¿Cómo se hace el libro diario de contabilidad?

El libro diario es el registro contable donde se anotan las operaciones económicas de una empresa o un autónomo. Cada operación queda reflejada en un asiento, con su fecha, su concepto y sus importes repartidos entre el Debe y el Haber. Es uno de los libros contables obligatorios, junto al libro mayor.

Si acabas de arrancar tu actividad, la palabra "asiento" o el término "partida doble" pueden echarte para atrás. No hace falta. En este artículo verás qué es el libro diario, quién está obligado a llevarlo, cómo se hace paso a paso y cómo encaja dentro de llevar la contabilidad de tu negocio.

¿Qué es el libro diario en contabilidad?

El libro diario es el registro donde se anotan, de forma cronológica y día a día, todas las operaciones que afectan a tu empresa. Cada venta, cada compra, cada pago a un proveedor o la compra de un ordenador queda registrada mediante un asiento contable.

Puedes verlo como el diario de a bordo de tu negocio: un relato ordenado por fecha de todo lo que pasa en tus cuentas. Sirve para seguir el rastro de cualquier movimiento desde su origen, algo que agradecerás el día que tengas que localizar un cobro o justificar un gasto.

Estas son sus características principales:

• Registro cronológico: las operaciones se anotan por orden de fecha, lo que te permite reconstruir la historia financiera del negocio.
• Partida doble: cada operación se plasma en un asiento con dos lados. No hay deudor sin acreedor, y eso se refleja en las columnas del Debe y el Haber.
• Información detallada: cada asiento recoge la descripción del hecho, las cuentas afectadas y los importes.
• Herramienta de control: al registrar cada día, detectas antes un error, un olvido o un movimiento raro.
• Base para el resto de la contabilidad: del libro diario salen el libro mayor y, más adelante, tus estados financieros.

¿En qué se diferencian el libro diario y el libro mayor?

Ambos registros se complementan: mientras que el libro diario registra las operaciones por orden de fecha y responde a la pregunta "¿qué ha pasado hoy?", el libro mayor agrupa esas mismas operaciones por cuentas y responde a "¿cuál es el saldo de la cuenta Bancos?". El diario es la crónica de los hechos; el mayor, el saldo de cada cuenta.

¿Quién está obligado a llevar el libro diario?

La obligación de llevar el libro diario depende de tu forma jurídica y, en el caso de los autónomos, del régimen fiscal en el que tributes. No todo el mundo tiene que llevarlo.

Están obligadas las sociedades mercantiles (limitadas, anónimas, etc.) según el Código de Comercio. Por lo que respecta a los autónomos, solo tienen la obligación de llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio (incluyendo libro diario) los autónomos en estimación directa normal.

No tienen que llevarlo, en cambio, los autónomos en estimación directa simplificada (a los que les basta con los libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones) ni los autónomos en módulos, que solo llevan determinados libros registro según su actividad.

En cuanto a quién hace el trabajo, la responsabilidad recae en el empresario. Muchos autónomos y pequeños negocios lo llevan ellos mismos con un programa de contabilidad, otros lo externalizan a una gestoría, y las empresas grandes cuentan con un departamento contable propio. Si quieres ver el mapa completo de libros, puedes consultar cuáles son los libros contables obligatorios.

¿Para qué sirve el libro diario?

Más allá de cumplir con la ley, el libro diario cumple funciones muy prácticas para tu día a día. La primera es el cumplimiento legal: es un libro obligatorio para las empresas y sociedades, debe llevarse con claridad y la Agencia Tributaria puede pedirlo en una inspección.

También te permite auditar cualquier operación. Si te surge una duda sobre un pago o un ingreso, en el libro diario lo localizas rápido, con su fecha, su concepto y las cuentas implicadas. Ese mismo detalle diario te ayuda a controlar los gastos, seguir los ingresos y decidir con datos reales.

Por último, es la base de tus estados financieros. La información del diario alimenta la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación. Sin un diario bien llevado, esos documentos no son fiables, y cuadrar el cierre del ejercicio se convierte en un problema.

¿Cómo se estructura el libro diario?

La información del libro contable se registra mediante apuntes llamados asientos y cada asiento representa una operación concreta. Estos son los elementos que no pueden faltar en ninguno:

• Fecha: el día exacto en que se produjo la operación. Es lo que ordena todo el registro.
• Código y nombre de cuenta: el número asignado a cada cuenta, así como la denominación de la misma (Caja, Bancos, Inventario, etc.), de forma que se pueda identificar fácilmente.
• Concepto: una explicación breve de la operación. Por ejemplo, "Venta de mercaderías al contado" o "Pago de nómina de enero".
• Debe: la columna de la izquierda, donde se anotan las cuentas que reciben el importe (aumentos de activo o de gasto).
• Haber: la columna de la derecha, donde se anotan las cuentas de origen (aumentos de pasivo, ingreso o patrimonio).
• Importes: la suma del Debe siempre tiene que ser igual a la suma del Haber. Esa es la regla de la partida doble.

Además, opcionalmente cada asiento puede incluir una referencia, un número único que facilita localizarlo después. Los programas de contabilidad lo asignan solos.

¿Qué tipos de asientos contables existen?

En el libro diario se pueden realizar distintos tipos de anotaciones o asientos, que se corresponden con las operaciones contables más frecuentes que se registran. El primero de cada ejercicio es el asiento de apertura, que refleja la situación al inicio del ejercicio.

Durante el año, realizarás asientos operativos o de gestión (para registrar las operaciones diarias) y asientos de ajuste, en el caso de que haya que regularizar cuentas o corregir posibles desajustes.

Finalmente, cada ejercicio se finaliza con asiento de cierre, que salda todas las cuentas del periodo. Si quieres ampliar información, puedes consultar nuestro artículo sobre los distintos tipos de asientos contables.

¿Cómo se hace el libro diario paso a paso?

Hay dos formas de llevar el libro diario: a mano, entendiendo cada movimiento, o con un programa que automatiza casi todo. Empecemos por el método manual, porque es el que te enseña la lógica de la partida doble.

De forma manual

El proceso manual es sistemático y consta de cinco pasos:

1. Identifica la operación: detecta el hecho económico que afecta al patrimonio (una venta, una compra, un pago).
2. Analiza las cuentas afectadas: decide qué cuentas intervienen y si aumentan o disminuyen.
3. Aplica la partida doble: por cada cargo en el Debe, anota un abono en el Haber por el mismo importe.
4. Registra el asiento: anota la fecha, el concepto y las cuentas con sus importes.
5. Revisa y cuadra: comprueba que la suma del Debe es idéntica a la del Haber.

Con un programa de contabilidad

Cuando usas un programa como Holded, la mayor parte del trabajo desaparece. Introduces la factura de compra o venta y el sistema la lee con el OCR y propone el asiento correcto.

Al conectar tu banco, los movimientos se importan solos y solo tienes que asignar la cuenta, con lo que la conciliación bancaria deja de ser una tarea manual. Después revisas el asiento propuesto, lo aceptas y el programa lo registra en el libro diario y actualiza el libro mayor por ti.

Ejemplo de libro diario

La mejor forma de entender el libro diario es ver asientos reales. Estos tres casos cubren las operaciones más habituales de un negocio pequeño.

Ejemplo 1: venta de un servicio con IVA

El 1 de marzo, un autónomo vende un servicio por 1.200 € más 252 € de IVA (21 %) y cobra el total por transferencia. La cuenta de Bancos aumenta (Debe) y aumentan tanto el ingreso por el servicio como el IVA que debe a Hacienda (Haber).

Ejemplo 2: compra de mercadería a crédito

El 15 de marzo compras mercadería por 500 € más 105 € de IVA soportado, y quedas a deber el importe al proveedor. Aumentan la compra y el IVA soportado (Debe), y nace una deuda con el proveedor (Haber).

Ejemplo 3: pago de una nómina

El 31 de marzo pagas una nómina de 2.000 € de sueldo bruto. Se registra el gasto de sueldos (Debe), y en el Haber aparecen la Seguridad Social a cargo del trabajador, la retención de IRPF y el líquido que sale del banco.

En los tres casos el asiento cuadra: el Debe es igual al Haber. Si quieres practicar con tus propias operaciones, puedes descargar una plantilla de libro diario en Excel y adaptarla a tu negocio.

¿Qué formato debe tener el libro diario?

El Código de Comercio exige que los libros sean llevados con claridad, por orden de fechas y sin espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. En cuanto al formato, puedes elegir entre formato tradicional, en papel, encuadernado y sellado en el Registro Mercantil antes de su uso, aunque hoy día es poco eficiente para la mayoría de negocios.

Actualmente, es mucho más común optar por un formato digital en soporte informático, siempre que se garantice su autenticidad, integridad y conservación. No es necesario sellarlo previamente, pero debe poder imprimirse y presentarse en formato electrónico si lo solicita Hacienda.

Ya sea en papel o en una hoja de cálculo, la estructura típica incluye columnas para: fecha, número de asiento, concepto o descripción y cuentas Débito (Importe) y Crédito (Importe). Un programa de contabilidad moderno presenta esta información de forma más amigable, pero la esencia es la misma.

¿Y si te equivocas en un asiento? No se tacha ni se borra. Los errores se corrigen con un asiento de rectificación que anula o ajusta el anterior, de forma que quede constancia tanto del fallo original como de su corrección. Así el rastro contable se mantiene intacto.

¿Cómo legalizar el libro diario en el Registro Mercantil?

Además de llevar el libro diario, las sociedades tienen que legalizarlo en el Registro Mercantil. Desde 2014 la legalización es telemática: se genera el libro en formato electrónico, se firma digitalmente y se presenta a través del Registro Mercantil del domicilio de la empresa.

El plazo es clave. Los libros de contabilidad deben legalizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio (según el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil). Si tu ejercicio coincide con el año natural y cierra el 31 de diciembre, la fecha límite para legalizar es el 30 de abril del año siguiente. Presentarlos fuera de plazo resta valor probatorio a los libros ante un juez o una inspección.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el libro diario?

El Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia y los justificantes durante seis años a partir del último asiento realizado, aunque cierres o vendas el negocio.

Ese plazo de seis años convive con otros dos. En el ámbito fiscal, Hacienda puede revisar los ejercicios no prescritos, y la prescripción general es de cuatro años. En el ámbito penal, la lucha contra el fraude eleva la obligación hasta los diez años en determinados casos. En la práctica, guardar la documentación al menos diez años te evita cualquier sorpresa.