Tu guía definitiva: domina el proceso de cumplimentación, legalización y presentación de este libro oficial.
La gestión contable de una empresa conlleva una serie de obligaciones formales que, si no se conocen, pueden resultar una auténtica pesadilla. Entre los documentos más importantes y, a veces, más incomprendidos, se encuentra el libro de actas.
¿Eres responsable de una sociedad mercantil, una cooperativa o una asociación y te sientes perdido con este registro? No estás solo. La falta de claridad sobre cómo rellenarlo, cuándo presentarlo o cómo legalizarlo puede acarrear sanciones y problemas legales.
Este artículo está dirigido específicamente a las sociedades y pymes que deben cumplir con esta obligación y aquí resolveremos todas tus dudas sobre el libro de actas, desgranando el proceso en pasos sencillos y claros.
{{banner-contabilidad-1}}
El libro de actas es un registro oficial y obligatorio donde se recogen, de forma cronológica, todos los acuerdos, deliberaciones y decisiones tomadas en las juntas generales y especiales de una entidad. Se trata del documento que da fe de la vida interna y del gobierno de la empresa, actuando como la memoria escrita de sus hitos más importantes.
Las funciones más importantes del libro de actas son el registro formal de las decisiones clave de la empresa, de forma que sirve como evidencia legal y prueba en caso de auditorías y procesos legales.
Además, sirve como referencia histórica de los acuerdos y decisiones pasadas y, no solo eso, sino que es una obligación legal para las sociedades mercantiles, deben legalizarlo y presentarlo de forma acorde a la legislación vigente.
Por otro lado, sirve para mejorar la transparencia y trazabilidad en la entidad, así como de herramienta de consulta de las decisiones tomadas con anterioridad y de comunicación interna, ya que contribuye a mantener informados a todos los socios acerca de las decisiones de la empresa.
Te interesa: Conoce los mejores software para gestionar la facturación y la contabilidad de tu empresa
No todos los negocios están obligados a llevar un libro de actas. Su mantenimiento es imperativo para las sociedades mercantiles, tanto las anónimas (S.A.) como las de responsabilidad limitada (S.L. o S.L.L.) y las limitadas unipersonales.
Además, tendrán que mantener el libro de actas las sociedades cooperativas, las asociaciones y fundaciones, las comunidades de propietarios y aquellos empresarios individuales que tributen en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) en régimen de estimación directa.
Por el contrario, los autónomos o empresarios individuales que no hayan constituido una sociedad no tienen la obligación de llevar un libro de actas.
Cada acta contenida dentro del libro debe ser un reflejo fiel de lo acontecido en la reunión. La información mínima que debe contener es:
Aunque la esencia es la misma, existen matices entre los libros de actas que deben llevar las sociedades en función de su tipo. El más común es el libro de actas de Sociedad Anónima, que recoge las actas de las juntas generales y, si las hubiera, del Consejo de Administración. Las sociedades limitadas (S.L.) tienen exactamente la misma obligación.
Además, ambos tipos de sociedades deben llevar un libro registro de acciones (las Sociedades Anónimas) o un libro registro de socios (las Sociedades Limitadas).
Por lo que respecta a las sociedades limitadas unipersonales (SLU) y sociedades anónimas unipersonales (SAU) no deben llevar un libro de actas de juntas generales, pero sí uno de registro de contratos con el socio único. Por su parte, las sociedades cooperativas llevan un libro de actas de la Asamblea General y otro del Consejo Rector.
De forma adicional a los libros de actas, todos los empresarios, independientemente del tipo de sociedad, tienen que llevar los libros de contabilidad generales (el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales), así como el libro de visitas, de presentación obligatoria ante una inspección de trabajo.
La correcta cumplimentación del libro de actas es crucial para asegurar su validez. Rellenarlo es tan fácil como seguir los pasos que te indicamos a continuación. El primero de ellos es la diligencia de apertura, que sirve para iniciar el libro, incluyendo la fecha en la que se comienza y la firma de las autoridades competentes.
A continuación, en cada una de las reuniones, tendrás que:
Consejo: sé meticuloso con las fechas y los nombres. Un error en estos datos puede invalidar el acta.
Sí, absolutamente. La legislación española permite y regula el uso del libro de actas digital con la misma validez que el libro en papel y, de hecho, es la opción más recomendable por su eficiencia, seguridad y accesibilidad.
Para digitalizar el libro de actas puedes escanear las actas en papel y generar un archivo digital o bien utilizar un software gestión como Holded, en el que crear, firmar y archivar actas de forma segura y legal. En cualquiera de los dos casos, tendrás que subir el libro digitalizado al registro mercantil correspondiente, una vez validadas las actas mediante la firma electrónica del presidente y el secretario.
La legalización es un trámite fundamental que da fe de la existencia del libro y que debe realizarse antes de su uso. Para ello, se debe tramitar la solicitud ante el Registro Mercantil correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad.
Los libros físicos, pueden legalizarse encuadernados o en hojas sueltas, siempre que todas ellas estén completamente en blanco y numeradas de forma correlativa, teniendo en cuenta que cuando se encuadernen de forma posterior a las anotaciones, esto deberá hacerse de forma que no sea posible sustituir los folios y manteniendo el primero en blanco y todos los demás numerados de forma correlativa.
El plazo para la legalización depende del tipo de libro, pero en general debe hacerse siempre de forma anterior a su uso. Excepcionalmente, podrán legalizarse libros que ya hayan sido utilizados, siempre en un plazo máximo de 4 meses después de la finalización del ejercicio y haciéndolo constar tanto en la diligencia de apertura como en el asiento de la hoja de legalizaciones.
Para legalizar un nuevo libro siempre se tendrá que acreditar la utilización íntegra del anterior, o bien su sustracción (mediante denuncia) o su destrucción o extravío (mediante acto notarial).
La presentación del libro de actas se realiza de forma telemática, para lo que es necesario acceder a la sede digital de Registradores de España y descargar el programa Legalia. Una vez instalado, es posible elegir la opción presentación telemática de documentos y cargar directamente el libro, para lo que debe estar en un formato compatible (PDF, Excel o Word). A continuación, se debe elegir la opción generar ZIP y enviar.
También es posible cargar el archivo directamente en la propia web del organismo, utilizando la opción Registro online - Presentación telemática, siempre que se disponga de certificado digital.
El plazo es crucial. Por norma general, los libros de actas deben depositarse en el Registro Mercantil en un plazo de 4 meses tras el cierre del ejercicio fiscal, aunque en algunos casos pueden presentarse de forma trimestral o, incluso, presentar cada acta por separado.
{{banner-contabilidad-1}}
El incumplimiento en la presentación (depósito) de las actas en el Registro Mercantil dentro del plazo legal conlleva sanciones económicas. La Ley de Sociedades de Capital tipifica esta infracción como leve, pero puede suponer multas que oscilan entre los 150 € y los 300 €.
Además, la falta de presentación puede constituir un obstáculo para la solicitud de ayudas públicas y, en el caso de que ocurra un concurso de acreedores puede ser interpretado como negligencia de los administradores, lo que podría derivar en que sean declarados responsables de las deudas de la sociedad.
El libro de actas es un documento de vital importancia y debe conservarse durante, al menos, 6 años desde el último asiento. Este plazo está establecido en el Código de Comercio.
No obstante, dada la relevancia jurídica de los acuerdos que recoge (como la aprobación de cuentas o el nombramiento de administradores), se recomienda conservarlo de forma indefinida, especialmente si se dispone de una copia digital que no ocupa espacio físico.
