requiere instalaciones ni inversiones extra. Su finalidad es modernizar los negocios para reducir costes, mejorar la productividad, facilitar la colaboración y reforzar la seguridad.
Principales características
- Entorno de trabajo colaborativo compartido entre empresa y asesoría.
- Integración de la gestión administrativa empresarial con las tareas contables y fiscales del despacho.
- Simplificación de tareas administrativas y control interno del despacho.
- Datos actualizados en tiempo real.
- Funciones específicas de cotización y tributación.
- Integración de prestaciones de ERP para asesorías, pymes, autónomos y empresas.
Tarifas
Para empezar a utilizar este programa no es necesario hacer ninguna inversión inicial, ya que solo hay que pagar una “pequeña cuota mensual” sin compromiso de permanencia. Sin embargo, las tarifas no aparecen en su página web (hay que contactar con sus agentes para consultarlas) y no cuenta con modo de prueba.
7. Summar Software
Summar Software, también conocido como Suasor, es otro ejemplo de programa integral para despachos profesionales que abarca diferentes prestaciones para cubrir el ciclo completo del negocio. De esta forma, contiene funciones de gestión empresarial y de servicio a clientes.
Está desarrollado en el ERP Business Central (NAV, Navision), aprovechando su tecnología de vanguardia. Asimismo, su interfaz de usuario es más ágil y ligera que la de otros programas del estilo y es capaz de procesar importaciones masivas de datos.
Principales características
- Compatible con el bono del Kit Digital.
- Adaptación a las características del negocio.
- Integración con Office.
- Gestión interna del despacho.
- Solución conectada con los clientes.
- Gestión documental completa.
- Funciones fiscales y gestión de declaración de impuestos.
- Seguimiento de control de costes, facturación y contabilidad.
- Portal específico para que los clientes puedan acceder a sus propios datos.
- Capacidad para realizar procesos masivos.
Tarifas
Los precios solo son accesibles bajo solicitud. Y también se puede pedir una demo a través del correo electrónico.
Tabla comparativa de los programas
| Programa | Ventajas | Desventajas | Precio |
| Holded | Intuitivo. Integrado en el ERP. Diferentes planes económicos. Inicio inmediato. Interfaz moderna y elegante. | Hay que importar la información a mano en el primer inicio. | Desde 29€ a 199€ con prueba gratuita de 14 días. Versión gratuita para autónomos. Primeros 3 meses al 50%. |
| Ekon Despachos | Integrado en el ERP. Trabajo en la nube. Se adapta a todo tipo de negocios. Facilita el trabajo colaborativo. | Diseño poco funcional. Dificultad para acceder a la demo. Poca transparencia en los precios. | Las tarifas no son públicas. Hay una demo gratuita, pero hay que solicitarla y esperar a que un agente se ponga en contacto. |
| Altai | Práctica organización a través de módulos. Adaptación a las leyes vigentes. Gran cantidad de soluciones adaptadas a cada tipo de empresa. Contabilización y emisión de facturas automática. Facilita la presentación de modelos de la AEAT. | La demo es un vídeo. Diseño algo anticuado. Poca transparencia en los precios. | Las tarifas no son públicas. Para conocerlas, es necesario ponerse en contacto con sus agentes de atención al cliente. |
| Sage 50 | Disponible en dos versiones: local y en la nube. Combina funciones de contabilidad, facturación, control de stock y gestión de operaciones comerciales. Copias se seguridad automáticas. | La modalidad clásica de escritorio puede resultar algo limitada. | En local: tres planes desde 45€ a 160€ al mes. En la nube: Tres planes desde 75€ a189€ al mes. Demo gratuita. |
| Golden Soft | Diseñado para pymes, asesorías y autónomos. Presentación directa de declaraciones de impuestos. Interfaz personalizable. Facilidad de uso. Apartados altamente detallados. | Interfaz mejorable. Algo limitado para empresas grandes. | Compra: De 450€ a 1.262€, más IVA. Posibilidad de contratar mantenimiento anual desde 382€ a 951€, más IVA. Versión de prueba gratuita sin límite temporal de uso. |
| AON Solutions | Gestión en la nube para asesorías, pymes y autónomos. Entorno colaborativo. Integración de prestaciones actualizadas en tiempo real. | No tiene versión de prueba. Poca transparencia en los precios. Su uso requiere cierta formación especializada. | Planes con diferentes servicios, pero las tarifas no son públicas. |
| Summar Software | Software integral con múltiples servicios que trascienden la mera contabilidad. Detallada gestión contable, fiscal y laboral. CRM y ERP incluidos. Contacto directo con clientes. | Poca transparencia en los precios. Su uso requiere cierta formación especializada. La demo es un vídeo. | Los precios no son públicos. |
Preguntas frecuentes
Seguro que ya eres un experto en programas de contabilidad para gestorías, pero es posible que aún te queden algunas preguntas. Vamos a intentar resolver algunas de ellas.
¿Cómo elijo el programa de contabilidad ideal para mi gestoría o asesoría?
Nuestras vidas están llenas de elecciones y no siempre es fácil acertar. Sin embargo, elegir un programa de contabilidad puede ser más sencillo de lo que piensas gracias al profundo análisis que acabamos de realizar en estas líneas.
Pero si aun así necesitas más, la solución es tan simple como crear una cuenta de prueba o solicitar una demo de los programas que más nos llamen la atención y aquellos que creemos que van a cumplir nuestras expectativas. La mayoría de desarrolladores nos permiten probar sus programas sin compromiso por tiempo limitado o con ciertas funciones capadas. De esta forma, nos podremos hacer una idea muy real de si realmente el software cubre nuestras necesidades.
¿Qué programa de contabilidad recomendamos?
¿Cuáles son los mejores programas para asesorías? Es difícil recomendar un único programa de contabilidad, ya que cada uno cuenta con sus propias ventajas y desventajas. Este artículo debería servirte para poder estudiar algunos de los mejores programas de contabilidad y entender qué tipo de servicios ofrecen y cómo pueden ayudar a tu empresa.
Cada gestoría tiene un público objetivo y unas necesidades que cubrir, por lo que hay que empezar por tener una visión integral del negocio y comprender las exigencias del negocio. Por ejemplo, tal y como hemos visto, si lo que buscamos es un programa que nos sirva para hacer algo más que la mera contabilidad, Holded es una buena opción. Pero no la única. No conviene cerrarse puertas antes de saber lo que nos depara más allá del umbral.
¿Cuál es la diferencia entre un software de gestión y un programa de contabilidad?
Para terminar, es importante tener claro que los programas de gestión para gestorías y asesorías no son lo mismo que los programas de contabilidad. Es evidente que cada herramienta tiene su alcance y sus funciones características.
Los programas de gestión (también llamados ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning) sirven para controlar el desarrollo de las tareas de los diversos departamentos de una empresa, configurándose como una solución integral que va más allá de un simple software de contabilidad. Por su parte, los programas de contabilidad tienen funciones financieras específicas e independientes, aunque también se pueden incluir dentro del ERP para incorporar sus prestaciones dentro del panorama completo del negocio.
De hecho, la mayoría de los ERP ya traen la contabilidad integrada. En otras palabras, por un poco más de dinero podemos obtener un servicio mucho más completo.
