Aprende paso a paso cómo generar el archivo XML Verifactu sin errores y cumplir con los requisitos de la AEAT para tus facturas electrónicas.
La implantación de la obligación de Verifactu va a marcar un antes y un después en la facturación electrónica en España. Con este sistema, la Agencia Tributaria está buscando garantizar un mayor control sobre las facturas emitidas, lo que va a permitir la validación en tiempo real mientras se reduce el riesgo de errores o de fraudes fiscales.
Si eres autónomo o empresa, es fundamental comprender cómo generar correctamente un archivo XML Verifactu para cumplir con la normativa vigente. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo hacerlo, con un ejemplo de XML Verifactu y algunos consejos clave para asegurarte de que tu facturación esté siempre en regla.
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El Sistema Verifactu ha sido desarrollado para garantizar un mayor control y trazabilidad en la facturación electrónica en España. Como parte de las medidas establecidas por la Ley Antifraude, el objetivo principal del Reglamento Verifactu es evitar el fraude fiscal y asegurar que todas las facturas sean declaradas de forma precisa y en tiempo real ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Uno de los puntos más importantes de este sistema, es generar correctamente el archivo XML Verifactu. Este archivo debe incluir información detallada sobre las facturas emitidas y ajustarse estrictamente al formato establecido por la normativa. Cualquier tipo de error en su estructura puede provocar que rechacen el documento en la AEAT, lo que supondría incumplimientos fiscales y posibles sanciones.
Adaptarse a este nuevo sistema no solo es una obligación legal, sino que también aporta ventajas en la gestión empresarial. Ya que contar con un proceso de facturación digital normalizado te va a permitir mejorar la eficiencia, reducir errores y garantizar la transparencia de todas las operaciones.
Aunque parece un cambio complejo, con las herramientas adecuadas, la implementación de Verifactu XML es un proceso fácil y beneficioso para cualquier negocio.
Dentro de poco el Sistema Verifactu para autónomos o empresas será de uso obligatorio, por lo que es imprescindible que aprendas a realizar el archivo XML Verifactu de forma correcta según la normativa, es decir, estructurado de una manera precisa. Este archivo debe incluir información clave, que identifique la transacción de forma clara y transparente.
Estos son algunos de los datos esenciales que debe contener el archivo XML Verifactu:
Los autónomos y las empresas tendrán que adaptarse a nuevos sistemas de facturación capaces de generar estos archivos XML Verifactu de manera automática, de forma que cumplan estrictamente con la estructura y el formato especificado por la normativa. Si el archivo no se genera correctamente, puede que la AEAT no lo acepte, lo que podría derivar en sanciones por no cumplir con las obligaciones fiscales.
A la hora de comenzar a implementar Verifactu, generar correctamente el archivo XML para que sea compatible con los requisitos de la Agencia Tributaria es lo primero que debes tener en cuenta.
Por eso vamos a explicarte paso a paso todo lo que necesitas hacer para asegurarte de que tu factura electrónica cumpla con el formato adecuado. Aunque existen programas que automatizan este proceso, como Holded, entender la lógica detrás del archivo XML te va a ayudar a tener un mayor control y evitar posibles errores.
Vamos a ver un ejemplo de verifactu XML que puedes seguir como guía.
Antes de crear el archivo XML, es fundamental que reúnas toda la información obligatoria que debe contener la factura, tal y como hemos visto anteriormente. Estos datos son esenciales, ya que cualquier omisión puede provocar que Hacienda rechace el archivo.
Algunos de los datos imprescindibles son:
Este paso es clave en cualquier ejemplo XML Verifactu, ya que garantiza que todos los campos requeridos estén disponibles antes de estructurar el documento.
Una vez que tienes todos los datos listos, el siguiente paso es darles forma dentro del archivo XML. Puedes usar un programa de facturación que genere automáticamente el XML, pero también es posible hacerlo manualmente si tienes conocimientos técnicos.
El archivo XML debe respetar una estructura jerárquica con etiquetas específicas, como en este ejemplo:
Este sería un ejemplo de Verifactu XML básico. En realidad, la estructura puede incluir más elementos, como la firma digital, un encadenamiento con la factura anterior o datos de control, pero lo más importante es que cada campo esté correctamente etiquetado y posicionado.
El último paso, pero no por ello menos importante, es validar el archivo XML antes de enviarlo a Hacienda. Esto te asegurará que cumple con el estándar exigido y que no hay errores de sintaxis o de datos.
Puedes hacerlo de varias formas:
Holded incorpora la validación automática del XML, pero si generas el archivo de forma manual o con herramientas propias, te aconsejamos que no te saltes esta revisión: comprueba que el archivo sea legible, estructurado y fiel a los requisitos técnicos exigidos.
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A la hora de generar un archivo XML Verifactu, es esencial seguir la estructura y los estándares establecidos por la Agencia Tributaria para garantizar su correcta validación y aceptación. Por eso, vamos a plantear dos ejemplos de XML verifactu, uno correcto y otro con errores, para resolver así posibles dudas que puedan surgir a la hora de realizarlos.
Este formato de estructura sigue las especificaciones detalladas en la documentación oficial de la Agencia Tributaria.
Errores identificados:
Falta del NIF del emisor:
Formato incorrecto de la fecha de expedición:
Discrepancia en la cuota repercutida del IVA:
Error: La base imponible es de 800.00 y el tipo impositivo del 21% debería resultar en una cuota de 168.00
Aunque el sistema Verifactu sigue en proceso de implantación definitiva, ya podemos anticipar algunos de los errores más comunes que suelen darse al generar archivos XML para otros sistemas similares. Como Verifactu, el SII (Suministro Inmediato de Información) o TicketBAI tienen un uso similar.
Es el error más común, pese a que suelen ser datos que tenemos tan interiorizados que incluimos de forma automática. Omitir esta información es un error que la Agencia Tributaria considera inaceptable. Algunos ejemplos clave:
Consejo: Antes de generar el archivo XML, asegúrate de que todos los campos obligatorios están correctamente completados.
Aunque todos los datos estén presentes, si no sigues el formato exigido por la Agencia Tributaria, el XML puede resultar inválido. Estos son los errores de formato más comunes:
Consejo: Si generas el archivo XML manualmente o desde una plantilla, revisa siempre que los formatos coincidan con los establecidos en la documentación oficial.
Incluso si todos los datos son correctos y están en el formato adecuado, un fallo en la estructura del XML puede invalidar el documento completo.
Consejo: utiliza siempre un validador XML antes de enviar el archivo. Muchas plataformas de facturación lo hacen automáticamente, pero también puedes usar herramientas online gratuitas. Si el XML no pasa la validación, no se podrá enviar correctamente a Hacienda.
Generar el archivo XML Verifactur de forma correcta no solo te ahorra tiempo, sino que asegura que tus registros de facturación se gestionen correctamente desde el principio. Revisa cada archivo como si fuera tu tarjeta de presentación ante Hacienda: asegúrate de que esté claro, limpio y bien estructurado.
Utilizar un software actualizado y adaptado a los requisitos técnicos de Verifactu, como Holded, te ayudará a generar archivos correctos sin errores que puedan comprometer a tu empresa ante la Agencia Tributaria.
