En este artículo, analizaremos los mejores programas de contabilidad para gestorías y asesorías para ayudarte a encontrar la solución ideal para tu negocio.
Aunque resulte una obviedad decirlo, llevar un negocio no es fácil. Son muchas las cuestiones que afectan a una empresa y por eso los encargados siempre buscan agilizar los procesos para optimizar el rendimiento y aprovechar a tope los recursos con el objetivo de buscar la máxima rentabilidad.
En este sentido, la transformación digital ha supuesto una evolución absoluta que ha marcado un cambio radical, puesto que se han dejado atrás métodos tradicionales ya obsoletos. Así, una tarea que antes requería horas (e incluso días) ahora se puede hacer en unos minutos con mucho menos esfuerzo.
Los programas de contabilidad son un excelente ejemplo, especialmente en el caso de gestorías y asesorías.
Sin embargo, como suele ocurrir con cualquier tipo de software, en el mercado encontramos múltiples opciones y alternativas con diferentes características, precios y funciones. En este artículo vamos a analizar los mejores programas de contabilidad para ayudarte a buscar el más adecuado para ti y para tu negocio.
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Los programas de contabilidad son un tipo de software o herramienta digital para registrar, sistematizar y gestionar los procesos contables de una empresa.
Tienen usos financieros, fiscales y administrativos y su función principal es simplificar las tareas de contabilidad dentro de una organización. Pero, aparte de optimizar los recursos, también cumplen una importante función para reducir el margen de error en los cálculos y en todos los procedimientos.
El software contable procesa las transacciones financieras, incluyendo compras, ventas, facturas, balances, nóminas, control de inventarios... El usuario introduce la información y el programa se encarga de realizar las gestiones automáticamente.
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Actualmente podemos encontrar dos tipos de programas de contabilidad: locales y en la nube. Los primeros requieren una instalación en un equipo (generalmente, un ordenador), mientras que a los segundos se accede en remoto.
También podemos hacer una clasificación por prestaciones. En primer lugar, están los sistemas gratuitos, que tienen la gran ventaja de que no requieren inversión, aunque sus funciones suelen estar muy limitadas. Por otro lado, hay múltiples opciones con interfaz depurada, diversas funciones y servicio técnico.
No obstante, lo más recomendable suele ser la tercera opción: un sistema contable integrado en un software de gestión de empresa. De esta forma, nuestra contabilidad siempre estará vinculada de forma autónoma con otras áreas de la compañía, como el departamento de ventas.
¿Pero para qué sirven realmente los programas de contabilidad? Sus funciones son múltiples:
A la hora de buscar programas de contabilidad para gestorías tenemos que comprobar que reúnan una serie de condiciones. Cada software nos va a ofrecer servicios diferentes, pero, en general, todos deberían incluir las siguientes características:
La principal ventaja de los programas de contabilidad es que nos permiten automatizar los procesos, reducir la carga de trabajo, ahorrar costes y limitar los errores, haciendo que los recursos sean más efectivos y precisos. Es decir, que conseguiremos hacer más por mucho menos. No obstante, sus méritos no terminan ahí.
Hace ya algún tiempo que el Gobierno se ha propuesto incluir a las empresas y autónomos en un entorno digital para que puedan realizar todas sus gestiones y entregar sus declaraciones de impuestos a través de internet. Este proceso de modernización forma parte de la transformación digital y tiene múltiples ventajas. Para empezar, así se evitan largas esperas en las oficinas de las Administraciones públicas, se reducen los costes de desplazamiento, se ahorra papel y se limita el tiempo dedicado a la burocracia.
Otro error común que cometen las empresas al usar software de contabilidad es no mantenerse actualizadas con los cambios normativos y avances tecnológicos.
Mar Ordóñez, CFO de Braincats
Es más, si esta herramienta se integra dentro de programas ERP, los procesos internos de la empresa se simplificarán notablemente. Es obvio: si centralizamos las tareas dentro de un único sistema y automatizamos las gestiones en la medida de lo posible, se reducen costes, esfuerzos y posibles errores humanos.
Por ejemplo, hace no tanto tiempo era habitual tener una hoja de Excel para los clientes, otra para el stock, una más para los proveedores... Y eso sin contar las voluminosas carpetas de la contabilidad. Afortunadamente, los programas de gestión nos han ayudado a dar un paso adelante dejar todo esto atrás.
Los programas de contabilidad son necesarios en todas las empresas, pero resultan especialmente útiles para asesorías y gestorías (que, como ya vimos, son términos similares, pero no son equivalentes). A continuación, vamos a analizar algunos de los más destacados sacando a relucir pros y contras para que puedas escoger es que mejor se adapta a las características de tu negocio.
La característica por excelencia de Holded es que nos permite ahorrar tiempo (y esfuerzo) al automatizar el 95% de la contabilidad de la empresa. Se trata de una plataforma con una interfaz moderna e intuitiva (un factor difícil de encontrar en este tipo de programas) que nos ayuda a mecanizar los procesos contables de manera sencilla.
Pero, además, cuenta con una gran ventaja que deberíamos tener en cuenta antes de decantarnos por un servicio u otro: el software contable está integrando dentro de un programa de gestión empresarial. Por lo tanto, se trata de una opción perfecta para trabajar en tiempo real en la nube y para que la contabilidad quede ligada a todos los departamentos.
El servicio al cliente de Holded nos terminó de convencer.
Mar Ordóñez, CFO de Braincats
El aspecto menos llamativo es que, para empezar, primero hay que importar la información. El trámite en sí no es difícil, pero sí que puede resultar algo tedioso. Por suerte, para facilitar este paso contamos con unas plantillas de Excel en las que solo hay que rellenar la información. A partir de aquí, Holded hace el resto y genera los informes automáticamente.
En Holded encontramos cuatro planes que se adaptan a las necesidades variables de los negocios: básico (29 euros al mes), estándar (59 euros), avanzado (99 euros) y premium (199 euros). A su vez, hay dos planes específicos para autónomos, uno gratuito y un plan plus por 15 euros al mes.
¿La ventaja? Que puedes probar gratis el programa durante 14 días sin poner los datos de tu tarjeta y que los primeros 3 meses ahorras el 50% si empiezas ahora.
La disminución de errores al no manipular datos manualmente y el ahorro de tiempo en tareas de poco valor añadido son dos de los principales beneficios de Holded.
Mar Ordóñez, CFO de Braincats
El software de contabilidad de Ekon Despachos está incluido dentro del ERP, por lo que también se trata de una opción muy completa. Está diseñado para gestionar las finanzas de proyectos nacionales e internaciones, ofreciéndonos agilidad en la gestión de la información en tiempo real y una visión global del estado de la empresa.
Al mismo tiempo, al automatizar las tareas administrativas tediosas que no generan valor, se reduce la probabilidad de cometer errores y nos permite consultar en tiempo real cualquier dato. Así, consigue optimizar los flujos de trabajo y mejorar la calidad del servicio con los mismos recursos.
No obstante, cuenta con tres hándicaps. Por un lado, no tiene el diseño más moderno del mundo. Por otro, tanto para descargar el folleto como para solicitar una demo vamos a tener que proporcionar más información de la que nos gustaría. Asimismo, antes de acceder a la demo, un agente tiene que contactar con nosotros. Y lo mismo ocurre con los precios, puesto que no son públicos.
Las tarifas no son públicas. Podemos solicitar una demo gratuita, pero la descarga no es automática.
Altai es un desarrollador que se dedica a diseñar programas de gestión para empresas, asesorías y despachos. Entre sus soluciones para profesionales destaca su programa de contabilidad, que se caracteriza por cubrir todas las áreas de negocio y facilitar el flujo de información entre los diferentes módulos.
Precisamente este sistema de módulos es uno de sus rasgos más interesantes. Dispone de los siguientes: gestión comercial, producción, planificación, finanzas y laboral.
Por otro lado, también se adapta a las necesidades de cada organización y facilita información actualizada y adaptada a la normativa fiscal y mercantil vigente. Y, por supuesto, se encarga de hacer todos los cálculos automáticamente con la información proporcionada.
Sus tarifas no son públicas, por lo que tenemos que ponernos en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener esta información. En cuanto a la demo, la página web solo nos muestra un vídeo.
Sage 50, antes conocido como Sage ContaPlus, es un programa de gestión comercial y contabilidad conjunta que sincroniza las diferentes áreas de una empresa. Se trata de una de las opciones más utilizadas y destaca por cinco factores esenciales: seguridad, innovación, conectividad, eficiencia y mentalidad de negocio. Por otro lado, se diferencia por estar disponible en dos versiones: local o en la nube.
Este programa nos ofrece tres planes (Essential, Standard y Premium) con precios diferentes en función de si escogemos la versión local o en la nube. Los precios de la versión local van de 45 euros al mes a 160 euros, mientras que la versión online tiene unas tarifas de 75 euros a 189 euros. Además, tenemos la posibilidad de solicitar una demo gratuita.
Este programa se caracteriza por incluir diferentes aplicaciones que se pueden seleccionar "a la carta". El que nos interesa a efectos de contabilidad es Contabilidad.Net, que contiene funciones analíticas, presupuestarias, fiscales y financieras.
Está especialmente orientado a las pymes, proporcionando todo lo que se necesita para llevar el negocio en términos internos: gestión de compras y ventas, control de stock, control de almacén y producción y CMR.
La compra del programa incluye la licencia y el uso de por vida, con unos precios que van de 450 euros a 1.262 euros (más IVA) en función del número de puestos. Además, también se puede contratar un mantenimiento anual Access (de 382 euros a 764 euros, más IVA) o SQL (de 476 euros a 951 euros, más IVA).
Asimismo, nos ofrece una interesante prueba gratuita que hay que descargar a través de un enlace que nos envían por email. Esta versión está limitada en registros, pero se puede utilizar de manera indefinida.
La clave de AON Solutions es que se trata de un software en la nube con múltiples funciones que no requiere instalaciones ni inversiones extra. Su finalidad es modernizar los negocios para reducir costes, mejorar la productividad, facilitar la colaboración y reforzar la seguridad.
Para empezar a utilizar este programa no es necesario hacer ninguna inversión inicial, ya que solo hay que pagar una "pequeña cuota mensual" sin compromiso de permanencia. Sin embargo, las tarifas no aparecen en su página web (hay que contactar con sus agentes para consultarlas) y no cuenta con modo de prueba.
Summar Software, también conocido como Suasor, es otro ejemplo de programa integral para despachos profesionales que abarca diferentes prestaciones para cubrir el ciclo completo del negocio. De esta forma, contiene funciones de gestión empresarial y de servicio a clientes.
Está desarrollado en el ERP Business Central (NAV, Navision), aprovechando su tecnología de vanguardia. Asimismo, su interfaz de usuario es más ágil y ligera que la de otros programas del estilo y es capaz de procesar importaciones masivas de datos.
Los precios solo son accesibles bajo solicitud. Y también se puede pedir una demo a través del correo electrónico.
Seguro que ya eres un experto en programas de contabilidad para gestorías, pero es posible que aún te queden algunas preguntas. Vamos a intentar resolver algunas de ellas.
Nuestras vidas están llenas de elecciones y no siempre es fácil acertar. Sin embargo, elegir un programa de contabilidad puede ser más sencillo de lo que piensas gracias al profundo análisis que acabamos de realizar en estas líneas.
Pero si aun así necesitas más, la solución es tan simple como crear una cuenta de prueba o solicitar una demo de los programas que más nos llamen la atención y aquellos que creemos que van a cumplir nuestras expectativas.
La mayoría de desarrolladores nos permiten probar sus programas sin compromiso por tiempo limitado o con ciertas funciones capadas.
De esta forma, nos podremos hacer una idea muy real de si realmente el software cubre nuestras necesidades.
¿Cuáles son los mejores programas para asesorías? Es difícil recomendar un único programa de contabilidad, ya que cada uno cuenta con sus propias ventajas y desventajas.
Este artículo debería servirte para poder estudiar algunos de los mejores programas de contabilidad y entender qué tipo de servicios ofrecen y cómo pueden ayudar a tu empresa.
Cada gestoría tiene un público objetivo y unas necesidades que cubrir, por lo que hay que empezar por tener una visión integral del negocio y comprender las exigencias del negocio.
Por ejemplo, tal y como hemos visto, si lo que buscamos es un programa que nos sirva para hacer algo más que la mera contabilidad, Holded es una buena opción.
Pero no la única. No conviene cerrarse puertas antes de saber lo que nos depara más allá del umbral.
Para terminar, es importante tener claro que los programas de gestión para gestorías y asesorías no son lo mismo que los programas de contabilidad.
Es evidente que cada herramienta tiene su alcance y sus funciones características.
Los programas de gestión (también llamados ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning) sirven para controlar el desarrollo de las tareas de los diversos departamentos de una empresa, configurándose como una solución integral que va más allá de un simple software de contabilidad.
Por su parte, los programas de contabilidad tienen funciones financieras específicas e independientes, aunque también se pueden incluir dentro del ERP para incorporar sus prestaciones dentro del panorama completo del negocio.
De hecho, la mayoría de los ERP ya traen la contabilidad integrada.
En otras palabras, por un poco más de dinero podemos obtener un servicio mucho más completo.
