El libro mayor es una de las piezas fundamentales de la contabilidad de las empresas.
Dominar el libro mayor es crucial para tener el control financiero real de tu actividad, ya sea como autónomo o como empresa.
Más allá del registro de ingresos y gastos, este documento es el núcleo de tu contabilidad: la herramienta que refleja el estado actualizado de cada cuenta y de donde saldrá la información para tus impuestos y balances.
Sin embargo, su correcta elaboración puede generar dudas. ¿Cómo se trasladan los asientos del diario? ¿Qué estructura debe tener para ser claro y útil? En este artículo, resolveremos esta necesidad de forma práctica y directa.
Te explicamos, paso a paso y con un lenguaje sencillo, cómo realizar tu libro mayor de manera correcta y eficiente, organizando la información de forma que no solo cumplas con tus obligaciones legales, sino que también transformes tus anotaciones en una herramienta de gestión.
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El libro mayor o libro mayor contable es un registro contable que muestra la actividad económica de la empresa ordenando detalladamente los movimientos de cada cuenta por separado, incluyendo activos, pasivos, gastos e ingresos. Se trata de una herramienta esencial para gestionar la contabilidad de un negocio y para comprender su situación financiera en todo momento.
La organización por cuentas (como proveedores, ventas o cajas) es una de las características principales del libro mayor, que ofrece una visión detallada de todos los movimientos de cada cuenta, incluyendo las entradas y salidas de dinero en cada una e incluyendo la información detallada sobre la fecha, concepto y saldo resultante.
El libro mayor es un documento clave para realizar el seguimiento financiero de un negocio, puesto que incluye la información de todas las cuentas del mismo, lo que resulta clave para la realización de informes y estados, mejorando el control financiero de la empresa. Todos los movimientos se registran siguiendo el principio de partida doble, es decir, se registran en las columnas de Debe (gastos) y de Haber (ingresos).
Aunque en España la llevanza del libro mayor no es obligatoria, las empresas están obligadas a llevar una serie de libros contables en cumplimiento con el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad (PGC) y las normativas fiscales establecidas por la Agencia Tributaria (AEAT).
En concreto, las leyes mercantiles exigen la llevanza del libro diario y del libro de inventarios y cuentas anuales.
El libro mayor es, por lo tanto, uno de los conceptos de contabilidad básicos y esenciales que todo empresario o emprendedor debe conocer.
¿Pero por qué es importante? La función principal del libro mayor es registrar todas las transacciones financieras para calcular el saldo que queda en cada cuenta después de cada operación.
Además, el libro mayor cumple otras funciones secundarias derivadas de esta:
Como suele decirse, la información es poder: el libro mayor permite tomar mejores decisiones estratégicas basándose en datos concretos. En concreto, las principales ventajas que aporta utilizar el libro mayor de una empresa son las siguientes:
En menos palabras, la importancia del libro mayor reside en que aporta una trazabilidad completa de las operaciones económicas de una empresa. Así podrás conocer el origen y desarrollo de cualquier transacción al mismo tiempo que se facilitan diversos trámites, como el análisis del negocio o las auditorías.
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En principio, el libro diario recoge la misma información que el libro mayor, y de ahí que puedan confundirse. Sin embargo, sus funciones son distintas.
El libro diario registra todas las operaciones económicas de una empresa en orden cronológico, pero sin ordenarlas en cuentas contables separadas, mientras que el libro mayor clasifica las transacciones financieras de un negocio en cuentas específicas para realizar un análisis más minucioso.
Es decir, que la principal diferencia entre el libro mayor y el libro diario es que el libro mayor sirve para realizar un control más estricto y detallado de los gastos e ingresos de una empresa. Además, la llevanza del libro mayor es voluntaria, mientras que el libro diario sí que es obligatorio, según lo dispuesto en el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio. Más allá de sus diferencias, ambos instrumentos son fundamentales para realizar las cuentas anuales del negocio.
Lo cierto es que no hay una única manera de hacer un libro mayor, pero generalmente se parte del libro diario. Para ello, lo primero es definir las cuentas a incluir. Luego se coge la información que contiene el libro diario y se amplía clasificando las operaciones en las cuentas correspondientes del libro mayor.
Pero la realidad es un poquito más compleja que eso. Y es que hay que tener en cuenta el formato, la estructura y otros detalles.
Llevar el libro mayor no es obligatorio y, por lo tanto, no podemos hablar de requisitos legales como tal. No obstante, en términos de utilidad, el libro mayor debería reunir las siguientes características:
En esencia, crear e implementar un libro mayor en una empresa requiere una planificación adecuada, conocimiento de las normativas contables aplicables y el uso de herramientas de registro financiero adecuadas. A partir de ahí, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Ejemplo de libro mayor de la empresa Acme, S.A. para el periodo de enero de 2025.
1. Cuenta 572: Bancos (Activo)
2. Cuenta 430: Clientes (Activo)
3. Cuenta 600: Compras (Gasto)
4. Cuenta 622: Alquileres (Gasto)
El formato físico de los libros contables está en vías de extinción. Las plantillas de Excel para llevar la contabilidad también van a desaparecer pronto debido a la prohibición del software de doble uso que permite dobles contabilidades. Por lo tanto, el futuro está en los programas informáticos en la nube.
El uso de herramientas online puede transformar la gestión contable de tu empresa, otorgando una mayor eficacia, precisión y ahorro de tiempo. Es el caso de Holded, un software de gestión en la nube que tiene todo lo que necesitas para gestionar tu empresa.
En este programa están disponibles todos los libros contables oficiales, incluyendo, por supuesto, el libro mayor. Pero también cuenta con funciones de facturación, contabilidad, equipo, inventario, CRM, tesorería… Si quieres gestionar cualquier aspecto de tu negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento, Holded es la solución.
Aunque llevar un libro mayor no es obligatorio para la empresa, este registro aporta información económica muy valiosa y facilita enormemente la toma de decisiones financieras.
Obviamente, mantener el libro mayor actualizado y sin errores requiere un trabajo importante, pero la tarea se reduce drásticamente utilizando un programa de gestión y contabilidad como Holded. Este software es capaz de automatizar hasta el 95% de tu contabilidad. Imagínate todo lo que podrás hacer con el tiempo (y el esfuerzo) que ahorras.
No es obligatorio llevar un libro mayor en la mayoría de los países, incluyendo España, donde este registro tiene carácter voluntario. Ojo, porque mantener actualizado el libro diario sí que es obligatorio, según lo dispuesto en el Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio.
En España, las empresas están obligadas a llevar una serie de libros contables en cumplimiento con el Código de Comercio, el Plan General de Contabilidad (PGC) y las normativas fiscales establecidas por la Agencia Tributaria (AEAT). En concreto, las leyes mercantiles exigen la llevanza del libro diario y del libro de inventarios y cuentas anuales.
