Crea facturas proforma de forma rápida y sencilla con las 5 plantillas que presentamos a continuación. ¡Descárgalas aquí!
Las facturas proforma son un documento esencial para aquellos negocios que requieren presupuestos o cotizaciones previas y suelen consumir tiempo si no se cuenta con las herramientas adecuadas.
Crearlas manualmente puede llevar a errores, apariencia de falta de profesionalidad o incluso pérdida de oportunidades comerciales.
Afortunadamente, existen plantillas de Excel gratuitas que simplifican este proceso, permitiéndote generar facturas proforma claras, personalizadas y con un diseño profesional en minutos.
En este artículo, hemos seleccionado las 5 mejores plantillas para que puedas agilizar tu gestión, mantener un registro ordenado y presentar documentos impecables a tus clientes.
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Una factura proforma es un documento comercial que se emite al cliente antes de que se realice una operación comercial, detallando los productos o servicios ofrecidos, sus precios y condiciones de venta, pero sin validez fiscal ni una obligación de pago.
Se utiliza en el proceso de negociación y planificación de las transacciones comerciales, para informar al cliente sobre costes, impuestos y términos antes de cerrar un acuerdo; facilitar trámites aduaneros en ventas internacionales y agilizar procesos administrativos, como solicitudes de financiación o pedidos.
Una factura proforma debe contener la siguiente información detallada sobre la transacción comercial:
Si te preguntas cómo hacer una factura proforma debes saber que usar plantillas de Excel es una opción sencilla. Los pasos a seguir son los siguientes:
Las plantillas de facturas proforma se utilizan para crear documentos en los que se detallan los términos de la operación comercial antes de que esta se efectúe de una forma más rápida y sencilla. Para rellenar las plantillas hay que incluir información sobre el emisor y receptor, los productos o servicios, los precios y las condiciones de pago, principalmente.
Existe una amplia variedad de plantillas, pero las cinco mejores son las siguientes:
La función de todas ellas es la misma, informar al cliente de los términos de la transacción comercial. Dependiendo de cada caso, también se puede emplear como presupuesto, ya que permite conocer previamente el precio total de la transacción, incluidos los productos, el envío y otros cargos asociados.
El modelo azul incluye todos los campos necesarios para una factura proforma, como los datos del proveedor y del cliente, los detalles, descripción del bien o servicio y los totales. Su diseño es sencillo y fácil de leer, lo que ayuda a entender la información de manera más clara. Se puede utilizar en cualquier operación comercial.
El modelo verde es una plantilla de factura proforma incluso más sencilla que la anterior. Solo incluye los datos de facturación básicos: descripción del bien o servicio, cantidad, precio y total, sin dar detalles sobre el IVA y su importe. Se suele emplear cuando a los productos o servicios se les aplica el mismo tipo impositivo (y dando por sentado que está incluido en el precio final que se muestra).
Esta plantilla de factura proforma también se emplea para informar al cliente de los términos de una transacción comercial. Es prácticamente igual que el modelo azul. La diferencia entre ellos es el formato y diseño en que se presenta la información. No hay ninguna diferencia desde el punto de vista fiscal entre ellas. Como en todas las facturas las condiciones y formas de pago, con la cuenta bancaria se incluyen al final de la factura.
La plantilla de factura proforma internacional sirve para informar al cliente de los términos de una transacción comercial entre dos partes que están ubicadas en diferentes países.
La plantilla de factura proforma general sirve para informar al cliente de los términos de una transacción comercial, independientemente del tipo de operación o de la ubicación de las partes que forman parte de la misma. Es un modelo que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada negocio. Y que, a diferencia del resto, la información aportada es más amplia y aparece con un mayor nivel de detalle.
Las plantillas de Excel pueden ser una buena vía para elaborar presupuestos y facturas proforma. Sin embargo, el programa de facturación de Holded ofrece una solución más completa para elaborar y emitir este tipo de documentos, así como la mayoría de los tipos de factura que existen.
En primer lugar, todos los costes e impuestos asociados a cada tipo de producto se calculan automáticamente. Mientras que en Excel tienes que incluir manualmente los precios de cada producto, en Holded esto se realiza de forma automática al seleccionarlo.
Otra función importante es la del seguimiento de presupuestos aprobados y rechazados, lo que mejora la fiabilidad de nuestras estadísticas comerciales y embudo de conversión.
A nivel de negocio, nos aporta una información vital sobre la tasa de éxito con determinados clientes, perfiles o sectores. Los presupuestos de Holded que se convierten en factura en firme se marcan automáticamente como aprobados en la plataforma.
Además, si se trata de un cliente recurrente, su información corporativa se autorrellena sin necesidad de incorporar todos los datos.
Con el añadido de que puedes enviar la factura proforma o presupuesto desde la misma plataforma como si la estuvieras adjuntando por correo. Esto ahorra importantes cantidades de tiempo, al no tener que guardar un documento, abrir el proveedor de correo, buscar la dirección de envío, adjuntar el archivo, escribir el cuerpo del mismo y enviarlo.
En lo que a diseño respecta, este tipo de documentos son fácilmente personalizables en Holded. Y, lo que es más importante, de forma mucho más ágil e intuitiva que en hojas de cálculo.
Las facturas proforma deben utilizarse antes de concretar una operación comercial, ya que proporcionan detalles sobre los bienes o servicios, términos de la operación y precios.
Aunque es importante destacar que se trata de un tipo de factura que no tiene validez jurídica. Es meramente informativa.
Una vez descargada la plantilla de factura proforma en Excel, solo hay que abrir el archivo y completar los campos con la información específica de la transacción.
Por ejemplo, datos del emisor, receptor, detalles de productos y condiciones de la operación. Guarda el archivo y utilízalo durante la negociación o como base para crear la factura proforma definitiva.
